1.5.18. Khách mời tham gia sự kiện
1.5.18.3. Lên danh sách khách mời
Thiếp mời cần đƣợc gửi cho khách của danh sách chính trong thời gian từ 6 tới 7 tuần trƣớc khi diễn ra sự kiện. Danh sách chính cần đƣợc rút ngắn trên cơ sở
xác nhận của khách mời 5 tuần trƣớc khi diễn ra sự kiện. Giấy vào cửa của khách
VIP đƣợc gửi cho khách thuộc danh sách chính.
Nếu áp dụng – giấy vào cửa của khách thƣờng đƣợc dùng nhƣ một phƣơng
tiện hiển thị để kiểm tra an ninh, và có thể đƣợc quàng vào cổ, kẹp vào túi sách hoặc thắt lƣng hoặc đeo vào cổ tay. Tại một sự kiện có thể có hai loại giấy vào cửa
– một loại đƣợc thiết kế “vào cửa tự do” và loại khác có giới hạn đối với các phòng VIP.
Tùy vào lịch giao thƣ của địa phƣơng và lịch nghỉ lễ, nên nhớ rằng vào mùa nghỉ lễ, nghỉ học kỳ và nghỉ hè, khách mời có thể đi ra ngồi thành phố và Nhà tổ
chức phải lên lịch tƣơng ứng để đảm bảo khách trong danh sách chính có đủ thời gian hồi âm trả lời. Thiếp mời đƣợc gửi cho khách của danh sách phụ 5 tuần trƣớc khi tổ chức sự kiện. Danh sách phụ cần đƣợc rút ngắn 3 tuần trƣớc khi sự kiện diễn ra.
Khung thời gian dựa trên tất cả những công việc đƣợc giao và đƣợc hồn
thành đúng thời hạn. Nên dự phịng thời gian tối thiểu 1 tuần nếu nhƣ bạn lo ngại các tranh ảnh minh họa không đƣợc giao đúng hẹn, lịch trình giao thiếp…Những gì bạn ít mong đợi nhất có thể xảy ra, nhƣ thƣ bị gián đoạn, hỏng máy tính, do vậy, vào bất cứ khi nào có thể, Nhà tổ chức cần chuẩn bịtrƣớc càng sớm càng tốt.
Liên quan đến khách mời, Nhà tổ chức sự kiện cần đặt ra những câu hỏi trước mỗi sự kiện:
- Ai là khách mời mục tiêu?
- Ai sẽ là ngƣời lên danh sách khách mời?
- Nhà tổ chức sự kiện cần đảm bảo rằng đúng ngƣời mà mình muốn đƣợc mời vì sự kiện đƣợc tổ chức khơng phải là chỗ cho tất cả mọi ngƣời.
- Nếu gửi giấy mời tới một ngƣời nhất định nào đó, Nhà tổ chức phải đảm bảo rằng họ đã nói đầy đủ nội dung ở trong giấy mời và giấy mời có khả năng đƣợc chuyển đi đƣợc hay khơng? Trong một số trƣờng hợp, Nhà tổ chức muốn giới hạn những địa điểm muốn mời và ƣu tiên một số khách mời chính thức.
- Bên cạnhđó, cần có danh sách khách mời dự bị, gồm những ngƣời có thể đƣợc mời thay thế cho những ngƣời thuộc danh sách chính mà vắng mặt.
1.5.18.4. Sốlƣợng khách mời
Trƣớc khi bắt đầu tìm kiếm địa điểm cho sự kiện của mình, Nhà tổ chức cần phải biết sốlƣợng khách mời sẽ đến dự và một số ý tƣởng nằm trong sự kiện. Nhà tổ chức cần phải tính đến tất cả các yêu cầu:
- Có cần chỗqua đêm cho khách mời khơng? Nếu có, cần bao nhiêu chỗ?
- Liệu phịng đơn hay phịng đơi?
- Có cần phịng hạng sang hay phịng VIP khơng?
- Nếu sự kiện diễn ra vào ban ngày, có chỗ cho khách mời thay đổi hoặc sử dụng cho cuộc hợp riêng hay khơng?
- Có cần bố trí chỗ kiểm tra vào sớm, ra muộn khơng?
- Có bao nhiêu phòng hợp cần giữ trƣớc cho khách mời?
- Nên bố trí phịng hợp nhƣ thế nào? Có thể giống nhƣ kiểu rạp hát, bàn
trịn 8 ngƣời, hình chữ U hay hình vng? Có cần chia vị trí hay khơng?
- Có cần khơng gian cho màn hình máy chiếu, sân khấu hay vị trí cho phiên dịch hay khơng?
- Có cần phịng riêng dùng cho giờ nghỉ giải lao hay khơng? Sẽ có khoảng bao nhiêu ngƣời? Họ sẽngồi hay đứng?
- Ngƣời phục vụ sẽ đứng và đồ ăn sẽ đƣợc để trên bàn? Có cần phải tổ chức tại một vị trí khác hay khơng?
- Bữa tối sẽ là ăn tự chọn hay là ngồi vào bàn?
- Có cần sân khấu hay phịng dành cho ca nhạc hay sàn nhảy không?
1.5.18.5. Chuẩn bị thiếp mời
Thơng thƣờng, thiếp mời cần phải đƣợc thiết kế hồn chỉnh trƣớc thời điểm diễn ra sự kiện 3-4 tháng. Khi đặt hàng thiết kế và in ấn thiếp mời, Nhà tổ chức cần chú ý tới những vấn đềsau đây:
- Đảm bảo cung cấp thông tin cho những ngƣời thiết kế chƣơng trình biết rõ về khung thời gian dự kiến để họ chuẩn bị tiến hành theo đơn đặt hàng của Nhà tổ chức.
- Những nộidung thiếp mời.
- Kiểm tra thờigian bên thiết kế và in ấn nghỉ.
- Họ cần thêm thời gian đối với những yêu cầu đặc biệt chẳng hạn nhƣ giấy yêu cầu của khách hàng?
- Họ sẽ yêu cầu ở Nhà tổ chức những gì? Họ sẽ cần minh họa bằng hình ảnh camera? Hãy xác định những yêu cầu của họ là gì để Nhà tổ chức có sẵn mọi thứ cần thiết đáp ứng yêu cầu của họ đúng lúc.
Công việc chuẩn bị thiếp mời cịn u cầu những cơng việc tiếp sau:
- Đặt trƣớc hịm thƣ với Bƣu điện.
- Rà sốt lại lần thứ nhất về việc thiết kế thiếp mời.
- Rà soát lại lần thứhai về việc thiết kế thiếp mời.
1.5.18.6. In thiếp mời
Nếu sự kiện diễn ra trong thời gian bận rộn của năm, Nhà tổ chức cần phải cân nhắc việc gửi giấy mời nhanh. Nếu sự kiện đƣợc tổ chức ở nƣớc ngoài, cần
phải gửi thiếp mời báo địa điểm với nội dung cho biết rất mong đợi gặp mặt họ tại
đó, thời gian tổ chức và những thông tin cần thiết khác. Những tấm thiếp phải bao gồm ngày giờ. Về địa điểm và trang phục có thể đƣợc gửi sau. Cách này có thể đƣợc áp dụng cho tất cả các sự kiện đặc biệt bao gồm họp, hội thảo, hội nghị.
Nếu nhà tổ chức ghi trong thiếp thông báo nhanh rằng thƣ mời sẽ đến sau
trƣớc một thời gian nhất định, cần đảm bảo rằng điều đó sẽ xảy ra vì nó thể hiện
cho ngƣời khác thấy cơng ty sự đúng hẹn, điều này có mối liên hệ đến chữ tín, tính chun nghiệp. Nếu thơng điệp đƣợc đƣa ra cùng chữ ký của giám đốc, Nhà tổ
chức phải đảm bảo thực hiện đƣợc nội dung của thông điệp.
Các nội dung sau đây sẽ được quán triệt trong thiếp mời.
- Số khách đƣợcmời.
- Tên sự kiện.
- Mơ tả sự kiện(Chƣơng trình nghị sự). - Ngày tổ chức sự kiện.
- Giờ (Khai mạc/Bế mạc/Chƣơng trình sự kiện). - Địa điểm.
- Chỉ dẫn.
- Nơi đậu xe.
- Trang phục.
- Địa chỉ, số điện thoại và số fax hồi âm.
- Mẫu yêu cầu vé.
- Phong bì hồi âm.
Việc những thơng tin trên có đƣợc trình bày rõ ràng và đầy đủ hay không ảnh
hƣởng không nhỏ tới thành công của sự kiện. Chẳng hạn, nếu là một buổi tiếp đón
chính thức, mang tính ngoại gia, đƣợc tổ chức trong một nhà hát Opera mà khách mời không đƣợc yêu cầu mặc đồ Vest sang trọng và mặt quần Jeans và áo thun tới
tham dự sẽ gây phản cảm của những vị khách khác tới ngƣời ăn mặc lạc điệu và thậm chí với cả ban tổ chức.
1.5.18.7. Gửi thiếp mời
Thiếp mời phải đƣợc gửi đến cho khách mời trƣớc ngày diễn ra sự kiện 2-3
tháng để họ có thể nhận và phản hồi về việc tham dự hay không hoặc trao đổi các thông tin mà họ quan tâm. Những sự kiện nhỏ thời gian gửi thiệp mời có thể trong vịng 1 tuần.
Dù ngƣời tổ chức đích thân gửi thiếp hoặc sử dụng hòm thƣ, bao giờ cũng
nên gửi một cái cho bản thân để biết việc chuyển phát có gặp rắc rối khơng. Khi thiếp mời đến, kiểm tra xem nó đƣợc gửi đi chính xác khi nào.
Nếu thuê bƣu điện gửi thiếp mời trƣớc một thời hạn nhất định, Nhà tổ chức sẽ cần bằng chứng khi đối chất vấn đề này với họ.
Nếu thiếp mời không đến đúng hẹn, Nhà tổ chức sẽ phải gọi điện cho khách mời kiểm tra xem họ đã nhận đƣợc thiếp mời chƣa,. Có thể sẽ xảy ra sự cố giao
thƣ, hoặc nhầm cho ngƣời khác. Nếu khách nhận đƣợc thiếp mời trƣớc khi tổ chức sự kiện vài ngày, sẽ rất khó khăn đểthay đổi kế hoạch đã lập sẵn và có thể dẫn đến một hậu quả đáng tiếc. Điều này không chỉ làm cho khách cảm thấy nhƣ thể họ không đƣợc coi trọng, mà cịn gây khó khăn cho việc tổ chức sự kiện. Vì thế Nhà tổ
chức sự kiện cần lƣu ý những vấn đềliên quan đến việc gửi thiếp mời dƣới đây.
Kiểm tra lịch trình giao thƣ đối với loại thƣ ƣu tiên. Số ngày tối thiểu và tối
đa nhận đƣợc theo từng địa phƣơng. Nhớ rằng thời gian này có thể thay đổi mà
không đƣợc báo trƣớc và thời điểm trong năm cũng có tác động đáng kể. Nếu thiếp mời đến vào mùa nghỉ lễ, sẽ có thể bị gián đoạn. Nhà tổ chức cần kiểm tra ở bƣu điện địa phƣơng khi bắt đầu tổ chức sự kiện. Kiểm tra cả lịch trình giao thƣ địa
Kiểm tra giá cƣớc bƣu chính đối với các loại thƣ ƣu tiên. Thƣ gửi nƣớc ngồi
có giá khác thƣ trong nƣớc. phải đảm bảo rằng thƣ đƣợc tách riêng và áp dụng chính xác giá gửi. Các phong bì q khổ sẽ cần thêm cƣớc phí. Tốt nhất là mang một mẫu phong bì đến bƣu điện địa phƣơng để chắc chắn rằng thiếp mời không
vƣợt quá tiêu chuẩn về kích cỡ và trọng lƣợng.
Kiểm tra lịch trình đƣa thƣ đối với thƣ thông thƣờng. Kiểm tra cả số ngày tối thiểu và tối đa và giá cƣớc bƣu chính. Báo cho bên cung cấp dịch vụ biết rõ trƣớc về khung thời gian dự kiến để họ có thể thu xếp tiến hành theo đơn đặt hàng của bạn. Có thể gửi thƣ theo nhóm để dễ kiểm sốt việc thực hiện.
Phong bì phải ghi địa chỉ, đóng kín và dán tem. Thời gian dành cho việc chuyển thƣ thƣờng là một tuần.
1.5.19. Phát tờrơi cho tổ chức sự kiện
Phát tờ rơi là một công việc tƣởng chừng nhƣ đơn giản, nhƣng để nó thực sự
phát huy hiệu quả, đem khách đến cho sự kiện của bạn, nhất thiết phải biết cách sắp xếp cho hợp lý, khoa học.
Trước tiên bạn cần phải định ra các thông tin sau:
Đối tƣợng cần phát là ai, họ thƣờng tụ tập ở đâu: Điều này sẽ xác định cho bạn những địa điểm phát phù hợp nơi xác suất gặp ngƣời tham dự tiềm năng cao
nhất. Nhƣ vậy tùy theo sản phẩm và đối tƣợng khách hàng mà bạn lên danh sách
địa điểm phát tờrơi.
Thời gian nào trong ngày là hợp lý nhất? Bạn cần phải nắm lịch hoạt động của các đối tƣợng tại địa điểm của họ, xem khi nào là thời gian cao điểm. Ví dụ các cao ốc văn phịng thì phát vào các giờ họ tới công ty, nghỉ trƣa và tan sở là phù hợp, trƣờng học phát vào lúc sinh viên, học sinh chuẩn bị vào lớp và trƣớc khi ra về, các quán bar thì tất nhiên phải phát vào giờ khuya một chút.
Phát tờ rơi ở các tụ điểm kể trên có cần xin phép hay trả phí gì khơng? Thực tế cho thấy để phát tờ rơi thì phải xin phép Sở Thơng tin và Truyền thơng, xin phép
địa điểm (có trả tiền). Nếu xin phép địa điểm, bạn sẽ đƣợc đứng đằng trƣớc cửa
phát đàng hoàng, và mặc đồng phục, cịn khơng thì phát chui, phải chấp nhận sẽ bị
bảo vệ đuổi và phải phát ở ngồi rìa, ví dụ cổng phụ hay bãi xe... Chú ý đặc điểm của từng địa điểm, ví dụ nhiều chỗ bạn mà phát tờ rơi khơng xin phép là sẽ có chuyện, và ngay cả khi đã xin phép bạn chỉđƣợc phát tờcho khách đi ra, chỉ có quà
là đƣợc phát cho khách đi vào siêu thịđƣợc, vì đề phịng họ xả rác bừa bãi.
Số lƣợng nhân sự phát tờ rơi? Số lƣợng này phải phụ thuộc vào địa điểm, thời gian, ví dụ trƣờng học, rạp phim thì tầm 300 tờ/lần phát khoảng 3 tiếng, siêu thị trên dƣới 700 (tùy đơng hay vắng), nhà văn hóa khoảng 500 tờ... Tùy theo tần suất làm việc (thời gian, địa điểm, số lƣợng nhân viên...) mà bạn sẽ tính ra. Thơng
thƣờng để đánh nhanh rút gọn thì 1 đến 2 bạn 1 địa điểm, tuy nhiên để phô trƣơng
quy mơ thì từ 2 bạn trở lên - có đồng phục đầy đủ sẽ tăng độ tin cậy của sản phẩm mà bạn đang giới thiệu.
Dự phòng các rủi ro nhƣ thế nào? Nên có các phƣơng án dự phòng khi nhân sự nghỉ, khi họđến trễ, dự phòng các địa điểm sơ cua khi địa điểm trong danh sách có vấn đềnhƣ bị cấm phát, các phƣơng án lobby với chủđịa điểm và lực lƣợng bảo vệ... để đảm bảo chƣơng trình vận hành hiệu quả. Nếu đây là cơng việc mang tính
thƣờng xun của bạn thì bạn nên tự lập ra một đội ngũ phát tờ rơi, giám sát... của
riêng mình để sẵn sàng làm việc trong mọi trƣờng hợp nhất là trong trƣờng hợp phát sinh hoặc khẩn cấp. Điều đó cũng tăng thế mạnh của chính bạn trong cơng việc.
Chi phí và tiền lƣơng nên tính thế nào? Chi phí phát tờ rơi tính trên số lƣợng từng tờ, ví dụ 10.000 tờ x 800 đ = 8.000.000 đ nhƣng sẽ có vấn đề về việc nhân viên phát tờrơi nhét vào tay khách 1 tập tờrơi ln để phát cho nhanh hết. Cho nên có thể khốn theo thời gian thay vì khốn số lƣợng. Bạn nhớ tính thêm khoản thất
- do đó bạn phải tính đến việc có ngƣời giám sát chấm công đầy đủ và nhớ đƣa ra
một số ràng buộc về trách nhiệm để công bằng cho cả 2 bên.
Bƣớc đầu chuẩn bị có thể gặp khó khăn, nhƣng sau đó bạn sẽ thấy dễ dàng biết bao nhiêu, đó mới chính là sự thú vị của nghề.
1.5.20. Vấn đề quay phim, chụp ảnh trong tổ chức sự kiện 1.5.20.1. Mục đích của quay phim, chụp ảnh