b .Kiểm sốt tốt q trình xử lý thông tin
d. Kiểm sốt quy trình bán hàng – thu tiền
3.2.1.7 Giải pháp đối với thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin và truyền thông là yếu tố không thể thiếu trong việc kiểm sốt DN. Để hệ thống thơng tin và truyền thông hiệu quả, đơn vị cần phải:
- Để hệ thống thông tin kế tốn cung cấp thơng tin kịp thời, đầy đủ, chính xác và việc quản lý điều hành tài chính hợp lý, các DN cần xây dựng và ban hành những quy định về cơng tác kế tốn quản trị, thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Kế tốn
quản trị giúp cung cấp thơng tin về hoạt động quản lý nội bộ của công ty như phân tích đánh giá tình hình thực tế với kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận…nhằm đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn. Kế toán quản trị giúp Ban quản lý kiểm soát hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
- Lãnh đạo DN cần phối hợp với nhân viên thiết lập một hệ thống dữ liệu bao gồm: soạn thảo các qui trình, văn bản, luật lệ quy định trong nội bộ DN chi tiết rõ ràng đến các phòng ban và phổ biến rộng rãi cho mọi cấp đều hiểu và thực hiện theo.
- Đa dạng cách truyền thông như: xây dựng mạng thông tin điện tử nội bộ, gửi email.. - Áp dụng hệ thống thông tin vào hoạt động kinh doanh như: giới thiệu và bán hàng hóa qua mạng. Khách hàng có thể được tư vấn và đặt hàng qua hệ thống mạng giúp hoạt động bán hàng nhanh chóng và thuận tiện.
- Các DN cần lắp đặt thùng thư góp ý hay hộp thư điện tử để nhân viên có thể phản ánh, khiếu nại những hành vi sai trái gây ảnh hưởng đến DN. Khách hàng góp ý hay than phiền về sản phẩm và dịch vụ phục vụ.
- Khi phát hiện hành vi gian lận, sự kiện bất thường …nhân viên báo cáo những hành vi này bằng cách gửi mail cho lãnh đạo để thông báo. Những thơng tin này phải được giữ bí mật và bảo vệ họ.
- Để bảo mật dữ liệu, tránh sự truy cập của những đối tượng khơng có thẩm quyền, DN cần lắp đặt hệ thống bảo vệ dữ liệu, có phương pháp lưu trữ dữ liệu đảm bảo khi có sự cố xảy ra dữ liệu được phục hồi nhanh chóng và hoạt động bình thường.
- Các công ty cần tham gia vào các hội chợ chuyên ngành nhằm quảng bá, giới thiệu sản phẩm và tìm kiếm đối tác.