PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ
PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
2.2.2. Công tác kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu tại Công ty cổ phần
Thương mại Hiền Lương
2.2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịchvụ
a) Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng kinh tế, Đơn đặt hàng - Phiếu xuất kho
- Hóa đơn GTGT- mẫu số01GTKT3/001
- Các chứng từ thanh toán như Phiếu thu, giấy báo Có...
- Bảng kê cơng nợtheo khách hàng, Bảng kê bán hàng hằng ngày - Các chứng từkhác có liênquan đến nghiệp vụphát sinh.
b) Tài khoản sử dụng
Công ty hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ vào TK511 “Doanh
thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. TK 511 gồm tài khoản cấp hai là: TK5111– “Doanh thu bán hàng hóa”
c)Phương pháp hạch tốn
Trường hợp bán hàng theo phương thức bán buôn
Công ty cổ phần Thương mại Hiền Lương chỉ tổ chức bán hàng trong nước, khơng xuất khẩu ra nước ngồi nên cơng tác tổ chức bán hàng tại công ty không quá
phức tạp.
Khi khách hàng có nhu cầu giao dịch mua bán với Cơng ty thì sẽliên hệtrực tiếp hoặc gọi điện thoại cho phịng kế tốn để đặt hàng nhằm thỏa thuận về đơn giá và số lượng, thời điểm giao hàng, nhân viên kếtoán tiến hành lập đơn đặt hàng, giám đốc sẽ
xét duyệt đơn đặt hàng của khách, nếu thấy đủkhả năng cung ứng sẽtiến hành ký kết hợp đồng kinh tế(nếu cần). Hợp đồng kinh tếthỏa thuận chủng loại, số lượng, phương thức giao nhận, thanh toán, thời hạn hợp đồng và quy định về xử lý các vấn đề phát sinh, tranh chấp. Hợp đồng kinh tế được phịng kế tốn lập trên cơ sở những điều đã được thỏa thuận hoặc có thểdo khách hàng tựlập và phịng kếtốn kiểm tra trước khi ký. Hợp đồng kinh tế được lập thành 3 liên: 2 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu lại
phịng kếtốn theo ngày.
Căn cứ đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế, kế toán lập phiếu xuất kho gồm 3 liên:
Liên 1lưu tại phịng kếtốn – tài chính để làm căn cứhạch tốn,liên 2 giao cho khách
hàng, liên 3 làm căn cứđể xuất hàng. Phiếu xuất kho bao gồm các thông tin về khách
hàng, lượng hàng và đơn giá đã thỏa thuận. Sau đó, phiếu xuất kho được chuyển cho
Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Kế toán chỉ lập phiếu xuất kho đối với mặt hàng phân bón các loại, cịn xăng dầu thì khơng cần lập phiếu xuất kho. Tuy nhiên, khi khách hàng có u cầu thì kếtốn vẫn lập phiếu xuất kho và giao cho khách hàng.
Bộ phận kho, căn cứ vào phiếu xuất kho thì tiến hành mang hàng giao cho người mua theo như thỏa thuận trong hợp đồng. Khi đó, chi phí vận chuyển được cộng vào
giá bán. Hoặc là người mua đến trực tiếp kho của công ty để nhận hàng và lúc này cơng ty có thể thanh tốn chi phí vận chuyển cho khách hàng như đã thỏa thuận.
Sau đó kế toán bán hàng dựa trên căn cứ là phiếu xuất kho đã lập, lập hóa đơn
GTGT gồm 3 liên: Liên 1 (màu tím) lưu tại quyển hóa đơn (nội bộ); liên 2 (màu đỏ)
giao cho khách hàng; liên 3 (màu xanh)lưu tại phịng kếtốn (dùng trong nội bộcơng
ty để ghi sổ). Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán nhập liệu vào phần mềm MISA để ghi nhận doanh thu bán hàng và một khoản thuế GTGT đầu ra phải nộp (chỉ mặt hàng
xăng dầu các loại chịu thuế suất thuế GTGT là 10%, cịn hàng hóa là phân bón các loại
khơng chịu thuế GTGT đầu ra).
Nếu khách hàng nhận hàng trực tiếp thanh toán ngay bằng tiền mặt thì kế tốn tiến hành lập phiếu thugồm 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào Phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ
quỹ làm thủ tục nhập quỹ.
Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Nhân viên kếtoán nhập liệu và định khoản như sau: NợTK 111: Tiền mặt
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra (nếu có)
Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng chuyển khoản, kế toán nhận Giấy báo Có từ ngân hàng khi nhận được thơng tin về tài khoản. Nhân viên kếtoán tiến hành nhập liệu và định khoản:
NợTK 112: Tiền gửi ngân hàng
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra (nếu có)
Trong tháng 12 năm 2018, Cơng ty cổ phần Thương mại Hiền Lương khơng có nghiệp vụbán buôn nào khách hàng trảtiền ngay sau khi nhận được hàng.
Nếucơng ty chấp thuận bán chịu thì kế tốn bán hàng sẽ ghi sổ công nợ và lưu lại để theo dõi công nợ. Đối với các phương thức tiêu thụ thơng qua bán bn thì việc thanh
toán chậm chiếm một tỷ lệ lớn ở Cơng ty. Thường thì thời hạn thanh tốn là từ 7-12 ngày sau khi nhận hố đơn, nếu q hạn sẽ tính lãi suất theo lãi suất của Ngân hàng.
Khi khách hàng thanh toán chậm, kếtoán sẽ định khoản trên màn hình nhập liệu: NợTK 131: Phải thu khách hàng (chi tiết cho từng khách hàng)
Khi khách hàng thanh toán, trong trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, thủ quỹ thu tiền và kế toán lập Phiếu thu tương tự như khi thu tiền ngay. Sau đó, kế tốn cập nhật tình hình thanh tốn của khách hàng vào phần mềm theo định khoản:
NợTK 1111: Tiền mặt
Có TK 131: Phải thu khách hàng
Trường hợp khách hàng thanh toán qua ngân hàng, kếtốn khi nhận được Giấy báo Có của ngân hàng gửi tới sẽ cập nhật tình hình thanh tốn của khách hàng vào phần mềm theo định khoản:
NợTK 1121: Tiền gửi ngân hàng Có TK 131: Phải thu khách hàng
Tóm lại, cuối ngày kế tốn tiến hành tập hợp chứng từ, kiểm tra lại tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ rồi phản ánh nghiệp vụ vào phần mềm kế toán MISA. Phần mềm sẽ tự động ghi nhận nghiệp vụ và phản ánh thông tin vào sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan.
d) Nghiệp vụ kế toán thực tế:
Nghiệp vụ 1: Ngày 31 tháng 12 năm 2018, Công ty cổ phần Thương mại Hiền Lương xuất bán buôn cho khách hàng là Công ty TNHH Thương mại vận tải Bình Hường 64.020 lít dầu diezen, đơn giá 14.200,11 đồng/lít (chưa bao gồm thuế GTGT 10%). Công ty chưa thu tiền và đã lập hóa đơn GTGT số 0004329.
Cơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Hường gọi điện đặt hàng, sau khi kiểm tra tín dụng khách hàng và lượng hàng tồn kho xem có đủ hay khơng thì nhân viên bán hàng thiết lập đơn hàng..
Với nghiệp vụ ngày 31/12/2018, kế toán sẽ thực hiện các cơng việc sau:
Kế tốn viên của cơng ty lập Hóa đơn GTGT bán ra cho cơng tyTNHH Thương
mại vận tải Bình Hường ngày 31 tháng 12 năm 2018. Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ
mã số thuế, tên, địa chỉ khách hàng, hình thức thanh tốn, nội dung bán hàng và đầy đủ chữký. Hóa đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 1 (màu tím) lưu tại quyển hóa đơn (nội bộ), liên 2 (màu đỏ) giao cho cơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Hường, liên 3 (màu
Biểu mẫu 2.1: Hóa đơn GTGTmẫu số 01GTKT3/001ngày 31/12/2018
CƠNG TY CP TM HIỀN LƯƠNG HĨA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: HL/11P
Liên 3: Nội bộ 0004329
Ngày 31 tháng 12 năm 2018
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HIỀN LƯƠNGQUẢNG TRỊ
Mã số thuế: 3200163310
Địachỉ: Đường Lê Duẩn, Thị trấn Hồ Xá, Vĩnh Linh, Quảng Trị Số tài khoản:
Điện thoại: 053.3820378
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Hường
Mã số thuế:3100485000
Địa chỉ: Áng Sơn, Vạn Ninh, Quảng Ninh, Quảng Bình
Hình thức thanh tốn: CK Số tài khoản:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
A B 1 2 3 6 = 4 x 5 C
1 Dầu diezen 0.05% S lít 64.020 14.200,11 909.091.042
Cộng tiền hàng: 909.091.042
Thuếsuất GTGT: X % Tiền thuếGTGT: 90.909.104
Tổng cộng tiền thanh toán: 1000.000.146 Sốtiền viết bằng chữ: Một tỷmột trăm bốn mươi sáu đồng
Người mua hàng Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
Bộ phận kho căn cứ vào phiếu xuất kho tiến hành mang hàngkèm hóa đơn GTGT liên
2 giao cho cơng ty Bình Hường theo như thỏa thuận.
Tiếp theo, kế toán tiến hành nhập liệu vào MISA để lên bút tốn phản ánh doanh thu: Nợ TK 131: 1.000.000.146 đồng
Có TK 511: 909.091.042 đồng Có TK 33311: 90.909.104 đồng
Sau khi số liệu được cập nhật, phần mềm sẽ tự động chuyển thông tin vào các sổ chi tiết TK131, TK 5111, TK 33311. Cơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Hường chưa thanh tốn nên kếtốn sẽtheo dõi trên sổchi tiết cơng nợkhách hàng.
Hàng ngày, căn cứ vào hóa đơn bán hàng nhân viên kếtoán hạch toán vào sổchi tiết bán hàng và bảng kê có liên quan.
Từ ngày 01/01/2017, cơng ty bắt đầu sử dụng phần mềm MISA để phục vụ cho cơng tác kế tốn thayvì kế tốn thủ cơng như trước đây. Cụ thể, nghiệp vụ bán bn hàng hóa cho Cơng ty Bình Hường đượcnhập liệutrên phần mềm MISA như sau:
- Kế toán vào phân hệBán hàng, chọn Chứng từ bán hàng (hoặc vào tab Bán hàng, nhấnThêm)
Mơ hình tổng quan quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng trên phần mềm MISA SME.NET
Kế toán bán hàng Nhân viên kinh
doanh
Kế toán bán hàng Kế tốn thanh tốn Kế tốn bán hàng Báo giá Đơn đặt hàng Hợp đồng Báo cáo phân tích Ghi nhận doanh thu Thu tiền khách hàng Trảlại hàng bán Xuất hóa đơn Giảm giá hàng bán
Hình 01: Nhập liệu Chứng từ bán hàng (phiếu xuất kho) lên phần mềmMISA
Hình 03: Nhập liệu Chứng từ bán hàng (Chứng từ ghi nợ) lên phần mềm MISA
Ở phịng kếtốn– tài chính, kế tốn tập hợp tồn bộthẻ kho của các đại lý, khách
hàng đểghi vào sổ, bảng kê sau đểtheo dõi hàng hóa vềcảmặt hiện vật lẫn mặt giá trị.
Muốn kiểm tra chitiết công nợ phải thu của Công ty TNHH thương mại vận tải Bình
Hường, kế tốn đi theo đường dẫn: Phân hệ Bán hàng => Chọn Báo cáo phân tích =>
Chọn báo cáo => Nhập Mã của Công ty, chọn thời gian. Báo cáo chi tiết cơng nợ phải thu có giao diện như bên dưới:
Theo hóa đơn GTGT, khách hàng thanh tốn bằng chuyển khoản. Vì vậy, sau khi
giao hàng và xuất hóa đơn GTGT cho khách, kế toán sẽ kiểm tra trên sổ phụ ngân hàng tiền đã được chuyển vào tài khoản chưa. Sau khi xác nhận tiền đã vào tài khoản
và nhận được giấy báo có từ ngân hàng, kế tốn căn cứ vào giấy báo có nhập liệu vào phần mềm.
Cụ thể, đến ngày 02/04/2019, Công ty TNHH Thương mại vận tải Bình Hường chuyển tiền thanh tốn tiền hàng ngày 31/12/2018 cho Cơng ty bằng chuyển khoản, kế tốn hạch tốn như sau:
Nợ TK 112: 1.000.000.146 đồng
Có TK 131: 1.000.000.146 đồng
Dưới đây là giấy báo Có của Ngân hàng TMCP Đầu tư và phát triển Việt Nam
chi nhánh Quảng Trị (BIDV) ngày 02/04/2019
Biểu mẫu 2.2: Giấy báo Có ngày 02/04/2018
540 - NGAN HANG DT & PT QUANG TRI Ngay : 02/04/2019
Thoi gian : 01:40:20
Chi tiet giao dich Seq : 82
Ten TK ghi co : CTY CP TM HIEN LUONG
Ghi co tai khoan so : 540-10-00-000286-2
So tien Ghi co : 1,000,000,146.00 (VND)
Ghi chu :
CTY TNHH TM VT BINH HUONG CHUYEN TRA TIEN DAU DO 0.05%S
Chi nhanh giao
dich : 540
4320 LN RELEASE BY TRF 22/03/2019 10:53:38 53199019
Teller Kiem soat vien
Nguyễn Thị Diệu Thúy
Sau khi kế tốn nhập vào hóa đơn bán hàngkiêm phiếu xuất kho, giấy báo Có thì phần mềm sẽ tự động nhảy số liệu sang sổ quỹ, sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản: TK 511, TK 33311, TK 112, TK 131.
Nghiệp vụ 2: Tháng 12 năm 2018, Công ty cổ phần Thương mại Hiền Lương xuất bán hàng phân bón các loại cho Hợp tác xã Dịch vụ nông nghiệp Cổ Mỹ, danh sách các loại phân bón ở bảng dưới đây, kế toán đã lập hóa đơn số 4325 ngày 28/12/2018. Phân bón là hàng hóa khơng chịu thuếGTGT. Hợp tác xã DVNN CổMỹ
chưa thanh tốn tiền cho cơng ty.
Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền
Đạm Phú Mỹ 8.000 8.900 71.200.000
NPK 16-16-8 Đầu Trâu 5.000 9.200 46.000.000
Kaly Hà Anh 6.000 7.650 45.900.000
Lân Lâm Thao 10.700 3.200 34.240.000
NPK 5-10-3 Lâm Thao 16.000 4.400 70.400.000
Vi sinh Sông Gianh 20.000 2.200 44.000.000
Tổng 65.700 311.740.000
Với nghiệp vụnày, kếtốn sẽthực hiện các cơng việc sau:
- Kế toán viên lập “ Phiếu xuất kho”, phiếu này phản ánh số hàng xuất kho theo chỉtiêu số lượng hàng bán. Phiếu này được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại phịng kếtốn– tài chính để làm căn cứhạch toán. Liên 2: Giao cho khách hàng là HTX DVNN CổMỹ.
Liên 3: Làm căn cứ để xuất hàng.
Tại vì theo yêu cầu của HTX DVNN CổMỹlà nhận hàng nhiều lần, nên công ty
đã xuất hàng và giao hàng 4 lần cho khách hàng. Vì vậy, kế tốn viên tiến hành lập 4 phiếu xuất kho phản ánh sốhàng giao từng lần.
Phiếu xuất kho bao gồm các thông tin về khách hàng, lượng hàng đã thỏa thuận. Sau đó, phiếu xuất kho được chuyển cho giám đốc ký duyệt. Bộ phận kho căn cứ vào
phiếu xuất kho thì tiến hành mang hàng giao cho người mua theo như thỏa thuận Khi đó, chi phí vận chuyển được cộng vào giá bán.
Biểu mẫu 2.3: Phiếu xuất kho mẫu số 01 – VT, ngày 13/12/2018
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HIỀN LƯƠNG Mẫu số: 01- VT
Đường Lê Duẩn- TT Hồ Xá Theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20 tháng 3 năm 2006
PHIẾU XUẤT KHO của Bộ trưởng Bộtài chính
Ngày 13 tháng 12 năm2018 Số: 9/12
Họ, tên người nhận hàng: Lê Chẩn
Địa chỉ: HTX DVNN Cổ Mỹ- Vĩnh Giang- Vĩnh Linh- Quảng Trị
Lý do xuất kho: Yêu cầu
Xuất tại kho: Bà Tuyền Địa điểm:
Số TT
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
A B C 1 2 3 4 1 Đạm Phú Mỹ Kg 5.000 9.100 2 NPK 16-16-8 Đầu Trâu Kg 5.000 9.200 Cộng Tổng số tiền (viết bằng chữ): Số chứng từ gốc kèm theo:
Xuất, ngày .... Tháng .... Năm 20....
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kếtoán Giám đốc
Biểu mẫu 2.4: Phiếu xuất kho mẫu số 01 – VT, ngày 21/12/2018
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HIỀN LƯƠNG
Mẫu số: 01 -VT
ĐườngLê Duẩn- TT Hồ Xá
TheoQĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006
PHIẾU XUẤT KHO
của Bộ trưởng Bộ tài chính
Ngày 21 tháng 12 năm 2018
Số: 21/12 Họ, tên người nhận hàng: Lê Chẩn
Địa chỉ: HTX DVNN Cổ Mỹ- VĩnhGiang - Vĩnh Linh- Quảng Trị Lý do xuất kho: Yêu cầu
Xuất tại kho: Bà Huyền Địa điểm:
Số TT
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền u cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Ka li Hà Anh Kg 4000 7650
2 Lân Lâm Thao Kg 10000 3200
3 NPK 5-10-3 Lâm Thao Kg 11000 4400
4 Vi sinh Sông Gianh Kg 20000 2200
Cộng Tổng số tiền (viết bằng chữ): Số chứng từ gốc kèm theo:
Xuất, ngày .... Tháng .... Năm 20....
Người lập phiếu Người giao hàng Thủkho Kế toán Giám đốc