Chúng ta phải xác định đƣợc ngân sách cần để phục vụ cho sự kiện nhằm xem xét tính hợp lý khi tổ chức sự kiện đó, ví dụ nhƣ, với ngân sách bỏ ra chừng đó, đạt đƣợc mục tiêu nhƣ vậy thì có hiệu quả hơn là sử dụng một hình thức khác hay khơng? Để xác định ngân sách cho sự kiện, phải tính đến nhiều các khoản chi
phí nhƣ: chi phí cho sản xuất, thuê mƣớn, nhân sự, ý tƣởng và marketing, quảng bá cho sự kiện. Muốn làm việc này hiệu quả, hãy tạo ra một danh sách (checklist) các dịch vụ hậu cần đƣợc sử dụng trong sự kiện này và sau đó tổng hợp các chi phí thuê, sản xuất. Đối với các chi phí khơng thuộc sở trƣờng của bạn nhƣ PR, marketing, nên thuê một đơn vị chuyên nghiệp trong việc thực hiện những hoạt động đó.
Từ các yếu tố trên, các bạn có thể tham khảo thêm ý kiến từ khách hàng để xác định đƣợc mục đích cho sự kiện của mình, ví dụ nhƣ khi doanh nghiệp tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm cho toàn thể nhân viên nhằm tăng sự đồn kết nội bộ, mục đích là để nhân viên thấy đƣợc sự quan tâm từ phía ban lãnh đạo đến đời sống của họ và hƣớng đến một nội bộ trong sạch, vững mạnh hơn, từ đó đƣa doanh nghiệp phát triển hơn nữa. Hoặc sự kiện tri ân đối tác nhƣng mục đích phải đƣợc làm rõ là cho đối tác thấy đƣợc tiềm lực vững mạnh, từ đó đầu tƣ nhiều hơn hoặc có những hoạt động hợp tác hiệu quả hơn.
Một khi đã xác định đƣợc mục tiêu sự kiện, ta có thể bám sát và thực hiện hiệu quả, có khoa học hơn là làm việc lan man, thiếu định hƣớng.
1. Thƣmời
2. Chỗ ở
3. Đi lại
4. Thuê địa điểm tổ chức sự kiện
5. Diễn tập 6. Thức ăn 7. Đồ uống 8. Trang trí nội thất 9. Trang trí khác 10. Âm nhạc 11. Giải trí 12. Dẫnchƣơng trình 13. Nghe nhìn 14. Ánh sáng 15. Sân khấu 16. Phim ảnh 17. Thiếpchỗ ngồi 18. In thực đơn 19. Quà tặng 20. Bảo hiểm 21. An ninh
22. Chi phí nhân cơng 23. Tiềnđiện, nƣớc
24. Thựctrạng thiết bị
25. Vật liệuquảng cáo
26. Thông tin liên lạc
27. Dịch thuật
29. Hải quan
30. Các chi phí khác
Ngồi ra cịn có thể có những khoản phát sinh khó đốn trƣớc nhƣng sẽ ảnh hƣởng đến chất lƣợng, hiệu quả của sự kiện.
2.1.5. Những khoản khó dự đốn trong sự kiện
Khi làm một bảng dự trù kinh phí, các đơn vị tổ chức sự kiện thƣờng tính phí
quản lý khoảng từ 10 – 15% tùy Cơng ty Tổ chức sự kiện, phí 10% VAT. Ngồi ra có những khoản kinh phí rất khó đốn biết, nhƣng do kinh nghiệm từ thực tế những ngƣời làm sự kiện thƣờng lấy con sốtừ 10 –20 % tổng chi phí một chƣơng trình.
Dự tốn kinh phí trong tổ chức sự kiện đã là một vấn đề tƣơng đối khó khăn và địi hỏi độ chính xác cao đối với ngƣời làm sự kiện song dự trù kinh phí cho cả những khoản mà ta khơng thể đốn trƣớc lại là một vấn đề vô cùng nan giải.
Vậy thế nào là những khoản khó đốn mà ta ít khi tính tới trong tổ chức sự kiện?
Mộtdấu hiệu dễ nhận biết nhất cho khoản chi phí phát sinh này là khi ngƣời tổ chức sự kiện đã đƣa ra đƣợc những rủi ro có thể xảy ra trong chƣơng trình thì
phần chi phí để dự phịng cho những rủi ro này cũng sẽ đƣợc tính đến. Đơi lúc có những khoản kinh phí mà nếu thiếu kinh nghiệm thì một ngƣời làm sự kiện khơng
thể nào dự đốn đƣợc.
Để đề phịng những chi phí phát sinh ngồi tầm kiểm sốt, hãy lƣu ý một số vấnđề dƣới đây để tránh những thiếu sót khi thực hiện bảng dự trù kinh phí.
2.1.5.1. Chi phí có thể phát sinh khi tổ chức sự kiện
Tùy thuộc vào đặc điểm của mỗi sự kiện, hãy cố gắng dự đoán những rủi ro có thể gặp phải. Chẳng hạn nhƣ khi thực hiện một chƣơng trình văn nghệ, dự đốn trƣớc nguy cơ bóng đèn có thể bị cháy, bị vỡ do ngƣời tham dự xô đẩy, chen lấn,
quả là hai bóng đèn đã bị vỡ và một mảng sân khấu bị gãy, nhƣng nhà tổ chức đã có ngay chi phí cho việc này và khơng để nó ảnh hƣởng đến lợi nhuận.
Hoặc tổ chức một sự kiện ở ngồi trời, hãy tính đến các biện pháp dự phịng nhƣ rách dù không gian, đổ gãy nhà bạt nếu có mƣa gió bất ngờ và cả khoản chi phí dành cho việc thuê mua thay thế.
Nếu bạn tổ chức một chƣơng trình biểu diễn thời trang thì ngồi những chi phí cơ bản nhƣ sân khấu, ngƣời mẫu trang phục, âm thanh ánh sáng, đi lại v.v thì bạn phải tính cả chi phí giặt ủi quần áo cho những trang phục sẽ đƣợc biểu diễn, nhất là nếu đó là một show diễn kéo dài trong nhiều tuần.
Chính vì thế thơng thƣờng việc thống kê và tính tốn cho những phần chi phí phát sinh khó đốn biết trƣớc ln dành cho những ngƣời tỉ mỉ có tầm nhìn và kinh nghiệm để phát hiện ra những vấn đề dù là nhỏ nhất. Nếu ta không lên đầy đủ phần kinh phí đó thì bản thân hoặc cơng ty của mình phải bỏ tiền ra để bù vào chi phí phát sinh đó.
2.1.5.2. Tính tốn thời giá khi tổ chức sự kiện
Và một vấn đề cuối cùng nhƣng cũng rất quan trọng đó là thời giá. Thơng thƣờng, một kế hoạch sự kiện thƣờng đƣợc lập ra trên giấy khoảng từ 3 đến 4 tháng trƣớc khi sự kiện diễn ra, đó là một khoảng thời gian ngắn để bạn gấp rút chuẩn bị các cơng việc nhƣng cũng đủ dài để chi phí của những sản phẩm dịch vụ mà bạn
tính tốn thay đổi giá cả. Nếu khơng tính tốn cả những phần này thì rõ ràng bạn lại có thể mất thêm một phần chi phí vì sự chênh lệch thời giá này.
Tổ chức sự kiện vào những mùa cao điểm nhƣ cuối năm, một số hạng mục nhƣ địa điểm, giá in ấn, đồ ăn thức uống, xe cộ đi lại... chắc chắn sẽ tăng nhiều, vì vậy khi lập kế hoạch cho những sự kiện diễn ra vào dịp này, việc cần thiết của bạn là dự trù trƣớc chênh lệch của thời giá lúc đó so với hiện tại.
Cũng có khi khách hàng dời thời gian tổ chức đến cả năm trời, làm thế nào để thay đổi bảng giá mà bạn đã chốt với họ từ năm trƣớc? Hãy cẩn thận ghi vào
một dịng: "Bảng giá có giá trị trong thời hạn ... tháng kể từ ngày lập bảng", sau này bạn sẽ khơng phải e ngại "khó nói chuyện" với khách hàng về việc tăng giá.
Giá khách sạn tăng lên do chênh lệch về tỷ giá USD/VND cũng ảnh hƣởng đáng kể đến chênh lệch chi phí đầu ra/đầu vào của bạn vì khách sạn thƣờng báo giá bằng đơn vị USD trong khi bạn tính tốn ngân sách bằng tiền Việt.
Tóm lại, ngƣời tổ chức khơng bao giờ có thể chuẩn bị chính xác 100% những khoản chi phí phát sinh đó, chính vì vậy nhƣ chúng ta đã đƣợc đề cập ở trên những khoản chi phí này thƣờng đƣợc tính một cách mặc định từ 10 –20% tổng chi phí tổ chức nhằm đề phịng cho những phát sinh ngoài ý muốn. Và ngƣời làm sự kiện càng có nhiều kinh nghiệm thì việc dự tính chi phí phát sinh sẽ càng chính xác
và ít khi xảy ra hao hụt kinh phí.
Dưới đây là bảng liệt kê một số chi phí thường hay phát sinh và khó đốn định để bạn cân nhắc khi lập dự trù chi phí cho sự kiện của mình:
- Chi phí đền bù, tu sửa các vật thuê mua: làm hƣ hỏng đồ đạc, chi phí
giặt ủi, chi phí tu sửa gian hàng trong những chƣơng trình dài ngày vận chuyển đi nhiều nơi...
- Chi phí phụ thu của chủ địa điểm: phí tổ chức quá giờ quy định, phụ thu mang thiết bị bên ngoài vào...
- Tiền cho nhân sự: bồi dƣỡng cho đội thi công, trả tiền làm việc quá giờ cho nhân viên phục vụ ...
- Chi phí vận chuyển, chuyên chở: đi lại nhiều hơn, chởnhiều hơn so với dự kiến...
- Chi phí ăn uống: gọi thêm rƣợu, phát sinh thêm khách, thời giá thực
phẩm tăng vào các dịp đặc biệt nhƣ Tết, chiêu đãi nhân viên sau khi kết thúc sự kiện.
- Chi phí trang trí, set up: Chi phí trang trí các hạng mục cần thiết cho sự kiện.
- Chi phí truyền thơng: mở rộng quy mơ truyền thơng.
- Chi phí in ấn: phải in lại sản phẩm do bị lệch màu, lỗi chính tả...
- Chi phí nộp phạt: gây mất trật tự nơi cơng cộng, phạt lấn chiếm lòng lề đƣờng, phạt do biểu diễn nghệ thuật khơng phù hợp...
- Chi phí ăn ở: Trả thêm tiền phòng khách sạn (vớisự kiệnở xa), tiền ăn ở cho đội ngũ quay phim, chụp hình đi cùng...
2.2. Tính tốn mức thiệt hại khi hủy hợp đồng tổ chức sự kiện
Khi khách hàng đột ngột hủy đơn hàng tổ chức sự kiện, thì việc định giá cho những tổn thất thực tế đối với các đơn vị tổ chức là vấn đề không hề đơn giản.
Chính vì lí do đó, hầu hết các bản hợp đồng sự kiện đều sử dụng điều khoản “bồi
thƣờng thiệt hại định trƣớc”, thống nhất đƣa ra những mức thiệt hại nếu khách hàng hủy hợp đồng.
Lƣợng bồi thƣờng thiệt hại định trƣớc có thể là một khoản bất kì nào đó khơng có quy định, nó đƣợc thỏa thuận giữa các bên để đƣa ra và tất nhiên phải
đƣợc pháp luật xem là một hình phạt thỏa đáng. Khoản bồi thƣờng này không vƣợt quá những thua lỗ thực sự mà nhà tổ chức sự kiện dự kiến sẽ phải chịu.
Khoản bồi thƣờng thiệt hại nhiều nhất thƣờng là các khoản thuộc phần địa
theo phần lợi nhuận bị mất của đơn vị nhận tổ chức nếu sự kiện vẫn đƣợc tổ chức
nhƣ lịch định. Theo đó, nếu sự kiện bị hủy, các đơn vị tổ chức sẽ phải gánh khoảng
75% giá thuê địa điểm, và 25% chi phí thức ăn thức uống đặt trƣớc.
Cũng có nhiều hợp đồng hình thành bằng cách nhà tổ chức định mức bồi
thƣờng thiệt hại theo tỉ lệ phần trăm của các cơ sở nhất định, chẳng hạn là doanh thu, hay còn gọi bằng cụm từ chung chung nhƣ “doanh thu dự kiến”, “tổng doanh thu dự kiến”. Việc sử dụng tỉ lệ phần trăm và những thuật ngữ cịn khá mơ hồ này thì khơng hề đơn giản bởi thiếu đi sự rõ ràng về khoản bồi thƣờng thiệt hại cụ thể
sẽ là bao nhiêu nếu hủy chƣơng trình. Vì vậy, khoản bồi thƣờng thiệt hại định trƣớc nên là các con số thanh toán cụ thể và cũng cần đƣa ra đƣợc lợi nhuận ƣớc lƣợng mà nhà tổ chức có đƣợc nếu sự kiện vẫn tổ chức theo dự kiến.
Khi định trƣớc bồi thƣờng thiệt hại kinh tế, điều quan trọng là cần lƣu ý đến việc giảm bớt thiệt hại nhƣ tìm cách chuyển nhƣợng lại khơng gian tổ chức sự kiện
đã bị hủy cho một bên khác, tuy nhiên nếu các bên của hợp đồng không đồng ý với
điều này, thì việc chuyển giao là khơng khả thi. Giảm nhẹ thiệt hại hay tái trao đổi
cơ sở vật chất có thể là một cách hay nếu lƣợng thiệt hại khơng phải là yếu tố chính yếu trong doanh thu ƣớc tính. Tuy nhiên, một lần nữa, nếu một điều khoản về việc tái trao đổi khơng gian giữa các bên là cần thiết, thì trách nhiệm của họ là nhớ đặt
điều đó vào bản hợp đồng. Những điều khoản trong hợp đồng tổ chức sự kiện sẽ
giúp tránh một số rủi ro khó lƣờng trƣớc.
Tuy nhiên, bồi thƣờng thiệt hại định trƣớc không áp dụng đƣợc khi rơi vào
tình trạng nhà tổ chức hủy hợp đồng, bởi vì khách hàng khơng phải là những ngƣời
trong lĩnh vực sự kiện thì khơng thể biết sự mất mát thiệt hại là bao nhiêu trong tình huống này và vì vậy bồi thƣờng có khả năng khơng thực hiện đƣợc. Nói nhƣ vậy
khơng có nghĩa là nhà tổ chức có thể hủy bỏchƣơng trình mà khơng chịu chút trách nhiệm pháp lý nào cả. Trong trƣờng hợp này, cả hai bên phải cùng xoay sở để giảm nhẹ thiệt hại của mình bằng cách tìm kiếm các cơng ty khác cũng đang tổ chúc hội
nghị, đồng thời tính tốn, định giá cho những tổn thất thực sự sau khi tất cả những
chi phí và doanh thu đƣợc kiểm kê.
2.3. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 2.3.1. Xác định mục tiêu sự kiện
Trƣớc hết nhà tổ chức sự kiện cần xác định rõmục tiêu tổ chức sự kiện là gì?
Tuy nhiên nhà tổ chức khơng phải là ngƣời đặt ra mục tiêu. Mục tiêu tổ Chức Sự Kiện do nhà đầu tƣ, chủ doanh nghiệp tức là khách hàng của nhà tổ chức sự kiện đƣa ra. Bởi vì chủ đầu tƣ hay chủ doanh nghiệp thuê chúng ta tổ chức sự kiện cho họ. Họ muốn đạt đƣợc mục đích gì thơng qua sự kiện. Chính vì vậy nhà tổ chức sự kiện phải làm việc với chủ đầu tƣ hay chủ doanh nghiệp là ngƣời muốn tổ chức sự kiện để biết rõ mục tiêu của sự kiện. Chính mục tiêu của sự kiện sẽ quyết định tồn bộ chƣơng trình của sự kiện đó. Mục tiêu phải đo lƣờng đƣợc và phù hợp với chiến lƣợc của Doanh nghiệp.
Mục tiêu của sự kiện không những chi phối dự tốn ngân sách mà cịn chi phối hiệu quả sử dụng ngân sách đó. Trƣớc khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, nhà tổ chức sự kiện cũng phải xác định tổ chức sự kiện đó đạt mục đích gì? Nói cách
khác, nhà tổ chức sự kiện cần làm rõ mục tiêu của việc tổ chức sự kiện gắn liền với quy mô thiết kế và tổ chức hoạt động sự kiện, những vấn đề nêu trên, đến lƣợt chúng, lại tác động vào chi phí và ngƣợc lại, chi phí cũng chi phối các yếu tố đó.
Ý nghĩa của mục tiêu: mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực sẽ bảo đảm cho tổ chức sự kiện thành cơng cao và uy tín cho đối tƣợng mục tiêu đề cập đến, giành đƣợc thiện cảm của những thành viên tham gia sự kiện và các đối tƣợng quan tâm.
Tính rõ ràng của mục tiêu: mục tiêu của việc tổ chức sự kiện phải rõ ràng, thể hiện rõ bản chất của sự vật, hiện tƣợng. Điều này cũng đúng với việc tổ chức sự kiện nếu làm ngƣợc lại nhà tổ chức sự kiện sẽ thất bại, lãng phí ngân sách, rất có thể gánh chịu những hậu quả không mong muốn. Một trong những điều tối kỵ đối
với ngƣời tổ chức sự kiện là khơng dùng sự kiện để làm bình phong che giấu mƣu đồ riêng của mình.
Thứ bậc mục tiêu: một sự kiện đƣợc tổ chức thƣờng hƣớng tới một số mục
tiêu. Các nhà quản trị cần xác định đƣợc những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ƣu tiên trong thực hiện. Hơn nữa cũng phải xem xét số lƣợng mục tiêu đƣa ra có phù hợp không? Số lƣợng mục tiêu, mức độ phức tạp của mục tiêu gắn liền với
quy mô ngân sách tổ chức sự kiện. Các mục tiêu đều thể hiện mục đích, q nhiều mục tiêu thì mục đích tổ chức sự kiệnkhông rõ ràng, không tập trung.
2.3.2. Các yếu tố xác định mục đích Tổ chức sự kiện
Xác định mục đích của sự kiện rất quan trọng, vì qua việc này, chúng ta có thể định hƣớng đƣợc các cơng việc cần chuẩn bị và hồn thành để mang lại hiệu quả cho sự kiện, tránh đƣợc việc lãng phí thời gian và tiền bạc. Nếu khơng xác định đƣợc mục tiêu rõ ràng, các công việc dễ bị chồng chéo, gây mất thời gian và sau khi sự kiện diễn ra thì kết quả mang lại khơng đƣợc nhƣ mong đợi của khách hàng.
Việc xác định mục tiêu của sự kiện cần lƣu ý đến nhiều yếu tố đƣợc nêu dƣới đây, và quan trọng nhất là phải tìm đƣợc tiếng nói chung giữa đơn vị tổ chức (agency) và khách hàng (client), có nhƣ vậy mới có thể mang đến sự thành công