7. Kết cấu của luận văn
2.2. Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện Y
2.2.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm sốt bao gồm các chính sách kiểm sốt và thủ tục kiểm sốt. Chính sách kiểm sốt là những ngun tắc chung làm cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm sốt. Cịn thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực hiện chính sách kiểm sốt.
Học viện đã xây dựng chính sách kiểm sốt với những ngun tắc cần làm; những quy định để thực thi chính sách kiểm sốt một cách cụ thể. Đồng thời, thường xuyên đánh giá tính hiệu quả của hoạt động kiểm soát và đưa ra các giải pháp điều chỉnh đối với từng thời điểm. Tuy nhiên, công tác đánh giá hoạt động kiểm soát cũng như các giải pháp điều chỉnh chưa thực sự hữu hiệu.
Học viện đã ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý tài chính: Hiện tại Học viện đang sử dụng phần mềm kế toán DAS 10.0 và phần mềm thu học phí riêng.
- Phần mềm kế tốn DAS 10.0 giúp Học viện quản lý tài chính theo đúng quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính. Sau giai đoạn lập và luân chuyển chứng từ kế toán, kế toán viên định khoản vào chứng từ
nhập vào phần mềm kế tốn. Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin
được nhập vào sẽ tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết có
liên quan các báo cáo kế toán. Hàng quý nộp báo cáo lên cấp trên theo đúng thời
- Phần mềm thu học phí có các tính năng xun suốt q trình từ lúc sinh viên nhập học đến khi tốt nghiệp ra trường. Việc cập nhật thông tin sinh viên lúc mới nhập trường, các khoản phải nộp theo quy định hàng năm do phịng Cơng tác chính trị và quản lý sinh viên thực hiện. Phịng Tài chính Kế toán căn cứ vào dữ liệu đã
được cập nhật sẽ tiến hành thu học phí, các khoản phải nộp theo quy định, xuất hóa đơn cho sinh viên. Việc áp dụng phần mềm giúp Học viện quản lý chặt chẽ và chính xác hơn về các khoản thu, đồng thời giúp lưu trữ và sao lưu dự phòng tốt. Bên cạnh đó, Học viện cũng đã triển khai cài đặt phần mềm diệt virus cho toàn bộ hệ thống máy tính đảm bảo ngăn chặn sự xâm nhập của virus tự động.
Để hoạt động kiểm sốt có hiệu quả thì một cá nhân khơng được tham gia thực
hiện tồn bộ quy trình nghiệp vụ cũng như kiêm nhiệm chức năng ở các khâu quan trọng. Hiện tại, việc phân chia trách nhiệm giữa xét duyệt, thực hiện, ghi chép, bảo vệ tài sản của Học viện chưa đảm bảo, vẫn cịn tình trạng cịn phân cơng cán bộ kiêm nhiệm các chức năng trên;
Quy trình luân chuyển chứng từ tương đối khoa học, phù hợp với đặc thù của Học viện và quy định của công tác kế toán hiện hành. Hồ sơ được lưu trữ có đánh số thứ tự, vào sổ theo dõi, lưu trữ, ngăn nắp, dễ tìm. Học viện đã sử dụng phần mềm kế toán và hồ sơ chứng từ được đánh số theo quy định trước khi vào sổ sách, các
phịng, bộ mơn kiểm tra số liệu đối chiếu thực tế và ghi chép sổ sách, nhập vào phần mềm; Các chứng từ kế toán dược ghi chép trung thực, chính xác và được phê duyệt; tất cả dữ liệu được xử lý chính xác, các báo cáo kết xuất đầy đủ.