Bất kì một sự kiện nào cũng cần những nhà cung cấp về trang thiết bị hay là nhân sự nhƣ: Âm thanh ánh sáng, thiết bịnghe nhìn, hoa tƣơi, quà tặng, quay phim, nhiếp ảnh, nghệ sĩ, biểu diễn, trang trí,... Chính vì vậy cần lựa chọn ai sẽ là nhà cung cấp dịch vụ?
Trong quá trình tổ chức sự kiện, chúng ta tiếp xúc và làm việc với rất nhiều nhà cung cấp các dịch vụ (suppliers), có những đơn vị hợp tác đƣợc nhƣng cũng có các đơn vị chúng ta không hợp tác vì nhiều lý do. Tuy nhiên, để lựa chọn đƣợc những nhà cung cấp dịch vụ tốt và hợp tác hiệu quả, ngƣời làm sự kiện cũng nên lƣu ý một sốđiều nhƣ sau:
1. Có những yêu cầu rõ ràng
Các cơ quan tổ chức sự kiện thƣờng than vãn rằng chất lƣợng phục vụ của các nhà cung cấp quá kém nhƣng đôi khi không thử xem lại cách đƣa ra yêu cầu
tổ chức – Nhà cung cấp và khi khách hàng của chúng ta có những địi hỏi phi lý thì
ta cũng mang áp xuống với các nhà cung cấp dịch vụ yêu cầu họ thực hiện.
Trong trƣờng hợp những yêu cầu từ phía khách hàng khơng khả thi, là ngƣời thực hiện chính, chúng ta nên tham khảo ý kiến từ phía nhà cung cấp và cùng họ
tìm ra giải pháp thích hợp để vừa thỏa mãn yêu cầu của khách hàng, và trong khả năng có thể thực hiện đƣợc chứ không phải là đƣa ra một danh sách yêu cầu và khi khơng nhận đƣợc phản hồi tích cực từ nhà cung cấp thì than phiền về họ.
2. Đề nghị nhà cung cấp dịch vụ chứng minh năng lực
Để tránh việc sử dụng một nhà cung cấp khơng đủnăng lực cung cấp cho sự
kiện của mình, chúng ta cần yêu cầu họ chứng minh năng lực. Nếu có kiến thức về
các trang thiết bị, dịch vụ đƣợc cung cấp thì rất tốt, chúng ta có thể hỏi họ vài câu về chuyên môn nhƣ “Diện tích tổ chức khoảng 2000m2 ngoài trời anh sử dụng khoảng bao nhiêu loa thùng, công suất thế nào?”, nhƣng khơng có thì cũng khơng
sao. Chúng ta cần chuẩn bị một vài câu hỏi để giúp xác định đƣợc có đúng là nhà
cung cấp đã cung cấp dịch vụ cho sự kiện X, Y, Z hay không nhƣ: Sự kiện do đơn
vị nào thực hiện, Ai là ngƣời phụ trách chính của sự kiện đó. Chun sâu hơn, có
thể hỏi họ: Trong quá trình cung cấp dịch vụ cho sự kiện có rắc rối nào xảy ra không, anh/chịđã xử lý thế nào?...đểxác định đƣợc kinh nghiệm tổ chức của họ.
Một số nhà cung cấp không nhiều kinh nghiêm nhƣng họ khá chu đáo, có phƣơng án dự phịng thì chúng ta cũng nên xem xét các yếu tốkhác nhƣ trang thiết bị của họ cịn mới và phục vụ tận tình,...
3. Lập hợp đồng với những điều khoản cụ thể
Để tránh tranh cãi về trách nhiệm khi có rắc rối xảy ra và cụ thể hóa cơng việc của nhà cung cấp dịch vụ, chúng ta nên có bản hợp đồng với các điều khoản rõ ràng với họ. Trong q trình thực hiện sự kiện, cả 2 phía sẽ cùng bám sát và thực hiện theo bản hợp đồng này.
4. Có phƣơng án dự phịng riêng
Kể cả khi mọi thứ đã lên kế hoạch và xem nhƣ chắc chắn thì vẫn…khơng có
gì là chắc chắn. Ví dụ trong một sự kiện ngoài trời khi thời tiết bỗng chuyển biến xấu trong ngày hôm trƣớc khi sự kiện diễn ra dù đã lƣờng trƣớc nên gọi đến 3 nhà cung cấp nhƣng cuối cùng vẫn không thể sắp đặt đƣợc trong đêm do có vài sự kiện trùng vào thời điểm đó và mỗi nhà cung cấp có một lý do: qn chia đi hết khơng rút về đƣợc, sau khi tháo dỡ sự kiện trƣớc nhân sự quá kiệt sức không thể sắp đặt mới và vật dụng hiện tại không đủ để sắp đặt do khung gãy, dù rách,…Dù cuối cùng thì mọi việc vẫn phải diễn ra và cũng ổn thỏa nhƣng bài học xƣơng máu là ln có phƣơng án dự phịng về nhà cung cấp của riêng mình.
5. Hợp tác trên tinh thần tơn trọng
Mọi sự hợp tác đều nên dựa trên tinh thần tơn trọng lẫn nhau vì biết đâu có
lúc ta cần họ. Nếu không thể làm việc với nhau lần này cịn có những lần sau. Khi có vấn để trục trặc nhà tổ chức không nên tố một nhà cung cấp.
Cách cƣ xử hợp lý là nhà cung cấp khi biết thơng tin, nên có ngƣời đại diện
vào để đƣa ra ý kiến hoặc giải thích, làm rõ khơng chỉ với ngƣời bức xúc đang viết
bài kia mà để mọi ngƣời có cái nhìn đầy đủ và thiện cảm hơn đối với họ chứ không
đánh giá qua bài viết một chiều. Bên cạnh đó, nhà tổ chức sự kiện khi không hợp
tác đƣợc với nhà cung cấp dịch vụcũng cần tìm hiểu nguyên nhân vì sao họ khơng cung cấp cho mình (khơng phải đối tƣợng khách hàng của họ, yêu cầu vƣợt khả năng đáp ứng,…) trƣớc khi bêu riếu họ trƣớc cả một cộng đồng làm sự kiện để hạ
thấp uy tín của họ.