Sau khi nhập liệu, phần mềm sẽ tự động chuyển số liệu đế lên các sổ kế tốn có
Biểu mẫu 2.24: Sổ chi tiết tài khoản 641 tháng 12/2018
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 641 Tháng 12 năm 2018 Tài khoản 641: Chi phí bán hàng
Ngày hạch tốn Ngày chứng từ Số chứng từ Diễn giải Tài khoản TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư Nợ Dư Có Số dư đầu kỳ 641 203,447,831 0
07/12/2018 07/12/2018 PC0005/T12-18 Thanh toán tiền nhớt máy lọc nhớt + mực máy in 641 1111 1,050,000 0 204,497,831 0
14/12/2018 14/12/2018 PC0009/T12-18 Thanh toán tiền bốc vác ( bốc lên: 90,5 tấn; bốc xuống: 55,925 tấn) 641 1111 3,467,000 0 207,964,831 0
20/12/2018 20/12/2018 PC0017/T12-18 Thanh toán tiền mua VPP + giấy vệ sinh + tiền bốc vác 641 1111 4,651,000 0 212,615,831 0
26/12/2018 26/12/2018 PC0024/T12-18 Thanh toán tiền HTX tự V/c 641 1111 315,000 0 212,930,831 0
31/12/2018 31/12/2018 HTCPL0001/T12-18 Lương cơ bản 641 3341 9,247,232 0 222,178,063 0
31/12/2018 31/12/2018 KH0001/T12-18 Khấu hao TSCĐ tháng 12 năm 2018 641 2141 2,742,945 0 224,921,008 0
31/12/2018 31/12/2018 NVK0033/T12-18 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 911 0 130,977,577 93,943,431 0
31/12/2018 31/12/2018 NVK0033/T12-18 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 911 0 39,005,102 54,938,329 0
31/12/2018 31/12/2018 NVK0033/T12-18 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 911 0 66,223,529 0 11,285,200
31/12/2018 31/12/2018 PC0032/T12-18 Thanh tốn tiền bốc vác phân bón 641 1111 6,942,000 0 0 4,343,200
31/12/2018 31/12/2018 PC0035/T12-18 Thanh toán tiền dầu xe 74C.00303 641 1111 4,343,200 0 0 0
Cộng 641 32,758,377 236,206,208
Biểu mẫu 2.25: Sổ cái tài khoản 641 tháng 12/2018
Mẫu số: S02c1-DN
Công ty Cổ Phần Thương Mại Hiền Lương
(Ban hành theo Thông tư số200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của BộTài chính)
Đường Lê Duẩn, Thị trấn Hồ xá, Huyện Vĩnh Linh, Tỉnh Quảng Trị
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ)
Tháng 12 năm 2018
Tài khoản: 641- Chi phí bán hàng Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G - Số dư đầu kỳ 203.447.831 - Số phát sinh trong kỳ 31/12/2018CTGS00125-18 31/12/2018 Chứng từghi sổchứng từNVK tháng 12/2018 911 236.206.208
31/12/2018CTGS00127-18 31/12/2018 Chứng từghi sổ chi phí lương
tháng 12/2018 3341 9.247.232
31/12/2018CTGS00128-18 31/12/2018 Chứng từghi sổ KHTSCĐ tháng
12/2018 2141 2.742.945
31/12/2018CTGS00130-18 31/12/2018 Chứng từghi sổphiếu chi tháng
12/2018 1111 20.768.200
- Cộng số phát sinh 32.758.377 236.206.208
- Số dư cuối kỳ
- Cộng lũy kế từ đầu năm 236.206.208 236.206.208
- Sổ này có 01 trang, đánh sốtừtrang số 01 đến trang 01 - Ngày mởsổ: ....................
Ngày ..... tháng ..... năm .........
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họtên) (Ký, họtên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.7. Kếtốn chi phí quản lý doanh nghiệp
Tại Công ty cổ phần Thương mại Hiền Lương, khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh bao gồm các khoản như chi phí tiền lương, chi phí khấu hao TSCĐ,
chi phí điện thoại, internet, chi phí mua văn phịng phẩm, chi phí xăng xe, phí chuyển
tiền...Tất cả các khoản mục chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp đều được tập hợp bên Nợ TK “Chi phí quản lý doanh nghiệp” và đến cuối kỳ kết chuyển sang TK “Xác định KQKD”.
a) Chứng từ sử dụng
+ Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương tổ văn phịng; Bảng tính khấu hao
TSCĐ
+ Hóa đơn mua văn phịng phẩm, Hóa đơn mua xăng dầu
+ Phiếu chi, Giấy báo Nợ
+ Các chứng từkhác có liên quan.
b) Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng tài khoản 642 - “Chi phí quản lý doanh nghiệp" và đồng thời sử dụng các tài khoản cấp 2 theo từng nội dung chi phí do Bộ Tài Chính ban hành như sau:
+ TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý
+ TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phịng
+ TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ + TK 6425: Thuế, phí và lệ phí
+ TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngồi + TK 6428: Chi phí bằng tiền khác Tài khoản 642 khơng có số dư cuối kỳ. c)Phương pháp hạch tốn
Căn cứ vào các chứng từ có liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp, kế
toán tiến hành viết phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi, sau đó ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm MISA theo định khoản:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp (chi tiết cho từng khoản mục) Nợ TK 133: Thuế GTGT (nếu có)
Có TK 111, 112, 334,...: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người lạo động... Phần mềm sẽ tự động chuyển số liệu đế lên các sổ kế tốn có liên quan như sổ
Cuối kỳ, kế tốn sẽ kết chuyển tồn bộ chi phí bán hàng sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
d) Nghiệp vụ thực tế phát sinh
Nghiệp vụ 12 : Từ bảng thanh toán tiền phụ cấp HĐQT và BKS quý 4 năm 2018
(phụ lục 2), bảng thanh toán tiền điện thoại quý 4 năm 2018 (phụ lục 3 ), ngày 31/12/2018, kế toán tiến hành lập chung 1 phiếu chi mẫu số 02 – TT để thanh toán tiền phụ cấp HĐQT +BKS + tiền điện thoại quý 4/2018, với tổng số tiền là 21.675.000 đồng.
Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 6421: 21.675.000 đồng
Có TK 1111: 21.675.000 đồng
Biểu mẫu 2.26 : Phiếu chi mẫu số 02 – TT ngày 31/12/2018
Mẫu số 02 - TT
Công ty cổ phần Thương mại Hiền Lương (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Đường Lê Duẩn, Thị trấn Hồ Xá, Huyện Vĩnh Linh, Tỉnh Quảng Trị Ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính)
PHIẾU CHI Quyển số: ......................
Ngày 31 tháng 12 năm 2018 Số: PC0039/T12-18 Nợ: 6421
Có: 1111 Họ và tên người nhận tiền: Trần Thị Huyền
Địa chỉ: Thủ quỹ công ty
Lý do chi: Thanh toán tiền phụ cấp HĐQT +BKS + tiền điện thoại quý 4/2018 Số tiền:21.675.000 VND
Viết bằng chữ:Hai mươi mốt triệu sáu trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn.
Kèm theo: 02 Chứng từ gốc Ngày .... Tháng .... Năm ...........
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trần Thị Huyền Trần Thị Huyền
Nghiệp vụ13: Ngày 31/12/2018, kếtoán lập phiếu chi số34 trảtiền cho nhân viên Nguyễn Xuân Tài vềhoạt động cụm tựvệ, quỹkhuyến học Cơng đồn theo phiếu thu số12 (phụlục 9) do anh Tài nộp và giấy xin thanh toán (phụlục 10) do anh viết tay với tổng sốtiền thanh toánlà 2.500.000 đồng. Ngồi ra cịn có các giấy từ như
thơng báo vềviệc nộp tiền hoạt động cụm năm 2018 (phụlục 6) và các giấy mời (phụ lục 7,8) có liên quan. Kếtốn hạch tốn:
Nợ TK 6428: 1.500.000 đồng NợTK 3382: 1.000.000 đồng
Có TK 1111: 2.500.000 đồng
Biểu mẫu 2.27 : Phiếu chi mẫu số 02 – TT ngày 31/12/2018
Mẫu số 02 - TT
Công ty cổ phần Thương mại Hiền Lương (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Đường Lê Duẩn, Thị trấn Hồ Xá, Huyện Vĩnh Linh, TỉnhQuảng Trị Ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính)
PHIẾU CHI Quyển số: ......................
Ngày 31 tháng 12 năm 2018 Số: PC0034/T12-18 Nợ: 6428, 3382
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Xuân Tài Có: 1111
Địa chỉ: Thị trấnHồ Xá- Vĩnh Linh- Quảng Trị
Lý do chi: Thanh toán tiền hoạt động cụm tự vệ + Qũy khuyến học Cơng đồn năm 2018 Số tiền: 2.500.000 VND
Viết bằng chữ: Hai triệu năm trăm nghìnđồng chẵn.
Kèm theo: 11 Chứng từ gốc Ngày .... Tháng .... Năm ...........
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trần Thị Huyền Nguyễn Xuân Tài
Kế toán căn cứ vào giấy xin thanh toán (phụ lục 10), phiếu thu (phụ lục 9) của Ban chỉ huy cụm số3 Thị trấn HồXá và các giấy tờ khác liên quan, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, từ đó tiến hành nhập liệu lên phần mềm MISA, phần mềm tự động cập nhật lên sổchi tiết, sổcái các TK 6428,3382,111.Dưới đây là mẫu sổchi tiết TK 642 mô tả các nghiệp vụphát sinhởtrên.
Biểu mẫu 2.28: Sổ chi tiết tài khoản 642 tháng 12/2018
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tháng 12 năm 2018
Tài khoản: 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Ngày hạch toán Ngày chứng từ Số chứng từ Diễn giải Tài khoản TK đối
ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư Nợ Dư Có
Số dư đầu kỳ 641 203,447,831 0
07/12/2018 07/12/2018 PC0005/T12-18 Thanh toán tiền nhớt máy lọc nhớt + mực máy in 641 1111 1,050,000 0 204,497,831 0
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
31/12/2018 31/12/2018 PC0035/T12-18 Thanh toán tiền hoạt động cụm tự vệ 2018 642 1111 1,500,000 0 0 18,753,799
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
31/12/2018 31/12/2018 PC0039/T12-18 Thanh toán tiền phụ cấp HĐQT + BKS 642 1111 19,575,000 0 9,900,000 0 31/12/2018 31/12/2018 PC0039/T12-18 Tiền điện thoại quý 4/2018 642 1111 2,100,000 0 12,000,000 0 31/12/2018 31/12/2018 PT0040/T12-18 Tiền điện làm cây xăng dầu từ tháng 4/2018- 12/2018 642 1111 0 12,000,000 0 0
Cộng 641 32,758,377 236,206,208
Số dư cuối kỳ 641 0 0
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nghiệp vụ 14 (tổng hợp chi phí): Ngày 31/12/2018, căn cứ vào 2 Hóa đơn GTGT
bán ra xăng dầu cho anh Đoàn Văn Sỹ (lái xe công ty) vào ngày 3/12/2018 và ngày
6/12/2018 và Nhật trình hoạt động của xe Ơ tơ 74A –055.54 (phụ lục 11)kế tốn cơng ty tiến hành chi tiền thanh toán tiền xăng dầu xe (74A.05554 + 74C.00303) tháng 11+12/2018 cho anh Sỹ với tổng số tiền là 13.909.040 đồng. Số tiền này được phân bổ
cho phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ với số tiền lần lượt là
8.696.218 đồng và 4.343.200 đồng.
Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 6428: 8.696.218 đồng Nợ TK 6418: 4.343.200 đồng Nợ TK 1331: 869.622 đồng
Có TK 1111: 13.909.040 đồng
Biểu mẫu 2.29 : Hóa đơn GTGT mẫu số 01/GTKT3/001 ngày 3/12/2018
CƠNG TY CP TM HIỀN LƯƠNG HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: HL/11P
Liên 2: Giao cho người mua 0004249
Ngày 3 tháng 12 năm 2018 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HIỀN LƯƠNG QUẢNG TRỊ
Mã số thuế: 3200163310
Địa chỉ: Đường Lê Duẩn, Thị trấn Hồ Xá, Vĩnh Linh, Quảng Trị
Số tài khoản:
Điện thoại: 053.3820378
Họ tên người mua hàng: Đồn Văn Sỹ
Tên đơn vị: Cơng ty cổ phần Thương mại Hiền Lương
Mã số thuế: 3200163310
Địa chỉ: TT Hồ Xá- Vĩnh Linh- Quảng Trị
Hình thức thanh tốn: TM Số tài khoản:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
A B 1 2 3 6 = 4 x 5 C
Xăng Ron 95 lít 320 20.581,82 6.586.182
Cộng tiền hàng: 6.586.182
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 658.618
Tổng cộng tiền thanh toán: 7.244.800
Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu hai trăm bốn mươi bốn ngàn tám trăm đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng
Biểu mẫu 2.30 : Hóa đơn GTGT mẫu số 01/GTKT3/001 ngày 6/12/2018
CƠNG TY CP TM HIỀN LƯƠNG HĨA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: HL/11P
Liên 2: Giao cho người mua 0004267
Ngày 6 tháng 12 năm 2018
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HIỀN LƯƠNG QUẢNG TRỊ
Mã số thuế: 3200163310
Địa chỉ: Đường Lê Duẩn, Thị trấn Hồ Xá, Vĩnh Linh, Quảng Trị
Số tài khoản:
Điện thoại: 053.3820378
Họ tên người mua hàng: Đoàn Văn Sỹ
Tên đơnvị: Công ty cổ phần Thương mại Hiền Lương
Mã số thuế: 3200163310
Địa chỉ: TT Hồ Xá- Vĩnh Linh- Quảng Trị
Hình thức thanh tốn: TM Số tài khoản:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ
ĐV
T Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
A B 1 2 3 6 = 4 x 5 C
1 Xăng Ron 95 lít 114 18.509,09 2.110.036
2 Dầu diezen lít 244 16.181,82 3.948.364
Cộng tiền hàng: 6.058.400
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 605.84
Tổng cộng tiền thanh toán: 6.664.240
Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu sáu trăm sáu mươi tư ngàn hai trăm bốn mươi đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ,tên)
Dưới đây là phiếu chi do kế tốn cơng ty lập để thanh toán tiền cho anh Đoàn
Biểu mẫu 2.31 : Phiếu chi mẫu số 02 – TT ngày 31/12/2018
Mẫu số 02 - TT
Công ty cổ phần Thương mạiHiền Lương (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Đường Lê Duẩn, Thị trấn Hồ Xá, Huyện Vĩnh Linh, Tỉnh Quảng Trị Ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính)
PHIẾU CHI Quyển số: ......................
Ngày 31 tháng 12 năm 2018 Số: PC0035/T12-18 Nợ: 6428: 8.696.218
Họ và tên người nhận tiền: Đoàn Văn Sỹ 6418: 4.343.200
Địa chỉ: Lái xe công ty 1331: 869.622
Lý do chi: Thanh toán tiền xăng dầu xe (74A.05554 + 74C.00303) tháng 11+12/2018 Số tiền: 13.909.040
Viết bằng chữ: Mười ba triệu chín trăm linh chín nghìn khơng trăm bốn mươi đồng chẵn.
Kèm theo: 07 Chứng từ gốc Ngày .... tháng .... năm ...........
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trần Thị Huyền Đoàn Văn Sỹ
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Mười ba triệu chín trăm linh chín nghìn khơng trăm bốn mươi đồng chẵn.
Từnghiệp vụtrên, phần mềm MISA tự động cập nhật vào các Sổ cái, sổchi tiết TK 641, 642, 133, 111
Biểu mẫu 2.32: Sổ chi tiết tài khoản 641 tháng 12/2018SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tháng 12 năm 2018 Tài khoản: 642-Chi phíbán hàng
Ngày hạch tốn Ngày chứng từ Số chứng từ Diễn giải Tài khoản TK đối ứng
Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư Nợ Dư Có
Số dư đầu kỳ 641 203,447,831 0
07/12/2018 07/12/2018 PC0005/T12-18 Thanh toán tiền nhớt máylọc nhớt + mực máy in 641 1111 1,050,000 0 204,497,831 0
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
31/12/2018 31/12/2018 PC0035/T12-18 Thanh toán tiền dầu xe 74C.00303 641 1111 4,343,200 0 0 0
... ... ... Cộng 641 32,758,377 236,206,208
Số dư cuối kỳ 641 0 0
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
Biễu mẫu 2.33: Sổ chi tiết tài khoản 642 tháng 12/2018SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tháng 12 năm 2018 Tài khoản: 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp
Ngày hạch tốn Ngày chứng từ Số chứng từ Diễn giải Tài khoản TK đối ứng
Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư Nợ Dư Có
Số dư đầu kỳ 642 624,088,815 0
07/12/2018 07/12/2018 PC0005/T12-18 Thanh toán tiền nhớt máy lọc nhớt + mực máy in 642 1111 280,000 0 624,368,815 0
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
31/12/2018 31/12/2018 PC0035/T12-18 Thanh toán tiền xăng xe 74A.05554 642 1111 2,110,036 0 0 16,643,763 31/12/2018 31/12/2018 PC0035/T12-18 Thanh toán tiền xăng xe 74A.05554 642 1111 6,586,182 0 0 10,057,581
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
31/12/2018 31/12/2018 PT0040/T12-18 Tiền điện làm cây xăng dầu từ tháng 4/2018-12/2018 642 1111 0 12,000,000 0 0 Cộng 642 77,705,066 701,793,881
Số dư cuối kỳ 642 0 0
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu mẫu 2.34: Sổ cái tài khoản 642 tháng 12/2018
Mẫu số: S02c1-DN
Công ty Cổ Phần Thương Mại Hiền Lương
(Ban hành theo Thơng tư số200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của BộTài chính)
Đường Lê Duẩn, Thị trấn Hồ xá, Huyện Vĩnh Linh, Tỉnh Quảng Trị
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ)
Tháng 12 năm 2018
Tài khoản: 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G - Số dư đầu kỳ 624.088.815 - Số phát sinh trong kỳ 31/12/2018 CTGS00125-18 31/12/2018 Chứng từghi sổchứng từNVK tháng 12/2018 1121 741.104 31/12/2018 CTGS00125-18 31/12/2018 Chứng từghi sổchứng từNVK tháng 12/2018 911 689.793.881
31/12/2018 CTGS00127-18 31/12/2018 Chứng từghi sổ chi phí lương tháng 12/2018 3341 35.600.000
31/12/2018 CTGS00128-18 31/12/2018 Chứng từghi sổ KHTSCĐ tháng 12/2018 2141 3.424.476
31/12/2018 CTGS00130-18 31/12/2018 Chứng từghi sổphiếu chi tháng 12/2018 1111 37.939.486
31/12/2018 CTGS00131-18 31/12/2018 Chứng từghi sổphiếu thu tháng 12/2018 1111 12.000.000