Cần xác định rõ mục đích của việc quay phim, chụp ảnh. Quay phim, chụp
ảnh với nhiều mục đích khác nhau. Mỗi mục địch cụ thể sẽ chi phối nội dung phim, thời lƣợng và hình ảnh phim.
Quay phim, chụp ảnh nhằm quảng cáo cho Nhà tổ chức sự kiện hoặc chủ sỡ
hữu sự kiện, quảng cáo cho nhà tài trợ. Quay phim, chụp ảnh nhằm đƣa tin sự kiện, sự kiện danh tiếng có ý nghĩa xã hội, quay phim làm tài liệu lƣu trữ cho công ty sau này, v.v...
1.5.20.2. Bản quyền quay phim, chụp ảnh
Nhà tổ chức sự kiện cần thảo luận trƣớc với thợ quay phim chụp ảnh về bản quyền. Nhà tổ chức sự kiện có thể mua phim âm bản của thợ quay phim, chụp ảnh. Cần thỏa thuận trƣớc về chi phí này. Trƣờng hợp khơng nhƣợng đƣợc bản quyền cần bàn bạc kỹ trong việc in và sử dụng phim ảnh để có lợi cho cả hai bên. Hầu hết những thợ quay phim, chụp ảnh chuyên nghiệp đều bảo vệ quyền sáng tác của mình.
Nếu sự kiện của Nhà tổ chức sự kiện là một sự kiện danh tiếng, các thợ ảnh sẽ không giao lại phim và âm bản cho Nhà tổ chức. Họ sẽ bàn bạc với bạn trong việc in ảnh và trao phim, nhƣng họ muốn cơng trình của mình đƣợc bảo đảm. Điều hết sức nên tránh xảy ra là việc kiện cáo tranh giành bản quyền, nó sẽxóa đi mọi cố
1.5.20.3. Ngân sách dành cho quay phim, chụp ảnh
Quay phim địi hỏi chi phí lớn, do vậy Nhà tổ chức sự kiện phải quan tâm ngay tới ngân sách. Cần tính tốn xem ngân sách cho phép thực hiện quay phim
không? Đối với sự kiện gây quỹ, ngân sách tài trợ thì việc quay phim là khó thực hiện.
Ngân sách chi phối mục đích quay phim, phƣơng thức thực hiện, cảnh quay
và trình độ nghệ thuật phim. Tùy mức ngân sách mà Nhà tổ chức sự kiện có thể làm phim đƣa tin quảng cáo, đua tin trên truyền hình, tiểu phẩm hoặc phóng sự
truyền hình. Những loại phim trên có thời lƣợng, nội dung và hình ảnh khác nhau. Nếu yêu cầu phim chất lƣợng cao, phải có trình độ nghệ thuật. Địi hỏi ngƣời quay phải có kỹ thuật cao và phải có trang thiết bị chuyên dụng hiện đại. Vấn đề
này không hề đơn giản. Tại một số địa phƣơng những chuyên gia quay phim có
trình độ khơng nhiều, các thiết bị chun dụng hiện đại cũng không phổ biến. Do vậy để thuê đƣợc chuyên gia và thiết bị quay phim chất lƣợng cao khơng những tốn nhiều ngân sách mà cịn mất nhiều thời gian và cơng sức. Chính vì vậy cần phải xem xét mức độ cần thiết của vấn đề quay phim.
1.5.20.4. Sốlƣợng chuyên gia quay phim, chụp ảnh
Quay phim dù với mục đích sử dụng nào cũng không thể một ngƣời. Yêu cầu phim chất lƣợng và bảo đảm đƣợc tính nghệ thuật địi hỏi phải có một số chuyên gia bấm máy với góc độ và cảnh quay khác nhau cùng với một số ngƣời phục vụ
chuyên nghiệp. Nhiều ngƣời cầm máy sẽ quay đƣợc nhiều cảnh khác nhau, sẽ có nhiều khn hình đẹp cần cho sự kiện. Nhiều ngƣời cầm máy sẽ đi vào nhiều lĩnh
vực khác nhau của hoạt động sự kiện, sẽ thể hiện những gì cần thể hiện, sẽ có nhiều cảnh để chọn, chất lƣợng phim sẽ cao hơn.
1.5.20.5. Kịch bản và biên tập
Quay phim dƣới hình thức nào cũng phải có kịch bản trƣớc. Từ quảng cáo trên truyền hình với thời lƣợng 30 giây tới phim quảng cáo dài hàng giờ đồng hồ
với nhiều tập. Nhà tổ chức sự kiện cần làm việc trƣớc với đạo diễn để có đƣợc kịch bản. Kịch bản phải giải quyết đƣợc những yêu cầu đặt ra đối với phim, phải thể
hiện đƣợc chủđề của nhà tổ chức.
Kịch bản phải đƣợc sự chấp thuận của Nhà tổ chức sự kiện, sau đó mới tiến
hành quay. Đạo diễn và các chuyên gia bấm máy, nhân viên phục vụ theo lịch trình thực hiện.
Biên tập phim thuộc về công việc chuyên môn nghiệp vụ, do đạo diễn đảm nhận, phim biên tập phải đảm bảo tính pháp lý và tính văn hóa nghệ thuật, khơng gây phản cảm trong công chúng.
Phim biên tập xong cần phải chỉnh duyệt trƣớc Nhà tổ chức sự kiện theo những yêu cầu và nội dung nhƣ đã đề cập. Nếu còn vi phạm về những quy chế, luật pháp hoặc chƣa thể hiện đƣợc nội dung và giải quyết đƣợc những vấn đề đặt ra ban
đầu, phải tiến hành chỉnh sửa biên tập lại.
1.5.20.6. Những yêu cầu của quay phim, chụp ảnh
Nhà tổ chức hãy chú ý xem thợ phim ảnh có những u cầu đặc biệt gì phục vụ cho cơng việc chuyên môn kỹ thuật của họ. Nhà tổ chức sự kiện cần biết liệu họ đã quen với địa điểm sự kiện chƣa và liệu có đủ ánh sáng và vấn đề nào khác cần quan tâm không.
Những thợ chụp ảnh và quay phim đều là những chuyên gia trong lĩnh vực này. Tổ chức sự kiện cần phải tìm đƣợc những ngƣời nhƣ vậy. Một số cơng ty có thợ ảnh riêng và chuyên phục vụ cho các sự kiện của công ty trên thế giới. Tuy nhiên, số công ty khác thuê các thợ phim, ảnh địa phƣơng. Trong trƣờng hợp nhƣ
lời khuyên của họ. Điều quan trọng là thợ phim, ảnh phải quen với nơi sẽ làm việc. Nếu nhƣ họchƣa làm việc ởđó bao giờ hãy bốtrí để họ tự nghiên cứu thực địa, họ
cần biết vị trí, ánh sáng và thiết bị cần dùng.
1.5.20.7. Trang phục và ứng xử của chuyên gia quay phim, chụp ảnh
Phải rất cụ thể về trang phục và hành vi phù hợp. Chúng ta muốn họăn mặc
nhƣ thế nào? Nhẹ nhàng hay sặc sỡ? Không nên để thợ phim ảnh ăn mặc trở thành chủ đề bàn tán trong giờ nghỉ, trong tiệc chiêu đãi. Ăn mặc của họ không nên lập dị, tách biệt mà phải hịa nhập vào cơng chúng, vào khách tham dự. Cần làm việc
trƣớc với họ về hành vi của họ, từ ăn mặc đến cách trò chuyện để khách chấp nhận
đƣợc. Nếu là sự kiện quan trọng, thợ phim ảnh phải biết mặt những nhân vật nổi tiếng và phải túc trực để chụp đƣợc những ảnh ấn tƣợng.