2.6.2. Xác định thời gian cho tổchức sự kiện
2.6.2.1. Xác định thời gian trong năm
Nhà tổ chức phải cân nhắc các mùa trƣớc khi hồn tất kế hoạch của mình. Ở Việt Nam, thời gian từ tháng Chín tới tháng Giêng năm sau là cao điểm của mùa cƣới. Tháng Mƣời hai tới tháng Hai năm sau là tháng cao điểm của lễ tết, tháng Hai và tháng Ba là tháng cao điểm của lễ hội. Một vấn đề nữa mà Nhà tổ chức cần quan tâm rằng quy luật thời tiết khí hậu tại địa điểm diễn ra sự kiện trong thời gian tổ chức có gì đặc biệt khơng, điều kiện phía các nhà cung cấp trong thời gian đó nhƣ thế nào.
Ngoài những yếu tố đã nêu, việc xác định thời gian trong năm còn đƣợc căn cứ vào loại sự kiện, thành phần tham gia sự kiện và tiềm lực của các nhà cung cấp. Thời gian nào phù hợp với các yếu tố nêu trên sẽ là thời gian đƣợc chọn. Dƣới đây là những thời điểm phổ biến của các sự kiện theo loại sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ:
Họp mặt, hội thảo, hội nghị, giới thiệu sản phẩm mới: Những sự kiện này thƣờng đƣợc thực hiện vào đầu mùa vụ tiêu dùng.
Đối với ô tô, lễ giới thiệu xe hơi mới thƣờng diễn ra vào mùa thu, đây là thời gian các nhà phân phối xe hơi mong muốn gặp gỡ các nhà sản xuất để thấy dây chuyền công nghệ mới, kiểu dáng mới.
Lễ gây quỹ đƣợc tổ chức vào thời gian khi những thành phần sự kiện chú ý thu hút tham dự giúp đỡ vẫn đang ở trong thành phố địa điểm diễn ra sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện gây quỹ cần đảm bảo rằng sự kiện họ tổ chức diễn ra không trùng với các sự kiện khác, nhằm thu hút sự chú ý cao của công chúng vào sự kiện.