CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
3.3 Các giải pháp hoàn thiện các hoạt động hỗ trợ VHDN
3.3.4 Hoàn thiện chuẩn mực về chế độ họp hành và báo cáo
Trong công tác điều hành hoạt động của một Công ty, việc tổ chức những
cuộc họp có chất lượng là một trong những yêu cầu quan trọng hàng đầu của các
nhà quản trị. Vì chất lượng cuộc họp góp phần quan trọng trong việc đưa ra các
quyết định đúng đắn cho chiến lược kinh doanh cũng như các hoạt động quan trọng khác của Cơng ty. Vì vậy Cơng ty cần ban hành văn bản quy định về chuẩn mực
họp hành báo cáo với các yêu cầu nội dung trong văn bản theo tác giả đề xuất như sau:
Phải quy định ngày giờ cụ thể cho các cuộc họp định kỳ như tuần, tháng,
quý năm... phải thông báo trước đến các thành phần tham dự cuộc họp bằng các
hình thức như: gửi email, tin nhắn, in bảng thông báo về nội dung và yêu cầu của cuộc họp.
Đối với ban tổ chức cuộc họp: có chương trình, nội dung làm việc cụ thể
khoa học, ngắn gọn, đầy đủ nội dung, tiến hành hội họp phải đảm bảo tính dân chủ, tổ chức trên tinh thần tiết kiệm thời gian và kinh phí nhưng đảm bảo sự nghiêm túc, trang trọng và hiệu quả, hội nghị phải có kết luận về vấn đề thảo luận được thống nhất.
68
Đối với các thành viên tham dự cuộc họp: trang phục theo yêu cầu của ban
tổ chức cuộc họp cụ thể như khi tham dự các buổi hội nghị, họp mặt như Đại hội, hội nghị sơ kết, tổng kết, lễ kỉ niệm thành lập Công ty ...yêu cầu nam mặc quần tây áo sơ mi dài tay, thắt cà vạt, nữ mặc áo dài và đeo bảng tên có logo Cơng ty, đi họp
đúng giờ, ngồi đúng vị trí quy định. Vắng mặt phải báo cáo trước với ban tổ chức
buổi hợp.
Khi tham dự buổi họp phải tắt máy điện thoại hoặc để chế độ rung.Chuẩn bị
đầy đủ tài liệu thể hiện thái độ nghiêm túc với công việc, tập trung lắng nghe và có
sổ ghi chép, khơng được nói chuyện riêng, không đọc sách báo, không nghiên cứu
tài liệu không liên quan đến nội dung cuộc họp. Hạn chế đi lại, ra vào trong cuộc
họp gây ảnh hưởng đến sự tập trung của đồng nghiệp.
Không thể hiện thái độ tiêu cực, thiếu tinh thần xây dựng trong cuộc họp.
Phát biểu trong cuộc họp ngắn gọn và đúng chủ đề. Kết thúc cuộc họp để lại ghế
ngồi ngay ngắn, đúng vị trí.