- Nguyên nhân khác:
3.2.4. Nghiên cứu hồn thiện tổ chức của Cơ quan kiểmtốn nội bộ và
và
chức năng của Ban kiểm sốt
Để có thể tạo dựng một bộ phận Kiểm tốn nội bộ hữu hiệu, thì ngân hàng cần duy trì chức năng kiểm tốn nội bộ lâu dài. Để đảm bảo tính khách quan, bộ phận Kiểm toán nội bộ phải được tách ra khỏi bộ máy quản lý điều hành kinh doanh của Ngân hàng, độc lập với quá trình quản trị của Ngân hàng. Sự độc lập này đảm bảo cho sự khách quan của bộ phận Kiểm toán nội bộ. Về nguyên tắc, bộ máy kiểm tốn nội bộ được đặt ở vị trí càng cao thì càng dễ trong việc tiếp cận thơng tin và xử lý cơng việc. Cấp quản lý bộ phận Kiểm tốn nội bộ phải độc lập, minh bạch để giảm thiểu các can thiệp từ bên ngồi vào cơng việc kiểm tốn. Hiện nay, tại Ngân hàng TMCP Quân đội, bộ phận Kiểm toán nội bộ trực thuộc Ban Kiểm soát của đồng quản trị đã tương đối đảm bảo được vai trò độc lập, tách bạch với hoạt động điều hành, tác nghiệp và các đơn vị, bộ phận điều hành, tác nghiệp của Ngân hàng.
Tại Ngân hàng TMCP Quân đội, bộ phận Kiểm toán nội bộ được tổ chức thành Cơ quan kiểm toán nội bộ với 12 nhân viên kiểm toán, thực hiện kiểm toán các mảng nghiệp vụ của Ngân hàng theo 2 phân định mảng nghiệp vụ lớn là nghiệp vụ kế tốn tài chính, đầu tư, treasury và nghiệp vụ tín dụng, thanh toán quốc tế; nhiều mảng nghiệp vụ chưa thể tiến hành như kiểm toán cơng nghệ thơng tin, kiểm tốn truyền thơng. Với số lượng 105 phịng giao dịch, 38 chi nhánh cấp 1 và 3 công ty con như hiện nay, số lượng nghiệp vụ phát sinh tại mỗi đơn vị thành viên lớn, tính chất các nghiệp vụ khác nhau thì
việc tổ chức bộ máy kiểm toán hiện nay là chưa hợp lý. Nhân lực của kiểm tốn nội bộ cịn q mỏng chưa thể đáp ứng đủ yêu cầu kiểm tốn của tồn hệ thống Ngân hàng TMCP Qn đội.
Mơ hình tổ chức hiện tại của kiểm tốn nội bộ tại Ngân hàng TMCP Quân đội phù hợp với chiến lược phát triển của Ngân hàng TMCP Quân đội tuy nhiên tương lai để đáp ứng nhu cầu kiểm toán của Ngân hàng TMCP Quân đội, đáp ứng yêu cầu về chất lượng kiểm toán nội bộ, yêu cầu của Ban Kiểm soát đối với việc giám sát, kiểm toán nhằm nâng cao chất lượng kiểm toán nội bộ hơn nữa thì cần thiết phải mở rộng quy mơ Phịng kiểm toán nội bộ hiện nay.
Bộ phận Kiểm toán nội bộ vẫn sẽ được chia thành các bộ phận kiểm tốn các nghiệp vụ như: tín dụng, cơng nghệ thơng tin, kế tốn tài chinh,kho quỹ, thanh toán quốc tế. Các bộ phận này sẽ thực hiện kiểm toán mảng nghiệp vụ do bộ phận mình phụ trách của tồn hệ thống. Đứng đầu mỗi bộ phận là một Trưởng bộ phận, chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của bộ phận mình phụ trách và có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với Trưởng Kiểm toán nội bộ - người đứng đầu và chịu trách nhiệm trước Ban Kiểm soát về mọi hoạt động của bộ phận Kiểm tốn nội bộ. Mơ hình này sẽ giúp bộ phận Kiểm tốn nội bộ chun mơn hóa và nâng cao hiệu quả hoạt động của mình.
Bên cạnh đó, nên có sự phân định chức danh kiểm tốn viên nội bộ theo thâm niên cơng tác, kinh nghiệm làm việc và trình độ. Việc phân định các chức danh này sẽ giúp việc phân công công việc, phân định trách nhiệm và sẽ là căn cứ xây dựng các chính sách về lương thưởng, đãi ngộ.
Bộ phận Kiểm toán nội bộ tại Ngân hàng TMCP Qn đội đóng vai trị là đầu mối để phối hợp chặt chẽ với các tổ chức Thanh tra Nhà nước, Thanh tra Ngân hàng Nhà nước, Kiểm toán Nhà nước, kiểm toán độc lập. Bộ phận Kiểm toán nội bộ nên thể hiện sự tích cực, chủ động trong việc đáp ứng các yêu cầu
của lực lượng ngoại kiểm chứ không chỉ đơn thuần cung cấp tài liệu cho lực lượng ngoại kiểm như hiện nay. Bộ phận Kiểm tốn nội bộ có thể sử dụng tài liệu chun mơn, kết quả của lực lượng ngoại kiểm trên cơ sở phân tích, chọn lọc vừa tránh trùng lắp, vừa nâng cao hiệu quả hoạt động của mình. Hơn nữa, bộ phận Kiểm tốn nội bộ có thể trao đổi thực tế cơng việc, những vướng mắc và khó khăn cho các cơ quan này và đưa ra các kiến nghị thuộc phạm vi xử lý của các cơ quan này nhằm hồn thiện hoạt động của kiểm tốn nội bộ tại Ngân hàng TMCP Quân đội.
Đội ngũ nhân viên kiểm tốn nội bộ đóng vai trị quan trọng đối với chất lượng và hiệu quả của hoạt động kiểm toán nội bộ. Ban Kiểm soát phải đảm bảo rằng bộ phận Kiểm toán nội bộ được trang bị đầy đủ về số lượng, nhân viên kiểm tốn nội bộ có đầy đủ khả năng để đáp ứng các địi hỏi do tính chất và quy mơ cơng việc đặt ra. Khơng những thế, Ban Kiểm sốt phải áp dụng các biện pháp phù hợp để đảm bảo các cá nhân được giao nhiệm vụ kiểm tốn nội bộ có các phẩm chất cho phép họ có thể kiểm tốn các hoạt động kinh doanh và quy trình nghiệp vụ mới, điều này đặc biệt cần thiết khi xu hướng phát triển của Ngân hàng TMCP Quân đội trong thời gian tới là mở rộng các sản phẩm, loại hình kinh doanh đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của nền kinh tế. Những điều này đã được quy định tại nguyên tắc số 8 “Khả năng chuyên môn” trong Bản nghiên cứu thực hành tốt nhất về kiểm toán nội bộ ngân hàng của ủy ban Basel: “khả năng chuyên môn được đánh giá dựa trên khả năng thu thập, xem xét và đánh giá và truyền đạt thơng tin. Xét trên khía cạnh này, kiểm tốn viên nội bộ cịn phải có khả năng kiểm toán các hoạt động phức tạp phát sinh ngày càng nhiều và đa dạng của ngân hàng trong quá trình phát triển của lĩnh vực tài chính” và “tồn bộ bộ phận Kiểm tốn nội bộ phải có khả năng chun mơn thực hiện kiểm toán tất cả các lĩnh vực hoạt động của ngân hàng”. Để làm được điều này, bản thân các nhân viên
kiểm toán nội bộ phải hiểu rõ cơ cấu rủi ro của các quy trình, phải có được các kiến thức cập nhật về lĩnh vực kiểm tốn và phải hồn tồn quen thuộc với lĩnh vực kiểm toán mà họ phụ trách.
Hồn thiện đội ngũ nhân viên kiểm tốn nội bộ tại Ngân hàng TMCP Quân đội được xem xét trên hai khía cạnh: số lượng và chất lượng. Về mặt số lượng, yêu cầu bộ phận Kiểm toán nội bộ phải đủ nhân viên kiểm toán nội bộ tương xứng với quy mô hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. Về mặt chất lượng, trình độ đội ngũ nhân viên kiểm tốn nội bộ phải đáp ứng được yêu cầu cơng việc. Giải pháp hồn thiện đội ngũ nhân viên kiểm toán nội bộ bao gồm:
Về số lượng: Hiện tại, số lượng nhân viên kiểm tốn nội bộ tại Hội sở
chính mới là 12 người. Trong kế hoạch nhân sự năm 2011, kiểm toán nội bộ Ngân hàng TMCP Quân đội được phê duyệt kế hoạch tuyển dụng nâng tổng số nhân sự lên 20 người vào cuối năm 2011. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu kiểm tốn các chi nhánh mà khơng cần sử dụng nguồn nhân lực của các bộ phận khác thì số lượng này còn quá hạn chế. Toàn hệ thống Ngân hàng TMCP Quân đội hiện có 38 chi nhánh cấp 1, để đảm bảo nhận biết, kiểm soát và hạn chế được các rủi ro trong hoạt động của Ngân hàng TMCP Quân đội ít nhất 40% các chi nhánh phải được kiểm toán (sau khi đã xếp loại theo rủi ro) tức là ngồi tháng 12 phục vụ cơng tác kiểm kê, quyết toán, tháng 1, tháng 2 phối hợp với kiểm tốn độc lập bên ngồi ra báo cáo kiểm tốn tài chính năm thì phịng kiểm tốn nội bộ chỉ cịn 9 tháng trên tổng số chi nhánh phải kiểm tốn là 14 chi nhánh. Ngồi ra, cịn phải kiểm tốn các mảng đầu tư, tài chính, treasury tại Hội sở, kiểm tốn các chương trình đột xuất khác, giám sát báo cáo sau kiểm toán của các chi nhánh và phục vụ các đoàn thanh tra của Ngân hàng nhà nước. Như vậy, ít nhất 1 tháng kiểm tốn nội bộ phải triển khai được 2 đến 3 đồn kiểm tốn nội bộ. Mà với nhân lực như hiện nay để thực hiện được u cầu kiểm tốn trên thì kiểm tốn nội bộ phải huy động thêm nhiều
nhân lực của các Khối, phịng ban khác, điều này ít nhiều ảnh hưởng đến tính độc lập và chất lượng kiểm tốn, phụ thuộc vào kế hoạch của các phịng ban khác nhiều, khơng chủ động về thời gian kiểm tốn. Như vậy, ít nhất trong năm năm tới tổng số nhân sự cần có phải lên tới 30-35 người thì mới đáp ứng được yêu cầu kiểm toán nội bộ tại Ngân hàng TMCP Quân đội. Khối nhân sự Ngân hàng TMCP Quân đội cần tăng các chỉ tiêu tuyển dụng nhân viên kiểm toán qua các cuộc tuyển dụng hàng năm, lựa chọn nhân viên tại các bộ phận nghiệp vụ trong ngân hàng và các nhân viên từ các cơng ty, cơ quan ngồi ngân hàng có đủ tiêu chuẩn.
Về mặt chất lượng: Kinh nghiệm cho thấy, chất lượng đầu vào của cán
bộ có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng xử lý và hiệu quả của cơng việc. Do đó, Ngân hàng TMCP Quân đội cần chú trọng đến khả năng của các ứng viên khi tuyển dụng nhân viên cho bộ phận Kiểm tốn nội bộ. Ngồi các kiến thức về lĩnh vực kế tốn, tài chính, ngân hàng, một nhân viên kiểm tốn nội bộ cịn phải có những kiến thức cơ bản về pháp luật, quản trị và điều hành kinh doanh. Hơn nữa, nhân viên kiểm tốn nội bộ cịn phảicó khảnăng làm việc theo nhóm, khả năng xử lý công việc dưới áp lực caovà khảnăng sửdụng ngoại ngữ và vi tính - những yếu tố khơng thể thiếu trong giai đoạn hộinhập hiện nay.
Một trong những mặt hạn chế của đội ngũ nhân viên kiểm toán nội bộ của Ngân hàng TMCP Quân đội hiện nay là chưa được trang bị đầy đủ những kiến thức và kỹ năng về kiểm tốn nói chung và kiểm tốn nội bộ nói riêng. Những nhân viên kiểm toán nội bộ của Ngân hàng TMCP Quân đội là những người có kỹ năng, kiến thức và bề dày kinh nghiệm trong hoạt động ngân hàng nhưng còn khá xa lạ với những kiến thức về kiểm toán nội bộ hiện đại hoặc ngược lại. Do đó, yêu cầu đặt ra là phải tiến hành đào tạo và đào tạo lại đội ngũ nhân viên kiểm toán. Các nhân viên kiểm toán của Ngân hàng TMCP
Quân đội cần được đào tạo kiến thức về kiểm tốn và kiểm tốn nội bộ thơng qua các chương trình đào tạo cụ thể, có hệ thống và nên được tiến hành hàng năm. Các chương trình đào tạo này sẽ cung cấp cho họ những kiến thức cơ bản, chuyên ngành về kiểm toán, kiểm toán nội bộ, cập nhật cho họ những thay đổi, yêu cầu mới về hoạt động kiểm toán và kiểm toán nội bộ như học tập và nghiên cứu các chuẩn mực mới, các chính sách mới liên quan đến kiểm tốn nội bộ. Thêm vào đó, các nhân viên kiểm tốn nội bộ cịn phải được tham gia cập nhật các khóa đào tạo nghiệp vụ mới, liên tục cập nhật các kiến thức, thông tin mới về pháp luật, các quy định của ngành và các kiến thức khác để không bị tụt hậu với các nhân viên nghiệp vụ và có thể thực hiện kiểm toán các nghiệp vụ mới nếu phát sinh. Ngân hàng TMCP Quân đội cũng cần thường xuyên giúp nhân viên kiểm toán nội bộ nhận thức sâu hơn về đạo đức nghề nghiệp của kiểm toán viên nội bộ - một nhân tố không thể thiếu trong quá trình tác nghiệp của nhân viên kiểm tốn. Ngồi ra, nhân viên kiểm tốn nội bộ phải tự mình trang bị, cập nhật và học tập các kiến thức, các kỹ năng cần thiết trong cơng việc kiểm tốn. Ngân hàng cũng nên mời các chuyên gia trong lĩnh vực kiểm toán nội bộ tham gia các khóa giảng dạy, tư vấn, hỗ trợ trong việc đào tạo nhân viên kiểm toán nội bộ và học tập kinh nghiệm của các ngân hàng trong và ngồi nước trong lĩnh vực tổ chức kiểm tốn nội bộ. Đối với hoạt động kiểm toán các nghiệp vụ mới, các cơng ty, đơn vị thành viên mang tính đặc thù thì các nhân viên kiểm tốn nội bộ phải tự mình tìm hiểu, trang bị các kiến thức về các nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh của đơn vị được kiểm toán. Ngân hàng cũng cần tổ chức các lớp nghiệp vụ, các khóa học, hỗ trợ cho các nhân viên kiểm tốn nội bộ trong q trình tự đào tạo để các nhân viên kiểm tốn có đầy đủ kiến thức, năng lực chun mơn thực hiện kiểm toán các lĩnh vực, các đơn vị này.
Về chính sách đãi ngộ: Chính sách đãi ngộ là một yếu tố quan trọng để