Chương 6 SỔ KẾ TỐN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
6.2. CÁC HÌNH THỨC KẾ TỐN
6.2.1.3. Trình tự và phương pháp ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc (hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc), kế toán tiến hành định khoản rồi ghi vào nhật ký - sổ cái. Mỗi chứng từ (bảng tổng hợp chứng từ) ghi vào nhật ký - sổ cái một dòng, đồng thời cả ở 2 phần: Phần nhật ký (ngày, tháng ghi sổ, hiệu số và ngày, tháng chứng từ, diễn giải và số phát sinh) và phần sổ cái (ghi Nợ, ghi Có của các tài khoản liên quan).
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, ...) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi vào sổ Nhật ký - sổ cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
Cuối kỳ (tháng, quý, năm) tiến hành khoá sổ các tài khoản trên sổ Nhật ký - sổ cái, tính ra và đối chiếu nhằm đảm bảo các quan hệ cân đối sau:
Tổng cộng số tiền ở phần nhật ký (cột số phát sinh)
=
Tổng số phát sinh Nợ của các tài khoản
(phần sổ cái)
=
Tổng số phát sinh Có của các tài khoản
(phần sổ cái) Tổng số dư Nợ cuối kỳ
các tài khoản =
Tổng số dư Có cuối kỳ các tài khoản
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Trên cơ sở đó lập bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản. Số liệu này dùng để đối chiếu với sổ Nhật ký - sổ cái.
Căn cứ vào Nhật ký - sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo kế toán cuối kỳ.
1c 1b
122 Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ
1 1a 1a 2 3 3 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 6.1. Trình tự kế tốn của hình thức nhật ký - sổ cái 6.2.1.4. Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng
a. Ưu, nhược điểm
* Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép vào sổ đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu kiểm tra.
* Nhược điểm: Khó phân cơng lao động, khơng thuận tiện cho việc cơ giới hố cơng tác kế toán, sử dụng nhiều tài khoản, nhiều hoạt động kinh tế tài chính mẫu sổ kế tốn tổng hợp sẽ cồng kềnh, khơng thuận tiện cho việc ghi sổ.
b. Điều kiện áp dụng
Hình thức Nhật ký - sổ cái được áp dụng ở các đơn vị có quy mơ nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế tốn tổng hợp như các đơn vị hành chính sự nghiệp, các hợp tác xã,… các nghiệp vụ phát sinh khơng nhiều.
6.2.2. Hình thức chứng từ ghi sổ6.2.2.1. Đặc điểm 6.2.2.1. Đặc điểm
- Các loại hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh trên chứng từ kế toán gốc đều được phân loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán tổng hợp liên quan.
- Tách rời việc ghi sổ theo thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống trên hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt: Sổ Cái và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết trên hai loại sổ kế toán riêng biệt.
6.2.2.2. Sổ kế toán sử dụng
+ Sổ kế toán tổng hợp: Bao gồm sổ cái các tài khoản và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ Cái: Là sổ phân loại (ghi) theo hệ thống dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản ánh trên một trang sổ cái (có thể kết hợp sổ cái với sổ chi tiết trên cùng một tờ sổ nhiều cột)
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi theo thời gian phản ánh toàn bộ chứng từ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu với số liệu đã ghi trong các sổ cái. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng. Số hiệu của chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng (đầu năm) đến cuối tháng (cuối năm), ngày tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Được mở để theo dõi chi tiết cho đối tượng kế toán đã được phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ nhu cầu thông tin chi tiết cho công tác quản lý tài sản, quản lý các quá trình hoạt động kinh tế của đơn vị. Các sổ và thẻ hạch toán chi tiết thường sử dụng: Sổ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ, sổ tài sản cố định, sổ chi phí sản xuất, sổ chi tiết tiêu thụ, sổ chi tiết thanh toán…
CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỐ: 001/201N
Ngày …. Tháng … Năm …
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Cộng
Kèm theo: ……… chứng từ gốc.
Chứng từ ghi sổ phải đính kèm theo chứng từ gốc mới có giá trị pháp lý, làm cơ sở để ghi chép vào các sổ tổng hợp khác. Số hiệu của chứng từ ghi sổ là số thứ tự của chứng từ được lập và đăng ký trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Ngày, tháng ghi trên chứng từ ghi sổ là ngày, tháng vào Sổ đăng ký CTGS.
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số hiệu Ngày tháng
Cộng
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế tốn tổng hợp có ba chức năng cơ bản: Ghi các chứng từ ghi sổ theo thời gian đăng ký, lưu giữ và tổng hợp số liệu theo thời gian đăng ký vào sổ, làm căn cứ để kiểm tra đối chiếu số liệu với BCĐTK.
SỔ CÁI
NĂM:
TÊN TÀI KHOẢN: ……………. SỐ HIỆU: ………… Ngày
tháng ghi sổ
Chứng từ
ghi sổ Diễn giải TK đối
ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có Cộng 6.2.2.3. Trình tự và phương pháp ghi sổ
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ Cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Cuối tháng (q) phải khố sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái để lập bảng cân đối tài khoản.
- Cuối tháng (quý), phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập bảng tổng hợp chi tiết.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được sử dụng để lập báo cáo kế toán.
1b 1c 1a 1a 1 3 2b 2a 4 5 5 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 6.2. Trình tự ghi sổ kế tốn của hình thức chứng từ ghi sổ 6.2.2.4. Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng
a. Ưu, nhược điểm
* Ưu điểm
Kết cấu mẫu sổ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm, thuận lợi cho cơng tác phân cộng lao động kế tốn, thuận tiện cho việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính tốn hiện đại.
* Nhược điểm
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản
Việc ghi chép trùng lắp, khối lượng công việc ghi chép nhiều công việc đối chiếu kiểm tra thường dồn vào cuối kỳ làm ảnh hưởng đến thời gian lập và gửi báo cáo kế toán.
b. Điều kiện áp dụng: Phù hợp với mọi loại hình đơn vị có quy mơ khác nhau, đặc biệt
là những đơn vị có nhiều cán bộ làm kế tốn.
6.2.3. Hình thức nhật ký - chứng từ6.2.3.1. Đặc điểm 6.2.3.1. Đặc điểm
- Các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại, hệ thống hố để ghi vào bên Có của các tài khoản trên các sổ nhật ký chứng từ, cuối kỳ tổng hợp số liệu từ nhật ký chứng từ để ghi vào sổ Cái các tài khoản.
- Kết hợp ghi sổ theo thời gian với ghi sổ theo hệ thống để ghi vào một loại sổ kế toán tổng hợp là các sổ nhật ký chứng từ.
- Kết hợp sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết đồng thời trên cùng một mẫu sổ và trong cùng thời gian.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
6.2.3.2. Sổ kế toán sử dụng
Bao gồm các nhật ký chứng từ, các bảng kê, bảng phân bổ, sổ, thẻ kế toán chi tiết và sổ Cái.
- Sổ nhật ký chứng từ: Sổ được mở hàng tháng của một hoặc một số tài khoản có nội dụng kinh tế giống nhau và có liên quan đến nhau theo nhu cầu quản lý và lập các bảng tổng hợp – cân đối. Nhật ký chứng từ được mở theo số phát sinh bên Có của các tài khoản đối ứng với phát sinh bên Nợ của các tài khoản liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết.
- Sổ Cái: Sổ cái mở cho các tài khoản và cho cả năm, chi tiết theo từng tháng trong đó bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh và số dư cuối kỳ. Sổ cái được ghi theo sổ phát sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng với số phát sinh bên Có của các tài khoản liên quan, cịn phát sinh bên Có của từng tài khoản chi ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ nhật ký chứng từ có ghi Có tài khoản đó.
- Bảng kê: Được sử dụng cho số đối tượng cần bổ sung chi tiết như bảng kê ghi Nợ tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bảng kê theo dõi hàng gửi bán, bảng kê chi phí phân xưởng … trên cơ sở đó cuối tháng ghi vào nhật ký chứng từ có liên quan.
- Sổ, thẻ kế tốn chi tiết: Tuỳ theo yêu cầu quản lý, các doanh nghiệp có thể mở sổ, thẻ chi tiết giống như hình thức kế tốn trên. Tuy nhiên, để làm căn cứ ghi vào các sổ nhật ký bảng kê và nhật ký chứng từ, bắt buộc các doanh nghiệp phải mở sổ chi tiết sau: Sổ theo dõi thanh toán, sổ chi tiết tiêu thụ, sổ chi tiết đầu tư chứng khoán, sổ chi tiết dùng chung cho các tài khoản.
Một số mẫu sổ theo hình thức Nhật ký – Chứng từ: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi có TK 111 – Tiền mặt Tháng ... Năm ... STT Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK 112 131 141 152 156 211 641 .... Cộng Có TK 111 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Cộng
BẢNG KÊ SỐ 1 Ghi Nợ TK 111 – Tiền mặt Tháng ... năm ... Số dư đầu tháng ...... STT Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK 112 131 141 331 511 711 ... Cộng Nợ TK 111 Số dư cuối ngày 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Cộng Số dư cuối tháng ..... SỔ CÁI Năm .......... Tên tài khoản ...........
Số hiệu .............
Ghi Nợ TK..., ghi Có các TK: Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 .... Tháng 12 Cộng cả năm 1. TK ... NKCT số ... 2. TK ... NKCT số ... Cộng SPS Nợ Cộng SPS Có NKCT số ... Số dư cuối tháng Dư Nợ Dư Có 6.2.3.3. Trình tự và phương pháp ghi sổ
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
- Đối với các loại chi phí sản xuất - kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu từ bảng phân bổ để ghi vào bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. - Cuối kỳ lấy số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ.
- Cuối kỳ khoá sổ, cộng số liệu trên nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên nhật ký chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ Cái.
- Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì được trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan.
- Cuối kỳ cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ Cái.
- Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo kế toán.
1 1 1 130 Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Sổ quỹ
Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
1 2 2 3 3 5 4 5 5 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 6.3. Trình tự ghi sổ kế tốn của hình thức kế tốn nhật ký chứng từ 6.2.3.4. Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng
a. Ưu, nhược điểm
* Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng công việc ghi chép kế toán, khắc phục được việc ghi sổ kế toán trùng lắp, việc kiểm tra đối chiếu số liệu được tiến hành thường xuyên ngay trên trang sổ, cung cấp số liệu kịp thời cho việc tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán.
* Nhược điểm: Mẫu sổ kế toán phức tạp nên việc ghi sổ kế tốn địi hỏi cán bộ nhân viên kế tốn phải có trình độ chun mơn cao, khơng thuận lợi cho việc cơ giới hố cơng tác kế tốn.
b. Điều kiện áp dụng
Thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều, điều kiện kế tốn thủ cơng, dễ chun mơn hố cán bộ kế tốn, trình độ nghiệp vụ của kế tốn phải cao.
6.2.4. Hình thức nhật ký chung6.2.4.1. Đặc điểm 6.2.4.1. Đặc điểm
- Tách rời việc ghi sổ theo thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng biệt là sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản.
- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp và việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng biệt.
6.2.4.2. Sổ kế toán sử dụng
- Sổ tổng hợp: Nhật ký chung, nhật ký chuyên dùng, sổ cái.
- Sổ, thẻ kế tốn chi tiết: Tương tự như hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ. Mẫu sổ theo hình thức Nhật ký chung
SỔ NHẬT KÝ CHUNG NĂM Trang 1 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu Tk Số PS Số Ngày Nợ Có Cộng SỔ CÁI NĂM:
TÊN TÀI KHOẢN: ……………. SỐ HIỆU: ………… Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số trang NKC TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Cộng SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN NĂM: Ngày tháng
Chứng từ Diễn giải Ghi
Nợ
Ghi Có các TK
ghi sổ TK…
Số
hiệu Số tiền
6.2.4.3. Trình tự và phương pháp ghi sổ
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán vào sổ, thẻ kế toán chi tiết đồng thời vào nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi nhật ký chung vào sổ cái các tài