2.6.2. Xác định thời gian cho tổchức sự kiện
2.6.2.2. Xác định thời gian ngày trong tuần
Việc quyết định ngày thích hợp là một yếu tố quan trọng đối với thành cơng của sự kiện. Ngồi việc đảm bảo hầu hết mọi ngƣời sẽ tham dự, Nhà tổ chức sự kiện còn phải xem xét nhiều yếu tố khác nữa khi lựa chọn ngày tổ chức sự kiện. Cần lƣu ý vào thời gian tổ chức sự kiện có diễn ra sự kiện nào khác khơng.
Ngày trong tuần: Chọn ngày nào trong tuần không phải lúc nào cũng đơn giản. Ngày trong tuần ảnh hƣởng tới việc đạt mục tiêu tới mức nào ảnh hƣởng tới giờ giấc trong ngày. Quyết định ngày trong tuần phụ thuộc vào sự kiện và khách tham dự. Ngoài ra cũng còn phụ thuộc vào những yếu tố ngoại cảnh. Dƣới đây là loại sự kiện cụ thể thích hợp với những ngày cụ thể trong tuần.
Những cuộc hợp, sự kiện đoàn thể, hội thào, hội nghị, chƣơng trình động viên, loại sự kiện này cần môi trƣờng n tĩnh kém sơi động ngồi xã hội hơn. Thời gian thích hợp với các loại sự kiện này là những ngày giữa tuần so với những ngày đầu và cuối tuần.
Sự kiện đoàn thể, gây quỹ, các sự kiện đặc biệt, thời gian tổ chức vào giữa tuần hoặc tối thứ Bảy là bảo đảm số ngƣời đi dự đơng nhất. Nếu tổ chức vào ngày thứ sáu, có thể số khách tham dự sẽ bị hạn chế do bị chi phối bởi ngày nghỉ cuối tuần và ngày cầu nguyện tôn giáo. Hơn nữa những sự kiện loại này, khách tham dự thƣờng đi cùng với ngƣời thân. Nếu sự kiện đƣợc tổ chức vào ngày giữa tuần thì có thể gây khó khăn cho những ngƣời đi cùng muốn tham dự.
Cần có đủ thời gian để nhân viên tình nguyện viên đi tới sự kiện, đỗ xe và chuẩn bị mọi thứ. Họ thay y phục, ăn uống và đi khỏi tối thiểu nửa giờ trƣớc khi vị khách đầu tiên có mặt.