* Quyết định kiểm toán
Các đợt kiểm toán thường được thực hiện theo kế hoạch đã được Trưởng Ban Kiểm soát phê duyệt, ngồi ra Ban Lãnh đạo có quyền phê duyệt bổ sung chương trình thực hiện kiểm toán nội bộ đột xuất khi cần thiết. Trưởng phịng kiểm tốn nội bộ sẽ đề xuất và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết định kiểm toán vào một thời gian kiểm tốn hợp lý. Thơng thường quyết định kiểm toán được Trưởng Kiểm tốn nội bộ đề xuất và trình Trưởng Ban kiểm soát phê duyệt trước thời điểm kiểm toán 1 tuần.
Về hình thức một quyết định kiểm tốn nội bộ của kiểm toán nội bộ Ngân hàng TMCP Quân đội gồm có các nội dung cơ bản:
Điều 1: Thành viên tham gia đồn kiểm tốn nội bộ; Điều 2: Thời gian kiểm toán;
Điều 3: Nội dung kiểm toán; Điều 4: Thời hiệu kiểm toán; Điều 5: Thi hành quyết định;
Điều 6: Hiệu lực của quyết định kiểm toán.
Quyết định kiểm toán được gửi tới các đơn vị, cá nhân có liên quan theo quyết định kiểm toán nội bộ. Để tạo điều kiện thuận lợi cho q trình kiểm tốn tại các đơn vị về mặt hồ sơ, sổ sách, hành chính.. .thì quyết định kiểm tốn được gửi cho đơn vị được kiểm toán trước năm ngày làm việc. Riêng trường hợp kiểm toán nội bộ đột xuất, quyết định kiểm tốn nội bộ được xuất trình đồng thời với thời điểm kiểm toán.
Cùng với quyết định kiểm tốn, u cầu cung cấp tài liệu cho Đồn kiểm tốn nội bộ cũng được gửi kèm cho đơn vị được kiểm tốn. Ví dụ đối với các cuộc kiểm tốn nội bộ tồn diện một đề nghị cung cấp tài liệu thơng thường có những u cầu cung cấp thơng tin về:
Hồ sơ pháp lý: gồm quyết định thành lập, đăng ký kinh doanh, mã số
thuế, đăng ký mẫu dấu, hồ sơ pháp lý của các chi nhánh/ phòng giao dịch trực thuộc, quyết định thành lập Ban quản lý kho tiền, biên bản phân công nhiệm vụ lãnh đạo Chi nhánh (nếu có), biên bản họp giao ban hàng tháng của Chi nhánh (nếu có);
Kế hoạch và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: kế hoạch kinh doanh trong thời hiệu kiểm toán đã được Tổng Giám đốc phê duyệt, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong thời hiệu kiểm toán.
Hồ sơ về nhân sự: Danh sách Hội sở phê duyệt kết quả tuyển dụng cán
bộ nhân viên Chi nhánh trong thời hiệu kiểm toán, quyết định Tổng giám đốc Uỷ quyền cho Giám đốc Chi nhánh ký kết hợp đồng lao động (nếu có uỷ quyền), danh sách và hồ sơ thanh lý hợp động lao động trong thời hiệu kiểm toán, danh sách cán bộ nhân viên tồn chi nhánh đến thời điểm kiểm tốn.
Tài liệu tín dụng đề nghị chi nhánh cung cấp cho Đồn kiểm tốn nội bộ
gồm có: Sao kê tín dụng và sao kê bảo lãnh của thời điểm cuối các tháng đã được chấm từ thời điểm thành lập đến thời điểm kiểm tốn; kết quả hoạt động tín dụng; danh sách khách hàng chậm trả nợ gốc và lãi; báo cáo danh sách khách hàng là cán bộ Ngân hàng TMCP Quân Đội; báo cáo dư nợ tại thời điểm kiểm toán theo cán bộ quan hệ khách hàng; báo cáo các khách hàng có quan hệ tín dụng tại đơn vị theo cán bộ quan hệ khách hàng; báo cáo tình hình cho vay khách hàng xây dựng cơ bản; báo cáo các khách hàng đã được phê duyệt hạn mức tín dụng; báo cáo tình hình tài sản đảm bảo tại Chi nhánh; báo cáo chi tiết tình hình thu nợ đã xử lý và phương án xử lý (nếu có); báo cáo tình
hình nợ q hạn đến thời điểm kiểm tốn; đề nghị chi nhánh in tất cả lịch trả nợ và kẹp vào tồn bộ các khế ước cịn dư nợ đến thời điểm kiểm toán, đồng thời, cập nhật đầy đủ số tiền trả lãi và gốc thực tế của từng khế ước. Tất cả các hồ sơ tín dụng cịn dư nợ đến thời điểm kiểm tốn, đề nghị chi nhánh sắp xếp khoa học, đầy đủ ngay khi Đoàn bắt đầu làm việc tại Chi nhánh.
Tài liệu thanh toán quốc tế đề nghị chi nhánh cung cấp cho Đoàn kiểm
tốn nội bộ gồm có: Sao kê phần thanh tốn quốc tế tại các thời điểm cuối tháng trong thời hiệu kiểm toán; kết quả đối chiếu sao kê với cân đối chi tiết; báo cáo thu phí thanh tốn quốc tế trong thời hiệu kiểm toán; báo cáo tổng hợp hoạt động thanh toán quốc tế trong thời hiệu kiểm toán; sổ theo dõi điện thanh toán quốc tế.
Tài liệu kế toán đề nghị chi nhánh cung cấp cho Đồn kiểm tốn nội bộ
gồm có: Kết quả hoạt động huy động vốn; cân đối kế toán, kế hoạch chi tiêu, mua sắm được Tổng Giám Đốc duyệt; sổ theo dõi mở tài khoản; hồ sơ mở tài khoản trong thời hiệu kiểm tốn; các hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn cịn hiệu lực đến thời điểm kiểm tốn; sổ theo dõi phát hành thẻ; hồ sơ mở thẻ trong thời hiệu kiểm toán; sao kê chi tiết các khoản phải thu, phải trả đến thời điểm kiểm toán; sổ theo dõi tiết kiệm theo từng loại kỳ hạn; sao kê tiết kiệm, liệt kê dự trả tiết kiệm các ngày cuối các tháng; bản đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản tại các Ngân hàng thời điểm cuối năm; bảng lương (gồm lương cơ bản và lương kinh doanh), bảng trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn của người lao động của các tháng trong thời hiệu kiểm tốn; bảng tính thuế thu nhập doanh nghiệp trong thời hiệu kiểm toán; Bảng kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng các tháng trong thời hiệu kiểm toán; tờ khai thuế thuế thu nhập cá nhân khấu trừ tại nguồn; tờ kê khai chi tiết nộp thuế môn bài trong thời hiệu kiểm toán; các hợp đồng kinh tế liên quan đến các dịch vụ mua ngoài như: điện, điện thoại, thuê trụ sở, thuê bảo vệ...; bảng phân bổ chi phí tại chi nhánh của
các tháng trong thời hiệu kiểm tốn; hồ sơ quyết tốn cơng trình cải tạo sửa chữa Chi nhánh (nếu có); quyết định hạn mức tồn quỹ, thu chi tiền của các teller; nhật ký quỹ các tháng trong thời hiệu kiểm toán; sổ lên tiền cuối ngày; sổ theo dõi ra vào kho các tháng trong thời hiệu kiểm toán; sổ (biên bản) bàn giao chìa khố kho tiền và tài sản trong kho tiền (nếu có); bảng kê thu tiền, chi tiền trong thời hiệu kiểm tốn; bảng trích khấu hao tài sản cố định; thẻ tài sản cố định, biên bản nhập tài sản cố định; sổ theo dõi nhập xuất công cụ dụng cụ, thẻ công cụ dụng cụ; sổ theo dõi tài sản cầm cố thế chấp và giấy tờ quan trọng của bộ phận Kho quỹ; thẻ theo dõi tài sản cầm cố thế chấp của bộ phận kế toán (hoặc Hỗ trợ tín dụng) đến thời điểm kiểm tốn; phiếu nhập, xuất tài sản đảm bảo của kế tốn hoặc Back tín dụng; thẻ theo dõi giấy tờ in thơng thường cũng như giấy tờ in quan trọng; chứng từ các tháng trong thời hiệu kiểm tốn.
Như vậy có thể nói ngay khi quyết định kiểm tốn được chuyển cho đơn vị được kiểm tốn, đơn vị kiểm tốn có trách nhiệm chuẩn bị rất nhiều tài liệu liên quan đến toàn bộ hoạt động của đơn vị để đảm bảo tại thời điểm Đồn kiểm tốn nội bộ bắt đầu làm việc sẽ có đầy đủ các tài liệu cần thiết. Cơng việc này có ý nghĩa rất nhiều cho quá trình kiểm tốn trực tiếp tại các chi nhánh, một mặt nó giúp cho q trình kiểm tốn diễn ra thuận lợi, nhanh chóng, một mặt nó giúp cho đơn vị được kiểm tốn có cơ hội, thời gian xắp xếp lại các hồ sơ, giấy tờ sổ sách một cách khoa học hơn, tự rà soát lại các hoạt động của đơn vị.
* Cuộc họp ban đầu
Để bắt đầu q trình thực hiện kiểm tốn tại đơn vị được kiểm toán, Đồn Kiểm tốn nội bộ Ngân hàng TMCP Quân đội bắt buộc tổ chức một cuộc họp ban đầu với đơn vị được kiểm toán.
Cuộc họp ban đầu được tổ chức tại đơn vị được kiểm toán tạo cơ hội cho đoàn kiểm tra gặp gỡ những thành viên chủ chốt của nhóm quản lý để:
giới thiệu đồn kiểm tốn và trình quyết định kiểm tốn; thơng báo phạm vi và mục đích kiểm tốn; thơng báo đề cương kiểm tốn hoặc kế hoạch kiểm toán cụ thể; trao đổi phương thức kiểm toán, cách phối hợp giữa hai bên kiểm tốn và đối tượng kiểm tốn; trao đổi nếu có những lĩnh vực mà nhà quản lý muốn quan tâm; các lĩnh vực kiểm toán sẽ được đưa ra thảo luận tại cuộc họp này; thống nhất phương thức trao đổi với đơn vị được kiểm tốn, theo đó, đồn kiểm tốn cần cố gắng tránh làm ảnh hưởng đến chu kỳ làm việc của đơn vị kiểm toán, tránh trao đổi vào thời gian bận rộn nhất của đối tượng kiểm toán. Đối tượng kiểm tốn có trách nhiệm bố trí nhân sự phù hợp để làm rõ các yêu cầu của đồn kiểm tốn và đồng thời hợp tác chặt chẽ với đồn kiểm tốn để thực hiện tốt chương trình kiểm tốn đã được thơng báo.
Thông thường cuộc họp ban đầu này mất khoảng 2 tiếng. Sau đó đồn thực hiện các cơng việc liên quan đến hành chính của Đồn kiểm tốn như giao nhận hồ sơ, phân công nhiệm vụ, nhắc nhở các thành viên trong đoàn về cách ứng xử, cách giao tiếp, cách trao đổi các vấn đề kiểm toán với chi nhánh...
* Thực hiện kiểm tốn
Trưởng đồn kiểm tốn nội bộ phổ biến kế hoạch kiểm tốn chi tiết đến các thành viên trong đồn; phân công nhiệm vụ cụ thể đối với các thành viên, các nhóm cơng việc; nêu cụ thể các yêu cầu, các trọng tâm cần quan tâm đối với đợt kiểm toán. Việc xem xét hoạt động kiểm toán tại chỗ cần phải thực hiện theo phương pháp trao đổi trực tiếp thường xun giữa Trưởng đồn kiểm tốn, trưởng nhóm kiểm tốn và các kiểm toán viên để đảm bảo rằng cơng việc được hồn tất một cách đầy đủ và đưa ra các hướng dẫn khi cần thiết;
Các kiểm toán viên nội bộ cần phải thể hiện thái độ lịch sự và chuyên nghiệp trong q trình kiểm tốn;
Các kiểm tốn viên nội bộ triển khai thực hiện các công việc trong kế hoạch và chương trình kiểm tốn và thơng qua việc sử dụng các phương pháp kiểm toán đã lựa chọn để thu thập, đánh giá các bằng chứng kiểm toán làm cơ sở cho các ý kiến nhận xét, đánh giá về đối tượng kiểm toán.
Theo quy chế kiểm toán nội bộ của Ngân hàng TMCP Quân đội, thực hiện kiểm toán nội bộ chủ yếu tập trung vào đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm tốn trên các mặt nghiệp vụ thơng qua các thử nghiệm kiểm soát, chủ yếu tập trung vào các nội dung sau:
Mức độ đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ;
Việc áp dụng, tính hiệu lực, hiệu quả của các quy trình nhận dạng, phương pháp đo lường và quản lý rủi ro, phương pháp đánh giá vốn;
Hệ thống thông tin quản lý và hệ thống thơng tin tài chính, bao gồm cả hệ thống thông tin điện tử và dịch vụ ngân hàng điện tử;
Tính đầy đủ, kịp thời, trung thực và mức độ chính xác của hệ thống hạch tốn kế tốn và các báo cáo tài chính;
Cơ chế đảm bảo sự tuân thủ các quy định của pháp luật, quy định về các tỷ lệ bảo đảm an toàn trong hoạt động của Ngân hàng, các quy định nội bộ, các quy trình, quy tắc tác nghiệp, quy tắc đạo đức nghề nghiệp;
Cơ chế, quy định, quy trình quản trị, điều hành, tác nghiệp của ngân hàng;
Các biện pháp đảm bảo an tồn tài sản;
Đánh giá tính kinh tế và hiệu quả của các hoạt động, tính kinh tế và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực, qua đó xác định mức độ phù hợp giữa kết quả hoạt động đạt được và mục tiêu hoạt động đề ra;
Thực hiện các nội dung khác có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ, theo yêu cầu của Ban Kiểm soát, của Hội đồng Quản trị.
Quá trình đánh giá được thực hiện song song cùng với q trình thực hiện kiểm tốn từng mảng nghiệp vụ cụ thể tại đơn vị được kiểm tốn như hoạt động tín dụng, hoạt động huy động vốn, hoạt động thanh toán và tài trợ thương mại, hoạt động kinh doanh tiền tệ, hoạt động kho quỹ... Việc kiểm tốn các quy trình nghiệp vụ chủ yếu tập trung vào đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm sốt cho mỗi quy trình nghiệp vụ, đánh giá tính tn thủ và chất lượng hoạt động trong việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ của đơn vị được kiểm tốn, cụ thể như sau:
Đánh giá kết quả, chất lượng hoạt động của nghiệp vụ trong thời hiệu kiểm toán;
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ áp dụng đối với nghiệp vụ như: xem xét về mơ hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban thực hiện nghiệp vụ, các thay đổi trong hoạt động nghiệp vụ;
Kiểm tốn thực hiện quy trình, quy định: kiểm tra, đối chiếu, so sánh việc thực hiện nghiệp vụ với các quy định ban hành.
Khi thực hiện kiểm tốn các quy trình nghiệp vụ, nhân viên kiểm tốn nội bộ chủ yếu sử dụng các thử nghiệm kiểm soát (thử nghiệm tuân thủ) để thu thập các bằng chứng về tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Các nhân viên kiểm toán đã áp dụng các phương pháp kiểm toán: phương pháp quan sát, phương pháp phỏng vấn, phương pháp xác minh tài liệu và tính tốn khi tiến hành các thử nghiệm tuân thủ. Nhân viên kiểm toán cũng tiến hành chọn mẫu các nghiệp vụ phát sinh để tiến hành kiểm tra, đánh giá, trên cơ sở đó khái quát tổng thể từ mẫu chọn để đưa ra những kết luận kiểm tốn.
Qua q trình đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm sốt cho mỗi quy trình nghiệp vụ, đánh giá tính tuân thủ và chất lượng hoạt động trong việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ của đơn vị được kiểm toán, kiểm toán nội bộ tiến hành đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị được kiểm toán,
phát hiện ra các sơ hở trong quá trình vận hành quản lý, đánh giá năng lực tác nghiệp của các cá thể của đơn vị được kiểm tốn trong q trình vận hành các quy trình hoạt động của ngân hàng. Từ đó đưa ra các cảnh báo về rủi ro trong q trình hoạt động cho đơn vị được kiểm tốn, những cảnh báo này được Trưởng đồn kiểm tốn thảo luận với các cấp quản lý cấp cao của đơn vị kiểm tốn và có thể đư hoặc khơng đưa vào trong kết luận kiểm tốn.
Như vậy có thể nói kiểm tốn nội bộ tại Ngân hàng TMCP Quân đội hiện tại mới chỉ thực hiện kiểm toán tuân thủ mà chưa tiến hành kiểm toán hoạt động. Nguyên nhân, một phần do đội ngũ kiểm toán viên nội bộ cịn ít, các cuộc kiểm tốn thường phải sử dụng thêm nhân lực của Khối Kiểm sốt nội bộ, do đó trình độ đội ngũ kiểm tốn viên khơng được đồng đều, vì vậy trong thời gian hiện tại Trưởng Kiểm toán nội bộ chỉ dừng lại ở kiểm toán tuân thủ chứ chưa mở rộng ra kiểm toán hoạt động.
Sau đây, luận văn xin nêu ra một số ví dụ minh họa cho q trình thực hiện kiểm tốn do Cơ quan Kiểm toán nội bộ Ngân hàng TMCP Quân đội tiến hành.
Kiểm tốn nội bộ hoạt động tín dụng
Kiểm tốn hoạt động tín dụng nhằm đánh giá đúng thực trạng, chất lượng tín dụng, phát hiện những sơ hở trong hoạt động tín dụng, những rủi ro và tiềm ẩn rủi ro hoạt động tín dụng của Ngân hàng từ đó đề xuất tư vấn Hội Đồng Quản trị, Tổng Giám Đốc, Giám đốc các chi nhánh các biện pháp, giải pháp nhằm giảm thiểu rủi ro trong hoạt động tín dụng của Ngân hàng.
Kiểm tốn hoạt động tín dụng là một trong những nội dung chính trong kế hoạch kiểm toán định kỳ hàng năm, hàng quý của Ngân hàng Quân Đội và cũng là nội dung chính trong các chương trình kiểm tốn đột xuất theo u cầu của Ban Kiểm soát.
Căn cứ vào thời hiệu kiểm tra của từng kỳ kiểm tra mà Đồn kiểm tốn nội bộ lấy dữ liệu trên hệ thống tin học của ngân hàng về phân hệ tín dụng và