7. Kết cấu của luận văn
2.3. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện Y
Y Dƣợc học cổ truyền Việt Nam
2.3.1. Kết quả đạt được
* Vềmơi trường kiểm sốt
- Học viện đã xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ và liên tục được cập nhật theo
các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành. Quy chế chi tiêu nội bộ được công khai,
lấy ý kiến dân chủ tại Hội nghị cán bộ, viên chức, người lao động hàng năm (Phụ lục 2.8).
- Học viện đã ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý sinh viên. Sử dụng các phần mềm quản lý sinh viên, quản lý tài chính. Bên cạnh đó, Học viện
cũng đã triển khai cài đặt phần mềm diệt virus đảm bảo ngăn chặn sự xâm nhập của
virus tự động.
- Quy trình luân chuyển chứng từ tương đối khoa học, phù hợp với đặc thù của Học viện và quy định của cơng tác kế tốn hiện hành. Hồ sơ được lưu trữ có đánh số thứ tự, vào sổ theo dõi, lưu trữ, ngăn nắp, dễ tìm.
- Học viện đã sử dụng phần mềm kế toán và hồ sơ chứng từ được đánh số theo
quy định trước khi vào sổ sách, các phịng, bộ mơn, đơn vị trực thuộc kiểm tra số
liệu đối chiếu thực tế và ghi chép sổ sách, nhập vào phần mềm; Các chứng từ kế
toán dược ghi chép trung thực, chính xác và được phê duyệt; tất cả dữ liệu được xử
lý chính xác, các báo cáo kết xuất đầy đủ.
* Vềđánh giá rủi ro
Học viện đã đánh giá được rủi ro hoạt động thu chi một cách tương đối đầy đủ. Các rủi ro hoạt động thu chi tương đối đa dạng. Ví dụ, rủi ro trong hoạt động thu sẽ
ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn thu của đơn vị, như thu thiếu, thu không kịp thời về
quỹ, thất thu,... Rủi ro trong hoạt động chi, như chi sai mục đích, chi lãng phí, chi
khơng đúng chế độ,…
* Về hoạt động kiểm soát
Học viện đã xây dựng hoạt động kiểm sốt khá hồn thiện, nhiều văn bản quy
định tương đối chi tiết về thủ tục kiểm soát ở các nội dung: Kiểm soát dự toán ngân sách Nhà nước giao hàng năm; kiểm soát các khoản thu sự nghiệp và thu khác tại đơn vị; kiểm soát các khoản chi thường xun và khơng thường xun; kiểm sốt
các khoản chi cho con người và chi nghiệp vụ chun mơn; kiểm sốt chi nghiên cứu khoa học, chi xây dựng cơ bản; quản lý tài sản; quản lý quá trình mua sắm tài sản, vật tư trang thiết bị; kiểm soát các nghiệp vụ lập dự toán, thực hiện dự toán và quyết toán ngân sách.
* Về thông tin và truyền thông
Học viện thực hiện tốt công tác thông tin truyền thông trong nội bộ đơn vị. Trong mỗi lần tổ chức Hội nghị cán bộ, viên chức hàng năm, Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị đều được sửa đổi, bổ sung cập nhật những chính sách và chế độ mới, mọi người đều được dân chủ góp ý kiến thảo luận để đi đến thống nhất sửa đổi, bổ sung Quy chế chi tiêu nội bộ. Sau khi được sửa đổi, bổ sung, Quy chế chi tiêu nội bộ được đăng tải trên trang web của Học viện để mọi người cùng biết và thực hiện
* Về hoạt động giám sát
Học viện thực hiện công khai các hoạt động để toàn thể cán bộ, viên chức, người lao động cùng với người dân tham gia vào công tác giám sát. Để mỗi viên
chức, người lao động và mỗi người dân đều là một nhân tố tham gia vào quá trình giám sát. Cơng tác cơng khai tài chính và những thơng tin trong đơn vị được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.
Ban Thanh tra nhân dân của Học viện hoạt động tương đối có hiệu quả. Các thành viên của Ban Thanh tra nhân dân đã được tập huấn về nghiệp vụ thanh tra kiểm soát. Học viện đã thực hiện cơng khai cơng tác tài chính nên tất cả mọi người trong Học viện đều nắm bắt được tổng và chi tiết các nguồn thu và khoản mục chi của đơn vị.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, KSNB hoạt động thu chi của Học viện
đang trong q trình hồn thiện nên vẫn có một số hạn chế như:
* Vềmơi trường kiểm sốt
- Quy chế chi tiêu nội bộ: Mặc dù Học viện đã xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ, song việc nghiên cứu, ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ thường tập trung vào
phục vụ đào tạo và nâng cao cơ sở vật chất cho nhà trường chưa được chú trọng đúng mức.
- Lãnh đạo đôi khi chỉ quan tâm nhiều đến công tác chuyên môn (công tác đào tạo), chưa dành thời gian nhiều để nghiên cứu về lĩnh vực tài chính nên sự am hiểu
để chỉ đạo về cơng tác tài chính kế tốn chưa cao, chưa đạt hiệu quả như mong đợi.
- Một số cán bộ, viên chức, người lao động xem cơng tác tài chính kế tốn là của riêng Phịng Tài chính Kế tốn nên nhận thức trong việc góp ý, hồn thiện về cơng tác này cịn hạn chế.
- Việc bố trí nhân sự làm cơng tác tài chính kế tốn có liên quan đến hoạt động
thu chi chưa thật sự hợp lý.
* Vềđánh giá rủi ro
Học viện chưa đánh giá rủi ro hoạt động thu chi một cách đúng mức, vì vậy rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào trong hoạt động thu chi
- Hoạt động thu: Lãnh đạo dường như chỉ tập trung ký kịp thời vào các chứng từ chi, còn các chứng từ chi thường ký rất lâu sau khi kế toán thu lập phiếu và thủ quỹ thu tiền. Cùng với việc không kiểm kê quỹ một cách thường xuyên hoặc kiểm tra trên sổ sách, giấy tờ sẽ gây rủi ro vì thủ quỹ có thể lợi dụng dùng tiền của tập thể tạm thời chi tiêu vào việc riêng hoặc cho vay khơng có khả năng địi nợ được, khi đó sẽ rất phức tạp trong việc xử lý tình huống.
- Hoạt động chi: Tuy đã đưa phần lớn việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho công tác chuyên môn vào đấu thầu công khai (đấu thầu qua mạng) để lựa chọn nhà thầu có uy tín, giá cả hợp lý cung cấp nhưng việc đấu thầu vẫn có kẽ hở, vẫn cịn tồn tại tình trạng một số nhà thầu được lựa chọn có mối quan hệ, khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ chất lượng không đạt như mong đợi, hồ sơ giấy tờ thiếu, các mặt hàng nhập khẩu nhà thầu không phải đon vị nhập khẩu trực tiếp nên thủ tục hồ
sơ giấy tờ phức tạp, lòng vòng. Việc mua sắm khơng qua đấu thầu chủ yếu sử dụng
hình thức chào hàng cạnh tranh (3 đơn vị có khả năng cung cấp gửi báo giá, lựa
chọn đơn vị có giá thấp nhất) điều này rủi ro cho đơn vị vì người được giao nhiệm vụ mua sắm lại là người đi lấy báo giá sẽ lấy 3 báo giá của người quen hoặc thông
hơn nhưng đã ngầm chọn nhà cung cấp là người quen rồi. Đơn vị phải mua hàng giá
cao mà chất lượng lại thấp hoặc hàng ếkhông bán được.
* Về hoạt động kiểm soát
- Tuy Học viện đã xây dựng được hoạt động kiểm soát khá hoàn thiện nhưng
chưa thật sự đồng bộ và phát huy tác dụng. Việc xây dựng các văn bản về kiểm soát
hoạt động thu chi chủ yêu do Phòng Tài chính Kế tốn lập và trình lãnh đạo ký duyệt để thực hiện, chưa tranh thủ được trí tuệ của các phịng ban có liên quan
- Hệ thống dự toán mới chỉ đáp ứng được yêu cầu bắt buộc của các cơ quan chủ quản cấp trên, chưa thực sự đáp ứng việc lập kế hoạch, tăng cường tự chủ tài
chính trong Học viện. Quy trình lập dự tốn chỉ đơn thuần là việc cộng thêm một tỷ lệ % trên số thực hiện kỳ trước, dẫn tới việc lập dự toán mang nặng tính hình thức
và khơng có ý nghĩa thực tiễn và không phát huy được trách nhiệm và quyền hạn
trong việc phân cấp tài chính cho các bộ phận trực thuộc. - Về quản lý nguồn thu
+ Đối với khoản thu học phí các lớp, các hệ đào tạo: Vẫn cịn tình trạng thất thu như nhiều sinh viên học gần hết học kỳ nhưng cuối học kỳ bỏ học khơng nộp
học phí.
+ Chưa mở rộng các nguồn thu từ hoạt động dịch vụ đặc biệt là nguồn thu từ liên kết đào tạo với nước ngoài, liên kết đào tạo đại học và sau đại học với các
trường uy tín trong ngành y trên thế giới.
- Về quản lý khoản chi + Đối với nguồn kinh phí chi cho cơng tác nghiên cứu khoa học Học viện
chưa có các quy định cụ thể về quy trình đánh giá thẩm định chất lượng, tính hiệu
quả, tính khả thi thực tế của các đề tài.
+ Hiện nay Học viện đang thực hiện khốn mức chi mua văn phịng phẩm là
200.000 đồng/người/năm, việc khoán như vậy cho mọi đối tượng là không hợp lý.
+ Đối với định mức tiêu hao nhiên liệu vẫn chưa xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu cụ thể kèm theo tình trạng kỹ thuật của phương tiện mới hay đã cũ.
- Về quản lý tài sản
+ Việc quản lý, sử dụng các tài sản vẫn dựa trên các biện pháp hành chính
sản có hiệu quả và tiết kiệm. Cụ thể tài sản trong Học viện mới chỉ dừng ở việc tính hao mịn hằng năm, vấn đề thanh lý được Nhà nước phân cấp cho các Bộ, ngành và bán thu tiền nộp vào ngân sách nhà nước theo hướng dẫn của Bộ Tài chính và được giữ lại để tái đầu tư mua sắm tài sản trong các trường. Song, chưa có quy chế chung về quản lý và sử dụng tài sản được xác lập quyền sở hữu Nhà nước và tài sản phục vụ cho hoạt động sản suất kinh doanh, dịch vụ cần thu hồi vốn đầu tư tài sản qua
trích khấu hao, nộp tiền sử dụng vốn. Đặc biệt nghĩa vụ tài chính của người sử dụng tài sản quá nhỏ, từ đó họ quản lý, sử dụng tài sản kém hiệu quả và lãng phí.
+ Nguồn kinh phí thực hiện đầu tư xây dựng, mua sắm, sửa chữa tài sản cố
định đã có theo dõi, nhưng chưa triệt để dẫn đến việc khi tài sản cố định đi vào sử
dụng, hoạt động chưa có sự tính tốn, tách biệt rõ cho hoạt động hành chính và hoạt
động sản xuất kinh doanh, dịch vụ ảnh hưởng đến quá trình quản lý, xử lý và theo
dõi tài sản cố định.
+ Việc đối chiếu giữa sổ kế toán và hiện vật tài sản ít được thực hiện trong Học viện nên rất dễ gây nên sự mất mát tài sản hoặc khơng có biện pháp xử lý kịp thời đối với những mất mát đó.
- Về quản lý quỹ lương
Tiền lương của người lao động: Do chưa có các văn bản quy định tiêu chí cụ thể để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị khi được giao quyền tự chủ, vì vậy quy chế chi tiêu nội bộ, phân phối tiền lương và thu nhập cịn mang tính bình
qn, chưa gắn với hiệu quả và chất lượng cơng việc để khuyến khích người lao
động nỗ lực đạt hiệu quả, chất lượng cao nhất; chính sách tiền lương chưa thực sự là đòn bẩy thúc đẩy năng suất và chất lượng công tác của người lao động.
* Về thông tin và truyền thông
Công tác thông tin tuyên truyền về hoạt động tài chính, hoạt động thu chi của
đơn vị chưa thật sự đến 100% người lao động trong đơn vị. Một số người xem đây
là nhiệm vụ riêng của phịng Tài chính Kế tốn nên khơng quan tâm.
* Về hoạt động giám sát
Tuy đã thực hiện công khai công tác tài chính theo đúng quy định nhưng dường như công tác công khai chưa được tất cả mọi thành viên trong đơn vị quan
tâm nên sẽ có hạn chế trong hoạt động giám sát của mọi người về hoạt động tài chính, hoạt động thu chi trong đơn vị.
Ban Thanh tra nhân dân hoạt động tương đối có hiệu quả nhưng trình độ hiểu biết về cơng tác tài chính của các thành viên trong Ban Thanh tra nhân dân cịn hạn chế vì đây khơng phải là nhiệm vụ chính của họ. Điều này sẽ ảnh hưởng đến công
tác thanh kiểm tra, giám sát tại đơn vị.
Học viện chưa có bộ phận chun trách làm cơng tác thanh tra giám sát.
2.3.2.2. Nguyên nhân
Nghiên cứu các nguyên nhân của những tồn tại trên sẽ là cơ sở để hoàn thiện hơn KSNB hoạt động thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam.
Nguyên nhân của những hạn chế trong KSNB hoạt động thu chi tại Học viện Y
Dược học cổ truyền Việt Nam:
* Nguyên nhân khách quan:
- Các cơ chế, chính sách của Nhà nước còn khập khiễng, thiếu đồng bộ. Trước khi có sự ra đời của NĐ 16/2015/NĐ-CP thì các trường thực chất chưa được
tự chủ gì ngồi việc ngân sách nhà nước cắt nguồn kinh phí chi thường xuyên. Với mức thu học phí nhà nước quy định thì cũng gây khó khăn cho các trường trong việc tự chủ tài chính. Hơn thế nữa, việc áp dụng các định mức, quy định về giờ
chuẩn…một cách đồng bộ trong tất cả các trường công lập bao gồm cả trường quốc
gia, đại học vùng, đại học trung ương quản lý và đại học địa phương quản lý sẽ
giảm ý nghĩa của việc tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các trường công lập.
- Nước ta đang trong giai đoạn đổi mới về kế tốn và tài chính cơng do vậy chế độ kế tốn có một số lạc hậu nhất định. Mặt khác, do chưa ban hành và công bố
áp dụng hệ thống chuẩn mực kế tốn cơng nên chế độ kế tốn chưa thể có những
thay đổi tương ứng.
* Nguyên nhân chủ quan:
- Do nhận thức của cán bộ, giảng viên, người lao động về cơng tác tài chính
chưa đầy đủ.
- Việc phân cấp quản lý tài chính trong Học viện còn chậm đổi mới, chưa thực sự tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc chủ động tìm kiếm nguồn thu ngồi
- Một số cán bộ kế tốn tài chính năng lực chun mơn cịn chưa cao, việc
hiểu biết về tự chủtài chính cịn chưa đầy đủ.
- Mặc dù ban lãnh đạo đã thấy việc tăng cường nguồn thu và kiểm soát chặt chẽ khoản chi là nhiệm vụ vô cùng quan trọng nhưng họ chưa thấy sự kết nối giữa hệ thống thông tin kế tốn với nhiệm vụ đó, do dó hệ thống thơng tin kế tốn trong Học viện chưa tương xứng với nhiệm vụ này.
- Do đặc thù hoạt động của Học viện có liên quan đến nhiều lĩnh vực khác
nhau, hoạt động cần có sự phối hợp của rất nhiều các bộ phận chức năng khác nhau nên việc phối hợp trong công việc và kiểm tra của bộ phận kế toán tất yếu gặp nhiều
Tiểu kết chƣơng 2
Trên cơ sở lý luận khoa học về KSNB hoạt động thu chi ở chương 1, tác giả đi
sâu vào phân tích thực trạng KSNB hoạt động thu chi ở Học viện Y Dược học cổ
truyền Việt Nam.
Tác giả đã khái quát được quá trình hình thành và phát triển của Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam. Đồng thời, tập trung phân tích đặc điểm về hoạt động KSNB hoạt động thu chi thông qua 5 yếu tố: Mơi trường kiểm sốt; Đánh
giá rủi ro; Hoạt động kiểm sốt; Thơng tin và truyền thơng; Giám sát. Từ đó, chỉ ra những kết quả đã đạt được và hạn chế cũng như những nguyên nhân bất cập trong các hoạt động KSNB hoạt động thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam.