CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ tạ
3.2.1 Giải pháp về các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB
3.2.1.1 Giải pháp về mơi trƣờng kiểm sốt
Là những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống KSNB đối với toàn bộ thành viên trong doanh nghiệp. Một mơi trường kiểm sốt tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB.
Xây dựng chính sách nguồn nhân lực hợp lý, đảm bảo về năng lực và ban hành chuẩn mực đạo đức:
- Các doanh nghiệp nên ưu tiên cho việc tập trung đầu tư nguồn nhân lực bởi vì đặc điểm của ngành gỗ cần những lao động có tay nghề và phải được đào tạo, phải trang bị những kiến thức cơ bản về ngành gỗ cho người lao động.
- Doanh nghiệp cần phải có chính sách ban hành bằng văn bản rõ ràng để tạo sự gắn bó lâu dài của người lao động với doanh nghiệp như qui định tuyển dụng nhân sự cơng khai, chính sách đào tạo nâng cao năng lực chun mơn, chính sách lương, thưởng, kỷ luật công bằng, hợp lý, rõ ràng.
- Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách khen thưởng rõ ràng bằng cách lập Hội đồng khen thưởng và kỷ luật theo quý và năm, tổ chức khen thưởng cho cá nhân, tập thể phòng ban, tổ…theo mức thưởng xếp loại A, B, C…
- Đặc biệt phải chú trọng mở những khóa huấn luyện để cập nhật và nâng cao kiến thức, kỹ năng, chuyên môn của đội ngũ nhân viên cũng như tạo ra sự thăng tiến bình đẳng cho tất cả các thành viên. Doanh nghiệp phải luôn đưa yếu tố con người lên hàng đầu, có chính sách đãi ngộ, động viên nhân viên để tạo động lực mạnh mẽ, một sức sống mãnh liệt trong nội bộ doanh nghiệp. Bên cạnh đó, khi tuyển dụng, doanh nghiệp cần chú ý đến yếu tố đạo đức như tính trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao đối với cơng việc có như vậy mới hạn chế được những gian lận có thể xảy ra. - Để nâng cao năng lực làm việc trong lĩnh vực xuất khẩu, các doanh nghiệp cần mời những chun gia có trình độ và kinh nghiệm trong lĩnh vực ngoại thương về trực tiếp giảng dạy cho nhân viên để họ có nhận thức rõ hơn về ưu nhược điểm của từng phương thức thanh toán hay cử nhân viên tham gia các khóa huấn luyện nghiệp vụ ngoại thương bên ngoài.
- Các DN từng bước phải xây dựng môi trường làm việc thích hợp, văn hóa trong DN bằng cách ban hành bằng văn bản những qui định về đạo đức. Và cách truyền đạt về những hành vi đạo đức hữu hiệu nhất là người lãnh đạo phải làm gương cho nhân viên noi theo. Các DN cần thiết lập bộ quy tắc ứng xử đưa ra cách ứng xử cho nhiều vấn đề khác nhau như cách ứng xử với khách hàng, chủ nợ, mối quan hệ giữa nhân viên, đối thủ cạnh tranh, đưa ra biện pháp kỷ luật đối với hành vi vi phạm quy tắc ứng xử…Những quy định này giúp nhân viên ứng xử dễ dàng trong công việc để không làm tổn hại đến tổ chức. Ngoài ra, doanh nghiệp cần có chính sách tuyên dương, khen thưởng các cá nhân coi trọng các qui định đạo đức của doanh nghiệp. - Doanh nghiệp nên thực hiện tốt việc đào tạo nguồn nhân lực có tay nghề cao bằng cách tổ chức các cuộc thi tay nghề giỏi hàng tháng và có hình thức thưởng hợp lý từ đó lựa chọn những đội ngũ cơng nhân có tay nghề cao theo từng khâu trong qui trình sản xuất để thực hiện tốt cho cơng tác giám sát sản xuất hàng hóa.
- Thực hiện việc khuyến khích nhân viên hỗ trợ truyền đạt kinh nghiệm cho nhau trong các khâu sản xuất là điều mà công ty nên quan tâm đến.
Tính chính trực và giá trị đạo đức:
- Muốn cho DN phát triển một cách bền vững thì một trong những giá trị căn bản nhất là tính trung thực và cư xử có đạo đức. DN cần xây dựng một mơi trường văn
hóa chú trọng đến đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm chính; cần xây dựng một bộ qui tắc đạo đức thống nhất qui định những nguyên tắc xử sự của cán bộ công nhân viên. Xây dựng các giá trị đạo đức phải dung hịa giữa lợi ích của nhà quản lý cấp cao với lợi ích DN, nhân viên, nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh Bảng quy tắc về đạo đức nghề nghiệp và tính trung thực phải được tất cả nhân viên ký cam kết thực hiện.
Bảng qui tắc về đạo đức nghề nghiệp và tính chính trực có thể là:
- Khơng sử dụng tài sản của cơng ty cho mục đích riêng. - Khơng làm việc gì trái với đạo đức và khơng hợp pháp
- Khơng được tiết lộ bí mật kinh doanh của cơng ty và làm công việc phục vụ cho đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp.
- Khơng được nhận bất cứ thứ gì từ khách hàng, nhà cung cấp hay đối thủ cạnh tranh như quà tặng, tiền hoa hồng…
- Khơng tham gia vào những giao dịch khơng có mục đích kinh doanh chính đáng. - Cán bộ cơng nhân viên trong công ty phải báo cáo những hành động nghi ngờ vi phạm quy tắc đạo đức cho trưởng bộ phận hay ban lãnh đạo, Hội đồng quản trị. Nhân viên báo cáo các sai phạm phải được bảo mật và bảo vệ.
- Doanh nghiệp cần ban hành các biện pháp kỷ luật đối với hành vi vi phạm quy tắc như nếu nhân viên vi phạm sẽ bị phạt tiền….
Thiết lập cơ cấu tổ chức hợp lý, phân định trách nhiệm và quyền hạn đến các thành viên trong đơn vị
Mỗi doanh nghiệp phải thiết lập một cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học phù hợp với đặc thù của DN mình thì hệ thống KSNB mới hoạt động thực sự hiệu quả. Cơ cấu tổ chức của DN phải gọn nhẹ, rõ ràng tránh tình trạng chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng ban gây ra tính thiếu trách nhiệm, đùn đẩy, bỏ sót cơng việc. Vì vậy, các DN cần xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng phòng ban, xác định cấp bậc báo cáo để thiết lập cơ cấu tổ chức sao cho các phịng ban có thể giám sát và kiểm tra chéo lẫn nhau. Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm phải được xây dựng dựa trên chu trình phát sinh của từng loại nghiệp vụ. Để nhân viên giám sát lẫn nhau thì một nghiệp vụ từ khi
phát sinh đến khi hồn thành khơng tập trung vào một người hay một bộ phận xử lý. - Định kỳ, doanh nghiệp nên đánh giá lại cơ cấu tổ chức để điều chỉnh kịp thời theo tình hình phát triển của doanh nghiệp.
- Các doanh nghiệp nên lập bảng mô tả công việc chi tiết cho từng nhân viên trong từng bộ phận và mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau. Như vậy, nhân viên có thể hiểu được nhiệm vụ của họ là gì và ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Bảng mô tả cơng việc cần quy định rõ u cầu trình độ, kỹ năng của từng vị trí để sắp xếp nhân viên cho phù hợp.
Tăng cƣờng tính độc lập và năng lực cho Hội đồng quản trị/ Hội đồng thành viên và Ủy ban kiểm toán
- Để hoạt động KSNB hữu hiệu thì thành phần của Hội đồng quản trị phải bao gồm những người trong ban giám đốc và những người trưởng về tài chính, kỹ thuật…có như vậy Hội đồng quản trị mới đánh giá đúng và giám sát chặt chẽ các thành viên trong doanh nghiệp.
- Tuy nhiên, Hội đồng quản trị giám sát các hoạt động tại doanh nghiệp, có quyền thay đổi hay điều chỉnh Ban giám đốc, vì vậy thành viên Hội đồng quản trị phải có người khơng thuộc Ban giám đốc.
- Thành viên Hội đồng quản trị phải có người hồn tồn độc lập với Ban giám đốc. - Thành viên Ban kiểm soát phải làm việc độc lập với Ban giám đốc và phịng kế tốn, phải có phịng làm việc riêng. Để độc lập, Trưởng hay phó Ban kiểm sốt phải là người cổ đông trong công ty không phải là nhân viên trong công ty.
3.2.1.2 Giải pháp về thiết lập mục tiêu
Trước tiên, phải phổ biến rộng rãi mục tiêu của doanh nghiệp thông qua sứ mạng của DN đến toàn thể nhân viên để họ hiểu được mục tiêu của tổ chức. Từ mục tiêu chung của tổ chức, đơn vị xây dựng chiến lược chung và từ chiến lược chung doanh nghiệp xây dựng mục tiêu chi tiết cho từng hoạt động và từng chu trình cụ thể như mua hàng, bán hàng, sản xuất….Thơng qua đó, doanh nghiệp có thể nhận dạng được rủi ro và tìm ra giải pháp ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro đến mức có thể chấp nhận được và thực hiện mục tiêu doanh nghiệp đã đặt ra.
Các doanh nghiệp cần thiết lập các mục tiêu phù hợp với nguồn lực kinh tế tại đơn vị và tình hình kinh tế của đất nước và trên thế giới.
Khi xây dựng tầm nhìn và định hƣớng cho DN cần chú ý những đặc điểm:
- Mang lại giá trị cho khách hàng như: thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, sản phẩm phải chiếm được tâm trí và trái tim của khách hàng. Yếu tố khách hàng phải được chú ý trước tiên.
- Mang lại giá trị cho người lao động trong cơng ty vì những người lao động là người tạo ra sản phẩm đưa đến tay người tiêu dùng, tiếp xúc với khách hàng.
- Mang lại giá trị cho cổ đơng, cho nhà đầu tư và đó là lợi nhuận. - Mang lại giá trị cho cộng đồng, xã hội.
Ngoài những mục tiêu trên, doanh nghiệp cần phải xây dựng mục tiêu như sau:
Định hướng: “Tập trung khai thác các lợi thế của doanh nghiệp, phát triển ổn định các thế mạnh. Đẩy mạnh liên kết với nguồn lực bên ngoài, tạo thế cạnh tranh bền vững. Sản xuất, chế biến, gia công đồ gỗ nội thất gia dụng phục vụ xuất khẩu và nhu cầu trong nước. Tạo thương hiệu trong kinh doanh đồ gỗ để trở thành một đơn vị có uy tín thương hiệu lớn trên thế giới.”
3.2.1.3 Giải pháp về nhận dạng các sự kiện
- Rủi ro trong đơn vị do tác động từ môi trường bên ngoài và bên trong đơn vị. Nhà quản lý cần phải sử dụng nhiều phương thức khác nhau để nhận dạng rủi ro. Việc đánh giá sự tác động của rủi ro có chính xác hay khơng phụ thuộc vào cách thức DN nhận dạng các sự kiện tiềm tàng và xác định sự tác động của chúng đến đơn vị. Các doanh nghiệp nghiệp gỗ đang phải đối mặt với nhiều rủi ro đang đe dọa, việc xác định sự kiện tiềm tàng rất quan trọng và có ý nghĩa.
- Các doanh nghiệp cần áp dụng các kỹ thuật để nhận dạng các sự kiện tiềm tàng như: vận dụng phân tích mơ hình rủi ro trong kinh doanh để phân tích ảnh hưởng của các nhân tố và áp lực từ bên trong và bên ngồi, sử dụng mơ hình 5 Forces và mơ hình Pest, mơ hình 7S, phân tích chuỗi giá trị, mơ hình SWOT.
+ MƠ HÌNH 5 FORCES: phân tích 5 yếu tố
Nhà cung cấp: Biến động mạnh về tỉ giá và chi phí mua vào tăng gây khó khăn cho
tiết giảm chi phí để cân đối giá bán thì các doanh nghiệp sẽ bị trễ hợp đồng hoặc khó khăn trong việc tìm kiếm hợp đồng mới. Cần phân tích giá cả của nhiều nhà cung cấp để lựa chọn giá cả phù hợp nhất.
Khách hàng: Khách hàng là một phần không thể tách rời của doanh nghiệp, sự tín nhiệm của KH là tài sản có giá trị nhất của DN. Cần phân tích những áp lực nào của DN đối với KH. Phải làm thỏa mãn những nhu cầu và mong muốn của KH. Tìm hiểu và phân tích tập quán tiêu dùng của từng khách hàng ở những nước khác nhau.
Sản phẩm thay thế: Tạo ra áp lực thay thế theo 2 hướng: thay thế bằng giá rẻ và
thay thế bằng cường độ cạnh tranh, chất lượng và giá. Với công nghệ kỹ thuật ngày càng hiện đại và phát triển đã xuất hiện nhiều loại vật liệu có khả năng thay thế gỗ với tính năng ưu việt với mơi trường, giá thành rẻ và chất lượng tốt, chẳng hạn như: Gỗ nhân tạo Conwood, Gỗ Plastic, Tre nứa, Sợi gai dầu…
Đe dọa mới vào ngành:
Những công ty gỗ được khảo sát là những công ty lớn thành lập nhiều năm nên không bị yếu tố này đe dọa.
Cạnh tranh của đối thủ trong ngành: là đối thủ trong ngành đang cạnh tranh với
nhau. Các DN cạnh tranh đều có tiềm lực tài chính và cơ sở vật chất tốt, được thành lập lâu năm nên khá dày dạn kinh nghiệm và có nhiều đối tác, chiến lược lâu dài. Nghiên cứu đối thủ trong ngành để xác định cường độ và xu thế cạnh tranh, xác định mức độ bản chất của cạnh tranh, từ đó đưa ra biện pháp thích hợp để giữ vững vị trí và gia tăng áp lực lên đối thủ. Những nội dung cần nghiên cứu đối thủ cạnh tranh bao gồm: Mục tiêu tương lai, Chiến lược hiện tại, Ảnh hưởng đối với cạnh tranh trong ngành công nghiệp, Điểm mạnh và điểm yếu, Khả năng dịch chuyển và chuyển hướng chiến lược, kết quả kinh doanh của đối thủ cạnh tranh.
+ MƠ HÌNH PEST: phân tích 4 yếu tố
- Yếu tố chính trị (Political influences): Phân tích yếu tố Luật pháp, thuế suất,
chính sách xuất khẩu của Nhà nước, ổn định chính trị, chính sách chung.
Trong bối cảnh tình hình thế giới có nhiều biến động như hiện nay thì Việt Nam được xếp vào những nước có nền kinh tế ổn định. Chính vì thế đã giúp cho mối quan hệ, giao lưu kinh tế văn hóa với các nước trên thế giới gặp nhiều thuận lợi. Việt Nam
đang ra sức nỗ lực cải thiện hơn các thể chế chính trị và hệ thống pháp luật cho phù hợp với nhu cầu mở rộng hợp tác giao lưu kinh tế trong khu vực và thế giới. Bên cạnh đó, thu hút nhiều nguồn đầu tư nước ngồi.
- Chính phủ cũng như Bộ Thương Mại sử dụng các quỹ xúc tiến thương mại giúp đỡ doanh nghiệp trong việc tiếp thị, mở rộng thị trường, xây dựng thương hiệu.
- Thủ tục Hải quan được cải tiến, bỏ bớt giai đoạn rờm rà, tạo điều kiện cho xuất khẩu nhanh chóng. Đặc biệt, với cơ chế thoáng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xét, cấp phép, đầu tư nhanh chóng.
- Tăng cường hiểu biết các chính sách thương mại, các định chế, các yêu cầu của thị trường Mỹ, EU và Nhật Bản.
- Yếu tố kinh tế (Economic influences): Lãi suất, kim ngạch xuất khẩu, nguồn vốn
có thể huy động, lạm phát, thất nghiệp, cạnh tranh, tính thanh khoản
Hiện nay tỉ lệ lãi suất các ngân hàng đang có xu hướng tăng cao do lạm phát trong nước tăng. Đồng thời tỉ giá hối đoái cao cũng gây bất lợi cho DN nhập khẩu nguyên liệu từ nước ngoài để sản xuất.
Khủng hoảng tài chính đã xảy ra ở Mỹ, EU, Nhật Bản ba nền kinh tế lớn nhất toàn cầu đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến rất nhiều nền kinh tế trong đó có Việt Nam.
- Yếu tố kỹ thuật (Technological): Phân tích những phát minh máy móc mới về
khoa học cơng nghệ mới, thương mại điện tử phục vụ cho sản xuất và quản lý. Áp dụng công nghệ lạc hậu sẽ ảnh hưởng đến hệ thống KSNB.
- Yếu tố xã hội (Social influences): phân tích xu hướng tiêu dùng đồ gỗ nội thất của
người dân trên thế giới, dân số, phong tục, nghiên cứu phong tục tập quán tiêu dùng của người Mỹ, châu Á, Châu Âu…. Thực tế, người tiêu dùng Mỹ ưa chuộng vẻ đẹp bề ngoài, họ không cần sản phẩm được làm bằng gỗ tốt. Với phong cách tiêu dùng của người Châu Âu và Mỹ có thể đồ nội thất trong nhà chưa hư nhưng họ sẵn sàng bỏ tiền ra mua cái mới thay thế. Đối với người Châu Á, người già thì ưa chuộng những