Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của Tổ chức sự kiện. Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thực hiện đƣợc hay khơng đồng thời nó quyết định mục tiêu và quy mơ của sự kiện. Ngân sách đƣợc ví nhƣ huyết mạch của cơ thể, nó xuyên suốt tất cả các hoạt động của sự kiện. Ngân sách liên quan đến tất cả các chi phí từ nhân sự, địa điểm, cơ sở vật chất, trang thiết bị, quảng cáo, tiệc chiêu đãi, v.v…. Việc dự toán ngân sách là công việc đầu tiên cần giải quyết của nhà quản lý sự kiện. Đây là yếu tố quyết định việc tổ chức sự kiện có thể đƣợc hay
2.1.2. Yêu cầu của ngân sách
Khi lập ngân sách tổ chức sự kiện, đơn vị chức sự kiện cần dựa vào tầm quan trọng của ngân sách để phân tích các yếu tố cần thiết để có ngân sách, các yêu cầu sau đây cần đạt đƣợc:
- Nhà tổ chức sự kiện cần khẳng định đƣợc là có ngân sách hay khơng có.
Nhà tổ chức sự kiện cần xác định trƣớc ngân sách cho tổ chức sự kiện và
lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép.
- Nhà tổ chức sự kiệncần thu xếp đủ ngân sách còn thiếu hụt để tổ chức sự kiện. Nếu khơng có đủ ngân sách, sự kiện sẽ diễn ra khơng nhƣ mục đích đã đặt ra và hậu quả không lƣờng hết đƣợc.
- Nhà tổ chức sự kiện cũng cần xách định rõ quy mơ, vị trí, địa điểm tổ chức sự kiệnchi phối ngân sách .
- Nhà tổ chức sự kiện cần thu sếp đủ ngân sách dù tổ chức sự kiện nhỏ hay lớn. Không thể sử dụng ngân sách thiếu hụt để tổ chức sự kiện. Nhƣ vậy sẽ dẫn tới tác dụng ngƣợc chiều và hậu quả không lƣờng hết đƣợc.
- Nhà tổ chứcsự kiện cũng cần xác định rõ quy mơ, vị trí, địa điểm tổ chức sự kiện chi phối ngân sách.