CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
3.3 Các giải pháp hoàn thiện các hoạt động hỗ trợ VHDN
3.3.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản nội quy quy chế quản lý và hệ thống thông
thông tin
Công ty cần phải triển khai phương án thực hiện áp dụng hệ thống quản lý ERP cho toàn hệ thống CHXD, đây là việc làm rất cần thiết và cấp bách nó giúp cho nhà quản trị của PV OIL Vĩnh Long thu nhận thơng tin của tồn hệ thống một cách
đầy đủ chính xác và kịp thời để từ đó ra quyết định chỉ đạo các hoạt động của Công
ty được nhanh chóng và hiệu quả. Để thực hiện được phương án này tác giả đề xuất Công ty tổ chức cho các nhân viên kế toán và cửa hàng trưởng của các CHXD học các khóa tập huấn về triển khai phần mềm quản lý ERP, mời các chuyên gia của tổng Công ty (ban công nghệ thông tin của PV OIL) hỗ trợ hướng dẫn sử dụng các chương trình lập và thu thập xử lý thông tin... Thực hiện phương án này Công ty cũng khơng tốn nhiều chi phí vì theo tác giả tìm hiểu tổng Cơng ty đang hỗ trợ cung cấp phần mềm quản lý ERP, PV OIL Vĩnh Long chỉ cần nâng cao nhận thức và năng lực làm việc của các nhân viên để tận dụng tối đa lợi thế mà Công ty đang có.
Ngồi việc áp dụng công nghệ thông tin không đồng bộ PV OIL Vĩnh Long
còn đang sử dụng các văn bản như các quy trình quy chế đã được ban hành rất lâu,
có những văn bản đã sử dụng từ khi mới thành lập Công ty (10/2008) đến nay
không cập nhật chỉnh sửa cho phù hợp với thực tại của Công ty điều này làm ảnh
hưởng đến việc điều hành và kiểm soát rủi ro cho đơn vị. Theo đề xuất của tác giả
Công ty nên thực hiện phương án thuê đơn vị tư vấn về hướng dẫn áp dụng hệ
thống quản trị rủi ro theo tiêu chuẩn ISO 31000:2009. Theo tiêu chuẩn quản lý này Công ty sẽ được hướng dẫn cập nhật và ban hành lại toàn bộ hệ thống văn bản các quy trình quy chế làm việc theo bộ tiêu chuẩn ISO 31000:2009. Áp dụng phương án này có ưu điểm là tất cả các hoạt động của Công ty được thực hiện theo đúng quy
trình và được kiểm sốt chặt chẽ hạn chế được những rủi ro trong quá trình tác
nghiệp, hệ thống văn bản được cập nhật chỉnh sửa hàng năm và có kiểm tra đánh
giá theo tiêu chí chuẩn của ISO. Tuy nhiên áp dụng phương án này mất nhiều kinh phí, nhiều thời gian và nhiều nhân lực khi thực hiện.
65
Ngồi giải pháp trên Cơng ty cũng có thể thực hiện bằng cách tham khảo các văn bản hiện hành của tổng Công ty, cập nhật và chỉnh sửa các văn bản lại sao cho phù hợp với thực trạng của đơn vị để áp dụng quản lý kiểm soát rủi ro. Thực hiện
giải pháp này Công ty sẽ tiết kiệm được chi phí thuê đơn vị tư vấn nhưng có hạn
chế là không chủ động được thời gian và cách thức thực hiện.