7. Kết cấu của luận văn
2.1. Đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý của Học viện Y Dƣợc học cổ truyền
2.1.5. Đặc điểm hoạt động thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam có
Nam có ảnh hưởng đến kiểm sốt nội bộ
Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam là đơn vị sự nghiệp, tự đảm bảo một phần chi thường xuyên, chịu sự lãnh đạo về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của Vụ Kế hoạch Tài chính - Bộ Y tế. Giám đốc Học viện là người chịu trách nhiệm
trước pháp luật về quyết định của mình trong tồn bộ hoạt động tài chính kế toán
của Học viện và thực hiện cơng khai tài chính theo quy định.
Cơ chế quản lý tài chính theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 và Thông tư số 71/2006/TT-BTC ngày 09/08/2006 quy định quyền tự chủ, tự chịu
trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị SNCL và các văn bản pháp quy hiện hành. Từ hệ thống văn bản pháp quy, đơn vị xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ phù hợp với đơn vị mình.
2.1.5.1. Nguồn thu của Học việnY Dược học cổ truyền Việt Nam
Nguồn kinh phí do NSNN cấp:
- Nguồn NSNN được Bộ Y tế phê duyệt giao dự toán hàng năm bao
gồm: kinh phí đảm bảo hoạt động thường xuyên và kinh phí khơng thường xuyên.
- Nguồn vốn đầu tư XDCB, kinh phí mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn
TSCĐ phục vụ HĐSN được cấp có thẩm quyền phê duyệt, vốn đối ứng thực hiện
các dự án có nguồn vốn nước ngồi được cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Kinh phí khác (nếu có).
Nguồn thu từ dịch vụđào tạo
- Thu học phí: Thực hiện theo Nghị định số 86/2015/NĐ-CP ngày
02/10/2015 của Chính phủ về việc quy định cơ chế thu, quản lý học phí đối với cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân và chính sách miễn, giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập từnăm học 2015-2016 đến năm học 2020-2021;
Nguồn thu sự nghiệp, thu khác:
- Thu tiền học lại, thi lại, phúc khảo, áp dụng đối với sinh viên, học viên phải học lại, thi lại các môn học theo quy định của Học viện.
- Thu tiền học phí đối với các học viên kéo dài thời gian bảo vệ luận văn (bảo vệ quá hạn).
- Thu tiền làm bằng, lễ phục, và tổ chức lễ phát bằng.
- Thu tiền khám sức khỏe sinh viên đầu khóa, lệ phí làm thẻ thư viện.
Các nguồn thu hợp pháp khác: Bao gồm nguồn thu từ các hợp đồng liên
kết đào tạo, thu từ các khoản lãi đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn và các nguồn thu hợp pháp khác.
- Thu từ các hợp đồng liên kết đào tạo, đào tạo theo địa chỉ: Thu theo hợp
đồng thỏa thuận và đềán được duyệt.
- Thu từ các lớp chuyển đổi ngắn hạn
+ Học phí chuyển đổi 3 tháng: 2.000.000 đồng/sinh viên/khóa học;
+ Học phí lớp định hướng bác sĩ y học cổ truyền 12 tháng: 14.500.000
đồng/sinh viên/khóa học;
- Thu từ khoản lãi đầu tư tài chính ngắn hạn: Hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn ký kết với các ngân hàng thương mại.
- Thu tiền dịch vụ bảo vệ trông giữ phương tiện, tiền căng tin.
2.1.5.2. Nội dung chi của Học việnY Dược học cổ truyền Việt Nam
Các khoản chi của Học viện bao gồm:
- Chi tiền lương, phụ cấp, thu nhập tăng thêm cho cán bộ, viên chức và người
lao động
- Chi thanh tốn hàng hóa, dịch vụ (Thanh toán dịch vụ công cộng, điện
nước, nhiên liệu, vệ sinh mơi trường, vật tư, văn phịng phẩm, tun truyền liên lạc,
chi phí hội nghị, hội thảo, các buổi họp, cơng tác phí, th mướn giảng viên…) - Chi phí nghiệp vụ chun mơn (Chi công tác tuyển sinh, tổ chức thi tốt nghiệp, chi khác,…)
- Chi mua sắm, sửa chữa lớn tài sản cố định
- Chi nguồn kinh phí từ các hoạt động dịch vụ (Chi cho các hoạt động đào tạo, liên kết với nước ngoài, đào tạo liên kết trong nước, lớp chuyển đổi ngắn hạn, đào tạo
chuyên khoa định hướng, chi công tác quản lý, tổ chức các hoạt động dịch vụ).
- Chi phí cho các đơn vị trực thuộc.
2.1.5.3. Quản lý tài chính ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi của Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam
- Tất cả các khoản thu, chi phát sinh trong quá trình hoạt động của Học viện phải tuân thủ theo chế độ tài chính, kế tốn hiện hành và Quy chế chi tiêu nội bộ
của Học viện. Tất cả các khoản thu đều phải sử dụng mẫu hóa đơn, biên lai, phiếu thu do Học viện phát hành theo quy định hiện hành của Nhà nước. Phịng Tài chính Kế tốn có trách nhiệm thơng báo cơng khai nội dung, mức thu trên cơ sở các quyết
định áp dụng nội dung, mức thu cụ thể của Giám đốc Học viện. Điều này tạo môi trường thuận lợi cho kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi của Học viện.
- Tất cả các khoản thu, chi phải được quản lý thống nhất và phải được thể hiện trên hệ thống sổ kế toán theo quy định của pháp luật, phải tuân thủ quy trình, thủ tục và phải được quản lý chặt chẽ, đảm bảo thu đúng, chi đúng và tuân thủ đầy đủ các
quy định của pháp luật thuế, pháp luật về phòng chống tham nhũng, thực hành tiết
kiệm chống lãng phí. Nghiêm cấm đơn vị, cá nhân tự đặt ra các khoản thu, chi hoặc cố tình để ngồi sổ kế tốn và ngồi sự quản lý của Học viện. Đây là căn cứ để nhận diện, đánh giá rủi ro trong kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi của đơn vị
- Tất cả các khoản chi thực hiện theo quy chế chi tiêu nội bộ của Học viện, các nội dung và chi khác không nằm trong quy chế chi tiêu nội bộ thì thực hiện theo chế
độ hiện hành của Nhà nước và Quyết định của Giám đốc Học viện. Đây là cơ sở để
kiểm soát chi
- Các khoản chi phải có trong dự tốn hoặc chủ trương của Học viện được Giám đốc phê duyệt hoặc được người ủy quyền phê duyệt, không cho phép chi NSNN đối với các trường hợp tự ý thực hiện khi chưa có chủ trương được Giám đốc, người có thẩm quyền phê duyệt. Đây là cơ sở cho hoạt động giám sát.
- Kết thúc nhiệm vụ, các khoản chi đã đủ điều kiện phải làm thủ tục chi, kết
thúc năm ngân sách các khoản chi kế thúc năm ngân sách, các khoản chi phát sinh trước đó phải làm thủ tục thanh tốn.
- Đảm bảo cơng khai, dân chủtheo quy định của pháp luật.
2.1.5.4. Quy trình quản lý hoạt động thu chi tài chính của Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam
* Lập dự toán thu chi
Đơn vị được giao nhiệm vụ tổ chức các hoạt động, căn cứ vào nhiệm vụ được giao lập tờ trình đề xuất chủ trương và dự tốn chi tiết trình Giám đốc phê
duyệt (được thơng qua Phịng Tài chính Kế tốn thẩm định) để tổ chức thực hiện.
Hồ sơ trình Giám đốc bao gồm: - Dự toán chi tiết;
- Các văn bản có liên quan như: Tờ trình, kế hoạch được duyệt, các hồ sơ làm cơ sở lập dự tốn;
- Trình Giám đốc phê duyệt dự toán thu, chi;
Trên cơ sở hồ sơ do đơn vị trình, Phịng Tài chính Kế tốn có trách nhiệm thẩm tra, trình Giám đốc duyệt.
Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam được nhận ngân sách trực tiếp của Bộ Y tế nên hàng năm Học viện tiến hành lập Dự toán thu, chi NSNN gửi Bộ Y tế xem xét phê duyệt. Dự toán thu, chi ngân sách tại đơn vị được thực hiện theo
phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ.
Dẫn chứng: Dự toán thu, chi NSNN năm 2017, 2018, 2019 (Phụ lục 2.1; Phụ lục 2.2; Phụ lục 2,3).
Đối với phần nội dung dự toán các khoản chi, căn cứ lập dự toán tại Học
viện là các chỉ tiêu tuyển sinh, biên chế được Bộ Y tế giao; các chỉ tiêu chuyên môn về định mức vật tư tiêu hao, các chế độ chi tiêu hiện hành và số quyết toán của
năm trước để xác định nhu cầu chi tiêu thực tế cho năm lập dự tốn theo nhóm
mục chi như chi quỹ tiền lương, tiền công, các khoản đóng góp theo lương, chi
phụ cấp ngành, tiền điện, nước, xăng xe,... Những năm gần đây, NSNN giao chủ yếu phân bổ cho nhóm chi con người (thường chiếm 2/3 nguồn ngân sách cấp), số cịn lại chi cho Nhóm 2 mà tập trung phần lớn là khoản chi thanh tốn dịch vụ cơng cộng, sửa chữa thường xuyên TSCĐ và chi phí nghiệp vụ chuyên môn của ngành. Trên tinh thần đó, bộ phận kế tốn của đơn vị lập dự toán chi ngân
sách hàng năm như sau:
Nhóm 01 - chi thanh tốn cá nhân
Nguyên tắc lập và nội dung lập: Đối với nhóm chi này, việc lập dự toán
thực hiện trên cơ sở hệ thống chỉ tiêu kế hoạch như chỉ tiêu tuyển sinh trong
năm, chỉ tiêu quỹ tiền lương và chỉ tiêu lương bình qn. Trong đó, chỉ tiêu quỹ
tiền lương là chỉ tiêu quy định lớn mà đơn vị được sử dụng, được trả lương và trả
công cho một số lao động đã được duyệt trong chỉ tiêu kế hoạch. Thực tế tại Học
viện, ngoài việc lập dự toán thu - chi NSNN hàng năm vì đây là nhóm chi quan
trọng nhất nên để giải trình dự tốn với cơ quan chức năng, thanh tra, kiểm tra,
song song với dự toán thu, chi ngân sách hàng năm, bộ phận kế toán lập Bảng thuyết minh quỹ tiền lương và phụ cấp dự tốn.
- Tiền lương (Lương ngạch bậc theo quỹ lương): Căn cứ lập là chỉ tiêu biên chế. Tiền lương được tính theo quy định của Nhà nước và văn bản hướng dẫn lập dự toán ngân sách hàng năm.
- Tiền công (Đối với đối tượng lao động Học viện tự ký hợp đồng) được lập theo mức thanh toán thỏa thuận giữa người lao động với Giám đốc đơn
vị được ghi trên hợp đồng theo các hình thức trả lương khác nhau được quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ.
- Phụ cấp (chức vụ, thêm giờ, ưu đãi nghề, thâm niên nhà giáo): Nội dung và mức thanh toán thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.
- Các khoản đóng góp (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ): Tỷ lệ đóng góp
hàng năm theo quy định.
Nhóm 02 chi về hàng hóa dịch vụ
Nhóm chi này bao gồm các khoản thanh tốn về dịch vụ công cộng, vật tư văn phịng, chi phí th mướn, chi đồn vào, chi sửa chữa thường xun TSCĐ và chi phí nghiệp vụ chun mơn của ngành.
Đối với các khoản chi về dịch vụ công cộng, mà chiếm tỷ trọng lớn
nhất là khoản chi tiền điện, nước, kế toán lập dự toán số chi trên cơ sở ước tính
gia tăng 10% ÷ 15% số liệu chi cho năm liền kề. Nhóm 03 - chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ
Số liệu khảo sát tại Học viện ở nhóm chi này hầu như tiến tới 0, trong khi
đó, số phát sinh trên sổ kế toán hàng năm tại đơn vị thực tế đều có mua sắm
TSCĐ nhưng như trao đổi của các nhân viên phòng kế toán tại đơn vị, do ngại
phiền hà về thủ tục mà thường đơn vị sẽ “tìm cách” biến hóa khoản chi đó thành
mục chi trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng trong khoản chi phí nghiệp vụ chun mơn của ngành thuộc Nhóm chi 02 hoặc dùng Quỹ phát triển hoạt động của đơn vị
để mua sắm ở Nhóm chi 04. Nhóm 04 - chi khác
Nhóm chi này bao gồm chi cho các khoản bảo hiểm tài sản, phương tiện, chi kỷ niệm các ngày lễ, chi tiếp khách và chi lập các quỹ bao gồm Quỹ dự phòng
ổn định thu nhập, Quỹ khen thưởng, Quỹ phát triển hoạt động.
Trong đó, Quỹ phát triển hoạt động đơn vị dùng để tái đầu tư trang thiết bị. Do đó, số liệu chi giữa nhóm 03 và nhóm 04 có hiện tượng “giao thoa”.
Việc lập dự toán tốn nhiều công sức và thời gian của bộ phận kế toán. Tuy nhiên, dự toán thu chi ngân sách hàng năm cịn nặng về tính chất hình thức theo kiểu “đính kèm” chứ chưa thực sự được cơ quan cấp trên “tôn trọng”.
* Chấp hành dự tốn thu chi
Tùy theo tình hình biến động thực tế trong năm, sau khi tiếp nhận dự toán toán thu - chi của đơn vị gửi lên, cơ quan cấp trên mà cụ thể là Vụ Kế hoạch Tài chính - Bộ Y tế sẽ giao dự toán xuống cho đơn vị.
Trên cơ sở quyết định giao dự toán thu - chi hàng năm của Bộ Y tế, Học viện
tổ chức thực hiện quản lý kinh phí và chi tiêu theo đúng Luật NSNN và các văn bản
hướng dẫn thực hiện. Nhìn chung, tình hình chấp hành dự tốn thu - chi tại đơn vị
trong những năm qua được thực hiện khá tốt.
* Quyết toán thu chi
Cuối quý, năm đơn vị phải thực hiện đối chiếu số thu nộp vào NSNN theo chế độ, số chi ngân sách thuộc phạm vi quản lý, đảm bảo khớp đúng cả về tổng số
và chi tiết theo Chương, Loại, Khoản, mục và tiểu mục của Mục lục NSNN trước khi lập, báo cáo quyết toán NSNN hàng quý, năm.
Quyết toán của đơn vị phải khớp với số thực chi theo kết quả kiểm soát chi tại KBNN nơi giao dịch; trường hợp chưa khớp, đúng, phịng Tài chính Kế toán phải làm rõ nguyên nhân và chịu trách nhiệm xử lý thu hồi nộp NSNN đối với các khoản chi sai chế độ hoặc chưa có chứng từ chi theo đúng quy định.
2.1.5.5. Thực trạng quản lý thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam
1) Thực trạng quản lý thu
* Nguyên tắc mức thu:
- Các loại học phí, lệ phí thực hiện theo quy định về nội dung và mức thu do
cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, trường hợp văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn khung mức thu thì áp dụng mức thu là mức cao nhất.
- Các nội dung và khoản thu thực hiện theo các thỏa thuận trong phạm vi pháp luật cho phép đối với đơn vị sự nghiệp có thu thực hiện trên cơ sở đảm bảo bù
đắp chi phí, thực hiện chế độ khấu hao tài sản, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, tạo điều kiện thu nhập tăng thêm cho giảng viên, cán bộ, viên chức và có tích lũy cho
- Hàng năm, nếu nội dung và mức thu có sự thay đổi, Giám đốc sẽ ra quyết
định và thông báo cho các đối tượng liên quan để thực hiện và giám sát quá trình thực hiện.
Việc chi ngân sách thực hiện trong phạm vi nội dung và dự toán đã được giám đốc phê duyệt
* Quy trình ban hành nội dung và mức thu:
- Bước 1: Các đơn vị có liên quan căn cứ chức năng nhiệm vụ được giao, lập
phương án về nội dung, mức thu của các loại hình đào tạo và gửi phịng Tài chính
Kế tốn thẩm định.
- Bước 2: Phịng Tài chính Kế tốn chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên
quan thống nhất phương án về nội dung, mức thu trình Giám đốc xem xét, ký ban hành nội dung, mức thu.
- Bước 3: Căn cứ nội dung, mức thu do Giám đốc ký duyệt, đơn vị được giao nhiệm vụ tiếp nhận, quản lý thơng báo cho cá nhân, đơn vị có liên quan biết và thực hiện.
- Bước 4: Đơn vị được giao nhiệm vụ tiếp nhận, quản lý, lập danh sách cụ
thể cho từng loại đối tượng gắn với các mức thu cụ thể gửi Phòng Tài chính Kế tốn
để thực hiện thu theo thời hạn quy định phù hợp với từng loại đối tượng, trường hợp đặc biệt được giao nhiệm vụ trực tiếp thu thì thực hiện theo hướng dẫn của Phịng
Tài chính Kế tốn.
- Bước 5: Phịng Tài chính Kế tốn phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ
chức thu theo nội dung và mức thu quy định, thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu. - Bước 6: Hàng tháng và kết thúc năm tài chính, phịng Tài chính Kế tốn
chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan kiểm tra, đối chiếu số tiền phải thu, đã