CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.3 Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
1.3.6.3 Phân chia trách nhiệm hợp lý
Xuất phát từ thực tế là một hành vi sai sót hay gian lận chỉ có thể xảy ra khi có những cơ hội hay điều kiện thuận lợi. Do vậy, để hạn chế các sai sót và gian lận cần phải hạn chế tối đa các cơ hội này.Việc phân chia trách nhiệm yêu cầu:
- Một là, không để cho một cá nhân nắm tất cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc.
- Hai là, phải tách biệt giữa các chức năng sau:
+ Chức năng xét duyệt (phê chuẩn) nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: nghĩa là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài sản vì tạo khả năng thâm lạm tài sản.
+ Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản: tức là không để người ghi chép sổ sách kế tốn lại kiêm ln việc bảo quản các tài sản này
+ Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng kế toán: tức là khơng để người có thẩm quyền xét duyệt, đồng ý cho phép thực hiện nghiệp vụ kiêm ln việc ghi sổ kế tốn.
Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin và các nghiệp vụ:
Các hệ thống thông tin ngày nay được xử lý phần lớn bằng các chương trình trên máy tính kết hợp với một số thủ tục được xử lý thủ cơng bởi con người. Vì vậy q trình xử lý thơng tin có thể chia làm 2 loại: kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng.
a. Kiểm soát chung bao gồm kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu, các phần
mềm hệ thống, kiểm soát truy cập và kiểm soát các hệ thống ứng dụng.
b. Kiểm soát ứng dụng là hoạt động kiểm soát áp dụng cho từng hệ thống cụ thể. Thí dụ như q trình bán hàng, mua hàng, quản lý cơng nợ hay chi phí. Kiểm sốt ứng dụng phải bảo đảm dữ liệu được nhập và xử lý một cách chính xác, đầy đủ cũng như phát hiện các dữ liệu không hợp lý hay chưa được xét duyệt của nhà quản lý. Sử dụng chứng từ được đánh số trước cũng góp phần kiểm sốt dữ liệu đầu vào. Thơng thường tại doanh nghiệp các hóa đơn bán hàng, phiếu đề nghị mua hàng hay đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, xuất kho đều được đánh số trước để kiểm soát. Việc trùng lắp số chứng từ hay các quan hệ đối ứng tài khoản bất thường cũng sẽ được máy tính
kiểm tra tự động và nhanh chóng. Bất cứ hành động truy cập hệ thống, sửa đổi hay truy xuất dữ liệu đầu đều được ghi lại trên nhật ký để bảo bảo xác minh nguồn gốc khi có sự cố. Để kiểm sốt một cách hiệu quả có thể kết hợp kiểm sốt bằng máy tính và kiểm sốt thủ cơng. Chẳng hạn các báo cáo in ra từ máy sẽ được một nhân viên độc lập kiểm tra lại với các chứng từ gốc tại doanh nghiệp.Kiểm soát ứng dụng liên quan tới từng hoạt động (mua, bán, sản xuất…) của doanh nghiệp vì vậy rất đa dạng trên thực tế.
Kiểm soát chứng từ, sổ sách
- Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng.
- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt. - Cần thiết kế chứng từ đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau.
- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời.
- Nếu ghi chép thủ công, sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang liên tục, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng qui định và đễ dàng truy cập khi cần thiết.
Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động
Việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn và cần bảo đảm tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép.