7. Kết cấu của luận văn
1.3. Kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi trong đơn vị sự nghiệp công lập
1.3.1. Môi trường kiểm soát
Là những yếu tố của một tổ chức, đơn vị ảnh hưởng đến hoạt động của KSNB hoạt động thu chi và là các yếu tố tạo ra mơi trường mà trong đó tồn bộ thành viên của tổ chức nhận thức được tầm quan trọng của KSNB hoạt động thu chi. Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình,… Một mơi trường kiểm sốt tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của KSNB hoạt động thu chi. Hoạt động thu chi là hoạt động rất quan trọng nhằm đảm bảo cho đơn vị SNCL hoạt động bình thường, thường xun, có hiệu quả, hồn thành được các nhiệm vụ mà Nhà nước đã giao vì vậy xây dựng mơi trường kiểm sốt tốt, có hiệu quả sẽ làm giảm đáng kể tình trạng thất thốt, tham ơ, tham nhũng, lãng phí, khơng hiệu quả trong hoạt động thu chi của đơn vị SNCL.
Mơi trường kiểm sốt phản ánh hình thái chung của một đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của tất cả các thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB, các nhân tố thuộc về mơi trường kiểm sốt bao gồm:
* Tính trung thực và giá trị đạo đức
- Tính trung thực và tôn trọng giá trị đạo đức: Trung thực là đức tính quan
trọng nhất cần phải có của người làm công tác tài chính kế tốn, nhất là những
người có phạm vi phần cơng việc của mình liên quan đến hoạt động thu chi. Xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của người lãnh đạo và đội ngũ nhân
viên, thể hiện qua tất cả các cá nhân phải tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách ứng xử của cán bộ công chức Nhà nước trong mọi thời điểm. Điều này có thể bao gồm việc cơng bố tài sản, các vị trí kiêm nhiệm bên ngoài...
- Thái độ và cách điều hành của người quản lý, của toàn bộ tổ chức trong việc thiết lập các chính sách về kế tốn, tài chính của đơn vị; ví dụ như: cơng khai tài sản, cơng khai các khoản thu chi, quy chế chi tiêu nội bộ... mang tính cơng bằng, khách quan, vơ tư, khơng thiên vị...
- Ngoài ra, các tổ chức phải duy trì và chứng minh tính trung thực và giá trị
đạo đức; họ phải cho cơng chúng nhìn thấy được nhiệm vụ và sứ mệnh của mình. Hoạt động của họ phải có đạo đức, kỷ luật, kinh tế và hiệu quả.
- Người quản lý phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ quy định, pháp luật. Đồng thời phải loại trừ hoặc giảm thiểu những áp lực khiến cho các nhân viên có thể có những hành vi thiếu trung thực.
* Năng lực nhân viên
- Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết
để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả cũng như có
sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập KSNB hoạt
động thu chi.
- Lãnh đạo và nhân viên phải duy trì một trình độ đủ để hiểu được việc xây
dựng, thực hiện, duy trì của KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Tất cả mọi người trong một tổ chức liên
quan đến kiểm sốt nội bộ đều có trách nhiệm cụ thể của mình.
- Các cán bộ quản lý và nhân viên phải duy trì và thể hiện một mức độ kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro và giúp đảm bảo hoạt động hữu hiệu và hiệu quả; và sự hiểu biết về kiểm sốt nội bộ đủ để hồn thành trách nhiệm của họ. Do đó, việc
tuyển dụng những người có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được
giao là rất cần thiết. Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành viên trong tổ chức, đó là hướng dẫn về mục tiêu KSNB, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc
* Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo
Thông qua quan điểm, phong cách và thái độ của của nhà lãnh đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB. Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan.
* Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức và được thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng bộ phận, từng thành
viên trong bộ phận và mối quan hệ giữa họ với nhau. Cơ cấu tổ chức giúp cho mỗi thành viên hiểu được nhiệm vụ của mình và từng hoạt động cụ thể của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến việc hoàn thành mục tiêu chung
Cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên, dù cơ cấu tổ chức như thế nào thì nó cũng nhằm giúp cho đơn vị thực hiện
chiến lược và đạt được mục tiêu đề ra
Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được xây dựng sao cho có thể ngăn ngừa sự vi phạm các quy chế kiểm soát nội bộ và loại được những sai lầm và gian lận.
Cơ cấu tổ chức bao gồm:
- Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo. Mỗi cấp quản lý tự ý thức được quyền hạn của mình tới đâu.
- Hệ thống báo cáo phù hợp với đơn vị, thiết lập quy trình báo cáo kịp thời, kết quả thực hiện để đạt mục tiêu đề ra.
- Trong cơ cấu tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, được tổ chức
độc lập đối với các đối tượng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan.
* Chính sách nhân sự
Mỗi cá nhân đóng vai trị quan trọng trong KSNB. Để kiểm soát được hữu hiệu thì khả năng, sự tin cậy của nhân viên rất cần thiết. Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ
luật. Việc ra quyết định tuyển dụng nhân viên phải đảm bảo được về tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao.
Người lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên, khuyến khích bằng
các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể.
Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần được quan tâm.