7. Kết cấu của luận văn
3.2. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện Y
3.2.2. Hoàn thiện về đánh giá rủi ro
Hiện nay, công tác quản trị rủi ro của Học viện chưa được quan tâm đúng mức. Rủi ro có thể đến bên trong và bên ngoài đơn vị. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro phải thực hiện như sau:
- Duy trì thường xuyên các cuộc họp giao ban hàng tuần hoặc bất thường
giữa Ban Giám đốc Học viện và lãnh đạo các phịng, bộmơn, đơn vị trực thuộc. - Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện Quy chế chi tiêu nội bộ; quy trình
thu và quản lý nguồn thu; quy trình mua sắm vật tư, trang thiết bị, tài sản phục vụ công tác chuyên môn,...
3.2.3. Hồn thiện về hệ thống thơng tin, truyền thơng
- Sớm đưa dự án “Xây dựng hệ thống quản lý Học viện thông minh” vào
sử dụng.
- Tiếp tục thực hiện công khai, cập nhật Quy chế chi tiêu nội bộ; công khai số liệu giao dự tốn, tình hình thanh quyết tốn kinh phí chi thường xun, chi
khơng thường xuyên, chi đầu tư XDCB, mua sắm tài sản, nghiên cứu khoa học lên
trang website của Học viện
3.2.4. Hồn thiện về hệ thống kiểm sốt
Các thủ tục kiểm soát của Học viện phải đảm bảo chặt chẽ kiểm soát trong mỗi hoạt động thu chi. Học viện cần cụ thể hóa các quy trình kiểm sốt trên cơ sở
đánh giá, phân tích rủi ro đối với các lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ cơ bản như: báo
cáo tài chính, tài sản, nguồn kinh phí,... Trong q trình hoạt động, Học viện có nhiều loại rủi ro khác nhau có thể gây mất nguồn thu; lãng phí, thất thốt nguồn kinh phí, vì vậy nhiệm vụ của KSNB hoạt động thu chi là phải phát hiện và ngăn chặn các rủi ro đó. Việc thiết lập các biện pháp kiểm soát rủi ro khi xây dựng các chính sách, quy trình phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:
- Không để một cá nhân nào trong Học viện được thực hiện từ đầu đến cuối một hoạt động nào đó: Như khâu mua vật tư hóa chất phục vụ cơng tác giảng dạy,
không được để bộ môn trực tiếp sử dụng vật tư hóa chất đi mua mà phải làm theo quy trình: Căn cứ vào định mức tiêu hao vật tư hóa chất của giờ giảng đã được phê
duyệt, bộ mơn lập dự trù, qua phịng Vật tư trang thiết bị kiểm sốt trình Giám đốc ký duyệt. Phịng Vật tư trang thiết bị chịu trách nhiệm lấy 03 báo giá của 03 đơn vị có khả năng cung cấp độc lập. Phòng Vật tư trang thiết bị, phòng Tài chính Kế tốn và bộ mơn có nhu cầu sử dụng đã lập dự trù kiểm tra báo giá, quy cách, tiêu chuẩn, giá vật tư hóa chất; lựa chọn đơn vị cung cấp có uy tín, giá cung cấp thấp nhất sau
hàng phải có xác nhận kiểm tra của phịng Tài chính Kế tốn (Kế tốn tài sản); phịng Vật tư trang thiết bị; bộ môn trực tiếp sử dụng và thủtrưởng đơn vị.
- Thực hiện nguyên tắc kiểm sốt kép, tức là phải có người kiểm tra công
việc của người khác thực hiện. Trong quá trình mua sắm vật tư, trang thiết bị không
để một cá nhân, một bộ phận khép kín một khâu mà phải có quy trình cho các
phịng, bộ mơn, đơn vị trực thuộc kiểm sốt được công việc mua sắm, tránh thất
thốt, lãng phí, khơng có hiệu quả.
Để nâng cao hơn nữa hiệu lực, hiệu quả của KSNB hoạt động thu chi, Học
viện cần hoàn thiện các thủ tục KSNB theo các giải pháp sau:
- Hồn thiện các thủ tục kiểm sốt của tổ chức hệ thống kế tốn
Tổ chức hệ thống tài chính kế tốn thực hiện cả 3 hình thức kiểm sốt trước, trong và sau nghiệp vụ kinh tế. Hệ thống kế toán là bộ phận quan trọng trong hệ thống cơ cấu tổ chức KSNB. Ngoài chức năng thơng tin, kế tốn phải thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm sốt tình hình chấp hành dự tốn thu chi; tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước; kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản cơng ở đơn vị; kiểm tra tình hình
chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, thanh quyết toán các chế độ theo quy định của
Nhà nước.
Chức năng kiểm soát của kế toán được lồng ghép, gắn chặt với chức năng
thông tin trên cả chu trình kế tốn và trong cả 4 nội dung của hệ thống kế toán: chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo quyết toán (báo cáo tài chính). Chức năng kiểm tra của kế tốn được thể hiện ở việc kiểm tra chứng từ kế tốn, kiểm tra cơng tác hạch toán tài khoản kế toán, kiểm tra báo cáo quyết tốn (báo cáo tài chính) và các thơng tin kinh tế tài chính.
- Hồn thiện quản lý nguồn thu
+ Đối với khoản thu học phí các lớp, các hệ đào tạo: Đây là nguồn thu sự
nghiệp chủ yếu của Học viện, vì vậy cần phải xây dựng quy trình quản lý học phí gắn chặt với quy trình quản lý sinh viên, học viên, quản lý đào tạo để đôn đốc thu
đúng thời hạn, thu đủ tránh thất thốt, thu khơng kịp thời hoặc tránh tình trạng sinh
viên học gần hết học kỳ nhưng đến cuối học kỳ bỏ học không nộp học phí dẫn đến tình trạng thất thu.
Học viện có thể tổ chức bộ phận các giáo viên chuyên trách theo từng khóa, thực hiện quản lý lớp đồng thời đơn đốc tình hình nộp học phí, theo dõi sát sao tình
hình sinh viên để kịp thời có các cách giải quyết hợp lý.
+ Đối với các khoản thu lệ phí tuyển sinh, lệ phí thi lại, học lại, cải thiện điểm,… phải xây dựng quy trình thực hiện và giám sát để thu đủ, thu đúng, tránh
thất thoát.
+ Cần chủ động mở rộng các nguồn thu từ hoạt động dịch vụ đặc biệt là các nguồn thu từ liên kết đào tạo với nước ngồi, tìm kiếm và mở rộng liên kết đào tạo
đại học, sau đại học với các trường đại học có chất lượng, uy tín trong đào tạo
ngành y trên thế giới để có thể thu hút được người học. Đối với các lớp liên kết
trong hợp đồng đã ủy quyền cho đơn vị liên kết thu học phí, cần có quy định chặt chẽ về thời gian chuyển kinh phí về trường và kèm theo chế tài xử lý cụ thể khi có vi phạm, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn do học phí của học kỳ trước đã thu nhưng đến học kỳ sau mới chuyển về trường.
+ Đối với các khoản thu phí coi xe đạp, xe máy, ơ tơ… cho thuê cơ sở vật
chất, khi xây dựng quy định về khoán nộp cần có biện pháp kiểm tra, đánh giá nhu cầu thực tế, kết hợp với việc so sánh giá cả thị trường để nâng mức khoán nộp cho phù hợp hơn.
- Hoàn thiện quản lý chi
+ Đối với nguồn kinh phí chi cho cơng tác Nghiên cứu khoa học ngoài việc
nghiệm thu đề tài, kiểm tra thủ tục thanh toán, Học viện cần có quy định về quy
trình đánh giá thẩm định chất lượng, tính hiệu quả, tính khả thi thực tế của các đề tài.
+ Đối với các khoản chi cung cấp hàng hóa, dịch vụ: Dịch vụ bảo vệ, dịch vụ vệ sinh môi trường, mua sắm văn phịng phẩm, vật tư hóa chất phục vụ cho công tác chuyên môn,… căn cứ vào yêu cầu thực tế, đề xuất của các bộ phận, định mức giờ giảng để xây dựng từng gói thầu, có thẩm định giá để xây dựng giá gói thầu và tổ chức quy trình đấu thầu (qua mạng) để thực hiện công tác mua sắm, cung cấp dịch vụ theo quy định đảm bảo công khai, minh bạch, tiết kiệm, có hiệu quả lựa chọn được đơn vị có đủ uy tín cung cấp để tránh thất thốt, lãng phí trong cơng tác mua
sắm. Đối với quy định về việc khốn chi văn phịng phẩm cho cá nhân, hiện nay
đồng/người/năm. Việc khoán định mức chi như vậy cho mọi đối tượng là không
hợp lý. Học viện cần căn cứ vào nhu cầu thực tế và tính chất nội dung công việc để xác định mức tiêu dùng và từ đó có định mức cụ thể cho từng người theo từng
phòng ban, từng tổ…
+ Đối với định mức tiêu hao nhiên liệu: Học viện cần bổ sung thêm việc xây
dựng định mức tiêu hao nhiên liệu cụ thể kèm theo tình trạng kỹ thuật của phương tiện cịn mới hay đã cũ để xác định định mức nhiên liệu phù hợp hơn.
+ Hiện nay kế toán các khoản chi trong Học viện được thực hiện theo các nội
dung chi: chi thường xuyên và chi không thường xuyên. Việc hạch tốn như vậy
khơng giúp ích cho việc kiểm sốt chi phí trong Học viện do nó khơng gắn liền với hoạt động và mức độ phát sinh các hoạt động đó của trường. Bản chất các hoạt động trong Học viện bao gồm đào tạo, nghiên cứu khoa học và các dịch vụ liên quan. Đối
tượng chịu chi phí của các hoạt động này bao gồm: sinh viên, mơn học, cơng trình
khoa học và các dịch vụ cung ứng. Ngồi các khoản chi có mục đích cụ thể cho các dự án chương trình, các khoản chi thường xuyên trong học viện cần thiết phải được hạch toán theo hoạt động và xác định chi tiêu cho từng đối tượng chịu phí:
+ Hoạt động đào tạo được chi tiết theo hoạt động giảng dạy và hướng dẫn theo từng hệ đào tạo.
+ Hoạt động nghiên cứu khoa học được chi tiết theo cấp trường, cấp bộ, cấp
Nhà nước và quốc tế.
+ Các dịch vụ cung ứng chi tiết theo dịch vụ trong trường hay dịch vụ ngoài trường.
- Hoàn thiện quản lý tài sản
+ Cho ban hành các chế độ khen thưởng đối với các tổ chức, cá nhân có
thành tính trong việc thực hiện quản lý tài sản công (như khen thưởng đối với các
hành vi như thực hiện bảo quản, sử dụng, giữ gìn tài sản cơng bền, đẹp, sử dụng lâu dài vượt thời gian so với thời gian hao mòn quy định của Nhà nước; bảo vệ tài sản trước sự phá hoại của con người, của tự nhiên; sử dụng tài sản tiết kiệm, hiệu quả nhưng vẫn đạt được mục tiêu đã xác định…). Các hình thức khen thưởng như bằng
+ Tổ chức học tập, quán triệt, phổ biến tuyên truyền các cơ chế quản lý tài sản trong đơn vị, làm rõ trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân trong việc triển khai thực hiện.
+ Nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, giám sát, đánh giá việc triển khai thực hiện các cơ chế, chính sách quản lý tài sản trong đơn vị. Đề cao vai trò của các
phương tiện thông tin đại chúng trong việc phát hiện, đưa tin phê phán về các hành
vi vi phạm chế độ quản lý tài sản, biểu dương những gương tốt trong thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
+ Kiên quyết cắt giảm những nhu cầu mua sắm tài sản vượt tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản, khơng cần thiết.
- Hồn thiện quản lý quỹ lương
+ Tiếp tục quan điểm của Đảng là coi việc tính đúng và tính đủ cho người
lao động chính là sự đầu tư cho phát triển. Tác giả cho rằng tính đủ cho người lao động có nghĩa là tiền lương phải bao gồm 3 bộ phận: đủ để tái sản xuất giản đơn sức lao động; bộ phận để tái sản xuất mở rộng và một bộ phận ni gia đình. Tính đúng cho người lao động có nghĩa là tiền lương phải được gắn với cơng việc, năng suất,
chất lượng, hiệu quả làm việc của cán bộ, viên chức, người lao động.
+ Thiết lập cơ chế tuyển dụng, đào thải viên chức nghiên cứu khoa học, chặt chẽ và nghiêm minh trên cơ sở những tiêu chuẩn cán bộ đã được xác lập. Trước hết, phải coi việc đào tạo nâng cao trình độ của người lao động là một công việc hệ trọng đặc biệt trong điều kiện hội nhập kinh tế. Đồng thời, tuyển dụng những người
có đức, có tài, thật sự tâm huyết với nghề nghiệp và kiên quyết đào thải những người không đủ trình độ chun mơn, năng lực phẩm chất và thiếu đạo đức ra khỏi đội ngũ. Đào tạo tuyển dụng và đào thải là hai mặt của một vấn đề, phải gắn chặt
với nhau. Tuyển dụng linh hoạt và đào thải cũng linh hoạt, phải coi đó là việc bình
thường, thường xun trong cơng tác cán bộ. Tuy nhiên, việc tuyển dụng và đào
thải cán bộ phải được tiến hành một cách công khai, minh bạch và dựa trên các tiêu chuẩn cũng như kết quả đánh giá khách quan.
- Kiến nghị cấp trên bổ sung Quy chế tổ chức và hoạt động của Học viện,
3.2.5. Hoàn thiện giám sát
- Thiết lập bộ phận kiểm soát độc lập nhằm đảm bảo công tác kiểm tra, giám
sát được liên tục, khách quan.
- Bồi dưỡng nghiệp vụ nói chung, nghiệp vụ chuyên môn về công tác tài chính kế tốn nói riêng cho đội ngũ cán bộ làm công tác thanh tra.
- Tăng cường hiệu quả hoạt động của Ban Thanh tra nhân dân do Hội nghị
cán bộ, viên chức, người lao động bầu ra.
- Thực hiện cơng khai tài chính theo quy định để toàn thể cán bộ, viên chức,
người lao động trong Học viện cùng kiểm tra, giám sát.
3.3. Điều kiện để thực hiện các giải pháp
3.3.1. Nhà nước và các cơ quan hữu quan
Các cơ quan quản lý Nhà nước giữ vai trò đặc biệt quan trọng đối với sự phát
triển của các đơn vị SNCL. Trong khi các đơn vị SNCL còn chưa thực sự tự chủ
được tài chính, vẫn bám vào hầu bao dịng sữa mẹ là nguồn kinh phí được NSNN giao hàng năm thì điều này càng đặc biệt quan trọng hơn nữa. Để có thể thực hiện
các giải pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện rất cần sự quan tâm, giúp đỡ của Nhà nước và các cơ quan hữu quan, thể hiện ở một số nội dung:
- Xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật đổi mới các Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2016, Nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 theo hướng mở rộng hơn nữa quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và tài chính đối với các đơn vị SNCL, đặc biệt là các cơ sở giáo dục đại học công lập.
- Nhà nước cần sớm xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về kiểm soát nội bộ trong các đơn vị SNCL để các đơn vị SNCL có cơ sở pháp lý xây dựng và thực hiện hệ thống kiểm sốt nội bộ cho riêng mình.
- Cần xem xét và điều chỉnh những quy định trong Luật Kế toán, chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp cho phù hợp với xu hướng phát triển của các trường đại học công lập tiến tới tự chủ về tài chính. Theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ thì đặc điểm hoạt động tài chính của các đơn vị SNCL có thu có sự thay đổi cơ bản, từ chỗ là đơn vị thực hiện dự toán ngân sách Nhà nước
giao sang chủ động tìm kiếm nguồn thu để bù đắp các khoản chi. Do đó, hệ thống kế tốn cần có sựthay đổi tương ứng.
- Tiếp tục hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý về cơ chế quản lý tài chính, chế độ kế tốn áp dụng cho các đơn vị SNCL được giao quyền tự chủ về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, tài chính đảm bảo tính hợp lý, khả thi và thống nhất tiến tới ban hành chuẩn mực kế tốn cơng ở Việt Nam để góp phần tạo mơi trường pháp lý lành mạnh và hỗ trợ cho việc quản lý, kiểm tra, giám sát của Nhà nước phù hợp