Chƣơng 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
4.2. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi xây dựng cơ bản qua Kho bạc Nhà
4.2.2. Hồn thiện kiểm sốt hồ sơ, tài liệu chi của các đơn vị sử dụng ngân sách
nhà nước
Hệ thống KBNN cần tập trung nguồn lực để nhanh chóng triển khai việc khai báo và giao nhận hồ sơ kiểm sốt chi qua mạng thơng qua cổng thơng tin điện tử KBNN thay về việc giao nhận thủ công hồ sơ giấy tại quầy giao dịch như hiện nay. Khi đó, đơn vị sử dụng NSNN có thể thực hiện khai báo phiếu giao nhận hồ sơ giao dịch kiểm soát chi qua mạng; kê khai yêu cầu thanh tốn trực tuyến, sau đó có thể theo dõi tiến độ, trạng thái giao nhận hồ sơ, xử lý u cầu thanh tốn và nhận thơng báo trả kết quả xử lý trực tuyến thông qua cổng thông tin điện tử của KBNN.
Hồ sơ và chứng từ chi NSNN trên cổng thông tin điện tử KBNN sẽ được thiết kế mẫu theo đúng mẫu quy định với đầy đủ các tiêu chí thơng tin trên hồ sơ, chứng từ, các đơn vị sử dụng NSNN có thể truy cập vào cổng thông tin điện tử của KBNN để lập và nộp hồ sơ trực tuyến.
Hồ sơ trực tuyến phải đủ các tiêu chí theo đúng luật pháp, chính sách quy định. Khi đơn vị lập hồ sơ trực tuyến gửi đến KBNN, cán bộ kiểm soát chi sẽ kiểm sốt bước đầu tính hợp lệ của hồ sơ ngay tại khâu lập hồ sơ trực tuyến. Nếu đơn vị lập hồ sơ theo đúng các quy định với đầy đủ thơng tin theo quy định đơn vị có thể gửi hồ sơ đã lập đến KBNN qua cổng thông tin điện tử KBNN, ngược lại, nếu đơn vị lập hồ sơ không tuân theo các bước quy định hoặc không điền đầy đủ các thông tin quy định trong hồ sơ, cán bộ kiểm sốt chi sẽ gửi lại thơng báo về đơn vị sử dụng ngân sách biết để hoàn thiện hồ sơ, tài liệu.
Như vậy, khi KBNN triển khai thực hiện việc giao nhận hồ sơ kiểm soát chi NSNN qua cổng thơng tin điện tử của hệ thống KBNN thì bắt buộc đơn vị sử dụng NSNN phải lập hồ sơ, chứng từ hợp pháp, hợp lệ mới có thể tiến hành giao dịch được các bước tiếp theo. Việc này đảm bảo về tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ kiểm sốt chi NSNN qua KBNN.
Để triển khai thành cơng dự án thực hiện được việc giao nhận hồ sơ kiểm soát chi qua cổng thơng tin điện tử của KBNN địi hỏi sự quyết tâm chỉ đạo sát sao của lãnh đạo KBNN các cấp, sự nỗ lực của đội ngũ cán bộ kiểm soát chi lành nghề và đội ngũ chuyên gia về công nghệ thông tin của hệ thống KBNN.
* Kiểm sốt tính pháp lý mẫu dấu, chữ ký theo hình thức chữ ký điện tử của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước
Hiện nay, việc giao nhận hồ sơ kiểm soát chi đầu tư về XDCB vẫn đang theo dạng giấy tờ tại quầy giao dịch của KBNN. Hồ sơ kiểm soát chi dưới dạng giấy tờ bắt buộc đơn vị sử dụng NSNN phải có chữ ký tươi của thủ trưởng và kế toán đơn vị sử dụng NSNN kèm theo con dấu thể hiện tư cách pháp nhân của đơn vị để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu kiểm soát của đơn vị. Tuy nhiên, đến nay hệ thống KBNN đang hình thành việc giao nhận hồ sơ kiểm soát chi đầu tư về XDCB trực tuyến trên cổng thông tin điện tử mà vẫn giao nhận hồ sơ kiểm soát chi theo dạng giấy tờ tại quầy giao dịch của KBNN. Khi đó việc tồn bộ hồ sơ, tài liệu và chứng từ chi được giao nhận hồ sơ kiểm sốt chi trực tuyến qua cổng thơng tin điện tử KBNN và sẽ được số hóa và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, khi đó chữ ký tươi của thủ trưởng và kế toán đơn vị cũng như con dấu sẽ được thay vào đó là chữ ký điện tử của thủ trưởng và kế toán đơn vị sử dụng NSNN.
Như vậy chữ ký điện tử chứa đựng những thơng tin thể hiện đầy đủ tính pháp lý như: họ và tên người ký; số chứng minh thư nhân dân của người ký; đơn vị công tác của người ký; chức vụ của người ký; thời gian ký; … Sau khi cán bộ nghiệp vụ của đơn vị sử dụng NSNN hoàn thành việc nhập các thơng tin, hồ sơ đã hồn chỉnh phải được kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký chữ ký điện tử để gửi đến KBNN để kiểm soát. Do kiểm soát qua mạng, mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện; chữ ký điện tử của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị được ký lên hồ sơ, chứng từ chi, nó có giá trị pháp lý như việc sử dụng con dấu và chữ ký theo cách thông thường.
Khi hồ sơ, chứng từ của khách hàng được lập qua mạng, được thủ trưởng và kế toán đơn vị ký chữ ký điện tử và gửi đến KBNN. Cán bộ kiểm sốt chi sẽ kiểm
tra tính hợp pháp của chữ ký số trong hồ sơ, chứng từ (kiểm tra qua cơng nghệ số hóa chứng từ và so sánh mẫu dẫu chữ ký điện tử). Nếu phát hiện chữ ký điện tử không hợp pháp, hồ sơ, chứng từ sẽ bị trả lại người gửi. Nếu chữ ký điện tử hợp pháp, hồ sơ, chứng từ sẽ được nhận vào hệ thống dữ liệu của KBNN để cán bộ kiểm soát chi tiến hành kiểm soát chi.
Việc ứng dụng chữ ký số trong q trình kiểm tra, kiểm sốt hồ sơ kiểm soát chi điện tử, ký duyệt kết quả xử lý hồ sơ sẽ giảm thời gian đi lại của đơn vị, tăng tốc độ thụ lý hồ sơ của cán bộ KBNN, mang lại hiệu quả cao trong việc giải quyết hồ sơ kiểm soát chi NSNN.