Chƣơng 2 kế hoạch tổ chức và điều hành tiệc
2.15. Kế hoạch phụcvụ tiệc
2.15.1. Đón tiếp khách dự tiệc
Quy trình phục vụ một bữa tiệc bao giờ cũng bắt đầu từ khâu đón tiếp khách dự tiệc. Các loại hình tiệc khác nhau có những nghi thức đón tiếp khác nhau.
Trong bản kế hoạch, khâu phục vụ tiệc phải thể hiện rõ:
- Giờ đón khách - Giờ nhập tiệc
- Giờ diễn ra Nghi lễ (nếu có) - Giờ phát biểu, diễn văn (nếu có) - Giờ phục vụ thức uống các loại - Giờ phục vụ món ăn các loại
- Loại hình phục vụ đồ uống, thức ăn
- Bố trí khu vực phục vụ cố định cho nhân viên
- Nhân viên có mặt tại vị trí đón tiếp ít nhất 5 phút trước giờ mời khách - Hình thức đón tiếp
- Số lượng nhân viên đón tiếp
- Số lượng nhân viên phục vụ đồ uống đón tiếp - Trang phục nhân viên
- Vị trí, diện tích đón tiếp
- Hướng dẫn khách về chỗ ngồi theo sơ đồ bàn tiệc - Vài nhân viên ở lại đón khách đến muộn
Trang 73
2.15.2. Phục vụ bữa tiệc
Kế hoạch phục vụ rất quan trọng cho nhân viên. Thông qua kế hoạch này, nhân viên phục vụ hiểu rõ công việc họ làm, khu nào, khách nào, bàn tiệc nào, phục vụ những món gì và trình tự phục vụ ra sao.
Các nhà quản lý tiệc lập kế hoạch phục vụ cho từng loại tiệc, từng bữa tiệc do tính chất của nó khách nhau về số lượng khách và thực đơn cũng như cách thức phục vụ.
2.15.2.1. Phục vụ thức uống trong bữa tiệc
Phân công nhân viên chuyên phục vụ đồ uống cho suốt bữa tiệc hoặc trong giai đoạn đầu khi bữa tiệc diễn ra sẽ thuận lợi hơn là việc để nhân viên vừa phục vụ thức ăn vừa phục vụ đồ uống.
Với đồ uống, tiệc rượu cần có người rót rượu cho khách. Nếu có khu quầy bar riêng thì phải có quản lý, phân chia tốt để khơng tập trung quá đông tại cùng một thời điểm.
Phục vụ đồ uống trong bữa tiệc cần chú ý:
- Chuẩn bị các loại đồ uống đúng nhiệt độ thích hợp.
- Chuẩn bị sẵn dụng cụ phục vụ: đồ khui, khăn phục vụ, xô đá với giá kê.
- Bố trí nhân viên: Số lượng, hình thức tiếp cận bàn khách, vị trí bắt đầu phục vụ, giờ phục vụ, hình thức di chuyển…
- Cách thức, quy chuẩn phục vụ từng loại thức uống. - Chú ý lượng rượu rót vào ly đúng quy chuẩn. - Phục vụ đúng nguyên tắc, quy trình, kỹ thuật.
- Khơng để chai đồ uống trên bàn ăn, nên để ở bàn phục vụ.
- Bố trí hai nhân viên phục vụ đứng hai bên chủ và khách chính và rót cùng lúc, đi theo hướng đi tới, không giáp mặt nhau.
2.15.2.2. Phục vụ món ăn trong bữa tiệc
Phục vụ thức ăn là khâu hết sức quan trọng. Trong khâu này, các nhà quản trị tiệc cần thực hiện các công việc quan trọng như:
Trang 74 - Đánh số bàn, có sơ đồ bàn tiệc để nhân viên tiện theo dõi.
- Nhân viên phải thuộc thực đơn ăn và uống của bữa tiệc.
- Nhân viên phải hiểu rõ công việc phải làm, bàn nào, khách nào, khi nào…
- Không tập trung nhân viên vào một chỗ, mà phải bố trí đồng đều các khu vực bàn tiệc.
- Sắp xếp đội hình phục vụ cho từng món ăn.
- Xác định số lượng khách, số lượng món ăn một nhân viên phục vụ. - Lựa chọn loại hình phục vụ cho từng món ăn.
- Lưu ý nhân viên phục vụ đúng quy trình kỹ thuật.
- Nhân viên phải thường xuyên có mặt trong khu vực làm việc.
- Nên mặc trang phục Việt (Đều bếp, nhân viên đón tiếp, nhân viên phục vụ, quản lý mặc trang phục khác nhau).
- Không phục vụ thức ăn hay đồ uống trong khi có bài phát biểu tránh sự lộn xộn mất sự tập trung, thiếu tôn trọng đối với người phát biểu. - Huấn luyện, tập dợt nhân viên đối với những món ăn hay đồ uống địi
hỏi kỹ năng, kỹ xảo cao.
- Cần chú trọng áp dụng những nghệ thuật phục vụ đặc sắc đối với những món ăn đặc biệt.
- Nhân viên phải quan sát, chú ý các cử chỉ, ánh mắt và các dấu hiệu khác để nhận biết các nhu cầu của khách.
- Nhân viên phải ln niềm nở, nhiệt tình và chu đáo trong việc phục vụ khách. Lời nói, cử chỉ lễ phép, lịch sự theo phong cách Việt.
- Phải thường xuyên liên hệ, báo với chủ tiệc hay người đại diện về tình hình thức ăn, thức uống hay các nhu cầu phát sinh trong bữa tiệc.
2.15.3. Chào tạm biệt khách khi kết thúc tiệc
Phần cuối của bũa tiệc là tiễn khách rời phòng tiệc. Tùy theo từng loại tiệc mà khách tham dự có thể rời phịng tiệc theo từng thời điểm khác nhau. Trong khâu này người quản lý và nhân viên cần chú ý:
Trang 75 - Quan sát khách rời bữa tiệc để trực tiếp chào tạm biệt và cảm ơn
khách.
- Bố trí nhân viên tiễn khách ở khu vực cửa ra vào.
- Lựa chọn hình thức tiễn khách long trọng và thân thiện.
- Ghi nhận ý kiến khen ngợi hay đóng góp của khách để rút kinh nghiệm.
- Tặng q lưu niệm (nếu có).
2.15.4. Thanh tốn
Việc thanh tốn chi phí của bữa tiệc thường do kế tốn thực hiện với chủ tiệc hay đại diện của chủ tiệc. Trong khâu này cần chú trọng các vấn đề như:
- Rà sốt lại các chi phí theo dự tốn. Phải kiểm tra thật kỹ lưỡng từng chi tiết về món ăn, thức uống mà khách sử dụng và báo với chủ tiệc hay người đại diện trước khi ra hoá đơn thanh toán.
- Kiểm tra chính xác các chi phí phát sinh. - Kiểm tra số lượng khách, số bàn (nếu cần).
- Hỏi khách về các thủ tục thanh toán liên quan như xuất hoá đơn đỏ, nội dung hố đơn…
- Lập hóa đơn tổng hợp. - Viết hóa đơn thanh tốn. - Thanh tốn theo hợp đồng.
- Xin ý kiến về buổi tiệc, tiễn khách, cám ơn và hẹn gặp lại khách hàng của mình.
Về căn bản, việc thanh toán do khách sạn, nhà hàng quy định và được thỏa thuận trước với khách hàng thơng qua hợp đồng tiệc. Có khi khách sẽ được yêu cầu trả trước một phần hoặc cũng có lúc là trả hết 100% chi phí dự tính cho buổi tiệc ít nhất là hai tuần trước ngày diễn ra bữa tiệc, số tiền cịn lại (nếu có) sẽ thanh tốn trong vòng 10 ngày sau khi tiệc đã được tổ chức. Khi buổi tiệc diễn ra, người đại diện tổ chức tiệc phải đếm chính xác số lượng khách hay số lượng bàn được phục vụ để xác nhận số tiền thanh toán nếu việc thanh toán dựa trên số khách hay số lượng bàn được phục vụ.
Trang 76