7. Kết cấu của luận văn
2.1. Đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý của Học viện Y Dƣợc học cổ truyền
2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý của Học viện Y dược học cổ truyền Việt Nam
Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam là đơn vị sự nghiệp, chịu sự lãnh
đạo, quản lý trực tiếp của Bộ Y tế, chịu sự quản lý Nhà nước về giáo dục của Bộ
Giáo dục và Đào tạo. Cơ cấu tổ chức của Học viện được tổ chức theo 2 cấp: - Ban Giám đốc gồm Giám đốc và các Phó Giám đốc
- Các phịng chức năng, bộ môn và các đơn vị trực thuộc.
Trong số các đơn vị trực thuộc Học viện, có Bệnh viện Tuệ Tĩnh với cơ cấu tổ chức bao gồm 5 phịng chức năng: Tổ chức - Hành chính, Phịng Kế hoạch Tổng hợp, Phịng Tài chính Kế tốn, Phòng Điều dưỡng, Phòng Vật tư và trang thiết bị y tế và 23 khoa lâm sàng và cận lâm sàng. Viện nghiên cứu Y Dược cổ truyền Tuệ
Tĩnh với cơ cấu tổ chức bao gồm 3 phòng chức năng và các phòng, labo nghiên cứu.
Do yêu cầu phát triển, cơ cấu tổ chức của Học viện đã từng bước được điều chỉnh để phù hợp với quy mơ, ngành nghề và loại hình đào tạo, gồm 14 phịng ban chức năng, 38 bộ mơn, 04 đơn vị trực thuộc, thể hiện qua sơ đồ (Sơ đồ 2.1):
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Học viện Y Dƣợc học cổ truyền Việt Nam Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ BAN GIÁM ĐỐC P. Tổ chức cán bộ BM Toán tin BM Lý –Lý sinh BM Hoá học BM Sinh học BM ngoại ngữ BM Lí luận chính trị BM GDTC-GDQP
BM Giải phẫu mô
Cá c b ộ m ôn Y h ọc c ơ sở BM Sinh lý học BM Hoá sinh BM Vi sinh- KST BM S lý bệnh MD BM G phẫu bệnh BM Y tế công cộng BM VS dịch tễ Bệnh viện TuệTĩnh BM Dược lý BM Dược liệu BM Bào chế BM Đông dược BM Dược lâm sàng BM TCQL dược
Viện Nghiên cứu YDHCT Tuệ Tĩnh
TT Đào tạo theo
nhu cầu xã hội
Cá c b ộ m ôn c hu yê n m ôn y h ọ c BM Y lý YHCT BM Hoá dược BM Nội YHHĐ BM Ngoại YHHĐ BM Nhi BM Châm cứu BM Khí cơng DS BM Truyền nhiễm BM Ngũ quan BM sản phụ khoa BM TK- tâm thần BM Lão khoa BM Ngoại YHCT BM Nội YHCT BM Điều dưỡng BM P hồi c năng BM chẩn đoán HA Cá c b ộ m ôn k ho a h ọc cơ b ả n Cá c đơ n vị tr ự c th u ộ c P. Tài chính Kế tốn P. Hành chính QT P. Vật tư TTB P. Hợp tác quốc tế P. Truyền thơng Văn phịng HV P. Khảo thí & KĐCL P. Quản lý Đào tạo P. Đào tạo SĐH P. CTCT & QLSV P. QL khoa học P. CN TT Ban Quản lý giảng đường Thư viện Cá c b ộ m ôn Dƣ ợ c h ọ c
sự thành công của tổ chức kế toán tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam. Hiện nay, mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn Học viện đang áp dụng theo mơ hình tập trung (trừ Bệnh viện Tuệ Tĩnh có bộ máy kế tốn riêng hạch tốn độc lập). Tồn bộ cơng tác kế toán các hoạt động của Học viện được tập trung tại phịng Tài chính Kế tốn, phịng Tài chính Kế tốn có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện cơng tác kế toán của Học viện như: Lập dự tốn kinh phí hàng năm, hướng dẫn lập, nhận, kiểm tra chứng từ, thanh quyết tốn kinh phí, tiến hành ghi sổ kế tốn, lập báo cáo tài chính.
Chức năng, nhiệm vụ của phịng Tài chính Kế tốn
- Chức năng: phịng Tài chính Kế tốn có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Học viện trong công tác thực hiện quản lý nhà nước trong lĩnh vực tài chính - kế tốn.
- Nhiệm vụ
+ Tham mưu cho Ban Giám đốc quản lý tài chính đúng quy định của pháp luật;
+ Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung và dài hạn; + Xây dựng các quy định và định mức thu, chi phù hợp. Tham mưu cho Giám
đốc về việc điều chỉnh dự toán;
+ Lập kế hoạch ngân sách hàng năm;
+ Huy động và khai thác các nguồn thu hợp pháp dựa trên quy định của Nhà nước, chức năng, nhiệm vụ của đơn vị;
+ Xây dựng hệ thống các định mức thu từ các nguồn khác nhau. Rà soát, bổ sung, cập nhật hệ thống các định mức thu phù hợp với thực tế;
+ Thực hiện phần hành kế toán về chế độ tài chính theo quy định: Tổ chức và
điều hành bộ máy kế toán; Thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về công tác tài
chính - kế tốn; Kiểm sốt các hoạt động chi tiêu đúng chế độ;
+ Lập báo cáo tài chính, thống kê, phân tích cung cấp thơng tin kế tốn cho Hiệu trưởng để ra quyết định quản lý;
+ Lập báo cáo tài chính theo quý, năm, theo quy định và đột xuất khi có yêu cầu;
+ Tham mưu cho Giám đốc về tổ chức và khai thác các nguồn thu căn cứ vào các văn bản luật, quy định, định mức hiện hành của Nhà nước, chức năng, nhiệm vụ theo điều lệ hoạt động của đơn vị và kế hoạch của đơn vị;
+ Hướng dẫn xây dựng dự toán chi. Kiểm soát chi tạm ứng căn cứ theo tiến độ
các hoạt động, dự toán chi tiết đã được duyệt, nguồn kinh phí;
+ Hướng dẫn thực hiện chế độ chứng từ kế toán căn cứ theo chế độ chứng từ
kế toán do Bộ Tài chính ban hành;
+ Giám sát, kiểm tra, đơn đốc tận thu;
+ Thực hiện các nghiệp vụ chuyên mơn kế tốn: phản ánh các thơng tin kinh tế cập nhật trên sổ kế toán theo đúng quy định của Bộ Tài chính;
+ Kiểm sốt các khoản thanh toán tạm ứng căn cứ quy định về thanh toán tạm
ứng của đơn vị. Đôn đốc các cá nhân, đơn vị thanh toán các khoản tạm ứng đúng
thời gian, đúng hoạt động. Tham mưu biện pháp xử lý thanh toán tạm ứng chậm và
người chịu trách nhiệm đơn đốc thanh tốn tạm ứng;
+ Kiểm kê tài sản định kỳ theo quy định của Nhà nước và đột xuất theo yêu
cầu của đơn vị;
+ Thực hiện tự chủ tài chính, hướng dẫn, phối hợp các đơn vị trong đơn vị và
các đơn vị liên quan theo dõi, thực hiện đúng các quy định trong quy chế chi tiêu
nội bộ, các chế độ Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ cơng chức; chế độ
chính sách về học phí, học bổng, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể cho học viên, sinh viên của đơn vị;
+ Tổng hợp, phân tích các thơng tin kinh tế, các yếu tố tác động, đánh giá hiệu quả kinh tế cung cấp cho Giám đốc để ra quyết định quản lý;
+ Thực hiện luân chuyển tài liệu, chứng từ kếtoán qua các khâu, người xử lý, giải quyết đúng thời gian theo quy định;
+ Thực hiện lưu giữ tài liệu, chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật. + Cập nhật văn bản Luật, các quy định và hướng dẫn về tài chính - kế tốn;
+ Xây dựng quy chế làm việc; xây dựng, bổ sung quy chế về chế độ, quy trình làm việc của phịng Tài chính Kế tốn để thực hiện cải cách hành chính trong lĩnh vực tài chính kế tốn;
+ Cập nhật bổ sung kiến thức về lĩnh vực tài chínhv-vkế tốn.
Phịng Tài chính Kế tốn hiện nay có 11 người, trong đó 01 Trưởng phịng kiêm Kế tốn trưởng, 02 Phó trưởng phịng, 07 nhân viên kế tốn, 01 kiêm nhiệm thủ quỹ. Phịng Tài chính Kế tốn chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Giám đốc Học
viện. Tổ chức bộ máy kế toán như đơn vị đang thực hiện hiện nay là tương đối gọn nhẹ và phù hợp về mặt sốlượng kế toán, một bộ máy kế toán với sự tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị.
Để việc tổ chức có hiệu quả và đảm bảo thống nhất, chun mơn hóa của đội ngũ cán bộ kế toán của Học viện, đơn vị đã lựa chọn mơ hình tổ chức bộ máy kế
tốn tập trung (Sơ đồ 2.2):
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Học viện
Nguồn: Phịng Tài chính kế tốn
Căn cứ vào khối lượng cơng việc kế tốn, Trưởng phịng Tài chính Kế tốn
(Kế tốn trưởng) phân cơng cho mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm các phần hành kế tốn cụ thể. Mỗi nhân viên có thểđảm nhiệm một hoặc một số phần hành kế toán.
* Trưởng phịng Tài chính Kế tốn (Kếtốn trưởng): Giúp Ban Giám đốc chỉ đạo, có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.
PHÓ TRƯỞNG PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ TỐN
KẾ TỐN TỔNG HỢP Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng, kho bạc Kế toán thuế, tài sản Kế toán XDCB Kế tốn tiền lương, bảo hiểm KẾ TỐN
THU CÁC DỊCH VỤ ĐÀO TẠO TRƯỞNG PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ TỐN
- Phụ trách chung, cơng tác tổ chức nhân sự, đối nội, đối ngoại, đón tiếp các cơ quan chức năng chuyên môn và cán bộcác đơn vị trong và ngồi trường đến làm việc với phịng Tài chính Kế tốn.
- Quản lý và giám sát cơng tác tài chính của Học viện, chịu trách nhiệm trước
Giám đốc về cơng tác quản lý tài chính của nhà trường. Báo cáo về tổ chức, công
tác chuyên môn với Ban Giám đốc.
- Tham mưu, xây dựng các phương hướng, biện pháp cải tiến quản lý tài chính
hàng năm.
- Tham mưu, xây dựng, thay đổi, bổ sung hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ.
- Chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động về kế tốn của phịng Kế tốn - Tài chính.
- Tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn và báo cáo kế tốn ở Phịng Kế tốn Tài
chính theo đúng quy định hiện hành.
- Lập và trình duyệt các dự tốn thu, chi tài chính hàng năm của Học viện. - Duyệt các chứng từ thu, chi các nguồn kinh phí.
- Lập các báo cáo tài chính của Học viện.
* Phó trưởng phịng Tài chính Kế tốn: Chỉ đạo, phân cơng cơng việc, hướng
dẫn viên chức thực hiện các nhiệm vụ được giao. Kiểm tra, giám sát chất lượng, tiến
độ công việc, việc thực hiện nhiệm vụ của viên chức thuộc lĩnh vực đảm trách. Đề
xuất với trưởng phòng tổ chức thực hiện nội dung công việc đảm nhiệm. Phối hợp với các đơn vị triển khai thực hiện các công việc của Phòng theo lĩnh vực đảm trách. Tham dự các cuộc họp của trường, các hội đồng tư vấn...
Tổ chức các cuộc họp của phòng. Ký các văn bản của phòng thuộc lĩnh vực
đảm trách. Kiểm tra, duyệt các văn bản thuộc lĩnh vực đảm trách trình lãnh đạo ký.
* Kế toán tổng hợp: Trực tiếp thực hiện việc hạch toán đối chiếu sổ, tiếp nhận
và xử lý báo cáo của các đơn vị trực thuộc, định kỳ lập các BCTC phục vụ việc quyết tốn kinh phí.
* Thủ quỹ: Có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại quỹ, thực hiện các nghiệp vụ
thu - chi tiền, cập nhật số liệu trên sổ quỹ, định kỳ tiến hành kiểm quỹ và nộp tiền vào Kho bạc Nhà nước.
* Kế toán tiền lương, bảo hiểm: Thanh toán lương và các khoản phụ cấp cho
cán bộ nhân viên
* Kế toán tài sản, thuế: Theo dõi việc mua sắm, xuất dùng tài sản, trang thiết
bị tại các bộ phận trong Học viện, thuế phải nộp cho Nhà nước.
* Kế toán ngân hàng, kho bạc: Theo dõi các khoản thanh toán phát sinh trong
Học viện như thanh toán tạm ứng, thanh toán với cán bộ nhân viên, thanh toán với kho bạc, cơ quan thuế, cơ quan Bảo hiểm xã hội…
* Kế toán thu các dịch vụ đào tạo: Theo dõi các khoản thu của sinh viên các
hệ đào tạo.
Tổ chức các phần hành và chế độ kế toán tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam
Các nhân viên kế toán tại Phịng Tài chính Kế tốn vừa thực hiện nghiệp vụ kế tốn tài chính vừa thực hiện một số cơng việc của kế tốn quản trị: Thực hiện kế tốn tài chính theo phần hành được giao, lập Báo cáo kế toán, báo cáo nội bộ liên quan khác và thực hiện cơng tác phân tích, kiểm sốt, đánh giá, tham mưu về nội dung, lĩnh vực được phân cơng như: Nguồn kinh phí (Thu ngân sách nhà nước, thu sự nghiệp, chi phí, tiền lương, cơng nợ… Bên cạnh đó, Phịng Tài chính Kế tốn tổ chức thành các bộ phận trên cơ sở nhóm các phần hành nghiệp vụ và yêu cầu phân tích quản trị liên quan để thực hiện cơng tác như: (1) Bộ phận kế tốn tổng hợp & quản trị chung, (2) Bộ phận kế toán theo dõi nguồn thu ngân sách nhà nước, nguồn thu sự nghiệp, (3) Bộ phận kế toán TSCĐ và XDCB.
Các chính sách kế tốn áp dụng tại Học viện như: chứng từ kế toán, sổ kế toán, tài khoản kế tốn, báo cáo quyết tốn, báo cáo tài chính phải tn thủ theo Chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp ban hành theo Thơng tư 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính.
2.1.5. Đặc điểm hoạt động thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt
Nam có ảnh hưởng đến kiểm sốt nội bộ
Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam là đơn vị sự nghiệp, tự đảm bảo một phần chi thường xuyên, chịu sự lãnh đạo về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của Vụ Kế hoạch Tài chính - Bộ Y tế. Giám đốc Học viện là người chịu trách nhiệm
trước pháp luật về quyết định của mình trong tồn bộ hoạt động tài chính kế tốn
của Học viện và thực hiện cơng khai tài chính theo quy định.
Cơ chế quản lý tài chính theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 và Thông tư số 71/2006/TT-BTC ngày 09/08/2006 quy định quyền tự chủ, tự chịu
trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị SNCL và các văn bản pháp quy hiện hành. Từ hệ thống văn bản pháp quy, đơn vị xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ phù hợp với đơn vị mình.
2.1.5.1. Nguồn thu của Học việnY Dược học cổ truyền Việt Nam
Nguồn kinh phí do NSNN cấp:
- Nguồn NSNN được Bộ Y tế phê duyệt giao dự toán hàng năm bao
gồm: kinh phí đảm bảo hoạt động thường xuyên và kinh phí khơng thường xuyên.
- Nguồn vốn đầu tư XDCB, kinh phí mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn
TSCĐ phục vụ HĐSN được cấp có thẩm quyền phê duyệt, vốn đối ứng thực hiện
các dự án có nguồn vốn nước ngồi được cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Kinh phí khác (nếu có).
Nguồn thu từ dịch vụđào tạo
- Thu học phí: Thực hiện theo Nghị định số 86/2015/NĐ-CP ngày
02/10/2015 của Chính phủ về việc quy định cơ chế thu, quản lý học phí đối với cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân và chính sách miễn, giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập từnăm học 2015-2016 đến năm học 2020-2021;
Nguồn thu sự nghiệp, thu khác:
- Thu tiền học lại, thi lại, phúc khảo, áp dụng đối với sinh viên, học viên phải học lại, thi lại các môn học theo quy định của Học viện.
- Thu tiền học phí đối với các học viên kéo dài thời gian bảo vệ luận văn (bảo vệ quá hạn).
- Thu tiền làm bằng, lễ phục, và tổ chức lễ phát bằng.
- Thu tiền khám sức khỏe sinh viên đầu khóa, lệ phí làm thẻ thư viện.
Các nguồn thu hợp pháp khác: Bao gồm nguồn thu từ các hợp đồng liên
kết đào tạo, thu từ các khoản lãi đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn và các nguồn thu hợp pháp khác.
- Thu từ các hợp đồng liên kết đào tạo, đào tạo theo địa chỉ: Thu theo hợp
đồng thỏa thuận và đềán được duyệt.
- Thu từ các lớp chuyển đổi ngắn hạn