1.3. Kiểm soát chi XDCB qua Kho bạc Nhà nƣớc
1.3.2. Nội dung kiểm soát chi xây dựng cơ bản qua Kho bạc Nhà nước
1.3.2.1. Đánh giá hồ sơ
* Tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ chi
Các đơn vị sử dụng NSNN lập hồ sơ và chứng từ chi đảm bảo được đầy đủ các tài liệu theo quy định đối với từng nội dung chi, biểu mẫu được thiết kế theo đúng mẫu quy định với các tiêu chí được quy định hiện hành.
Căn cứ hồ sơ, tài liệu chứng từ chi của đơn vị sử dụng NSNN gửi đến KBNN nơi giao dịch để làm thủ tục thanh toán. Tại KBNN nơi giao dịch, cán bộ kiểm soát chi tiến hành kiểm tra hồ sơ của đơn vị, tiêu chí tiến hành kiểm tra:
Tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ.
Tính hợp pháp của con dấu, chữ ký của thủ trưởng và kế tốn đơn vị sử dụng NSNN.
Tính logic của các tài liệu.
Các điều kiện chi theo chế độ quy đinh như: các khoản chi phải có trong dự tốn giao, các khoản chi phải đúng chế độ, tiêu chuẩn định mức do cơ quan có thẩm quyền quy định, các khoản chi đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN hoặc người được ủy quyền quyết định chi, các khoản chi có đầy đủ hồ sơ chứng từ theo chế độ quy định.
Sau khi cán bộ kiểm soát, trường hợp đủ các điều kiện theo quy định sẽ thưc hiện theo lệnh chuẩn chi của chủ tài khoản. Trường hợp trong q trình kiểm sốt hồ sơ đơn vị sử dụng NSNN còn thiếu hoặc phải hồn chỉnh, bổ sung: cán bộ kiểm sốt chi lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ; giao 01 liên phiếu giao nhận về khách hàng, lưu 01 liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ; trường
hợp không đúng theo quy định của cơ quan có thẩm quyền ban hành, cán bộ kiểm soát chi từ chối thanh toán và thông báo về đơn vị sử dụng NSNN, đơn vị chủ quản và cơ quan Tài chính cùng cấp biết.
* Tính hợp pháp, hợp lệ về con dấu, chữ ký của thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước
Thứ nhất, kiểm soát mẫu dấu, chữ ký theo phương pháp truyền thống
Chữ ký: các đơn vị, tổ chức, cá nhân đăng ký và sử dụng tài khoản tại KBNN
đều phải đăng ký chữ ký theo quy định hiện hành. Tất cả các chữ ký (chữ ký thứ nhất, chữ ký thứ hai) đều phải được ký vào chứng từ bằng loại mực không phai; không được ký lồng bằng giấy than, bằng mực đỏ, mực đen, bằng bút chì; khơng được sử dụng chữ ký dạng in, photocopy hoặc chữ ký khắc dấu. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký tại KBNN.
Mẫu dấu: mẫu dấu đăng ký giao dịch với KBNN là dấu đã được đăng ký tại
cơ quan công an. Đối với các đơn vị thuộc khối an ninh-quốc phòng: mẫu dấu phải được đăng ký với cơ quan bảo mật trong ngành. Đối với Ban quản lý dự án có tư cách pháp nhân khơng đầy đủ (khơng có con dấu riêng): được sử dụng con dấu của đơn vị chủ đầu tư quy định trong quyết định thành lập Ban quản lý dự án và phải đăng ký mẫu dấu của đơn vị chủ đầu tư với cơ quan KBNN nơi đơn vị đăng ký sử dụng tài khoản giao dịch. Đối với cá nhân: không phải đăng ký mẫu dấu.
Dấu của đơn vị, tổ chức trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu còn giá trị đã đăng ký tại KBNN. Đối với chức danh Chủ tài khoản tại nội dung "…. ngày....
tháng ... năm... Chủ tài khoản" trên chứng từ, Chủ tài khoản phải ghi rõ ngày, tháng,
năm, họ, tên bằng loại mực khơng phai (hoặc đóng dấu khắc tên Chủ tài khoản) và đóng dấu của đơn vị, tổ chức.
Trên cơ sở hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản của các đơn vị sử dụng NSNN, thông qua Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký đã đăng ký với KBNN, cán bộ kiểm soát chi sẽ đối chiếu kiểm soát các tài liệu, chứng từ chi của đơn vị sử dụng NSNN về mẫu dấu, chữ ký như: văn bản lựa chọn nhà thầu; Hợp đồng giữa Chủ đầu tư và nhà thầu; Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy rút vốn đầu
tư; Giấy Bảo lãnh tạm ứng; Bảng xác định giá trị khối lượng cơng việc hồn thành theo hợp đồng đề nghị thanh tốn. Khi có khối lượng phát sinh ngồi hợp đồng, cán bộ kiểm soát Bảng xác định giá trị khối lượng công việc phát sinh ngồi hợp đồng,...
Thứ hai, kiểm sốt mẫu dấu, chữ ký theo chữ ký điện tử
Theo Luật Giao dịch điện tử, Nghị định thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và chứng thực chữ ký số, theo đó cá nhân, cơ quan, tổ chức khi giao dịch trong hoạt động công cộng quy định phải sử dụng chữ ký số công cộng do một tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số cơng cộng cấp (Ban cơ yếu Chính phủ cấp).
Bên cạnh đó, triển khai thực hiện Nghị định về Chính phủ điện tử, hiên nay hệ thống KBNN đã và đang từng bước xây dựng triển khai chữ ký điện tử (chữ ký số) trên các hồ sơ điện tử và sẽ thay thế việc kiểm sốt hồ sơ, chứng từ chi thủ cơng, cụ thể: khi đơn vị lập và nộp hồ sơ chi NSNN gửi qua mạng của hệ thống KBNN thì hồ sơ phải được thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị ký duyệt. Mọi dữ liệu sẽ được lưu vết trên hệ thống của KBNN, do vậy mọi thay đổi về mẫu dấu, chữ ký và nội dung thay đổi của dữ liệu gửi đến KBNN sau đều có thể bị phát hiện. Vì vậy, hồ sơ chứng từ khi được ký chữ ký điện tử sẽ có giá trị pháp lý như việc sử dụng con dấu, chữ ký tươi trên giấy.
Việc kiểm tra chữ ký điện tử trong quá trình kiểm sốt chi được thực hiện: khi hồ sơ, chứng từ chi của đơn vị sử dụng NSNN đã được thủ trưởng và kế toán trưởng lập gửi qua mạng của hệ thống KBNN, khi đó trên chương trình ứng dụng công nghệ thông tin của KBNN tự động kiểm tra tính hợp pháp của chữ ký trong hồ sơ, chứng từ chi. Trường hợp không hợp pháp, hồ sơ, chứng từ chi sẽ bị trả lại người gửi; trường hợp chữ ký hợp pháp, hồ sơ, chứng từ chi sẽ được chuyển đến cán bộ kiểm soát chi để thực hiện kiểm soát, thanh toán.
* Các điều kiện chi theo chế độ quy định:
Thứ nhất, các khoản chi phải có trong dự tốn NSNN được giao: căn cứ quyết
định giao dự toán chi ngân sách của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để thực hiện kiểm sốt. Dự tốn NSNN chính là căn cứ, điều kiện đầu tiên để các đơn vị sử dụng NSNN thực hiện nhiệm vụ chi, đồng thời KBNN giao dịch sẽ thực hiện kiểm soát thanh toán, đơn vị sử dụng NSNN chỉ được phép chi trong tốn được cấp có thẩm
quyền quyết định, cơ quan KBNN có quyền từ chối thanh tốn các khoản chi khi dự toán hết số dư, hoặc khơng nằm trong dự tốn được cấp có thẩm quyền quyết định.
Thứ hai, các khoản chi hợp pháp, hợp lệ, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức
chi NSNN do cơ quan có thẩm quyền quy định, cụ thể:
Một là, đảm bảo các khoản chi có đủ hồ sơ chứng từ hợp pháp, hợp lệ:
KBNN căn cứ vào hồ sơ chứng từ hợp pháp hợp lệ của đơn vị sử dụng NSNN như lệnh chuẩn chi và chứng từ có liên quan. Trường hợp các khoản chi do cơ quan Tài chính cấp trực tiếp thì là lệnh chi tiền của cơ quan Tài chính. Đối với các khoản chi đã được cơ quan Tài chính hoặc đơn vị chủ quản cấp trên trực tiếp thơng báo giao dự tốn thì lệnh chuẩn chi là Giấy rút dự toán.
Hai là, các khoản chi NSNN qua KBNN về XDCB đảm bảo đúng mục đích,
đúng chế độ hiện hành, tiêu chuẩn, định mức quy định của Nhà nước như: cấp đúng kế hoạch vốn nhà nước đã giao về từng cơng trình, dự án; khơng được chuyển nguồn vốn từ cơng trình, dự án này sang cơng trình, dự án khác nếu khơng có quyết định của cấp có thẩm quyền; kiểm sốt đơn giá, định mức theo quy định hiện hành.
Sau khi đã kiểm soát, nếu khoản chi đủ các điều kiện quy định, cán bộ kiểm soát chi KBNN thực hiện thanh toán theo lệnh chuẩn chi của Chủ tài khoản. Trường hợp hồ sơ của đơn vị cịn thiếu, cán bộ kiểm sốt chi yêu cầu đơn vị bổ sung hoặc nếu hồ sơ vi phạm các quy định thì từ chối thanh tốn và thơng báo bằng văn bản về đơn vị sử dụng NSNN, đơn vị chủ quản và cơ quan Tài chính cùng cấp biết.
1.3.2.2. Tổ chức thực hiện chi và quyết toán
* Tổ chức thực hiện chi NSNN
Đối với các khoản chi về XDCB các tài liệu đơn vị sử dụng NSNN gửi đến KBNN kiểm soát và thực hiện chi là:
Tài liệu mở tài khoản: quyết định giao nhiệm vụ Chủ đầu tư, thành lập Ban quản lý dự án; quyết định bổ nhiệm trưởng ban, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán; Giấy đề nghị mở tài khoản, Bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký, mã đơn vị sử dụng ngân sách.
Tài liệu gửi 1 lần về cả q trình trừ có bổ sung hoặc điều chỉnh:
hành chuẩn bị đầu tư; văn bản phê duyệt dự tốn chi phí cơng tác chuẩn bị đầu tư kèm theo dự toán được duyệt; văn bản lựa chọn nhà thầu; Hợp đồng giữ Chủ đầu tư và nhà thầu.
Tài liệu bổ sung hàng năm: kế hoạch vốn chuẩn bị đầu tư hàng năm, Thông báo danh mục dự án và vốn chuẩn bị đầu tư hàng năm; văn bản thẩm tra phân bổ kế hoạch vốn đầu của cơ quan Tài chính địa phương.
Đối với vốn thực hiện đầu tư: các văn bản của cấp thẩm quyền về quyết định đầu tư hoặc quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật-tổng dự toán; văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu; Hợp đồng giữa Chủ đầu tư và nhà thầu và các tài liệu kèm theo hợp đồng ; dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng cơng việc, hạng mục cơng trình, cơng trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng (đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật chỉ gửi khi điều chỉnh dự toán).
Tài liệu bổ sung hàng năm: kế hoạch vốn chuẩn bị đầu tư hàng năm, Thông báo danh mục dự án và vốn chuẩn bị đầu tư hàng năm; văn bản thẩm tra phân bổ kế hoạch vốn đầu của cơ quan Tài chính địa phương.
Tài liệu từng lần tạm ứng, thanh tốn khối lượng hồn thành:
Tài liệu tạm ứng vốn: ngoài tài liệu lần đầu khi tạm ứng vốn, Chủ đầu tư, Ban quản lý dự án còn gửi đến KBNN gồm Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy rút vốn đầu tư; Bảo lãnh tạm ứng.
Tài liệu thanh toán khối lượng hồn thành: trường hợp thanh tốn khối lượng hoàn thành theo hợp đồng bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy đề nghị thanh tốn tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh tốn tạm ứng); Giấy rút vốn đầu tư Bảng xác định giá trị khối lượng cơng việc hồn thành theo hợp đồng đề nghị thanh tốn. Khi có khối lượng phát sinh ngồi hợp đồng, đơn vị sử dụng NSNN còn phải gửi Bảng xác định giá trị khối lượng công việc phát sinh ngồi hợp đồng đề nghị thanh tốn.
việc do Chủ đầu tư trực tiếp thực hiện, các chi phí thẩm tra, thẩm định do cơ quan quản lý Nhà nước thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ được giao): Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh tốn tạm ứng), Giấy rút vốn đầu tư.
Trường hợp thanh tốn khối lượng hồn thành tự làm: Chủ đầu tư gửi đến KBNN như đối với thanh tốn khối lượng hồn thành theo hợp đồng xây dựng.
Thanh quyết tốn cơng trình, dự án: khi dự án, cơng trình được người có thẩm quyền phê duyệt quyết tốn dự án, cơng trình hồn thành, Chủ đầu tư gửi đến KBNN quyết định phê duyệt quyết tốn cơng trình, dự án hồn thành, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh tốn tạm ứng), Giấy rút vốn đầu tư.
* Quyết tốn dự án, cơng trình XDCB
Khi dự án, cơng trình được người có thẩm quyền duyệt quyết tốn dự án, cơng trình hồn thành, Chủ đầu tư gửi đến KBNN quyết định phê duyệt quyết tốn dự án, cơng trình hồn thành. Cán bộ kiểm soát chi căn cứ vào số vốn đã thanh tốn cho dự án, cơng trình và quyết định phê duyệt quyết tốn vốn dự án, cơng trình hồn thành, tiến hành như sau:
Đối với các hạng mục, gói thầu thi cơng xây dựng, mua sắm thiết bị, tư vấn được thanh tốn theo hợp đồng, hoặc dự tốn chi phí được phê duyệt theo quy định:
Trường hợp số vốn quyết toán được duyệt lớn hơn số vốn đã thanh toán, Chủ đầu tư gửi đến KBNN: Hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng bổ sung, điều chỉnh nếu có; hoặc dự tốn chi phí bổ sung, điểu chỉnh được duyệt nếu có; Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh tốn tạm ứng vốn đầu tư (nếu có), Giấy rút vốn đầu tư. Cán bộ kiểm soát chi căn cứ vào kế hoạch vốn được giao và các hồ sơ chứng từ đã gửi để thực hiện kiểm soát thanh toán tiếp phần chệnh lệch giữa số vốn được phê duyệt quyết toán và số vốn đã thanh toán.
Trường hợp số vốn quyết toán được duyệt nhỏ hơn số vốn đã thanh tốn: Cán bộ kiểm sốt chi có trách nhiệm phối hợp với Chủ đầu tư thu hồi số vốn đã chi trả lớn hơn so với số vốn được phê duyệt quyết toán, nộp NSNN (theo cấp ngân sách phù
hợp với cấp ngân sách đã thanh toán) và hạch toán giảm cấp phát cho dự án.
Trường hợp trong cùng một dự án có hạng mục có số vốn quyết tốn được duyệt lớn hơn số vốn đã thanh tốn, đồng thời có hạng mục có số vốn quyết tốn được duyệt nhỏ hơn số vốn đã thanh tốn thì xử lý theo nguyên tắc sau:
Đối với hạng mục có số vốn quyết tốn được duyệt nhỏ hơn số vốn đã thanh toán: KBNN các cấp yêu cầu Chủ đầu tư, Ban quản lý dự án thu hồi lại số vốn đã thanh toán cho nhà thầu, nhà cung cấp cao hơn quyết toán được duyệt, chuyển vào tài khoản tiền gửi của Chủ đầu tư mở tại KBNN.
Đối với hạng mục có số vốn quyết tốn được duyệt lớn hơn số vốn đã thanh toán: Chủ đầu tư, Ban quản lý dự án sử dụng số tiền nói trên đã được chuyển vào tài khoản tiền gửi của Chủ đầu tư để thanh tốn tiếp cho các hạng mục cịn thiếu.
Lưu ý: tổng số vốn thanh toán cho dự án không được vượt tổng mức đầu tư
dự án, khơng được vượt quyết tốn dự án hồn thành đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Trường hợp thanh tốn theo ngun tắc nói trên vẫn khơng đủ nguồn vốn thanh tốn theo quyết toán được duyệt, Chủ đầu tư phải bố trí kế hoạch vốn để thanh tốn cho dự án.
Đối với chi phí quản lý dự án:
Trường hợp có đủ hồ sơ, chứng từ chi theo dự tốn chi phí quản lý dự án đã được phê duyệt và được Chủ đầu tư gửi hồ sơ theo quy định đề nghị thanh tốn chi phí quản lý dự án theo quyết tốn dự án, cơng trình thì KBNN các cấp thực hiện kiểm sốt thanh toán trực tiếp từ tài khoản dự toán cho Chủ đầu tư, Ban quản lý dự án.
Trường hợp chưa có hồ sơ, chứng từ chi theo dự tốn chi phí quản lý dự án