3.4. Xử lý không gian tổchức sự kiện
3.4.5. Địa điểm thời tiết không thuận lợi
Một khơng gian ngồi trời đầy gió nhƣ bãi biển hay sân thƣợng sẽ thật là lãng mạn cho một tiệc cƣới hay một buổi tiệc tối. Tuy nhiên gió quá mạnh có thể làm cho những vật dụng bạn trang trí nhƣ băng rơn, cột chống, thậm chí nhà lều, nhà bạt có nguy cơ bị gió thổi gãy đổ. Hoa trang trí cũng có thể bị mất nƣớc và héo đi nhanh chóng vì nắng và gió.
Vì vậy bạn cần chuẩn bị các phƣơng án set up để hạn chế những điều này.
Backdrop, cột chống cần đƣợc đặt ở chiều khơng có gió thổi thẳng vào, cần gia cố mặt phía sau bacdrop để chống gió lốc thổi lật, ngồi ra cần chèn vật nặng phía
dƣới chân backdrop, cột chống. Một số loại chân chữ X có chỗ đổ nƣớc vào dƣới dân để giữ cho khơng bị gió thổi đổ, nên trang bị loại này để chuyên dùng cho khơng gian ngồi trời.
Câu hỏivà bài tập
1. Khi thiết kế, bố trí khu vực cổng chào của địa điểm tổ chức sự kiện, chúng ta
cần lƣu ý những yêu cầu gì?
4. Muốn tổ chức một cuộc chiêu đãi có kết quả trong sự kiện, cơ sở vật chất của khu vực tổ chức tiệc cần đƣợc chuẩn bị nhƣ thế nào?
5. Cơ sở vật chất của khu vực họp lễ trong tổ chức sự kiện bao gồm những gì?
6. Hệ thống âm thanh sử dụng trong tổ chức sự kiện gồm những loại nào?
7. Một phòng tổ chức sƣ kiện hơi bị xập xệ sẽ phải đƣợc khắc phục nhƣ thế nào?
8. Gắp trƣờng hợp địa điểm tổ chức sự kiện thiếu ánh sáng, bạn sẽ xử lý nhƣ thế
nào?
9. Địa điểm tổ chức sự kiện không đƣợcbằng phằng sẽ xử lý hƣ thế nào cho thuận tiện?
Bài 4.
TỔ CHỨC CÁC BỮA ĂN
VÀ GIẢI TRÍ TRONG SỰ KIỆN
Mục tiêu:
Sau khi học xong bài này, người học có thể:
- Tiếp thu đƣợc những kiến thức liên quan đến công việc tổ chức các bữa ăn, bữatiệc trong sự kiện;
- Có khả năng dự trù đƣợc kinh phí cho tổ chức tiệc trong sự kiện;
- Biết cách chuẩn bị chu đáo thức ăn, thức uống cho bữa ăn của sự kiện;
- Biết cách tổ chức các bữa ăn sáng, trƣa, tối, giải lao, và các bữa tiệc cho sự kiện;
- Vận dụngđƣợc các trị chơi giải trí trong tổ chức sự kiện.
4.1. Phục vụ tiệc trong tổ chức sự kiện 4.1.1. Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc
Không gian đãi tiệc trong tổ chức sự kiện rất quan trọng, vì đó là nơi khách
mời thƣởng thức tiệc và trải nghiệm các cảm nhận của mình. Một sự kiện hay, độc
đáo đến mấy nhƣng phần tiệc kém chuyên nghiệp cũng làm khách mời mất vui và làm giảm uy tín của đơn vị tổ chức. Bạn cần phối hợp với nhà hàng trong khâu chuẩn bịđể mang lại không gian tốt nhất cho buổi tiệc trong sự kiện.
Không gian tiếp khách:
tiếp khách cần trang trí sạch, đẹp, nếu có thể thì thể hiện bản sắc dân tộc, khơng trang trí cờ, khẩu hiệu loè loẹt, chú ý đảm bảo mát mẻ vào mùa hè, ấm về mùa đơng. nới đón khách cần có đủ chỗ ngồi cho khách, ngƣời ta thƣờng dùng phòng này để khách ngồi chờ trƣớc khi vào dự chiêu đãi, xem bảng bố trí bàn tiệc để tìm chỗ ngồi trong chiêu đãi và uống rƣợu khai vị hoặc dùng trà.
Khơng gian chiêu đãi:
Phịng chiêu đãi nên có lối đi rộng rãi, bàn ghế phải đƣợc lau chùi sạch sẽ, sắp xếp ngay thẳng. Ghế ngồi không nên kê chật quá làm cho khách ngồi ăn không đƣợc thoải mái và khó cho ngƣời phục vụ. Cần kiểm tra kại ghế xem có bị gãy, bị
bửa lƣng ghế ra khơng? Phịng chiêu đãi phải đƣợc trang hồng sang trọng; đèn trong phịng chiêu đãi phải đủsáng nhƣng khơng làm khách chói mắt.
Dụng cụ chiêu đãi phải đƣợc lau chùi thật sạch sẽ, không sứt mẻ. Dụng cụ ăn, uống phải đầy đủ theo yêu cầu của thực đơn: ăn cơm Âu cần những thứ gì và ăn cơm Á cần những bát, đũa gì…
4.1.2. Lựa chọn loại hình tiệc phù hợp cho sự kiện
Để lựa chọn loại hình tiệc phù hợp với sự kiện đƣợc tổ chức việc cần làm đầu tiên là xem lại mục đích mà sự kiện đó cần đạt đƣợc để dễ dàng xác định loại hình phục vụ, bữa ăn chính hay là tiệc cốc tai (cooktail), bữa ăn sáng (breakfast)
nhẹ nhàng, thực đơn cố định (set menu) hay tự phục vụ (buffet…). Một bữa tiệc cần phải trang trọng hay cần tạo sự gần gũi,thân thiện, điều này cịn có ích cho việc chọn thực đơn và bố trí bàn tiệc.Ví dụ một buổi tiệc cần sự giao lƣu, găp gỡ thân mật thì nên kê dãy bàn dài, tổ chức tiệc đứng, để khách tự do lựa chọn món ăn và gặp gỡ nhau. Trong một sự kiện có nhiều thành phần tham dự thì nên chia thành các bàn trịn riêng, sắp xếp chỗ ngồi trƣớc cho khách VIP.
4.1.3. Dự trù kinh phí cho bữa tiệc
Đây là khâu quan trọng tiếp theo, hãy xác định ngân sách của bạn là bao nhiêu cho phần tiệc, liên hệ với bên cung cấp dịch vụ, xác định rõ họ chỉ lo phần đồ ăn uống hay bao gồm trọn gói nhân viên phục vụ và quản lý trong suốt bữa tiệc. Chi tiêu trong khoản định trƣớc nhƣng phải cố gắng làm sao cho có nhiều sự lựa chọn. Tránh việc thiếu hụt đồăn thức uống gây ấn tƣợng không tốt cho khách mời,
cũng không nên đểđồdƣ thừa lãng phí, thâm hụt ngân sách. Việc xác định trƣớc số lƣợng khách mời để chuẩn bị một lƣợng vừa đủ khơng có gì là q khó khăn, bạn cần dự trù trƣớc khồn dự phịng cho khách đi kèm. Chi phí hạch tốn phải bao gồm khoản cốđịnh và khoản phát sinh ngoại trừ tiền thực phẩm và ngƣời phục vụ.
Thơng thƣờng thì nhà tổ chức sự kiện sẽđặt cho khách sạn, nhà hàng số suất
ăn với một giá tiền cố định. Riêng thức uống sẽ đƣợc quyết định những loại gì. Kinh phí cho cả thức ăn và thức uống sẽ là số tiền dự kiến cho một suất ăn nhân với tổng số khách dự tiệc. Tuy nhiên ngồi chi phí ăn uống ra, cịn có thể thêm một số
khoản chi phí khác.
Thực đơn sẽ chi phối các hoạt động chuẩn bị cho việc phục vụ bữa tiệc Tổ
chức sự kiện bởi thực đơn gắn liền với chi phí, chi phí quyết định thực đơn. Dự tốn chi phí: Trƣớc khi thiết lập thực đơn phải dự tốn chi phí, chi phí có thể đƣợc lập theo hệ thống dƣới đây:
- Chi phí cố định: chi phí thuê địa điểm và nhân viên phục vụ, chi phí
thuê thiết bị sự kiện. Có những trƣờng hợp sử dụng địa điểm tổ chức sự kiện để ăn tiệc sẽ khơng phải th. Song cũng địa điểm đó u cầu phải bố trí sân khấu, ánh sáng và trang trí thì rõ ràng phải tăng thêm chi phí vì bên cung cấp đã cung cấp cho khơng gian khác.
- Chi phí thực phẩm: thơng thƣờng chi phí này gắn liền với giá các món ăn mà bên cung cấp thơng báo.
- Chi phí khác: những chi phí ngồi chi phí thực phẩm và chi phí cố định phục vụ bữa tiệc nhƣ chi phí nhân cơng phục vụ, chi phí dịch vụ giải trí trong bữaăn…
4.1.4. Lựa chọn thực đơn cho bữa tiệc
Việc chuẩn bị thực đơn cho tổ chức sự kiện nhƣ thế nào, ảnh hƣởng rất nhiều
đến việc thành công hay thất bại của việc tổ chức sự kiện.
Xây dựng thực đơn nên cần chú ý đến loại hình tiệc, số lƣợng, thành phần khách tham dự. Khơng cần quá nhiều món mà chủ yếu món ăn cần mới lạ, có điểm nhấn, thu hút sự chú ý, những món ăn địa phƣơng, đặc sản vùng miền, món ăn theo
mùa là những gợi ý hay. Cần tránh những món ăn có xƣơng hoặc quá nhiều nƣớc, thức ăn dai, gây bất lợi cho khách mời khi ăn ở chỗđông ngƣời. Khẩu phần ăn của từng ngƣời ra sao, bao nhiêu món, tính tốn sao cho hợp lý, vừa đủ.
Nếu sự kiện yêu cầu tính chuyên nghiệp cao thì bạn cần phải xác định có bao nhiêu khách mời dị ứng với các món ăn phục vụđể có món thay thế (nếu thực đơn
khơng thể thay đổi hoặc đó là sự lựa chọn tốt nhất). Đối với đồ uống, bạn sẽ phục vụ rƣợu mạnh, sâm banh hay thức uống thông thƣờng, những loại đồ uống tốn nhiều tiền cần giới hạn sự chọn lựa hay hạn chế sốlƣợng cho một số bàn tiệc.
Lựa chọn thức ăn phù hợp theo mùa cũng rất quan trọng. Ví dụ mùa hè thì phục vụcác món ăn mát mẻ, mùa đơng phục vụ các món cay nóng.
Khơng đƣợc để thiếu thực phẩm: Đây là nguyên tắc cơ bản của lên thực đơn. Tuy nhiên cũng khơng đƣợc lãng phí, cần dự kiến chính xác những món đƣợc đƣa
ra phục vụ và thời gian sử dụng các món đó của khách và khi nào khách đến. Phải bảo đảm đủ các món ăn cho những ngƣời đến muộn và chú ý tới các nhóm khách khơng theo lịch đến cùng một thời điểm tổ chức sự kiện làm khách quá đông, không đủ ngƣời phục vụ gây rối bận nhầm lẫn sẽ dẫn tới thừa hoặc thiếu món ăn ở
Hãy chọn món ăn theo mùa: Khi bắt đầu chuẩn bị thực đơn tổ chức sự kiện phải tính đến chọn món ăn theo mùa. Món ăn theo mùa vừa thuận lợi về nguồn thực phẩm phong phú, vừa hợp thời tiết khí hậu và an tồn cho khách. Ngồi ra, chọn món ăn theo quốc gia hay khẩu vịđịa phƣơng cũng rất hấp dẫn. Khơng phải ai
cũng sẽ ăn món thịt rắn hay cá sấu thậm chí là thịt trâu. Ở Balados và Florida họ thƣờng ăn cá heo, ở Ma Rốc món khối khẩu của dân địa phƣơng làm từ chim bồ
câu nấu theo kiểu phƣơng Tây, nhƣng cũng có thể nấu bằng gà. Khách mời sẽđánh
giá khi họăn thịt thỏ, thịt cừu hoặc bất kỳ mịn gì mà có thể đấy khơng phải là món họthƣờng ăn.
4.1.5. Vị trí nhà bếp
Phải chú ý xác định vị trí đặt bếp sao cho các món ăn đƣợc đƣa đến chổđãi
khách hợp lý nhất của nơi Tổ chức sự kiện. Bếp phải kín đáo và biệt lập với phịng
ăn, khách sẽ khơng nhìn thấy thao tác và cảnh nấu nƣớng của đầu bếp. Khói bụi,
hơi khí ga và khí bếp cũng khơng bay vào phịng ăn đƣợc.
Tuy nhiên có những trƣờng hợp đặc biệt lại khác. Có những nơi tổ chức sự
kiện ở một sốnƣớc lại trình diễn việc nấu nƣớng trƣớc mặt các vị khách, trong bữa tiệc thì trƣng bày các món ăn địa phƣơng và đầu bếp giải thích cách chuẩn bị nấu
nƣớng và mơ tả từng món ăn, đó cũng là điều rất hay và thú vị.
Nhà tổ chức sự kiện cần đƣa ra cho khách nhiều sự lựa chọn đồ ăn, đồ uống
nhƣ món ăn khai vị, món xà lách và các món ăn phụ nho nhỏ phải đƣợc trình bày thật đẹp cùng các món ăn tráng miệng, rƣợu bia, v.v...Ngồi ra cịn phải chú ý tới bố trí phịng, trang trí, dịch vụ kèm theo và việc di chuyển đồăn thuận tiện.
Nhiều nhà cung cấp dịch vụ ăn uống cho sự kiện thƣờng chế biến đồ ăn tại
cơ sở kinh doanh rồi vận chuyển đến địa điểm tổ chức sự kiện. Tại đây khu vực chế
biến đƣợc lắp đặt thêm để hồn thiện món ăn và chia khẩu phần. Tổ chức theo hình thức này thì nhà bếp có thểđặt gần khu vực chiêu đãi khách.