CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp tại PVOIL Vĩnh Long
Long
2.3.1 Nội quy, quy chế, hệ thống thông tin
PV OIL Vĩnh Long đang sử dụng dụng hệ thống thông tin ERP để quản lý
toàn bộ hoạt động kinh doanh từ khâu nhập xuất hàng đến báo cáo tài chính và báo cáo quản trị cho nội bộ Cơng ty và báo cáo hợp nhất cho Tổng Công Ty xăng dầu Quốc gia Việt Nam.
Hệ thống văn bản quản lý nội bộ của PV OIL Vĩnh Long (Đính kèm Phụ lục
1…).
Tại PV OIL Vĩnh Long các chức năng, nhiệm vụ, và các quy trình hoạt động
đều được thể hiện dưới dạng văn bản thể hiện luật định: như điều lệ, các quy trình
quy chế, các nội quy, chỉ thị, văn bản hướng dẫn.... Văn bản nội bộ giống như là “ luật” của doanh nghiệp nó làm căn cứ cho các quyết định của người quản lý để
46
điều hành mọi hoạt động của Công ty. Là những quy định đã được tập thể nhân viên
thống nhất thực hiện giúp cho Công ty hoạt động ổn định và đi vào nề nếp.
Theo kết quả khảo sát CBCNV được cho 4,00 điểm nhận thấy nội quy quy chế và hệ thống công nghệ thông tin của Cơng ty đã có xây dựng và áp dụng đầy đủ đây là điểm mạnh trong công tác điều hành và kiểm sốt các hoạt động của Cơng ty. Tất cả các thành viên trong Công ty quan niệm và cam kết tuân thủ quy định của pháp luật, quy chế quản lý nội bộ trong ngành. Các nội quy, quy chế luôn được mọi
người tự giác thực hiện. Tuy nhiên hệ thống các quy trình quy chế đã được ban
hành rất lâu chưa và ít cập nhật lại nên khi thực hiện vẫn còn nhiều quy định không phù hợp làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của các bộ phận trong Công ty, làm cho nhân viên cảm thấy chưa thoải mái, q gị bó khi thực hiện quy định và các
quy tắc đang hiện hành. Công ty đang áp dụng hệ thống quản lý thông tin ERP cho khối văn phòng, các kho chứa hàng, nhưng chưa áp dụng cho hệ thống CHXD để thực hiện các chế độ báo cáo một cách đồng nhất trong toàn hệ thống. Hạn chế
trong hoạt động này là đa số các nhân viên tại CHXD ở xa, trình độ học vấn khơng cao, khả năng tiếp cận công nghệ thơng tin cịn yếu nên khó thực hiện, tuy nhiên Công ty cần phải triển khai phương án thực hiện áp dụng hệ thống quản lý ERP cho toàn hệ thống CHXD, đây là việc làm rất cần thiết và cấp bách nó giúp cho nhà
quản trị của PV OIL Vĩnh Long thu nhận thơng tin của tồn hệ thống một cách đầy
đủ chính xác và kịp thời để từ đó ra quyết định chỉ đạo các hoạt động của Cơng ty
được nhanh chóng và hiệu quả.
2.3.2 Các chuẩn mực
2.3.2.1 Chuẩn mực hành vi, ứng xử
Các hành vi giao tiếp ứng xử tại PV OIL Vĩnh Long được thể hiện qua cách
xưng hô, giao tiếp giữa các nhân viên với nhân viên, nhân viên với cấp trên, với lãnh đạo và với các đối tác là khách hàng và các cơ quan hữu quan. Nhìn chung
hành vi ứng xử của các thành viên trong Công ty tương đối tốt. Mọi người vui vẻ, nhiệt tình, sẳn sàng giúp đỡ đồng nghiệp khi gặp khó khăn, nói chuyện thân mật
47
tạo thành một văn hóa đặc trưng của PV OIL Vĩnh Long là Cơng ty có khơng khí của buổi cơm trưa rất thân mật rất “PV OIL Vĩnh Long”, trong giờ cơm trưa tại phòng ăn tập thể đa số nhân viên đều cùng ăn chung một bàn nói chuyện cởi mở với nhau làm cho khơng khí buổi cơm trưa càng thêm ấm cúng mọi người càng gần gũi và thân nhau hơn.
Tuy nhiên bên cạnh những khơng khí vui vẻ đó vẫn cịn xuất hiện những lần lớn tiếng của các lãnh đạo đối với nhân viên khi họ chưa hồn thành cơng việc hoặc kết quả công việc không đáp ứng theo yêu cầu. Vẫn cịn có sự cải vã lẫn nhau của các nhân viên chung bộ phận hoặc khác phòng ban nhưng có liên quan cơng việc với nhau. Đó là những diễn biến hàng ngày trong hành vi ứng xử của PV OIL Vĩnh Long. Dần dần nó trở nên quen thuộc và trở thành nét văn hóa riêng của Cơng ty. Tại PV OIL Vĩnh Long do chưa có ban hành văn bản quy định về chuẩn mực hành vi ứng xử nên môi trường làm việc có những biểu hiện hành vi ứng xử rất khác lạ so với các tổ chức khác.
Theo kết quả khảo sát: đa số CBCNV đánh giá hành vi giao tiếp ứng xử của
PV OIL Vĩnh Long đạt mức tốt 4,08 điểm. Kết quả trên cho thấy Công ty tuy chưa ban hành các văn bản về chuẩn mực hành vi ứng xử nhưng từ mỗi thành viên của
Công ty tự kết hợp với nhau tạo nên một văn hóa ứng xử rất đặc trưng của PV OIL Vĩnh Long, rất thân thiện ấm ám nhưng cũng rất sôi nổi quyết liệt của một môi làm việc năng động sáng tạo.
2.3.2.2 Các chuẩn mực về thời gian làm việc
Cơng ty có ban hành nội quy, quy định thời gian làm việc phù hợp theo yêu
cầu công việc của từng bộ phận, nhưng tiêu chí đánh giá năng lực của các nhân viên chủ yếu vẫn là kết quả công việc mang lại, điều này tạo được sự năng động sáng tạo cho nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình. Vì lý do chính đáng
vẫn có thể đi muộn nhưng vẫn phải đảm bảo kết quả và tiến độ công việc. Mọi
người khi đã bắt tay vào việc thì khơng kể gì đến giờ giấc. Nhìn chung, ý thức làm việc của mọi người ở đây khá tốt. Tuy vậy, vẫn còn một vài hiện tượng nói chuyện riêng hay làm việc cá nhân trong Công ty, sử dụng điện thoại của Công ty vào việc
48
riêng. Qua phân tích thực trạng về chuẩn mực thời gian làm việc tại Công ty tác giả nhận xét như sau: Ý thức chấp hành nội quy thời gian của nhân viên khá tốt, tuy nhiên vẫn còn một vài thành viên cá biệt chưa có ý thức trách nhiệm trong công việc của mình.
2.3.2.3 Chuẩn mực về chế độ họp hành và báo cáo
PV OIL Vĩnh Long chưa có ban hành quy chế quy định về chuẩn mực chế độ hội họp cho tất cả các bộ phận trong Công ty bao gồm các hoạt động của Cơng ty,
chưa có kế hoạch hay lịch họp cụ thể , không họp theo định kỳ tuần, tháng, quý mà Công ty thường có các buổi họp đột xuất do nhu cầu công việc, các cuộc họp
thường không thông báo trước để chuẩn bị nội dung và tài liệu nên chất lượng buổi họp thường không cao. Tuy nhiên, Cơng ty có quy định về chế độ thực hiện báo cáo công việc ngày, tuần, tháng, quý, năm từ các nhân viên lên Trưởng phòng phụ trách phịng và Ban Giám Đốc để báo cáo cơng việc đã hồn thành và rà sốt đánh giá lại những việc thực hiện, họp tổng kết hoạt động 6 tháng đầu năm và đưa ra phương
hướng hoạt động 6 tháng cuối năm, họp tổng kết cuối năm và lập kế hoạch cho năm mới...
Theo kết quả khảo sát của tác giả thì đa số CBCNV cho điểm khá thấp chuẩn mực về chế độ họp hành báo cáo: Điểm bình quân chỉ đạt 2,50 điểm cho thấy cuộc
họp tại PV OIL Vĩnh Long diễn ra không định kỳ, không thông báo trước. Trong
buổi hợp các thành viên thường ăn mặc không đúng quy định, thường đến không
đúng giờ, tài liệu về cuộc họp thì khơng được chuẩn bị nghiêm túc. Qua phân tích
và kết quả khảo sát trên tác giả nhận thấy chuẩn mực về chế độ họp hành báo cáo tại PV OIL Vĩnh Long chưa đạt chưa thể hiện được văn hóa của một Cơng ty lớn làm
việc chưa có kế hoạch, chất lượng và hiệu quả công việc chưa cao điều này ảnh
hưởng rất lớn đến hình ảnh của Cơng ty.
2.3.3 Nguồn nhân lực
Nhân sự mới sau khi được tuyển dụng phải trải qua thời gian thử việc tại Công ty, bắt đầu làm quen, học hỏi vả tiếp nhận các giá trị hành xử, ứng xử để phù hợp
49
thiệu về Công ty, cơ cấu tổ chức, triết lý kinh doanh, phương châm hoạt động của
Cơng ty. Thơng qua đó, các thành viên mới tiếp nhận triết lý, hệ giá trị để có thái độ và hành vi phù hợp. Ban đầu làm quen với môi trường làm việc mới, nhân sự mới ln được các đồng nghiệp giúp đỡ để nhanh chóng hịa nhập. Quá trình truyền đạt tự nhiên, thân thiện và người được truyền đạt cũng dễ tiếp thu.
Tại PV OIL Vĩnh Long vẫn còn tồn tại vấn đề chức danh cán bộ. Ở Cơng ty thì những cán bộ quản lý đều do ban lãnh đạo Công ty chỉ định, đa số họ là những
người có thời gian gắn bó lâu dài với Công ty hơn những người khác mà không quan tâm xem họ có năng lực làm quản lý hay không. Hơn nữa, hệ thống đãi ngộ được xây dựng trên tiêu chí lấy chức danh quản lý làm trọng, mà chưa có hệ thống
rõ ràng cho những người có đóng góp thực sự bằng những việc làm cụ thể.
Sự công bằng trong đánh giá nhân viên không được đảm bảo, việc khen thưởng
ở một số bộ phận chưa thật sự công tâm, dẫn đến sự bất bình của người lao động.
Nguyên nhân của sự việc này là do:
• Thứ nhất: Cơng ty chưa có tiêu chí rõ ràng để đánh giá sự đóng góp của
nhân viên.
• Thứ hai: Cơng ty chưa có quy trình đánh giá nhân viên một cách khoa học theo quá trình đóng góp.