Địa điểm Tổ chức sự kiện đóng vai trị quan trọng góp phần cho sự kiện
đƣợc tổ chức thành công hay không?. Tùy theo quy mô và loại sự kiện mà lựa chọn
địa điểm phù hợp. Địa điểm Tổ chức sự kiện ảnh hƣởng đến ngân sách và lƣợng khách tham gia sự kiện. Địa điểm tổ chức sự kiện phải đƣợc khảo sát và tính tốn với tất cả các hoạt động diễn ra trong sự kiện.
Khi bạn đã quyết định về “thông điệp” cho một sự kiện, bạn cần xác định địa
điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt thơng điệp đó đến quảng đại cơng chúng. Ví dụ, nếu một sự kiện liên quan đến một tuyên bố về lĩnh vực giáo dục, địa
điểm tốt nhất có thể là một trƣờng học. Một khi bạn đã chọn đƣợc một trƣờng học, hãy xem xét những vấn đề sau:
- Phòng học nào là tốt nhất để tổ chức sự kiện?
- Nên để cho học sinh ở độ tuổi hay lớp học nào tham gia?
- Tơi muốn tạo ra một hình ảnh nhƣ thế nào?
- Loại biểu ngữ nào thích hợp nhất cho mục đích đó và phù hợp với thơng điệp?
Cần có những ai khác ở đó để giúp xây dựng nội dung thơng điệp. Ví dụ, có giáo viên, cán bộ quản lý, hay là Bộtrƣởng giáo dục để làm diễn giả hoặc là khách mời không? Hãy quyết định khi nào nên mời họ, ai sẽ mời họ và họ sẽ đóng vai trị
gì, nếu có, trong sự kiện.
Thông thƣờng, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải
thƣởng… doanh nghiệp thƣờng nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng đƣợc xem là tối ƣu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Đã có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng tại một khách sạn hàng
đầu ở ở một thành phố lớn, thƣ mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dị trƣớc, có thể doanh nghiệp sẽ đƣợc cung cấp những số liệu cụ thểhơn.
Chẳng hạn, nếu lƣợng khách mời vƣợt quá 500 ngƣời thì tại thành phố Hồ
Chí Minh chỉ có các khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt là có khán
phịng đủ rộng; ở Hà Nội thì có khách sạn Melia và Deawoo. Các khách sạn khác dù có nhiều “sao” nhƣng sức chứa chỉ tối đa 300-400 ngƣời. Tại Vũng Tàu những khách sạn lớn có thể tổ chức những sự kiện lớn không nhiều nhƣ Imperial, Hera
Palce, Khu phức hợp khách sạn 5 sao Hồ Tràm Strip và Trung tâm Hội nghị, Triển lãm quốc tế Vũng Tàu Pullman có sức chứa đến 1000 ngƣời.
Nhiều doanh nghiệp đã thất vọng khi làm chƣơng trình mang tính chất giao
kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc đƣợc lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh
khơng đảm bảo… Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chƣơng
trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ đƣợc tính cho thời gian diễn. Muốn đƣợc việc, doanh nghiệp phải trả thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.
Chính vì vậy, nên tổ chức sự kiện ở những địa điểm phù hợp với mục đích tổ
chức của mình, chẳng hạn nhƣ một hội thảo lớn cần tổ chức ở các trung tâm hội nghị hay khách sạn. Không nên chọn địa điểm quá rộng so với sốlƣợng ngƣời tham dự vì nhƣ vậy sẽ làm khơng khí trở nên loãng.
Bạn cũng cần kiểm tra những tiện ích mà chủ địa điểm cung cấp cho bạn xem phần nào họ sẽ miễn phí và phần nào sẽ tính phí nhằm lên dự trù kinh phí cho phù hợp. Bạn cũng cần để ý đặc điểm của nơi tổ chức xem có phù hợp để mình tổ
chức hay không. Chẳng hạn nhƣ những quán cafe sân vƣờn diện tích lớn khơng phù hợp tổ chức hội thảo, tọa đàm vào buổi sáng vì trời sẽ rất nóng, nếu ngồi đơng ngƣời sẽ tạo khơng khí nóng bức, ngột ngạt, một sốđịa điểm có tiếng vang làm cho việc theo dõi của khán giả thêm khó khăn. Trên thực tế đã có những sự kiện đƣợc tổ chức, do địa điểm và nhà cung cấp âm thanh xử lý tiếng vang không tốt làm cho việc thuyết trình của diễn giả hầu nhƣ khơng thểnghe rõ đƣợc.
Khi bạn quyết định lựa chọn địa điểm, bạn cần phải tìm ra những gì sự kiện
này đòi hỏi. Đầu tiên, địa điểm tổ chức đủ ngƣời khơng? Nếu có chƣơng trình ca
nhạc, liệu âm thanh hay điều kiện tại khán phòng của địa điểm có thích hợp cho sự
kiện đó hay khơng? Ánh sáng có đủ hay khơng, nếu mang thêm vào thì có chỗ treo gắn hay khơng, hoặc bãi giữ xe có đủ chỗ chứa nếu có quá nhiều xe hơi, bãi xe giữ có xa địa điểm tổ chức sự kiện hay khơng?...
Có thể lựa chọn một sốđịa điểm để tổ chức sự kiện như sau:
1.5.7.1. Tổ chức sự kiện trong nhà
Tổ chức sự kiện trong nhà thƣờng là trong khách sạn, nhà hàng và trong trung tâm hội nghị. Rất nhiều sự kiện lựa chọn những địa điểm này để tổ chức.
Tổ chức sự kiện ở khách sạn sẽ đáp ứng đƣợc yêu cầu của nhiều nội dung hoạt động sự kiện. Khách sạn có các phịng chức năng, hội trƣờng, phòng khách nghỉ, các dịch vụăn uống giải trí…
Tổ chức sự kiện ở khách sạn sẽ rất thuận tiện cho khách tham dự, giảm chi phí và thời gian đi lại. Nhìn chung chi phí tổ chức sự kiện ở khách sạn là thấp hơn
do tiết kiệm đƣợc nhiều khoản chi phí và có những dịch vụ khách sạn có thể phục vụ miễn phí.
Trung tâm hội nghị thơng thƣờng là các phịng họp lớn và những phịng chờ.
Ở đó khơng có các phịng chức năng, phịng nghỉ của khách, khơng có dịch vụ hỗ
trợnhƣ khách sạn.
Dƣới đây là một số vấn đề khi tổ chức sự kiện tại trung tâm hội nghị mà Nhà tổ chức cần lƣu tâm:
- Có rất nhiều chi phí phát sinh ngồi hợp đồng th trung tâm hội nghị (thuê nhân cơng bốc dỡ hàng hóa, treo rèm…).
- Chi phí sẽ cao hơn nhiều so với ở khách sạn. Do vậy cần tìm hiểu chi tiết trƣớc khi ký hợp đồng nhƣ: Có tính tiền bàn ghế khơng? Có phải trả chi phí dọn vệ sinh…
- Nhà tổ chức yêu cầu Ban quản lý trung tâm liệt kê tất cả những chi phí phụ trội để bổ sung vào ngân sách tổ chức sự kiện. Chủ động về mặt tài chính, tránh bội chi ngân sách do những chi phí phát sinh đột xuất, nhất là với những sự kiện ngân sách hạn hẹp lại cố định trƣớc.
Tóm lại, dù là khách sạn hay trung tâm hội nghị, nhà tổ chức đều phải biết tất cả các khoản chi phí đểđƣa vào dự tốn ngân sách, loại trừ những chi phí phát sinh
đột xuất. Sử dụng bất kỳđịa điểm nào cũng điều phải tìm hiểu các nội dung: - Các nhân viên thuộc cùng một tổ chức hay thuộc các tổ chức độc lập?
- Hợp đồng và các thỏa thuận về lƣơng có hiệu lực từ khi nào?
- Có thay đổi gì trong kế hoạch khơng, nếu có thì tác động của nó đối với sự kiện thế nào?
1.5.7.2. Tổ chức sự kiện ngoài trời
Tổ chức sự kiện ngồi trời sẽ có nhiều thuận lợi hơn cho Nhà tổ chức. Đó là điều kiện tốt để thực hiện các ý tƣởng sáng tạo. Dƣới đây là những cơ sở chắc chắn của những thuận lợi đó.
- Thứ nhất, tổ chức ngồi trời khơng bị đóng khung bởi giới hạn trong một phạm vi không gian cụ thể. Dù hội trƣờng rộng hẹp nhƣ thế nào đều bị giới hạn bốn bức tƣờng và mái che. Ngồi trời sẽ khơng bị giới hạn bởi phạm vi khơng gian. Đó là những gì Nhà tổ chức phải tìm hiểu khi lên kế hoạch cho sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp hay khách hàng.
- Thứ hai, tổ chức ngoài trời tạo cơ chế năng động cho quy mơ của sự kiện. Quy mơ có thể tăng lên gấp đơi hoặc giảm đi một nửa đều không ảnh hƣởng tới địa điểm tổ chức. Nhà tổ chức có thể làm thay đổi khơng gian nơi tổ chức sao cho phù hợp với sự kiện, điều này rất khó thực hiện trong hội trƣờng.
- Thứ ba, tổ chức sự kiện ngoài trời là một yếu tố rất quan trọng trong việc định vị sự kiện. Do không bị giới hạn bởi không gian rộng hẹp, khơng rơi vào tình trạng khơng gian trùng lặp, tổ chức sự kiện ngoài trời gặp nhiều thuận lợi trong việc cải tạo không gian sao cho phù hợp với sự kiện đồng thời có thể thực hiện sự khác biệt độc đáo của khơng gian tổ chức sự kiện. Vì thế mà tạo nên đƣợc hình ảnh sâu đậm và ấn tƣợng trong tâm trí khách tham dự và cơng chúng.
Bên cạnh những thuận lợi nêu trên, tổ chức sự kiện ngồi trờicũng có những hạn chế nhƣ:
- Mất nhiều thời gian và cơng sức tìm kiếm, khảo sát địa điểm.
- Chi phí vận chuyển thiết bị cao hơn.
- Cần nhiều nhân sự tham gia tổ chức sự kiện.
1.5.7.3. Tổ chức sự kiện trong nhà hàng
Tổ chức sự kiện tại nhà hàng chi phí sẽ thấp hơn nhiều so với tổ chức ở
khách sạn hoặc trung tâm hội nghị. Để tăng khả năng thành công của tổ chức sự
kiện, nhà tổ chức cần nghiên cứu trƣớc những vấn đề cần đƣa ra thƣơng lƣợng ghi vào hợp đồng cùng chi phí phải chấp nhận. Có thể là những vấn đề sau:
- In bảnghiệu báo nhà hàng đóng cửa.
- Làm bảngghi nhớ trong suốt tuần tổ chức sự kiện.
- Báo cho các khách hàng địa phƣơng nhà hàng sẽ đóng cửa vào ngày
này.
- Phát phiếu ăn miễn phí hoặc món ăn khai vị cho sự kiện khi vào để thay lời cám ơn đã đến dự.
- Bố trí tuyến giao thơng đến khách sạn khác.
- Bố trí nhân viên ở khu vực đậu xe báo cho khách biết nhà hàng đóng cửa trƣớc khi họ gửi xe.
- Nếu nhà hàng nằm trong khu phố bn bán, phải đảm bảo đƣợc phép của chính quyền địa phƣơng hay Ban quản lý khu phố và tìm hiểu các quy định hạn chế có thể áp dụng cho sự kiện.
- Hãy thông báo cho những ngƣời quản lý khu phố bn bán để họ có thể theo kế hoạch và phối hợp thực hiện quảng bá địa phƣơng mình trƣớc khách tham dự sự kiện và công chúng nhằm tăng vị thế địa phƣơng trong khu vực thị trƣờng.
- Hãy dành thời gian tìm giải pháp cho phù hợp với sự kiện và tập trung mọi cố gắng để đảm bảo cho sự kiện thành cơng.
- Khi tổ chức sự kiện ngồi trời, phải có dự phịng về thời tiết.
1.5.8. Ban tổ chức sự kiện
Trong quá trình tổ chức một sự kiện, nhân sự là một yếu tố không thể thiếu. Sắp xếp nhân sự tốt cũng là một phần để giúp tổchƣc sự kiện thành công.
Trƣớc hết phải thành lập ban tổ chức sự kiện và chỉ định ngƣời phụ trách tồn bộ sự kiện. Ngƣời này có trách nhiệm soạn thảo nội dung của sự kiện và phân công công việc cụ thể cho từng thành viên tham gia tổ chức, đồng thời đôn đốc và xử lý các vấn đềtrƣớc, trong và sau khi diễn ra sự kiện.
Ban tổ chức phải đƣợc thành lập trƣớc tiên để giúp nhà quản trị thực hiện các công việc chuẩn bị cho sự kiện. Ban tổ chức gồm những thành viên thuộc những
để chủ động trong thực hiện. Mỗi thành viên trong Ban tổ chức cần đƣợc giao những màng công việc cụ thể chi tiết trên những lĩnh vực riêng biệt, không trùng lặp nhau.
Nhà quản trị tổ chức sự kiện đảm nhận trƣởng Ban tổ chức trực tiếp điều hành các thành viên trong Ban, ra quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc về việc kết hợp các kỹ năng chun mơn, thực hiện điều hịa tạo nên sự ăn khớp chƣơng trình riêng biệt nhằm duy trì sự đồng bộ công việc giữa các thành viên trong Ban.
Sốlƣợng ngƣời tham gia vào việc tổ chức một sự kiện phụ thuộc vào quy mô của sự kiện. Ví dụ khi tổ chức một sự kiện nhỏ chỉ có từ 1 đến 2 ngƣời nhƣng
những sự kiện có quy mơ lớn thì số lƣợng nhân sự có thể nhiều, có khi lên đến cả ngàn ngƣời nếu là sự kiện của Quốc gia.
Đối với các công ty tổ chức sự kiện thì tùy công ty mà ngƣời ta phân ra những cấp bậc quản lý khác nhau. Một số cơng ty có thể phân theo cấp bậc, một số
lại phân theo bộ phận. Một công ty quản lý sự kiện có thể có các nhân sự sự kiện
sau đây:
- Trƣởng ban tổ chức sự kiện
- Quản lý, điềuhành sự kiện
- Giám sát viên - Nhân viên sựkiện
- Cộng tác viên
1.5.9. Diễn giả cho sự kiện
Vấn đề diễn giả cho sự kiện là một trong những vấn đề quan trọng, đóng góp
vào sự thành cơng của sự kiện. Chính vì vậy trong kế hoạch tổ chức sự kiện, nhà tổ
chức cần lƣu ý những vấn đềsau đây: Lựa chọn diễn giả:
- Xác định diễn giả là ai?
- Tại sao chọn diễn giả này?
- Diễn giả có u cầu gì về thù lao khơng?
- Ai là ngƣời đƣa ra quyết định cuối cùng để chọn diễn giả?
- Có cần thiết phải chọn hay duyệt trƣớc diễn giả không?
- Lời giới thiệu về diễn giả nhƣ thế nào?
- Diễn giả đã đƣợc phỏng vấn chƣa?
- Diễn giả đã biết mục đích, lý do của sự kiện chƣa?
- Các tiêu chuẩn mà diễn giả phải đạt là nhƣ thế nào? Sau khi diễn giả nhận lời:
- Bài trình bày của diễn giả đã sẵn sàng chƣa?
- Có u cầudiễn giả nộp lý lịch khơng?
- Có ai đi kèm diễn giả khơng?
- Diễn giả có cần phịng nghỉ khơng?
- Các thiết bị hỗ trợ có cần thiết khơng? Tại nơi diễn thuyết:
- Có ai đón diễn thuyết khơng? - Diễn giả cần có tài liệu gì?
- Diễn giả có đƣợcphép tham dự các phần khác của sự kiện khơng?
- Diễn giả có cần phƣơng tiện đi lại khơng?
- Phòng nghỉ cho diễn giả đã chuẩn bị chƣa? Thời điểm diễn thuyết:
- Đã chuẩn bị không gian diễn thuyết chƣa?
- Có phải sắp xếp chỗ ngồi chodiễn giả khơng?
- Trong bữa ăn có cần diễn thuyết khơng? Sau sự kiện:
- Diễn giảcó cần gặp gỡ ai khơng? Những việc cần làm tiếp theo:
- Ai sẽ viếtthƣ cảm ơn diễn giả?
- Có gửi diễn giả các bài báo viết về buổi diễn thuyết khơng?
- Có gửi mẫubình luận, đánh giá cho diễn giả khơng?
1.5.10. Thời gian hoàn thành các phần việc đã định
Những công việc phân công cho từng cá nhân, bộ phận phải kèm theo hạn
định cuối cùng phải hoàn thành. Thời gian hồn thành này có những móc xích, quan hệ mật thiết với quá trình thực hiện của các nhân hay bộ phận. Có những phần việc đƣợc tiến hành tuần tự từ việc này xong rồi mới có thể bắt đầu việc khác.
Nhƣng cũng có những phần việc đƣợc thực hiện cùng lúc bởi hai bộ phận khác nhau.
Những phần việc cần ấn định thời gian như:
- Thời gian hoàn thành bài diễn văn, phát biểu.
- Thời gian chuẩn bị xong các tài liệu, công cụ liên quan.
- Thời gian in ấn xong giấy mời và ngày gửi giấy mời.
- Khi nào thì tiến hành những cuộc họp với các thành viên tham gia tổ chức sự kiện để kiểm tra, đánh giá quá trình chuẩn bị và việc chuẩn bị đang đƣợc triển khai nhƣ thế nào? Có những trở ngại gì và biện pháp khắc phục?
1.5.11. Phòng hội nghị
Nếu sự kiện là một cuộc họp, hội nghị, hội thảo thì vấn đề chuẩn bị phịng hội nghịchu đáo là hết sức cần thiết để mang lại thành công. Sau đây là những vấn