Vai trò của trò chơi trong một sự kiện là để làm nóng bầu khơng khí và liên kết mọi ngƣời cùng hịa nhập vào sự kiện. Vì vậy, sáng tạo trị chơi thích hợp với tính chất của từng sự kiện là một kỹ năng bắt buộc của một ngƣời lập kế hoạch tổ
chức sự kiện.
Có thể thấy trị chơi trong sự kiện thường phân thành các nhóm như sau:
- Trị chơi mang tính vận động: Thƣờng phù hợpcho những sự kiện có khơng gian sân khấu rộng, và đối tƣợng khách hàng tƣơng đối trẻ. Các trò chơi này thiên về vận động tay chân, tạo tiếng cƣời thoải mái và khơng khí sơi động. Đặc biệt vài năm trở lại đây, hình thức trị chơi xây
dựng đội ngũ (team building) khá phát triển, nhất là trong các sự kiện ngoài trời. Đây là hoạt động thiết thực vừa truyền tải tối đa văn hóa cơng ty vừa kết nối các cấp nhân viên cùng bộ máy để hồn thành mục tiêu kinh doanh của cơng ty.
- Trị chơi vận may: Nhƣ bốc thăm, quay lơ tơ hay làm một hành động đơn giản nào đó... để chọn ra những ngƣời may mắn. Những trò chơi này khá đơn giản nhƣng mức độ hào hứng luôn cao vì thơng thƣờng q tặng rất hấp dẫn. Nhƣng ngƣời tổ chức cần lƣu ý, ở những trị chơi có bốc thăm giải thƣởng giá trị lớn thì cần phải xin phép Sở Cơng thƣơng.
- Trị chơi dạng Board game: Là những trị chơi nhƣ lắp ghép, xếp hình trên các chiếc bàn, thƣờng chơi theo nhóm từ 2 đến 5 ngƣời, dƣới áp lực về thời gian hoặc khối lƣợng cơng việc. Trị chơi dạng này cũng phù hợp nhất với những ngƣời trẻ.
- Trò chơi Hi tech trên máy tính, điện thoại: Thƣờng là dạng trị chơi
ánh sáng (Flash game) viết riêng cho sự kiện, trông rất bắt mắt, chuyên nghiệp, có thể quảng bá tốt cho thƣơng hiệu, sản phẩm thơng qua việc đƣa nó vào ngay trong trị chơi. Ngồi ra, một số trị chơi cịn thu hút
đƣợc ngƣời chơi thông qua việc yêu cầu họ điền thông tin trƣớc khi bắt đầu chơi. Việc này phù hợp với các hội chợ, hay những sự kiện đông ngƣời.
- Trị chơi cho tất cả đám đơng: Đây là thể loại trị chơi lơi kéo sự can dự của tất cả ngƣời chơi, ví dụ cùng tìm một vị khách bí ẩn nào đó (đã đƣợc Ban tổ chức phân cơng trƣớc).
Để có những trị chơi hấp dẫn, phù hợp với loại hình sự kiện mình tổ chức,
ngƣời tổ chức nên lƣu ý:
Trƣớc tiên, cần xác định sự kiện mình sắp tổ chức là gì, đối tƣợng khách hàng là ai, không gian tổ chức nhƣ thế nào… rồi lên một kịch bản trao đổi với
khách hàng để có giải pháp tốt nhất. Chẳng hạn nhƣ vào dịp cuối năm, rất nhiều công ty tổ chức Hội nghị khách hàng để tri ân khách hàng, đối tác và nhân viên. Tuy nhiên, mỗi đơn vị tổ chức lại có phong cách, u cầu khác nhau nên khơng thể
dùng một kịch bản chung cho loại hình sự kiện này. Lúc đó, bạn cần tìm hiểu xem
ty con của tập đoàn, là khách hàng trực tiếp mua sản phẩm, là nhân viên của cơng ty...
Từđó sẽ vận dụng các trò chơi mang lại hiệu quả cao, phù hợp. Khơng thể sử
dụng hình thức game giải trí nhƣ đuổi hình bắt chữ, ghép thƣơng hiệu… trong một bữa tiệc dành cho các tổng giám đốc, trƣởng phịng, cũng khơng q lạm dụng nhiều trò chơi làm mờ nhạt đi chủđích “cảm ơn” của đơn vị tổ chức.
Trong các buổi hội nghị, hội thảo, ngƣời làm sự kiện thƣờng ƣa chuộng những trò chơi đơn giản, dễ thực hiện nhƣ xổ số, lựa chọn vị khách may mắn ngẫu nhiên (màu sắc hoa cài áo, vị trí ngồi…), câu hỏi liên quan đến thƣơng hiệu sản phẩm, ghép logo thƣơng hiệu hay mời ngƣời tham gia lên sử dụng sản phẩm (trong
các chƣơng trình ra mắt sản phẩm mới).
Cịn với những sự kiện mang tính chất cá nhân, thân mật (đám cƣới, lễ thơi nơi, sinh nhật…), trị chơi đƣợc tổ chức thoải mái và phong phú hơn. Đó có thể là cuộc thi hát karaoke với giải thƣởng do đích thân cơ dâu chú rể chuẩn bị; hay mọi
ngƣời đƣa ra những câu hỏi thú vị mà cô dâu chú rể chỉ có thể trả lời “có” hay “khơng”; bức ảnh ngộnghĩnh nhất trong tiệc sinh nhật của trẻ nhỏ…
Lồng ghép thƣơng hiệu, tính chất của sản phẩm vào trị chơi là một điều tốt (cho nhà tổ chức), tuy nhiên không nên lồng ghép một cách q khiên cƣỡng, ví dụ
muốn thơng qua trò chơi nhồi nhét vào đầu ngƣời tham dự tất cả dãy sản phẩm của công ty cùng tên của từng sản phẩm. Ngƣợc lại, hãy để cho ngƣời chơi tự nhiên cảm nhận đƣợc sản phẩm, những tính năng nổi bật hay thông điệp cần truyền tải một cách nhẹ nhàng thơng qua trị chơi.
Ví dụ trong một Event của một nhãn sữa dinh dƣỡng, nhà tổ chức cho ngƣời nội trợ tham dự trò chơi chọn 3 ơ có hình ảnh các loại thực phẩm mà mặt sau hiển thị số Calories năng lƣợng cung cấp cho ngƣời ăn, nếu trên 2000 kcl (là mức năng lƣợng tối thiểu cần cho cơ thể mỗi ngày) thì sẽ nhận đƣợc quà. Qua đó huấn luyện
cho ngƣời nội trợ biết số Calories năng lƣợng cần thiết mỗi ngày cho cả gia đình.
chính vì thế thơng điệp "Uống sữa mỗi ngày" đến thật nhẹ nhàng, tự nhiên và dễ
nhớ thơng qua một trị chơi nhỏ.
Những rủi ro có thể gặp khi sáng tạo trị chơi là:
Luậtchơi quá lắt léo khiến khách hàng khó nắm bắt: MC giải thích miệt mài
nhƣng ngƣời tham dự vẫn khơng hiểu rõ luật chơi hoặc liên tục vi phạm luật
Trị chơi là "điệp vụ bất khả: Trị chơi khó đến nỗi khách tham dự không thể chơi đƣợc. Lúc này MC cần linh động tìm cách giảm bớt độ khó hoặc thay đổi luật
chơi đểngƣời chơi có thể tham gia.
Khách tham dự không hƣởng ứng nhiệt tình: Trị chơi đƣợc đƣa ra nhƣng ngƣời tham dự lại xìu xìu ển ển khơng muốn lên chơi do không hứng thú hoặc ngại ngần, điều này hay gặp ở những Event dành cho những ngƣời đứng tuổi. Lúc này MC phải là ngƣời kích động đám đơng và truyền lửa nhiệt tình cho họ. Nếu cần thiết, có thể gọi một vài "gà nhà" lên tham dự trƣớc để làm "mồi".
Yếu tố “hợp pháp” khi sáng tạo trò chơi. Hẳn các bạn trong nghề còn nhớ có
cơng ty trong trị chơi xổ số in hình tiền mệnh giá 5 triệu đồng, mô phỏng tờ 500.000 đồng nên bị giới truyền thông đặt dấu hỏi “Công ty phát hành tiền để tiêu
ở tiệc tất niên” gây ấn tƣợng không tốt. Do đó, ngƣời tổ chức sự kiện ln cần phải sáng suốt tƣ vấn cho khách hàng của mình những ý tƣởng tốt và "an toàn" nhất.
Câu hỏi và bài tập
1. Hai yếu tố nào quan trọng nhất trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc? 2. Chi phí cho một bữa tiệc trong sự kiện thƣờng bao gồm những gì?
3. Các bữa ăn sáng, trƣa, tối trong sự kiện đƣợc tổ chức nhƣ thế nào? 4. Đồăn và đồ uống đƣợc huẩn bị nhƣ thế nào trong bữa ăn?
Chƣơng 5
QUẢN LÝ DIỄN BIẾN SỰ KIỆN
Mục tiêu:
Sau khi học xong chương này, người học có thể:
- Phân tích đƣợc yêu cầu của bộ máy tổ chức sự kiện;
- Thiếtlập đƣợc bộ máy nhân sự cho tổ chức sự kiện;
- Liệt kê đƣợc những chức năng chính của các chức danh trong bộ máy tổ chức sự kiện;
- Diễn tả đƣợc quá trình tổ chức và theo dõi sự kiện;
- Vận dụng các biện pháp khắc phục đƣợc các sự cố diễn ra trong sự kiện;
5.1. Bộ máy nhân sự của Tổ chức sự kiện 5.1.1. Ban tổ chức sự kiện
Ban tổ chức phải đƣợc thành lập trƣớc nhiều ngày để giúp nhà quản trị thực hiện các công việc chuẩn bị cho sự kiện. Ban tổ chức gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹnăng chuyên môn nghề
nghiệp để chủ động trong thực hiện. Mỗi thành viên trong Ban tổ chức cần đƣợc giao những màng công việc cụ thể chi tiết trên những lĩnh vực riêng biệt, không trùng lặp nhau.
Nhà quản trị tổ chức sự kiện đảm nhận trƣởng Ban tổ chức trực tiếp điều hành các thành viên trong Ban, ra quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc về việc kết hợp các kỹ năng chuyên môn, thực hiện điều hịa tạo nên sự
ăn khớp chƣơng trình riêng biệt nhằm duy trì sự đồng bộ cơng việc giữa các thành viên trong Ban.
Trong quá trình tổ chức một sự kiện, nhân sự là một yếu tố không thể thiếu. Sắp xếp nhân sự tốt cũng là một phần để giúp sự kiện thành cơng. Hãy cùng tìm hiểu xem trong sự kiện ngƣời ta phân chia nhân sự nhƣ thế nào nhé.
Số lƣợng ngƣời tham gia vào tổ chức một sự kiện phụ thuộc vào quy mô của sự kiện. Ví dụ khi tổ chức một sự kiện nhỏ chỉ có từ 1 đến 2 ngƣời nhƣng những sự
kiện có quy mơ lớn thì sốlƣợng nhân sự có thể nhiều, có khi lên đến cảngàn ngƣời nếu là sự kiện của Quốc gia.
Đối với các công ty tổ chức sự kiện thì tùy cơng ty mà ngƣời ta phân ra những cấp bậc quản lý khác nhau. Một số cơng ty có thể phân theo cấp bậc, một số
lại phân theo bộ phận.
5.1.2. Trƣởng ban tổ chức sự kiện (Event Manager/Event Planner)
Ngƣời này sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch chi tiết và quản lý toàn bộ sự
kiện, từ viết kế hoạch cho đến các hạng mục sản xuất, các hạng mục thuê mƣớn và quản lý rủi ro, phân công nhân sự và giải quyết những vấn đề sau khi sự kiện đƣợc tổ chức.
5.1.3. Quản lý dựán, điều hành sự kiện (Event leader/ Project manager)
Ngƣời này sẽ thực hiện theo kế hoạch và điều phối chƣơng trình, thuê mƣớn
địa điểm, thuê mƣớn, thỏa thuận với các nhà cung cấp về âm thanh ánh sáng, về các công việc cụ thể tại địa điểm tổ chức sự kiện,...
5.1.4. Giám sát viên sự kiện (Event supervisor)
Sẽ quản lý theo từng hạng mục trong sự kiện, ví dụ điều phối tiệc, quản lý
5.1.5. Nhân viên sự kiện (Event executive)
Là những ngƣời thực hiện các công việc theo sự phân công của trƣởng ban tổ
chức sự kiện. Những ngƣời này trực tiếp tất cả các công việc trong kế hoạch,
chƣơng trình tổ chức sự kiện. Số lƣợng nhân viên phụ thuộc vào loại và quy mô của từng sự kiện.
5.1.6. Cộng tác viên (Helper)
Là những ngƣời đƣợc thuê để làm thời vụ theo dự án, phụ chạy những công việc linh tinh phát sinh, khơng địi hỏi nhiều kỹnăng.
Hỗ trợ các vị trí trên của nghề Tổ chức sự kiện cịn có các bộ phận trang trí
(hoa, bóng…), ăn uống,... bộ phận nhân sự; bộ phận tài chính kế tốn (đảm bảo doanh thu, theo dõi hợp đồng, giám sát đầu ra – vào với các bên liên quan...).\
Ở những công ty chuyên nghiệp, ngƣời ta có thể phân ra các bộ phận để phụ
trách từng phần việc. Thay vì phải thuê mƣớn các nhà cung cấp để sản xuất, hoặc
các công ty để quản lý các nhân sự nhƣ MC, PG,... thì những cơng ty này sẽ làm từ
a - z cho một sự kiện.
5.2. Sơ đồ bố trí nhân lực tổ chức sự kiện
Sự chuyên nghiệp của ngƣời tổ chức sự kiện thể hiện qua quy trình làm việc của họ, thể hiện qua những gì họ trình bày trên giấy tờ. Nhiều bạn trẻ mới vào nghề
cảm thấy bỡ ngỡ khi đƣợc giao công việc, không biết nên tiến hành nhƣ thế nào để
gây ấn tƣợng tốt. Biểu mẫu sau đây sẽ là một gợi ý tốt cho các bạn trong công việc.
Lƣu ý những văn bản này chỉ mang tính chất gợi ý, khơng có giá trị làm kiểu mẫu và cũng khơng có khái niệm "đúng kiểu mẫu". Điều đó tùy thuộc vào tính chất cơng việc và sự sáng tạo của các bạn.
Đội kỹ thuật
Địa điểm tổ chức Ăn uống, quà tặng
Đội tổ chức Đội trang trí Đội hậu cần Đội F & B Thiết kế, sắp xếp Trƣởng ban tổ chức + Điều hành chƣơng trình Đội giao tế, đối ngoại Đội Tài chính Đội Thu ngân Đội chƣơng trình Đội hành chính, giấy tờ Giấy phép, in ấn Tiền tài trợ, tiền vé
5.3. Tổ chức và theo dõi sự kiện
Dựa vào kế hoạch tổ chức sự kiện, ban tổ chức, các trƣởng bộ phận triển khai công việc, điều phối nhân lực theo công việc đã đƣợc phân cơng. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi ngƣời sẽ cùng tập hợp lại đề cùng bàn bạc, thống nhất
đƣa ra các phƣơng án giải quyết tại chỗ.
Mỗi trƣởng bộ phận chịu trách nhiệm về kết quả công việc cuối cùng của bộ
phận do mình phụ trách. Cơng việc tổ chức và theo dõi sự kiện bao gồm: - Lập danh mục các công việc cần thực hiện của bộ phận.
- Phân công chi tiết công việc cho từng ngƣời.
- Phối hợpvới các bộ phận liên quan.
- Rà soát, kiểm tra các công việc đƣợc thực hiện.
- Đảm bảo đúng tiến độvà chất lƣợng cộng việc.
- Mọi vấn đề phát sinh trong thời gian tổ chức sự kiện phải thông báo kịp thời cho Trƣởng Ban Tổ chức sự kiện để tìm hƣớng giải quyết và xử lý.
- Trƣởng Ban Tổ chức sự kiện cần đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt trong thời gian tổ chức sự kiện để giải quyết kịp thời mọi vấn đề phát sinh và giám sát quá trình tổ chức sự kiện.
5.4. Điều phối sự kiện
Điều phối nhân sự là công việc giám sát các hoạt động hàng ngày của những
ngƣời làm công tác quản lý sự kiện, dựa vào diễn biến của công việc để sắp xếp công việc cho các thành viên trong ban tổ chức sự kiện, điều hành hợp lý sự phối hợp torng ông việc của từng hạng mục, từng bộ phận nhằm mang lại hiệu quả cao nhất.
Điều phối nhân sự là một yếu tố vô cùng quan trọng để một sự kiện diễn ra trôi chảy. Nên phân công theo từng đầu công việc cho thật rõ ràng để dễ kiểm sốt
khơng phân 2 ngƣời cùng phụ trách một hạng mục vì họ sẽ không thống nhất ý kiến hoặc đùn đẩy lẫn nhau. Đặc biệt, khi đã phân cơng cơng việc cho ai đó và đến phần của ngƣời đó thì những ngƣời có trách nhiệm có thể nhắc họ trực tiếp hoặc qua bộ đàm, tuyệt đối không xem ngang vào công việc của họ, không chỉ đạo nhân viên
dƣới quyền quản lý của họ vì nhƣ vậy nhân viên cấp dƣới đó sẽ khơng biết nên
nghe ngƣời này hay nghe ngƣời kia, và vơ hình chung biến họ thành bù nhìn. Hãy
giao đúng ngƣời đúng việc, và việc đã giao rồi thì hãy tin tƣởng ngƣời đƣợc giao,
đó là phong cách của một ngƣời quản lý và sẽ nhẹ gánh rất nhiều cho công việc của bạn.
Điều phối nhân sự bao gồm các công việc sau đây:
- Xem xét mức độ ăn ý, chặt chẽ trong phối hợp thực hiện, việc phân bổ, điều phối nhân sựđã hợp lýhay chƣa, có chỗ nào trục trặc?
- Chạy thử, tổng duyệt chƣơng trình.
- Thời gian thực hiện: Thời gian bắt đầu sự kiện, thời gian kết thúc sự kiện,
thời gian chạy phần khai mạc, thời gian chạy phần giới thiệu nội dung, thời gian phần giải trí, chƣơng trình có thơng suốt hay khơng, có trục trặc gì xảy ra khơng, có nhiều thời gian chết khơng?
- Sự linh hoạt giải quyết các tình huống: Khi có phát sinh tình huống ngồi dự định, ban tổ chức đã có hƣớng khắc phục tốt chƣa v/d bãi xe hết chỗ gửi.
- Các phát sinh ngồi kế hoạch, ngun nhân là gì, phƣơng án khắc phục nhƣ thế nào?
5.5. Quản lý lịch trình Tổ chức sự kiện 5.5.1. Trễ chƣơng trình sự kiện
Sự kiện đƣợc thông báo là sẽ diễn ra lúc 8h, nhƣng mãi đến 8h30 cũng mới