4.2. Tổchức các bữa ăn trong sự kiện
4.2.1. Tổchức bữa ăn sáng trong sự kiện
Có rất nhiều sự lựa chọn bữa ăn sáng trong tổ chức sự kiện, buổi họp, hội nghị hay các buổi quảng cáo, giới thiệu hàng hóa, lễ khánh thành, lễ khởi cơng…
Bữa ăn sáng tự chọn: Tổ chức bữa ăn tự chọn để mọi ngƣời cùng nhau ăn và có cơ hội trao đổi thảo luận trong bữa ăn. Có thể sắp xếp món ăn theo 2 dãy hoặc nhiều hơn với các món ăn giống nhau sao cho mọi ngƣời có thể chọn món ăn đồng thời.
Nếu bố trí vị trí phục vụ thì nên bố trí nhiều hơn một vị trí phục vụ thức ăn sao cho mọi ngƣời khơng phải đứng xếp hàng chờ nhận món ăn của mình. Nếu bố trí các suất ăn cố định, Nhà tổ chức sự kiện cần bảo đảm đủ nhân viên phục vụ. Để hạn chế số ngƣời chờ đợi nên tách riêng các món ăn nhƣ nƣớc hoa quả, các loại ngũ cốc và món tráng miệng hay cà phê ra khỏi các món chính.
Đồ dùng để đựng món ăn: Thận trọng trong việc bố trí sắp xếp các vị trí để tránh tình trạng đơng đúc chật chội.
Đối với sự kiện đƣợc tổ chức ở các vùng nhiệt đới hãy chú ý bảo quản món ăn ở nhiệt độ thích hợp, khơng nên để thức ăn ở ngồi q lâu và phải có quạt hoặc các thiết bị khác đuổi ruồi, côn trùng, chim xâm phạm.
Thông thƣờng, khách sạn sẽ đƣa ra nhiều sự lựa chọn về giá cả cho các bữa ăn tự chọn, song yêu cầu Nhà tổ chức phải nắm đƣợc những thông tin cần thiết và hiểu đƣợc phƣơng pháp xác định mức giá đó của khách sạn.
Nhà tổ chức sự kiện cần biết chi phí tối thiểu cho việc sắp đặt một bữa ăn tự chọn là bao nhiêu. Cách tính của khách sạn cho các bữa ăn thƣờng là 50 ngƣời và có thể phải chịu các chi phí phụ thêm nếu số lƣợng khơng đủ 50 ngƣời. Chi phí phụ thêm sẽ tính cho những món chế biến đơn lẻ nhƣ trừng ốp, các loại bánh tráng, bánh ngọt hay cắt thịt hun khói cho các bữa sáng. v.v…Ở một số địa phƣơng có ít sự lựa chọn đối với các món ăn tự chọn hãy xem xét chuyển sang các phần món ăn sẵn trên các đĩa. Nhìn chung nên chọn những nơi phục vụ đƣợc nhiều món ăn cho
bữa sáng và các bữa khác.
Ngân sách dành cho bữa ăn: Phải giới hạn chi tiêu trong phạm vi ngân sách cho phép đồng thời phải tính tốn sao cho có nhiều sự lựa chọn. Phải làm việc kỹ với ngƣời của nơi cung cấp thực phẩm và có thể thay đổi món ăn, hoặc tăng cơng chế biến để có đƣợc món ăn chất lƣợng hơn.
Đối với những chi phí khác nhƣ chi phí ở các quán bar hay chi phí mua đồ lƣu niệm đều khơng đƣợc tính vào chi phí sự kiện. Những chi phí nào đƣợc tính và khơng đƣợc tính vào chi phí sự kiện phải đƣợc ghi chép rõ ràng trong lịch trình của sự kiện mà mỗi khách đều đƣợc phát. Qua đó khách sẽ biết đƣợc những chi tiêu nào mình phải tự trang trãi. Khơng nên chỉ đƣa ra chi phí tổng thể mà phải chi tiết cho khách biết để hƣớng dẫn chi tiêu của họ.
ít cà phêin, v.v…nhằm tăng cƣờng sức dẻo dai của cở thể, trí tuệ minh mẫn hƣng phấn sẽ tốt cho sự kiện.
Một kiểu ăn sáng khác là sắp xếp cho khách ăn ở nhà hàng khác, không tại địa điểm tổ chức sự kiện. Nơi đó khách có thể chọn bất cứ thứ gì mà khơng có trong thực đơn của bạn. Hóa đơn sẽ tính vào tiền phịng của khách cũng rất gọn. Hầu hết các khách sạn có thể phục vụ trọn vẹn bữa ăn sáng tại nhà hàng chính của khách sạn với chi phí có thể bằng hoặc thấp hơn so với tổ chức ăn riêng.
Sự kiện thƣờng có số đơng khách tham gia. Vì vậy bữa ăn sáng thƣờng đƣợc tổ chức dƣới dạng tự chọn. Loại hình phục vụ này vừa khơng tốn kém diện tích phịng ăn, vừa có thể phục vụ đƣợc nhiều khách một lúc nhƣng vẫn tiết kiệm đƣợc chi phí nhân cơng phục vụ.
Bữa ăn sáng tự chọn: Tổ chức bữa ăn tự chọn để mọi ngƣời cùng nhau ăn và có cơ hội trao đổi thảo luận trong bữa ăn. Có thể sắp xếp món ăn theo 2 dãy hoặc nhiều hơn với các món ăn giống nhau sao cho mọi ngƣời có thể chọn món ăn đồng thời.
Nếu bố trí vị trí phục vụ thì nên bố trí nhiều hơn một vị trí phục vụ thức ăn sao cho mọi ngƣời khơng phải đứng xếp hàng chờ nhận món ăn của mình. Nếu bố trí các suất ăn cố định, Nhà tổ chức sự kiện cần bảo đảm đủ nhân viên phục vụ. Để hạn chế số ngƣời chờ đợi nên tách riêng các món ăn nhƣ nƣớc hoa quả, các loại ngũ cốc và món tráng miệng hay cà phê ra khỏi các món chính.
Đồ dùng để đựng món ăn: Thận trọng trong việc bố trí sắp xếp các vị trí để tránh tình trạng đơng đúc chật chội.
Đối với sự kiện đƣợc tổ chức ở các vùng nhiệt đới hãy chú ý bảo quản món ăn ở nhiệt độ thích hợp, khơng nên để thức ăn ở ngồi q lâu và phải có quạt hoặc các thiết bị khác đuổi ruồi, côn trùng, chim xâm phạm.
Thông thƣờng, khách sạn sẽ đƣa ra nhiều sự lựa chọn về giá cả cho các bữa ăn tự chọn, song yêu cầu Nhà tổ chức phải nắm đƣợc những thông tin cần thiết và hiểu đƣợc phƣơng pháp xác định mức giá đó của khách sạn.
Nhà tổchức sự kiện cần biết chi phí tối thiểu cho việc sắp đặt một bữa ăn tự chọn là bao nhiêu. Cách tính của khách sạn cho các bữa ăn thƣờng là 50 ngƣời và có thể phải chịu các chi phí phụ thêm nếu số lƣợng khơng đủ 50 ngƣời. Chi phí phụ thêm sẽ tính cho những món chế biến đơn lẻ nhƣ trứng ốp, các loại bánh tráng, bánh ngọt hay cắt thịt hun khói cho các bữa sáng. v.v...Ở một số địa phƣơng có ít sự lựa chọn đối với các món ăn tự chọn hãy xem xét chuyển sang các phần món ăn sẵn trên các đĩa. Nhìn chung nên chọn những nơi phục vụ đƣợc nhiều món ăn cho bữa sáng và các bữa khác.
Ngân sách dành cho bữa ăn:Phải giới hạn chi tiêu trong phạm vi ngân sách cho phép đồng thời phải tính tốn sao cho có nhiều sự lựa chọn. Phải làm việc kỹ với ngƣời của nơi cung cấp thực phẩm và có thể thay đổi món ăn, hoặc tăng cơng chế biến để có đƣợc món ăn chất lƣợng hơn.
Đối với những chi phí khác nhƣ chi phí ở các quán bar hay chi phí mua đồ lƣu niệm đều khơng đƣợc tính vào chi phí sự kiện. Những chi phí nào đƣợc tính và
khơng đƣợc tính vào chi phí sự kiện phải đƣợc ghi chép rõ ràng trong lịch trình của sự kiện mà mỗi khách đều đƣợc phát. Qua đó khách sẽ biết đƣợc những chi tiêu nào mình phải tự trang trãi. Khơng nên chỉ đƣa ra chi phí tổng thể mà phải chi tiết cho khách biết để hƣớng dẫn chi tiêu của họ.
Ngồi các món ăn chính nhƣ trứng, thịt hun khói, xúc xích, giăm bơng, chả, v.v...cịn các món phụ nhƣ hoa quả, sữa chua, ngũ cốc, chè thảo mộc, cà phê chứa ít
cà phê in, v.v...nhằm tăng cƣờng sức dẻo dai của cơ thể, trí tuệ minh mẫn hƣng phấn sẽ tốt cho sự kiện.
Một kiểu ăn sáng khác là sắp xếp cho khách ăn ở nhà hàng khác, không tại địa điểm tổ chức sự kiện. Nơi đó khách có thể chọn bất cứ thứ gì mà khơng có trong thực đơn của bạn. Hóa đơn sẽ tính vào tiền phịng của khách cũng rất gọn. Hầu hết các khách sạn có thể phục vụ trọn vẹn bữa ăn sáng tại nhà hàng chính của khách sạn với chi phí có thể bằng hoặc thấp hơn so với tổ chức ăn riêng.