b .Kiểm sốt tốt q trình xử lý thông tin
c. Kiểm sốt quy trình mua hàng – nợ phải trả
Để một hệ thống KSNB hoạt động có hữu hiệu thì từng quy trình cụ thể phải hoạt động hữu hiệu mới giảm bớt rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra. Để quy trình mua hàng và nợ phải trả hoạt động hiệu quả hơn thì cần phải bổ sung một số điểm như sau:
- Thực hiện phân công trách nhiệm đầy đủ tránh để một nhân viên kiêm nhiệm nhiều vị trí khác nhau, cần tách biệt giữa chức năng mua hàng với xét duyệt mua hàng, xét duyệt chọn nhà cung cấp với chức năng đặt hàng, bảo quản hàng với ghi sổ kế toán. - Giấy đề nghị mua hàng phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và được người phụ trách đề nghị mua hàng lưu giữ để có thể dễ dàng theo dõi hàng hóa đã đề nghị mua.
- DN nên phân công người chịu trách nhiệm đề nghị mua hàng để tránh tình trạng đề nghị mua hàng trùng lắp nhiều lần.
- Bộ phận mua hàng sau khi nhận được giấy đề nghị mua hàng và căn cứ vào từng mặt hàng mà yêu cầu nhà cung cấp gửi báo giá. Phải nhận ít nhất ba bảng báo giá từ nhà cung cấp và từ đó phân tích, đánh giá để chọn nhà cung cấp hàng có chất lượng và giá cả hợp lý nhất. Nhà cung cấp phải do người có thẩm quyền phê duyệt sẽ hạn chế tiêu cực có thể xảy ra là có sự thơng đồng giữa nhân viên và nhà cung cấp.
- DN nên hốn đổi vị trí của nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một nhân viên có quan hệ với một số NCC trong thời gian dài để hưởng hoa hồng từ nhà cung cấp. - Đơn đặt hàng do bộ phận thu mua lập được dựa trên giấy đề nghị mua hàng và kết quả chọn nhà cung cấp đã được phê duyệt. Đơn đặt hàng phải được lập thành 5 liên: 1 liên lưu tại bộ phận mua hàng theo thứ tự ngày đặt hàng để kiểm tra việc thực hiện, 1 liên được gửi cho nhà cung cấp để đặt hàng, 1liên gửi cho bộ phận đề nghị mua hàng để thông báo là hàng đã được đặt mua. Bộ phận đề nghị mua hàng kiểm tra đơn đặt hàng có sai sót gì khơng và thơng báo ngay cho bộ phận thu mua, 1 liên gửi cho bộ phận nhận hàng hay thủ kho để kiểm tra khi nhận hàng. Nếu có hợp đồng thì gửi kèm theo hợp đồng cho thủ kho, 1 liên gửi cho kế tốn cơng nợ để đối chiếu với hóa đơn và thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
- Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng phải kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng...phù hợp với đơn đặt hàng. Nếu có sự khác biệt với đơn đặt hàng bộ phận nhận hàng có thể từ chối nhận hàng hoặc lập biên bản ghi nhận sự việc có chữ ký của hai bên để làm bằng chứng xử lý. Phiếu nhập kho phải được lập dựa trên đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng và biên bản nhận hàng. Nếu hàng được giao theo đúng như thỏa thuận, thủ kho cần lập báo cáo nhận hàng và lập thành 3 liên:
+ Một liên lưu tại bộ phận nhận hàng hay kho
+ Một liên gửi cho kế tốn thanh tốn để đối chiếu với hóa đơn, đơn đặt hàng, hợp đồng …để làm chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp.
+ Một liên gửi cho bộ phận thu mua để kiểm tra.
- Để kiểm soát tốt, bộ phận nhận hàng cần phải độc lập với bộ phận đặt hàng.
- Khi nhận hóa đơn mua hàng, kế toán thanh toán phải đối chiếu giữa hóa đơn với đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng…để đảm bảo hàng đã được nhận theo đúng số lượng, chất lượng, giá cả theo yêu cầu và được xét duyệt đầy đủ.
- Cần phải lưu hóa đơn theo thứ tự của thời hạn thanh toán, kế toán thanh tốn nên đối chiếu số hóa đơn đã nhận với những hóa đơn đã nhận trước đó để tránh trường hợp nhà cung cấp gửi hóa đơn đến hai lần.
- Bộ chứng từ thanh toán thơng thường phải đầy đủ: Giấy đề nghị thanh tốn, đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế, hóa đơn mua hàng, báo giá và chọn nhà cung cấp đã được duyệt, biên bản kiểm tra chất lượng hàng hóa, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu nhập kho.
Qua kết quả nghiên cứu thực trạng KSNB của chu trình mua hàng và thanh tốn để hoạt động mua hàng và thanh toán hoạt động tốt hơn cần thực hiện theo (phụ lục
3- quy trình mua hàng thanh tốn).