7. Kết cấu của luận văn
1.3. Kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi trong đơn vị sự nghiệp công lập
1.3.4. Hệ thống kiểm soát
Hoạt động kiểm sốt có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng, là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của người
quản lý được thực hiện. Hoạt động kiểm soát bao gồm các hoạt động kiểm sốt phịng ngừa và phát hiện rủi ro. Do đó, để cân bằng giữa thủ tục kiểm sốt phát hiện và phịng ngừa thơng thường là phối hợp các hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát.
* Thủ tục phân quyền và xét duyệt
Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền
theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể. Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của người lãnh đạo. Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên thực hiện đúng theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định bởi người
lãnh đạo và pháp luật.
* Phân chia trách nhiệm
Một cá nhân không thể nào khách quan để thấy được hết các sai phạm. Nếu
các chức năng tập trung ở một người sẽ phát sinh tiêu cực, người tốt sẽ có cơ hội
phạm tội vì điều kiện quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận. Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận thì cần phải phân công các chức năng công việc riêng biệt
cho từng người. Để giảm rủi ro về việc sai sót, lãng phí, những hành động cố ý làm sai và rủi ro khơng ngăn ngừa được thì một hệ thống kiểm sốt địi hỏi khơng có
người nào được giao quá nhiều trách nhiệm và quyền hạn để tránh tạo nên một môi trường dễ xảy ra gian lận, sai phạm. Năm trách nhiệm chủ yếu bao gồm ủy quyền,
phê chuẩn, ghi chép, xử lý và đánh giá các nghiệp vụ. Tuy nhiên, sự thông đồng, bắt tay nhau giữa một nhóm người này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trong một số trường hợp đơn vị có quy mơ nhỏ, có q ít nhân viên để thực hiện việc phân chia phân nhiệm. Khi đó, nhà lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và
bù đắp bằng những biện pháp kiểm soát khác như sự luân chuyển nhân sự. Việc
luân chuyển nhân sự đảm bảo rằng một người không xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong một thời gian dài. Cũng như, việc khuyến khích và yêu cầu nhân viên thực hiện những ngày nghỉ hàng năm cũng giúp giảm rủi ro bằng cách đem lại sự luân chuyển nhân sự tạm thời.
* Chứng từ và sổ sách ghi chép
Việc thiết kế mẫu chứng từ, sổ sách và sử dụng chúng một cách thích hợp giúp
đảm bảo sự ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu về nghiệp vụ xảy ra, các
mẫu chứng từ và sổ sách cần đơn giản và hữu hiệu cho việc ghi chép, giảm thiểu các sai sót, ghi trùng lặp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết. Chứng từ cần để các khoảng trống cho sự phê duyệt và xác nhận của những người có liên quan đến nghiệp vụ. Đánh số thống nhất lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị để dễ quản lý, dễ truy tìm và giảm thiểu các gian lận, sai phạm có thể xảy ra.
Việc tiếp cận tài sản và sổ sách phải được giới hạn trong phạm vi những cá nhân mà họ được giao trách nhiệm bảo quản hoặc sử dụng tài sản. Trách nhiệm của
người bảo quản tài sản thể hiện qua chứng từ, hàng tồn kho, ghi chép sổ sách. Hạn
chế việc tiếp cận tài sản làm giảm rủi ro lạm dụng hoặc làm thất thoát tài sản của
Nhà nước. Mức độ giới hạn tùy thuộc vào rủi ro thất thoát tài sản. Mức độ giới hạn
phải được xem xét, xác định.
* Hoạt động thu chi
- Căn cứ vào các quy định của pháp luật hiện hành, xây dựng một hệ thống văn bản pháp quy quy định rõ danh mục và định mức thu chi cụ thểtrong toàn đơn vị.
động thu chi để giám sát và kiểm tra hoạt động thu chi của đơn vị.
- Cần có hình thức khen thưởng khích lệ cho những cá nhân thực hiện tốt công tác thu chi và xử phạt nghiêm những cá nhân vi phạm.
- Thường xuyên tập huấn cho những cán bộ có liên quan trực tiếp đến hoạt động thu chi của đơn vị.
- Cập nhật những văn bản mới của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền vào Quy
chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
- Công khai Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị mọi cá nhân trong đơn vị đều nắm được và thực hiện,
* Kiểm tra đối chiếu
Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước và sau khi xử lý. Sổ sách cần phải được đối chiếu với các chứng từ thích hợp để kịp thời phát hiện và xử lý
các sai sót.
Việc điều hành, xử lý và hoạt động nên được rà soát định kỳ để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc, thủ tục, chính sách và những đòi hỏi hiện hành khác.
Việc giám sát kỹ càng đảm bảo rằng mục tiêu của tổ chức sẽ được thực hiện. Sự giao việc và chấp thuận công việc của nhân viên bao gồm:
- Sự thông báo rõ ràng, nghĩa vụ, trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm giao cho
mỗi thành viên.
- Đánh giá một cách hệ thống công việc của mỗi thành viên trong phạm vi
cần thiết.
- Chấp thuận công việc theo những tiêu chuẩn để đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng định hướng.
Người giám sát cung cấp cho nhân viên những hướng dẫn cần thiết và đào tạo họ để đảm bảo rằng các sai sót, lãng phí và hành động sai trái được giảm thiểu và đạt được kết quả.