CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động sản xuất của
nghiệp gỗ trên địa bàn Tỉnh Bình Dƣơng
2.2.1 Mục đích và phƣơng pháp khảo sát
Mục đích căn cứ theo báo cáo của COSO 2004 để khảo sát hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp sản xuất gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Dương nhằm: Tìm hiểu, phân tích và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ để đưa ra những ưu điểm và những tồn tại, từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Sử dụng bảng câu hỏi để khảo sát 25 doanh nghiệp sản xuất gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Dương (Phụ lục 02), các DN khảo sát có loại hình kinh doanh như sau:
Bảng 2.1: Bảng liệt kê loại hình doanh nghiệp khảo sát
Loại hình Số lƣợng Qui mô vốn Số lƣợng lao động
1. Công ty TNHH 7 11.000.000.000 VND-> 161.000.000.000 VND 325 -> 1500 người 2. Công ty Cổ phần 8 25.000.000.000 VND-> 318.000.000.000 VND 413 -> 5500 người
3. Đầu tư nước ngoài 10 550.000USD-> 21.000.000 USD
310 -> 3100 người
Tổng cộng 25
Bảng câu hỏi bao gồm 130 câu và được thiết kế dựa trên các tiêu chí đánh giá của tám yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ của báo cáo COSO 2004 và gửi trực tiếp đến doanh nghiệp trong mẫu khảo sát. Đối tượng khảo sát là những người có
chức vụ quan trọng tại doanh nghiệp như Giám đốc, phó giám đốc, kế tốn trưởng và các trưởng bộ phận có liên quan. Bảng câu hỏi được trình bày ở phần phụ lục 02. Phỏng vấn, quan sát thực tế công việc tại một số doanh nghiệp được khảo sát.
2.2.2 Thực trạng về mơi trƣờng kiểm sốt
Việc đánh giá thực trạng về mơi trường kiểm sốt trong doanh nghiệp được tiến
hành khảo sát dựa trên 5 tiêu chí.
2.2.2.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức a. Ƣu điểm a. Ƣu điểm
- Hệ thống KSNB có hữu hiệu hay khơng trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tơn trọng các giá trị đạo đức của người quản lý cấp cao. Theo kết quả khảo sát, đa số các doanh nghiệp đã ý thức được quan điểm này và đã tạo dựng môi trường văn hóa tổ chức và hồn thiện những qui định về đạo đức trong đơn vị.
- Đa số các doanh nghiệp khảo sát có ban hành dưới dạng văn bản các qui tắc, nội quy về các giá trị của tổ chức và các chuẩn mực đạo đức đến nhân viên để ngăn ngừa các nhân viên có hành vi vi phạm.
b. Tồn tại
- Quy chế khen thưởng và xử phạt cũng được các doanh nghiệp thiết lập bằng văn bản rõ ràng nhưng thực tế do mang nặng cảm tính, áp lực về kinh tế …nên lãnh đạo đơn vị đã xử lý trái luật không thưởng phạt phân minh vì vậy khơng tạo được sự tin cậy và lòng trung thành của nhân viên đối với doanh nghiệp.
- Hầu hết các doanh nghiệp chưa phổ biến rộng rãi các quy tắc, nội quy và chuẩn mực đến toàn thể nhân viên và yêu cầu tất cả các nhân viên ký cam kết tuân thủ những nguyên tắc và quy định được thiết lập. Vì vậy, nhân viên sẽ khơng biết được hậu quả khi họ khơng tn thủ theo những quy định đó.
- Theo khảo sát, lãnh đạo đơn vị chưa thực sự quan tâm đến hệ thống KSNB.
- Đa số các doanh nghiệp chưa giảm thiểu bớt các áp lực và cơ hội để dẫn tới nhân viên có thể thực hiện hành vi gian lận và trái đạo đức.
c. Nguyên nhân
- Thực trạng về các DN gỗ tại Tỉnh Bình Dương được quản lý theo kiểu gia đình, phương pháp quản lý còn lỏng lẻo chủ yếu dựa trên sự tin tưởng cá nhân, các qui tắc và nội quy có văn bản rõ ràng nhưng khơng được hướng dẫn và phổ biến cụ thể. - Nhân viên trong DN có thể liên quan đến hành vi bất hợp pháp và không trung thực; thực tế DN quá chú trọng vào kết quả trong ngắn hạn, tiền thưởng đưa ra nhưng yêu cầu quá cao, mục tiêu đưa ra phi thực tế sẽ tạo áp lực trong môi trường làm việc.
2.2.2.2 Cam kết về năng lực và chính sách nhân viên a. Ƣu điểm a. Ƣu điểm
- Khi tuyển dụng, DN đưa ra tiêu chí quan tâm đầu tiên là những ứng viên có năng lực và kinh nghiệm làm việc, vì như thế cơng việc sẽ giải quyết thuận lợi và nhanh chóng đem lại kết quả cao cho DN.
- Do đặc điểm của ngành gỗ phải chạm trỗ, khắc, vẽ … Các DN được khảo sát hầu hết là các công ty cổ phần, cơng ty TNHH, cơng ty có vốn đầu tư nước ngồi nên thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn để nhân viên và cơng nhân nâng cao trình độ đáp ứng nhu cầu của xã hội và khách hàng.
- Đa số nhân sự được bố trí ở các vị trí trong doanh nghiệp làm việc theo đúng chuyên môn được đào tạo.
b. Tồn tại
- Qua khảo sát cho thấy một số doanh nghiệp chưa xây dựng chính sách tuyển dụng nhân sự bằng văn bản rõ ràng, khi tuyển dụng chưa thật sự dựa vào năng lực mà dựa trên yếu tố chủ quan của người lãnh đạo, do mối quan hệ thân quen. Một số DN có chính sách tuyển dụng đáp ứng u cầu như : Công ty cổ phần Trường Thành, Công ty cổ phần Minh Dương, Công ty cổ phần Lâm sản XNK Bình Dương…
- Đa số các DN chưa thiết kế những tiêu chuẩn để đánh giá khen thưởng hay xử phạt nhân viên, chưa thực hiện đánh giá nhân viên qua bảng chấm cơng hay bình bầu xếp hạng hàng tháng. Nhà quản lý chủ yếu nhắc nhở nhân viên khi họ không thực hiện tốt công việc được giao.
- Việc tổ chức đào tạo, tập huấn để nâng cao trình độ chun mơn cho nhân viên khối văn phịng như: phịng kinh doanh, kế tốn, xuất nhập khẩu vẫn chưa được nhiều DN
chú ý đến. Như vậy, sẽ ảnh hưởng đến khả năng phát huy sáng tạo của nhân viên, cũng như mở mang kiến thức trong điều kiện hội nhập như hiện nay.
c. Nguyên nhân
- Do trình độ của người tuyển dụng có giới hạn nên khi tuyển dụng chưa phân tích rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí.
- Trình độ quản lý của các DN còn yếu, quản lý theo kinh nghiệm là chính, chưa quan tâm đến hệ thống KSNB, chưa tiếp cận với các kiến thức kinh doanh trong điều kiện mới.
2.2.2.3 Hội đồng quản trị (HĐQT) và Ủy ban kiểm toán a. Ƣu điểm a. Ƣu điểm
Theo khảo sát, Hội đồng quản trị của các DN đều tiến hành họp thường xuyên, luôn phối hợp với nhà quản lý giải quyết các khó khăn nảy sinh và thực hiện nhiệm vụ của mình và biên bản của cuộc họp được lập kịp thời.
Đa số các DN có Hội đồng quản trị là những người có đủ kiến thức và kinh nghiệm lâu năm trong ngành gỗ. Hội đồng quản trị được cung cấp đầy đủ thông tin kịp thời và hữu hiệu để giám sát các mục tiêu và chiến lược được thiết lập.
b. Tồn tại
Qua kết quả khảo sát, các DN chưa có sự độc lập giữa Hội đồng quản trị và Ban
kiểm sốt với Ban giám đốc. Rất nhiều DN có thành viên trong HĐQT giữ chức vụ Tổng giám đốc trong công ty, như vậy vấn đề kiểm tra giám sát chỉ mang tính hình thức chủ quan khơng độc lập.
Ban kiểm soát trong các cơng ty cổ phần gỗ Bình Dương hoạt động chưa thực sự hiệu quả. Thành viên của ban kiểm soát chưa làm việc độc lập, chịu sự chi phối của ban giám đốc nên không đáp ứng nhu cầu của cổ động.
Lãnh đạo doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết và lợi ích cũng như cách xây dựng đánh giá cao vai trò của kiểm sốt nội bộ. Đa số ban kiểm sốt khơng độc lập với phịng kế tốn và chưa có phịng làm việc riêng.
c. Nguyên nhân
Các DN chưa chú trọng đến việc đào tạo cho các thành viên trong Hội đồng quản
trị và Ban kiểm soát, các nhà quản lý chủ yếu thực hiện giám sát và quản lý theo kinh nghiệm.
Ban kiểm sốt thiếu tính độc lập do phải kiêm nhiệm và trình độ, năng lực cịn hạn chế.
2.2.2.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý a. Ƣu điểm a. Ƣu điểm
Qua kết quả khảo sát, nhà quản lý nghiên cứu cẩn thận các rủi ro kinh doanh trước khi đưa ra quyết định kinh doanh, không mạo hiểm mà luôn suy xét cân đối giữa chi phí và lợi ích.
Hàng năm, nhà quản lý thường xuyên tổ chức các hoạt động như cho nhân viên đi du lịch tạo tinh thần thoải mái giúp nhân viên làm việc tốt hơn.
b. Tồn tại
Theo khảo sát, các DN gỗ ở Tỉnh Bình Dương chủ yếu chủ doanh nghiệp thường là những người nằm trong ban quản lý nên mọi kế hoạch, mục tiêu kinh doanh, giải quyết vấn đề của DN đều quyết định từ ban lãnh đạo ít có trao đổi với nhân viên. Ngoài ra, họ thường chọn phương pháp kế tốn, ước tính kế tốn sao cho lập báo cáo tài chính có lợi nhất và cấp dưới phải thi hành.
Các doanh nghiệp còn chịu sức ép trong việc lập báo cáo tài chính, cịn nhiều trường hợp thiếu minh bạch trong hoạt động.
c. Nguyên nhân
Do tình hình kinh tế ngày càng khó khăn nên các DN thường muốn có lợi nhuận nhiều và nghĩa vụ nộp thuế là ít nhất nên khơng minh bạch thơng tin trên BCTC. Các công ty cổ phần trong tình trạng thiếu vốn muốn huy động vốn phải cơng bố một báo cáo tài chính tốt nhằm thu hút cổ đơng và nhà đầu tư.
2.2.2.5 Cơ cấu tổ chức, phân định quyền hạn và trách nhiệm a. Ƣu điểm a. Ƣu điểm
- Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ giúp lãnh đạo DN quản lý tốt chức năng quản lý DN.
Theo kết quả khảo sát, đa số các DN đã xây dựng một sơ đồ cơ cấu tổ chức đầy đủ các phòng ban chức năng theo đặc thù hoạt động của ngành gỗ và theo luật qui định. - Nguyên tắc ủy quyền được đảm bảo nghiêm ngặt nên đảm bảo giải quyết công việc hiệu quả và tránh được rủi ro.
b. Tồn tại
- Một số DN chưa có bản mơ tả cơng việc chi tiết cho từng vị trí vì vậy nhân viên chưa thấy được tầm quan trọng trách nhiệm của mình trong hệ thống KSNB.
- Phần lớn quyền hạn và trách nhiệm giữa các phòng ban và mối quan hệ chưa được phân chia rõ ràng bằng văn bản, điều này dễ dẫn đến rủi ro các nhân viên khơng nhớ hết nhiệm vụ của mình. Khi có xung đột xảy ra, doanh nghiệp khó có thể xử lý thỏa đáng.
- Thực tế, việc bố trí nhân sự chưa hợp lý gây ra sự chồng chéo, có những vị trí chưa sử dụng đúng người đúng việc.
- Trong các doanh nghiệp gỗ, tình trạng nhân viên kiêm nhiệm rất nhiều vì vậy chất lượng cơng việc không đảm bảo, không thể kiểm tra chéo và kiểm soát lẫn nhau dễ xảy ra gian lận và thiệt hại cho DN. Chẳng hạn như kiểm tra chéo giữa phịng kế tốn và phòng kinh doanh về doanh thu bán hàng, thủ kho đối chiếu với kế toán số liệu trên sổ sách…Thực tế theo khảo sát vì muốn tinh giảm biên chế nên Công ty gỗ Tân Thành, cơng ty TNHH Hiệp Long tình trạng kiêm nhiệm còn nhiều.
- Định kỳ, các DN chưa đánh giá lại cơ cấu tổ chức để điều chỉnh kịp thời phù hợp với hình thức quản lý tại DN.
c. Nguyên nhân
- Nhà quản lý với mục đích giảm chi phí nên tình trạng kiêm nhiệm của nhân viên trong các DN còn nhiều và kiến thức quản lý của ban lãnh đạo còn yếu kém.
2.2.3 Thực trạng về thiết lập mục tiêu
Một số DN chưa đưa ra mục tiêu, chiến lược rõ ràng bằng văn bản mà chỉ hiểu
chung chung mục tiêu của DN là lợi nhuận, doanh thu, thị phần và hài lòng khách hàng, chẳng hạn như công ty TNHH Hiệp Long, công ty TNHH C& D Việt Nam,
công ty Vĩnh Long, công ty gỗ Hiệp Thành…Một số công ty đưa ra chiến lược phát triển rõ ràng như: Công ty cổ phần Trường Thành, công ty cổ phần Minh Dương…. Đa số các DN chưa cơng bố rộng rãi sứ mạng, chiến lược cho tồn thể nhân viên đươc biết để từ đó có thể đánh giá rủi ro liên quan đến việc thực hiện các mục tiêu mà DN đã đề ra.
Từ những mục tiêu chung, các DN chưa xây dựng mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban, bộ phận: như bộ phận bán hàng, mua hàng …
Đa số các DN chưa biết được mức độ chấp nhận rủi ro như thế nào cho từng mục tiêu cụ thể của DN.
2.2.4 Thực trạng về nhận dạng các sự kiện
Hình thức kinh doanh của các DN gỗ tỉnh Bình Dương chủ yếu là xuất khẩu nên phải đối phó với hàng loạt rủi ro bên trong và bên ngồi như: Rủi ro về tài chính ( lãi suất, tỷ giá hối đối, nguồn tín dụng, khả năng thanh tốn…), rủi ro chiến lược (cạnh tranh, thay đổi khách hàng, thay đổi của ngành, hoạt động nghiên cứu phát triển sản phẩm mới…), rủi ro hoạt động (bộ máy lãnh đạo, vi phạm quy chế quản lý, hệ thống thông tin…), rủi ro nguy hiểm (cháy xưởng, môi trường, nhà cung cấp…)
Quá trình nhận dạng bao gồm việc xem xét, phân tích nghiên cứu mơi trường hoạt động và tồn bộ hoạt động của các cơng ty gỗ trên địa bàn Tỉnh Bình Dương đang và sẽ gặp những rủi ro như:
2.2.4.1 Những rủi ro bên ngoài của các DN sản xuất gỗ tại Tỉnh Bình Dƣơng
- Tình trạng thiếu vốn là vấn đề nan giải và trăn trở đối với các DN tại tỉnh Bình Dương vì khơng chỉ cạnh tranh với các cơng ty trong nước mà còn phải chịu sự cạnh tranh gây gắt với các DN từ thị trường nước ngoài như Trung Quốc, Malaysia, Indonesia… nơi có nguồn ngun liệu dồi dào và nguồn nhân cơng giá rẻ.
- Bên cạnh đó cịn có những quy định nhà sản xuất, xuất khẩu về việc không được sử dụng hóa chất độc hại theo tiêu chuẩn REACH. DN sản xuất, xuất khẩu đồ gỗ phải
đăng ký cam kết hóa chất trong nguyên liệu sử dụng là gỗ, vecni, sơn keo…có độc hại hay khơng, tỷ lệ nồng độ các loại hóa chất này được phép là bao nhiêu để đối tác đăng ký với cơ quan quản lý nước sở tại nhằm dễ kiểm soát. Hiện nay, Mỹ ra quy định cao hơn giảm tỷ lệ hàm lượng chì, keo trong gỗ nhập khẩu xuống rất thấp.
- Đầu tư nước ngồi đang tăng, nhất là ở Bình Dương – tỉnh thu hút vốn đầu tư nước ngoài rất cao nên đễ dẫn đến nguy cơ ngành gỗ của Việt Nam cũng bị áp dụng chống bán phá giá trên thị trường Mỹ.
- Sự tăng giá hàng loạt chi phí như : nguyên liệu gỗ, nhân công, vận chuyển, năng lượng (điện, nước, dầu…) khiến nhiều DN chế biến gỗ đã phải từ chối những đơn đặt hàng lớn và dài hạn, bởi lo ngại sự biến động giá trên thị trường, do khơng kiểm sốt được chi phí đầu vào.
2.2.4.2 Những rủi ro bên trong của doanh nghiệp gỗ tại Tỉnh Bình Dƣơng
- Hiện nay, lãi suất ngân hàng đang tăng cao DN khó tiếp cận với nguồn vốn vay để phát triển sản xuất, hoặc phải chịu lãi vay cao.
- Các DN cịn thiếu thơng tin về thị trường, thị hiếu của người tiêu dùng, quy định của chính phủ nước sở tại đối với mặt hàng gỗ nhập khẩu….
- Trình độ nhân viên có giới hạn nên việc đàm phán ký kết hợp đồng còn yếu nên dễ dẫn đến rủi ro trong bán hàng và thanh tốn. Trình độ ngoại ngữ của nhân viên kinh doanh còn hạn chế nên việc soạn thảo hợp đồng cịn gặp khó khăn.
- Nhân viên chưa quan tâm nhiều đến mục tiêu, chiến lược chung của doanh nghiệp. - Đa số các DN có mẫu mã thiết kế sản phẩm còn hạn chế, chủ yếu từ các mẫu đơn