7. Kết cấu của luận văn
1.3. Kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi trong đơn vị sự nghiệp công lập
1.3.3. Hệ thống thông tin và truyền thông
Để nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thì thơng tin và truyền thơng là điều kiện khơng thể thiếu, rất cần thiết để thực hiện mục tiêu của KSNB.
* Thông tin
Điều kiện đầu tiên đảm bảo thơng tin thích hợp và đáng tin cậy là thông tin
phải được ghi chép kịp thời, phân loại đúng các nghiệp vụ và sự kiện, được chuyển
đi dưới những biểu mẫu và lộ trình bảo đảm nhân viên thực hiện chức năng trong KSNB. Do đó, KSNB địi hỏi tất cả các nghiệp vụ phải lập các chứng từ đầy đủ.
Khả năng ra quyết định của các nhà lãnh đạo bị ảnh hưởng bởi chất lượng của
những thơng tin như tính thích hợp, tính kịp thời, cập nhật, chính xác và có thể sử dụng được. Như vậy, khơng phải bất kỳ tin tức nào cũng trở thành thơng tin cần thiết mà nó phải đáp ứng được các yêu cầu:
- Tính chính xác: thơng tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống.
- Tính kịp thời: thơng tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị.
- Tính đầy đủ và hệ thống: thơng tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của
tình huống, giúp người sử dụng có thểđánh giá vấn đề một cách tồn diện.
- Tính bảo mật: địi hỏi thơng tin phải được cung cấp đúng người phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ.
Một hệ thống thơng tin thích hợp phải tạo ra các báo cáo về hoạt động tài chính kế toán theo chế độ kế toán của Bộ Tài chính, những vấn đề tuân thủ hỗ trợ
cho việc điều hành và kiểm sốt những hoạt động. Nó khơng chỉ bao gồm những dữ liệu bên trong mà còn xem xét các thơng tin bên ngồi, những điều kiện và hoạt
động cần thiết ra quyết định và báo cáo.
Hoạt động thu chi liên quan đến mọi mặt hoạt động của đơn vị nên cần thông
cán bộ, nhân viên khi tiếp nhận thơng tin chính xác sẽ giúp hoạt động thu chi của
đơn vị được lành mạnh và thuận lợi.
Đơn vị cần đưa Quy chế chi tiêu nội bộ lên trang web của mình (phần nội bộ) để mọi cá nhân đều được biết và thực hiện theo đúng quy định của đơn vị.
* Truyền thông
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin. Truyền thông hữu hiệu là việc cung cấp thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc từ cấp dưới lên cấp trên hoặc ngang hàng giữa các bộ phận, thông tin xuyên suốt tồn bộ tổ chức.
Các cá nhân nhận được thơng báo rõ ràng từ lãnh đạo về trách nhiệm của bản thân trong KSNB. Họ phải hiểu được vai trò của mình đối với hệ thống KSNB, đối với các thành viên khác trong tổ chức. Ngoài ra, cũng cần có sự truyền thơng hiệu quả từ bên ngồi tổ chức.