Tổ chức một sự kiện thành cơng phải có yếu tố khách tham dự. Thu hút đƣợc
lƣợng khách tham dự sự kiện càng đơng thì doanh nghiệp tổ chức sự kiện càng quảng bá rộng rãi thƣơng hiệu của mình. Để có đƣợc một sự kiện thành công, bạn không thể chỉ trông chờ vào ngày diễn ra sự kiện và ngồi đó mà khẩn cầu. Những hoạt động truyền thông cho sự kiện của bạn có thể là một địn bẩy lớn thúc đẩy sự thành cơng. Hoạt động truyền thơng có thể thu hút sự tham gia của khách hàng và ít nhất là thu hút đƣợc sự chú ý của công chúng.
Nếu là một sự kiện mà nguồn khách tham dự có sẵn nhƣ hội nghị nhà phân phối, kỷ niệm ngày thành lập công ty, huấn luyện nhân viên công ty, nhà tổ chức sự
kiện sẽ không phải bận tâm nhiều về việc truyền thông, tuyên truyền để mời khách.
Nhƣng với những hội thảo, lớp học thu phí hay mở cửa tự do, thì nhà tổ chức sẽ
cần dành nhiều thời gian đầu tƣ cho công tác tuyên truyền nếu khơng muốn sự kiện của mình vắng khách.
Một số kênh truyền thông hiệu quả bao gồm: Email, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội... Đối với các hội thảo có tính phí tham dự tƣơng đối cao, bạn cần các hình thức truyền thơng mang tính "tấn cơng" nhiều hơn nhƣ gọi điện thoại trực tiếp mời tham dự. Đối với một số sự kiện dành cho đối tƣợng tham dự tƣơng đối cao cấp
nhƣ giám đốc, chủ doanh nghiệp, rất có thể bạn phải bố trí nhân viên gọi điện mời họ tham dự, đừng trông đợi rằng gởi đi vài ngàn email và sẽ có ngƣời liên hệ với bạn đểđăng ký tham dự.
Bạn cũng cần cân nhắc thời gian truyền thông cho phù hợp, nếu truyền thông quá cận ngày tổ chức thì ngƣời tham dự có thể kẹt cơng việc và sắp xếp không
đƣợc, nhƣng truyền thông sớm quá cũng chƣa hẳn là tốt, ngƣời tham dự thấy thời gian còn xa nên chủquan khơng đăng ký, sau đó họqn khơng đăng ký nữa.
Nền tảng cơ sở dữ liệu khách tham dự tiềm năng là một công cụ quan trọng
để bạn "chào bán" hội thảo của mình, bạn có thể mua lại dữ liệu khách hàng từ các công ty quảng cáo, truyền thông, website giới thiệu việc làm... hay những trang cung cấp dữ liệu khách hàng chuyên nghiệp nhƣ www.timkhachhang.com. Tùy vào hình thức tuyên truyền, bằng email hoặc số điện thoại để bạn quyết định danh sách tuyên truyền phù hợp cho mình.