4.2. Tổchức các bữa ăn trong sự kiện
4.2.3. Tổchức bữa ăn tối trong sự kiện
Có nhiều sự lựa chọn cho bữa tối, có thể là bữa tiệc ăn tự chọn đứng hay ngồi, phục vụ ăn bằng từng đĩa riêng, trang trọng hay bình thƣờng, vui nhộn hay thoải mái. Đối với bất kỳ sự kiện nào, mỗi khi tụ họp mọi ngƣời lại phải sắp xếp thế nào để đạt mục đích của mình. Khách mời có thể ngồi phân tán, mục đích của
nhà tổ chức sự kiện là làm cho mọi ngƣời cùng hịa mình chung vui, gặp gỡ cởi mở.
Bữa ăn tự chọn: Với mục đích hịa đồng, thân thiện gặp gỡ thì bữa ăn tự chọn sẽ thích hợp hơn. Theo cách đó khách mới có thể di chuyển xung quanh một cách thoải mái. Chổ ngồi cũng không nhất thiết phải cố định. Tốt nhất là sắp xếp một dãy bàn dài, mọi ngƣời có thể gặp nhau trong khi chọn món ăn. Vị trí để thức ăn sao cho thật thú vị và vui nhộn để thu hút mọi ngƣời.
Đối với các món ăn, hãy chú ý tới nhiệt độ thích hợp cho việc phục vụ các món ăn và phải có biện pháp duy trì nhiệt độ đó tại nơi ăn. Cần bảo đảm các món ăn khơng bị ảnh hƣởng của thời tiết khí hậu nhƣ mất mùi thơm, khơ cứng hay thay đổi màu sắc.
Hãy chú ý tới thời gian mà thức ăn đƣợc bày ra, các món ăn tối khơng giống nhƣ các món khai vị. Cố gắng đƣa ra nhiều thực đơn để có thể lựa chọn. Hãy hình
dung sự việc và cân nhắc tránh dƣ thừa quá mức gây lãng phí tới ngân sách dù dƣới bất kỳ dạng nào.
Hãy thông báo với khách sạn để họ chuẩn bị trƣớc việc sắp xếp các bộ đồ ăn và có sẵn số nhân viên để phục vụ khi cần. Cần xác định chính xác số lƣợng dao, dĩa, thìa, đĩa,khăn ăn và ly uống mà khách sạn có thể có. Mặt khác cũng phải chú ý tới kích thƣớc, kiểu dáng của đĩa ăn sẽ đƣợc dùng.
Đối với một bữa tiệc đứng kiểu tự chọn thì nên dùng loại đĩa có gờ thì thức ăn sẽ đƣợc giữ trên đĩa tốt hơn. Hãy tính tốn, mỗi ngƣời sẽ dùng hết 3 cốc, 3 dĩa và 3 khăn. Khăn ăn trong tiệc đứng không cần chất lƣợng cao lắm, phải hợp với ngân sách cho phép. Có thể in hình của cơng ty lên khăn ăn để tăng thêm sự chú ý.
Đối với tiệc tối có thể ăn một lần hoặc nhiều lần. Nếu quyết định ăn nhiều
lần thì Nhà tổ chức sự kiện phải tăng số ngƣời phục vụ, tăng số lƣợng vật dụng, món ăn và thời gian phục vụ và tăng ngân sách. Đối với tiệc đứng thì vật dụng có thể tăng thêm 3 lần vì khách có thể di chuyển và để thứ mình đã dùng ở nơi nào có thể sau đó lại lấy đồ mới sạch dùng tiếp.
Nếu bữatối đƣợcthiết kế là bữa ăn ngồi, thì chú ý tới việc sắp xếp thứ tự các món ăn. Cần chuẩn bị sẵn món khai vị hay món salad để phục vụ những ngƣời đến trƣớc và có thể phục vụ các món ăn nhẹ khi khách chờ đợi. Bữa tối ăn kiểu ngồi có thể sắp xếp theo 2 kiểu: kiểu tự do và kiểu sắp xếp trƣớc. Kiểu chổ ngồi tự do cho phép khách có thể tự do chọn chỗ ngồi, khách có thể ngồi bất kỳ đâu.
Kiểu sắp xếp trƣớc là chổ ngồi đƣợc phân chia trƣớc cho từng cá nhân. Nhà tổ chức có thể lên kế hoạch chỗ ngồi một cách đơn giản và chỉ cho khách vị trí của họ một cách rõ ràng. Lập bản sơ đồ vị trí ngồi và đƣợc dán trƣớc cửa ra vào hoặc có thể đƣợc đánh số và đặt lên bàn ăn. Tuy nhiên trong một bàn cũng không nhất thiết khách phải ngồi đúng ghế của mình. Đối với những ngƣời đến muộn cần đánh dấu riêng và bố trí chỗ ngồi cho họ.
khơng để ngẩu nhiên. Tuy vậy cũng phải bố trí thuận lợi để khách có thể di chuyển chổ ngồi sao cho họ chọn đƣợc chỗ ngồi hợp với ngƣời họ muốn. Khi lên kế hoạch cho vị trí chỗ ngồi của khách khơng nên chuẩn bị một cách q tỷ mỉ vì nó sẽ dẫn tới sai sót, nhầm lẫn.
Bố trí nhân viên sao cho họ phải nắm đƣợc sơ đồ bố trí phịng để họ hƣớng dẫn khách ngồi đúng vị trí của mình. Bàn ăn phải đƣợc đánh số rõ ràng, kiểm tra xem các bàn trong khách sạn có đánh số khơng? Nếu khơng phải có giải pháp thực hiện. Nếu có cũng phải kiểm tra xem số cịn rõ khơng? Số nào mẻ, mất nét phải chỉnh sữa lại kịp thời. Các số phải đƣợc thiết kế sao cho hài hòa với khung cảnh chung và phải đƣợc gắn chắc vào bàn. Bàn ăn cần đƣợc sắp xếp sao cho dễ nhìn và khơng bị khuất đối với những bàn ở trung tâm. Khơng bố trí bàn ở vị trí xa, trong
góc phịng.
Khi buổi tiệc kết thúc, quán bar đã đóng cửa, cần kiểm tra lại hóa đơn cho đồ ăn, đồ uống và hãy cầm một bản copy các hóa đơn. Nếu có bất kỳ sự sai sót nào, nên kiểm tra, xác định và thông báo ngay. Hãy dành thời gian để ghi lại các khoản đặc biệt mà bạn lúc đó vẫn còn nhớ rõ nhƣ số lƣợng chai sâm panh đã dùng hết. Sau khoảng 3 tuần, Nhà tổ chức có thể sẽ quên hết những hóa đơn hay số lƣợng đã đặt hoặc lý do đặt chúng, việc ghi lại cẩn thận sẽ giúp kiểm tra lại tốt hơn. Nếu thời điểm gửi hóa đơn ngay sau tiệc kết thúc có thể so sánh đƣợc ngay với số liệu đã ghi chép của bạn và sẽ biết đƣợc những khoản chênh lệch và thay đổi chúng.