CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
3.3 Các giải pháp hoàn thiện các hoạt động hỗ trợ VHDN
3.3.2 Bổ sung văn bản quy định về quy tắc ứng xử
Tuy Cơng ty có nét đặc trưng riêng về văn hóa giao tiếp nhưng Cơng ty chưa
có ban hành các văn bản về bộ quy tắc ứng xử. Điều này dẫn đến tình trạng xảy ra
một số trường hợp tranh luận hay la rầy lớn tiếng của các lãnh đạo trong xử lý công việc. Tác giả đề xuất Công ty nên ban hành bộ quy tắc ứng xử bao gồm quy tắc ứng xử trong giao tiếp, các nghi thức, ứng xử trong cơng việc trong đó quy định cụ thể các yêu cầu nội dung sau:
Trong giao tiếp, ứng xử: Đối với đồng nghiệp phải thật sự chân thành, đoàn
kết, trung thực, tương trợ, hợp tác, sẵn sàng lắng nghe ý kiến của đồng nghiệp và
sửa chữa sai xót (nếu có); thể hiện thái độ tích cực, nghiêm túc trong việc tiếp thu ý kiến đóng góp, tránh tình trạng hồi nghi, châm biến, tức giận, phê bình góp ý đồng nghiệp trên tinh thần xây dựng khách quan, đúng lúc, đúng nơi vì tập thể, vì cơng
việc. Ln ý thức hỗ trợ, phối hợp để hồn thành tốt công việc. Trong trường hợp cần thiết, cá nhân trong tập thể được đề nghị để hoàn thành nhiệm vụ chung. Đối
với nhân viên mới cần được lãnh đạo đơn vị, bộ phận giới thiệu với các nhân viên trong đơn vị, bộ phận mình để được quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn giúp nắm bắt quy chế, quy định của Công ty, đơn vị để họ thích nghi với cơng việc, hịa nhập với môi trường làm việc tại đơn vị và trong tồn Cơng ty.
Quan hệ giao tiếp giữa cấp lãnh đạo với nhân viên: ứng xử đúng chuẩn mực
trong giao tiếp, phù hợp với đạo lý dân tộc; thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau và đảm
bảo hài hịa trong cơng việc cũng như trong giao tiếp ngồi cơng việc; thể hiện đúng cương vị, trách nhiệm của mình, giữ gìn, bảo vệ uy tín cá nhân và tập thể. Cấp lãnh
66
công việc; có thái độ đúng mực để nhân viên có thể trình bày, trao đổi những suy
nghĩ, thắc mắc và yêu cầu của mình.
Quan hệ giao tiếp giữa nhân viên với cấp lãnh đạo, quản lý: là sự phản hồi
thông tin, báo cáo công việc của nhân viên lên cấp lãnh đạo, tùy theo yêu cầu được giao. Tuân thủ, nghiêm chỉnh, phục tùng các quyết định, quy định, mệnh lệnh của cấp trên theo đúng chức trách, nhiệm vụ được giao; thắng thắn trung thực trong ứng xử, làm đúng chức trách, nhiệm vụ được giao.
Quan hệ giao tiếp ứng xử giữa các đồng nghiệp với nhau: quan hệ trên tinh
thần đồng nghiệp, hợp tác, hài hịa, tơn trọng lẫn nhau, phải có thái độ làm việc
trung thực, thân thiện và cởi mở.
Quan hệ giao tiếp với đối tác và khách hàng: tôn trọng lắng nghe ý kiến của
khách hàng, niềm nở, thân thiện, biết thuyết phục và tạo sự tin tưởng ở khách hàng,
đối tác để họ an tâm sử dụng sản phẩm của Công ty và giữ vững mối liên kết, hợp
tác lâu dài với Cơng ty; nghiên cứu tìm hiểu phong tục, tập quán và thị hiếu của đối tác, khách hàng để có cung cách ứng xử, giao tiếp phù hợp nhằm tôn trọng đối tác và khách hàng; quan tâm chăm sóc khách hàng bằng việc cung cấp, giới thiệu đầy
đủ, chính xác để giới thiệu quảng bá sản phẩm và cung cách phục vụ của Công ty đến với khách hàng, đối tác; đối với những hoạt động tiếp xúc trực tiếp với đối tác,
khách hàng cần phải có thái độ đón tiếp niềm nở, phục vụ, ân cần, lịch sự, nhã nhặn, tận tình, chu đáo; đối với quan hệ thực hiện giao dịch điện thoại, skype cần thể hiện thiện chí hợp tác, thơng tin giao dịch rõ ràng, chi tiết trên cơ sở bình đẳng, đảm bảo lợi ích của đơi bên và sự tơn trọng lẫn nhau của đơi bên cùng có lợi.