1.5.18. Khách mời tham gia sự kiện
1.5.18.2. Vấn đề di chuyển của khách mời
Đây cũng là một vấn đề mất rất nhiều thời gian và khiến nhiều ngƣời làm sự
kiện mất ăn mất ngủ. Việc đặt vé máy bay ln địi hỏi sự chính xác nhƣng nếu khách hàng không thể chốt lại danh sách khách mời trƣớc mốc thời gian nào đó thì
bạn khơng thểđặt vé cho cả vài chục con ngƣời. Vì vài chục ngƣời không thể cùng rảnh một lúc, cũng nhƣ họ không thể cung cấp toàn bộ thông tin mà bạn cần. Lúc đó, bên hãng hàng khơng thì hối thúc bạn chốt danh sách và cung cấp thơng tin, cịn bên phía khách hàng thì khơng thể chốt lại đƣợc ai đi, ai không đi,... Bạn là
ngƣời ở giữa và đôi khi muốn nổ tung vì sức ép từ bốn phía.
Nếu di chuyển bằng xe thì sẽ dễ dàng hơn cho bạn (trong khoảng cách gần). Chỉ việc thuê mƣớn dịch vụ và cũng có thể chủđộng nếu khách mời bận đột xuất, đi sau hoặc không đi. Tuy nhiên, lúc này bạn cũng phải lo lắng về yếu tố an toàn trong khi di chuyển, việc mua bảo hiểm cho khách tham dự là điều cần thiết nên làm.
Vấn đề phƣơng tiện đi lại cho khách mời, nhà tổ chức sự kiện cần xác định: Khách mời sẽ đến bằng xe riêng, xe tƣ nhân, hay xe sang trọng, có thể sử dụng
phƣơng tiện công cộng hay không? Thông thƣờng khách mời tham dự sự kiện sẽ
lựa chọn phƣơng tiện đi đến điểm tổ chức sự kiện. Song trong nhiều trƣờng hợp, do tính chất của sự kiện, đo địa điểm, khoảng cách mà một số di chuyển bằng phƣơng
tiện cá nhân. Số còn lại Nhà tổ chức sự kiện phải thu xếp đểđƣa đón khách cho phù
hợp. Các phƣơng tiện thƣờng sử dụng nhƣ xe 4 chỗ, xe 16 chỗ, xe ca, tàu hỏa, máy
bay. Tùy theo đối tƣợng khách, số lƣợng khách cũng nhƣ tính chất của sự kiện mà lựa chọn phƣơng tiện thích hợp.