Hợp đồng tổ chức sự kiện là văn bản pháp lý ràng buộc giữa khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện và đơn vị tổ chức sự kiện. Tùy theo quy mơ, tính chất của từng sự kiện mà hợp đồng có thể chi tiết hay bao quát.
Hợp đồng tổ chức sự kiện phải bao gồm đầy đủ các thông tin và điều khoản cam kết giữa nhà tổ chức sự kiện và khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện. Các
thông tin và điều khoản bao gồm:
- Thông tin về hai bên tham gia hợp đồng.
- Nội dung hợp hợp đồng.
- Giá trị hợp đồng và điều khoản thanh toán.
- Trách nhiệmcủa các bên trong hợp đồng.
- Các điều khoản chung
- Chữ ký củađại diện hai bên hợp đồng và con dấu.
Mẫu Hợp đồng tổ chức sựkiện kèm theo ở phụ lục 1 cuối giáo trình.
Câu hỏi và bài tập
1. Giải thích tại sao các doanh nghiệp du lịch rất chú trọng vào hoạt động tổ chức sự kiện?
2. Những tố chất cơ bản mà bất cứ ngƣời tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nào
cũng cần có là gì?
3. Để thành cơng với nghề sự kiện, bạn cần phải đạt những yêu cầu gì? 4. Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, cần căn cứ vào những yếu tố gì? 5. Làm thế nào để đề phòng hỏa hoạn?
6. Trƣớc khi phát tở rơi cho sự kiện, bạn cần xác định những thơng tin gì?
7. Để lựa chọn đƣợc những nhà cung cấp dịch vụ tốt nhất và hợp tác hiệu quả,
ngƣời làm tổ chức sự kiện nên lƣu ý những điều gì?
8. Trƣớc khi lập hồ sơ khách mời, nhà tổ chức sự kiện cần trả lời những câu hỏi gì?
9. Hãy đƣa ra những ý tƣởng tổ chức những sự kiện vừa và nhỏtrong trƣờng học của bạn!
10. Gặp các nhà tổchƣc sự kiện trao đổi, học hỏi từ họ những gì bạn chƣa biết về
Chƣơng 2.
DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Mục tiêu:
Sau khi học xong chương này, người học có thể:
- Dự tốn đƣợcngân sách cho tổ chức sự kiện;
- Tính tốn đƣợc mức thiệt hại khi hủy hợp đồng tổ chức sự kiện.
- Lập đƣợc kế hoạch Tổ chức sự kiện;
- Phân tích đƣợc các yếu tố để xác định mục tiêu sự kiện;
- Liệt kê đƣợccác nội dung của sự kiện;
- Viết đƣợcchƣơng trình của sự kiện;
- Tính tốn đƣợc thời gian cho tổ chức sự kiện;
2.1. Dự toán ngân sách Tổ chức sự kiện