2.3.1. Quy trình tuyển dụng tại VIB
ưu đồ tuyển dụng tổng quát thể hiện bao qt tồn bộ q trình Tuyển dụng được thực hiện tại VIB. Cán bộ nhân sự phụ trách cơng tác tuyển dụng có nhiệm vụ nghiên cứu quá trình này cùng với bộ Quy định Tuyển dụng để thực hiện cơng việc theo đúng Quy trình và Chính sách Tuyển dụng của VIB.
Năm Khối Bán hàng Khối vận hành công
nghệ Các khối khác Tổng nhân sự
2016 10 6 3 19
Quy trình tun dụng tơng qt:
Khơng đạt
(Nguồn: Phịng nhân sự)
Từ quy trình tuyển dụng tổng qt trên, ta có thể phân tích theo các buớc nhu sau:
Bước 1: Định biên Nhân sự
Định biên nhân sự của VIB đuợc xây dựng trên các căn cứ:
• Ke hoạch tuyển dụng năm đuợc Tổng giám đốc phê duyệt.
• Kế hoạch nhân sự trong từng thời kỳ.
• Căn cứ cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc VIB.
• Căn cứ yêu cầu công việc hiện tại và định huớng, kế hoạch phát triển kinh doanh của VIB trong từng thời kỳ.
Định kỳ hàng năm (tháng 1 và điều chỉnh vào tháng 7), các phòng ban đánh giá lại
lực luợng lao động hiện có, sau đó, dựa vào mục tiêu của ngân hàng và chỉ tiêu kinh doanh đuợc HĐQ T và BĐH giao cho các đơn vị, các đơn vị chủ động sắp xếp kế hoạch
nhân sự phục vụ mục tiêu kinh doanh và gửi cho Ban Nhân sự (theo mẫu HR gửi). Các cấp có th m quyền xem xét, phê duyệt định biên nhân sự căn cứ trên chỉ tiêu kinh doanh của các đơn vị và tình hình nhân sự thực tế.
Sau khi định biên nhân sự đuợc phê duyệt, cán bộ nhân sự phụ trách tuyển dụng sử dụng tài liệu này làm căn cứ khi tuyển dụng cho các đơn vị. Truờng hợp có phát sinh nhu cầu nhân sự ngồi định biên, cán bộ nhân sự và đơn vị nghiệp vụ phối hợp thực hiện điều chỉnh và trình cấp trên phê duyệt truớc khi tiến hành tuyển dụng.
Ngồi ra, trong q trình thực hiện cơng việc ở các đơn vị nếu có phát sinh thêm nhu cầu tuyển dụng bổ sung thêm nhân sự thì phải đuợc Tổng giám đốc phê duyệt theo phân cấp tuyển dụng. Đối với truờng hợp tuyển dụng bổ sung nhân sự đột xuất, đơn vị có nhu cầu phải có tờ trình theo phân cấp quản lý Cán bộ đuợc quy định trong Quy chế Quản lý công tác cán bộ của IB, trong đó nêu r l do cần2018 của ngân hàng VIB - CN Ba Đình
Bảng số liệu trên cho thấy nhu cầu tuyển dụng không ngừng tăng cao qua các năm, trong đó hầu hết là các vị trí Khối bán hàng. Các vị trí này tuyển liên tục với số luợng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của ngân hàng. Bên cạnh đó, tỷ lệ trụ lại của các ứng viên nhân viên khối này tuơng đối thấp, họ thuờng tự nghỉ vì áp lực cơng việc hoặc bị cho nghỉ vì khơng đạt u cầu, chỉ tiêu đề ra. Các vị trí thuộc Khối vận hành và Các khối khác chỉ có nhu cầu tuyển dụng để thay thế khi có cán bộ nhân viên đột xuất chuyển cơng tác hay xin nghỉ việc, nghỉ huu.
Bước 2: Đề nghị tuyển dụng
Căn cứ vào nhu cầu tuyển dụng (theo định biên, theo phát sinh thực tế, thay thế), các đơn vị nghiệp vụ lập Đề nghị tuyển dụng đã đuợc phê duyệt của các cấp quản lý liên quan về bộ phận tuyển dụng.
Trong văn bản đề nghị phải có đầy đủ các nội dung: Vị trí cần tuyển, số luợng tuyển, thời gian dự kiến tiếp nhận nhân viên mới. Ban nhân sự sẽ căn cứ vào định biên nhân sự và kế hoạch tuyển dụng đã đuợc phê duyệt để xem xét tính hợp lệ của Đề nghị tuyển dụng và trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt tiếp theo. Sau đó, phối hợp với các bộ phận có liên quan thực hiện tuyển dụng nhân sự.
Bước 3: Đăng quảng cáo tuyển dụng - Tìm kiếm hồ sơ ứng viên
• Đăng quảng cáo tuyển dụng:
Sau khi đạt đuợc sự đồng thuận của Tổng giám đốc, phòng nhân sự chịu trách nhiệm soạn thảo và đăng quảng cáo tuyển dụng trên các phuơng tiện truyền thông nội bộ và các phuơng tiện thông tin đại chúng.
Căn cứ để xây dựng Thông báo tuyển dụng là Bản mô tả công việc, Bản tiêu chuẩn công việc của vị trí cơng tác và đơn u cầu tuyển dụng từ các phịng ban, đơn vị có nhu cầu. Nội dung của Thơng báo tuyển dụng của ngân hàng thuờng bao gồm các mục sau:
- Tên vị trí tuyển dụng, ngành nghề. - Số lao động cần tuyển.
- Mô tả công việc cần tuyển. - Yêu cầu đối với ứng viên. - Quyền lợi đuợc huởng. - Các yêu cầu về hồ sơ.
Chỉ tiêu 2016 2017 2018 - Thời hạn và địa điểm nhận hồ sơ.
- Thông tin người đăng tuyển.
Việc thực hiện quảng cáo, đăng tin tuyển dụng nhằm tăng cường và thu hút nguồn ứng viên phù hợp, có chất lượng phục vụ cho cơng tác tuyển dụng đồng thời quảng bá thương hiệu và hình ảnh của VIB rộng khắp trên các phương tiện thông tin đại chúng.
Cán bộ tuyển dụng xem xét, kiểm tra các đề nghị tuyển dụng để tiến hành đăng quảng cáo tuyển dụng nhân sự.
Cán bộ tuyển dụng tìm kiếm và làm việc với các tổ chức quảng cáo, sau đó lập tờ trình theo mẫu và chuyển các cấp thẩm quyền xem xét, phê duyệt.
Tiến hành đăng thông tin quảng cáo trên các phương tiện truyền thông: G i thông tin tuyển dụng trên nội nộ tồn hàng, đăng thơng tin tuyển dụng trên website nội bộ, đăng thông tin quảng cáo trên các báo chuyên ngành (khi cần thiết)...
Lập báo cáo chi phí quảng cáo theo yêu cầu từ cấp trên.
• Về nguồn tuyển dụng:
Nguồn ứng viên của VIB bao gồm nguồn bên trong và nguồn bên ngồi, mỗi nguồn lại có những ưu và nhược điểm khác nhau phụ thuộc vào các yếu tố: Điều kiện hồn cảnh, thời gian tuyển dụng, vị trí tuyển dụng, chi phí tài chính,.. .Chính vì vậy, bộ phận Tuyển dụng sẽ căn cứ vào quy định tuyển dụng của VIB và xem xét các yếu tố tác động để chọn nguồn ứng viên thích hợp.
- Đối với nguồn bên trong tổ chức:
Sau khi có nhu cầu tuyển dụng từ các đơn vị và đề nghị tuyển dụng được phê duyệt, bộ phận Tuyển dụng sẽ căn cứ trên văn bản đề nghị bổ sung nhân sự tại các đơn vị và bản mô tả công việc đối với từng chức danh để xây dựng thông báo tuyển dụng phù hợp. Sau khi đã xây dựng thông báo tuyển dụng, bộ phận Tuyển dụng sẽ đăng tải thông tin tuyển trên website nội bộ của ngân hàng hoặc gửi mail cho từng nhóm đối tượng ứng viên tiềm năng.
Việc đăng tin lên website nội bộ giúp thơng tin tuyển dụng có thể tiếp cận nhóm ứng viên đơng đảo mà khơng tốn q nhiều thời gian. Ngồi ra, bộ phận tuyển dụng cũng gửi mail đến từng nhóm đối tượng phù hợp đã được sàng lọc trên cơ sở dữ liệu. Phương pháp này sẽ giúp khoanh vùng được đối tượng ứng viên và tránh được việc có quá nhiều bài đăng trên website nội bộ khiến cho danh mục tuyển dụng không được chú ý đến.
Phương pháp tuyển dụng từ nguồn nội bộ cũng được thực hiện do sự giới thiệu, đề cử của cán bộ nhân viên trong ngân hàng. Đây cũng là một kênh tiếp cận ứng viên hiệu quả cho bộ phận Tuyển dụng.
- Đối với nguồn bên ngoài, bộ phận tuyển dụng thu hút ứng viên qua các hình thức:
+ Thơng báo quảng cáo: Bộ phận Tuyển dụng thường xuyên cập nhật thông tin đăng tuyển trên website tuyển dụng trực tiếp của ngân hàng. VIB cũng xây dựng các fanpage tuyển dụng trên các trang mạng xã hội như facebook, zalo,...
+ Thông qua một số trung gian, văn phòng tuyển dụng. Đối với các trường hợp cần đăng tin tuyển dụng có mất chi phí thì phải được các cấp có thẩm quyền phê duyệt tuyển dụng chấp thuận. Ngồi ra, cũng có thể sử dụng dịch vụ của các công ty cung cấp dịch vụ tuyển dụng cho các chức danh cấp quản lý trở lên, sau khi đã được Ban điều hành chấp thuận.
+ Tuyển sinh viên từ các trường đại học thông qua các buổi hội thảo, tư vấn việc làm, hội chợ việc làm,.
Thực trạng nguồn tuyển mộ của VIB trong những năm vừa qua được thể hiện khá rõ trong bảng số liệu sau:
Bảng 2.3.2: Số 1 ượng hồ sơ ứng tuyển theo nguồn tại VIB - CN Ba Đình qua các năm
SL (%) SL (%) SL (%) Tổng số hồ sơ 30 100% 39 100% 45 100% Nguồn bên trong 5 16,7% 9 23,1% 14 31,1% Nguồn bên ngoài 25 83,3% 30 76,9% 31 68,9%
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Dựa vào bảng số liệu thống kê ở trên có thể thấy, số lượng hồ sơ ứng tuyển vào các vị trí tại VIB - CN Ba Đình tăng khá nhanh trong 3 năm gần đây. Với định hướng
trở thành một trong những ngân hàng TMCP lớn nhất Việt Nam, ngân hàng TMCP Quốc tế Việt Nam liên tục mở rộng quy mô, số lượng chi nhánh đã tăng lên ở nhiều tỉnh thành trọng điểm và thu hút được một lượng lớn ứng viên trên thị trường lao động, tại Chi nhánh Ba Đình cũng vậy. Nếu năm 2016, số lượng hồ sơ ứng viên thu được là 30 hồ sơ thì sang đến năm 2017, số lượng hồ sơ đã tăng lên 39 hồ sơ (tăng xấp xỉ 30%). Đặc biệt, trong năm 2018, số lượng ứng viên nộp hồ sơ đạt tới 45 hồ sơ,
tăng 50% so với năm 2016, tạo nên một cơ sở dữ liệu ứng viên vô cùng phong phú. Nguồn ứng viên của VIB thu hút được cũng khá phong phú. Trong năm 2016, nếu số lượng hồ sơ có được từ nguồn bên trong là 5 người thì số lượng hồ sơ thu được từ bên ngoài là 25 người (gấp 5 lần so với nguồn bên trong). Năm 2017, số lượng hồ sơ từ nguồn bên trong là 9 người (tăng 4 hồ sơ so với năm 2016), nhưng khi so sánh với tổng lượng hồ sơ mà VIB - CN Ba Đình nhận được thì số lượng này chỉ tăng nhẹ, đạt 23,1%. Năm 2018, số lượng nguồn ứng viên bên trong vẫn tăng lên 14 người, chiếm 31,1% tổng số hồ sơ thu được. Trong 3 năm gần nhất, có thể thấy nguồn ứng viên thu hút từ nguồn bên ngồi giữ một vai trị quan trọng trong hoạt động tuyển dụng của ngân hàng. Đây cũng là kết quả phù hợp với định hướng phát triển của ngân hàng khi mong muốn thu hút các ứng viên tài năng từ ngoài thị trường vào làm việc tại VIB.
• Về phương pháp tuyển dụng:
- Đối với nguồn nội bộ:
Các phương pháp được áp dụng trong trường hợp này là phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu nội bộ của các cán bộ nhân viên và phương pháp đăng tuyển nội bộ.
+ Phương pháp thu hút thông qua giới thiệu của các cán bộ nhân viên đang làm việc trong ngân hàng. Thơng qua sự đề bạt của chính các cán bộ, cơng nhân viên trong tổ chức, các cán bộ tuyển dụng sẽ có được danh sách các ứng viên có tiêu chu n cao, sát với thực tế yêu cầu của ngân hàng cũng như yêu cầu của vị trí cần
hiểu môi trường làm việc của VIB và họ phải là những người có khả năng thì mới được các nhân viên khác tin tưởng đề nghị và giới thiệu cho phòng nhân sự.
+ Phương pháp đăng tuyển nội bộ: Sau khi lên kế hoạch về vị trí nhân sự cần tuyển, các cán bộ tuyển dụng đăng tuyển trên trang thông tin nội bộ của công ty và email thông báo tuyển dụng nội bộ. Cán bộ nhân viên ứng tuyển phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện, yêu cầu mà ngân hàng đặt ra. Như vậy, các cán bộ tuyển dụng đã bước đầu có được danh sách các ứng viên tiềm năng để có thể chọn lọc và đưa ra lựa chọn phù hợp.
- Đối với nguồn bên ngoài:
Thực tế trong ngân hàng thì nguồn tuyển ngồi là nguồn lao động được sử dụng
nhiều hơn khi mà nguồn lao động nội bộ còn hạn hẹp, hay sự luân chuyển lao động quá nhiều gây nên sự xáo trộn cơ cấu lao động của ngân hàng cũng như do tính chất lương của cơng việc cần ứng tuyển mà phải tuyển người từ bên ngồi. Lúc này thì các
cán bộ tuyển dụng ưu tiên lựa chọn nguồn tuyển dụng từ bên ngồi ngân hàng. + Phương pháp thơng qua sự giới thiệu của các cán bộ nhân viên trong ngân hàng: Phương pháp này sẽ không mất quá nhiều thời gian của ngân hàng và chất lượng ứng viên có thể sẽ đáp ứng tốt những yêu cầu đặt ra do được các cán bộ nhân viên trong ngân hàng giới thiệu, họ sẽ biết r năng lực của những ứng viên mình giới thiệu cho ngân hàng. VIB ln triển khai các chương trình giới thiệu nhân tài và trao thưởng cho những cán bộ nhân viên giới thiệu được các ứng viên chất lượng, phù hợp với công việc và chất lượng tuyển dụng.
+ Phương pháp thông qua các mối quan hệ của chuyên viên tuyển dụng: Các cán bộ nhân sự có thể dựa vào các mối quan hệ của bản thân để có thể có được nguồn nhân sự chất lượng từ bạn bè, người thân của họ hoặc giới thiệu các ứng viên đang làm việc tại ngân hàng khác mà có nhu cầu đổi việc. Các chuyên viên tuyển dụng giới thiệu ứng viên tốt, tiềm năng cũng sẽ được nhận thưởng từ ngân hàng.
+ Phương pháp đăng tuyển trên các phương tiện thông tin đại chúng: Trong trường hợp mà những người được giới thiệu không phù hợp với yêu cầu đặt ra, ngân hàng sẽ s dụng phương pháp đăng tuyển rộng rãi trên các trang tìm việc, trang web của ngân hàng, các phương tiện truyền thông.
Trần Tú Quyên ► U&Bank - Cùng bạn Luyện thi Ngân hàng
⅛Λ 22 giò-∙ El
NGÂN HAhIGTMCP QUỔCTÉ-VIB Tuyển Dụng : 2 Chuyên Viên
"/Chuyên viên : Lương cơ bản 7 tr - 12tr + Lương kinh doanh + % Bảo
hiềm + Thưởng
{Kinh nghiệm tái Chinhz bảo hiểm)
"/cơng việc:
-Tìm kiêm & Tư vẩn Cho Khách hàng có nhu càu mở thè tín dụng và vay vân.