4.2. Tổchức các bữa ăn trong sự kiện
4.2.5. Tổchức tiệc cocktails trong sự kiện
Thời gian cho tiệc cocktail có thể kéo dài từ 1 tới 2 giờ rƣỡi đồng hồ. Thông thƣờng tiệc cocktail đƣợc dự kiến diễn ra 1 giờ trƣớc bữa tối. Nếu tổ chức tiệc cocktail riêng, khách tự ăn tối thì thời gian tiệc kéo dài tới 2 giờ rƣỡi.
Món khai vị sẽ đƣợc phục vụ nhiều và kéo dài. Việc tính tốn khối lƣợng các loại thực phẩm và đồ uống dựa theo khơng gian và phịng ăn. Thức ăn có thể đƣợc sắp xếp theo các khu vực. Nhà tổ chức sự kiện cần tập trung sự chú ý của mọi ngƣời vào ăn, khi khách sắp bắt đầu hãy giới thiệu những đồ ăn uống đặc biệt hay một trị giải trí nào đó hoặc món ăn đặc biệt khơi dậy sự thích thú của mọi ngƣời.
Hãy chú ý tớinhạc cho tiệc. Nhạc đƣợc dùng ở đây chỉ là nhạc nhẹ làm nền,
không quá lớn gây ồn ào để khách có thể nói chuyện. Có nhạc, khách sẽ tập trung hơn vào sự kiện, thƣ giãn và giải trí.
Để tạoấn tƣợng tốt và hiệu quả cho phần âm nhạc thì nhạc cụ chủ yếu nếu là violon, saxophone, guitar cổ điển hay một chiếc piano lớn màu trắng cùng với nhạc công mặc áo chồng dài màu trắng đƣợc bố trí gần lối đi sao cho mọi ngƣời khi bƣớc vào đều có thể nhìn thấy và nghe họ chơi nhạc khi đi qua. Nhân viên phục vụ có thể bƣng sâm panh mời khách khi họ mới bƣớc vào phòng. Nhân viên phục vụ tổ chức sự kiệncó thể giới thiệu cho khách quán bar hay có phục vụ thức ăn phía
trong phịng. Khách có thể dành chút thời gian thƣởng thức âm nhạc trƣớc khi bƣớc vào phòng. Nếu Nhà tổ chức sự kiệnchuẩn bị tiệc cocktail ngoài trời, hãy chú ý tới thời gian sao cho khách có thể thƣởng thức mặt trời lặn, bằng cách đó bạn có thể tăng thêm sự hấp dẫn mà không tốn ngân sách. Hãy làm điều này bất kỳ nơi đâu và bất cứ khi nào có thể.
Nhà tổ chức sự kiện cần tập trung thời gian để lựa chọn địa điểm tiệc cocktail, lựa chọn đồ uống và thức ăn. Có thể tổ chức sự kiệntrong phịng theo kiểu truyền thống hoặc có thể kết hợp ở trong phịng nhƣng vẫn có đƣợc những tác động tích cực từ mơi trƣờng bên ngồi, từ phong cảnh thiên nhiên làm tăng vẻ đẹp không
gian nơi tổ chức tiệc.
Nếu tổ chức tiệc ngoài trời buổi tối cần khảo sát địa điểm vào ban đêm trƣớc khi quyết định. Nhiều trƣờng hợp một địa điểm rất đẹp vào ban ngày nhƣng ban đêm thì ngƣợc lại. Hơn nữa, thời gian khảo sát phải trùng với thời gian dự kiến tổ chức tiệc để ngƣời tổ chức có thể thử các hiệu ứng đặc biệt đảm bảo có đƣợc sự sắp xếp tốt nhất cho địa điểm tổ chức.
Hãy cân nhắc kỹ về vấn đề thời tiết. Vấn đề thời tiết luôn tác động vào bữa tiệc, đặc biệt là tổ chức sự kiện ngoài trời. Tại các vùng nhiệt đới, khách muốn hóng mát và hịa đồng với thiên nhiên thì một bữa tiệc hay ăn tối ngồi trời là thích hợp nhất.
Hình thức trình bày các món ăn cũng đóng vai trị quan trọng trong tiệc cocktail. Dƣới đây là những vấn đề Nhà tổ chức cần lƣu ý đối với tiệc cocktail:
- Bày các món ăn cũng rất thu hút sự chú ý của mọi ngƣời. Các khay đựng đồ ăn trình bày đẹp sẽ tạo ấn tƣợng tốt hơn khi có các loại hoa lá, thảo dƣợc hay các đồ khác đƣợc trình bày kèm theo. Mỗi khay đựng một loại đồ uống duy nhất, nó tạo nên ấn tƣợng về sự dồidào và dƣ thừa.
- Dành thời gian thỏa đáng để lên kế hoạch thực đơn sao cho thực đơn phải
hài hịa về các món ăn nhƣ thịt, cá và cho cả ngƣời ăn kiêng, phải đảm bảo có nhiều sự lựa chọn cho ngƣời ăn kiêng.
- Cần chú ý tới độ lớn của các món ăn, các món ăn đƣợc phục vụ nên chỉ vừa nhỏ sao cho có thể chỉ ăn một miếng và khơng cần dùng đến dao hay dĩa.
- Phải đảm bảo các món ăn ln đƣợc bổ sung thêm. Đối với tiệc cocktail,
Nhà tổ chức cũng nên sắp xếp các vị trí để thức ăn một cách rõ ràng và tách từng loại món ăn riêng biệt.
Khi tiệc cocktail đƣợc thay thế cho một bữa tối, các loại bánh dùng chung cho đồ uống cần đƣợc phục vụ nhiều hơn, số bánh nên tƣơng ứng với món cà phê và món tráng miệng đƣợc phục vụ. Đối với món tráng miệng cũng nhƣ món khai vị, nên đƣa ra mónăn dễ quản lý, dễ ăn và dễ dàng cắt khi dùng dao.
Nếu bữa tối tiếp sau tiệc cocktail, bạn nên phục vụ từ 6 tới 8 món khai vị, nhƣng nếu khơng phục vụ bữa tối tiếp sau, thì tiệc phải kéo dài hơn và khách sẽ dùng món khai vị nhiều hơn. Có thể tính cho mỗi vị khách khoảng 18 đến 30 miếng tùy thuộc vào sự lựa chọn của họ.