Chƣơng 4 Tổ chức phụcvụ các loại tiệc
4.1. Tổ chức phụcvụ tiệc Buffet
4.1.6. Tiêu chuẩn phụcvụ quầy Buffet
4.1.6.1. Tiêu chuẩn bàn thức ăn nóng
Thức ăn nóng là gồm nhiều món chính và được khách hàng quan tâm nhiều nhất. Tại đây cần lưu ý những điểm sau:
- Các món ăn nóng có các thiết bị giữ nhiệt.
- Ln ln phải có người giám sát và có nhân viên hướng dẫn khách lấy thức ăn hoặc cắt thái và chia món ăn cho khách, tránh sự chờ đợi và ùn tắc.
- Chỉnh sửa lại thức ăn và thu dọn khi thức ăn rơi vãi ra bàn. Cần lau sạch ngay bất kì phần thức ăn nào đổ ra ngồi. Vì nếu thức ăn để trên quầy nóng q lâu, sẽ bị đơng lại và về sau sẽ khó cọ rửa.
Trang 100 - Khi một món ăn nóng chỉ cịn 1/3, thông báo với nhà bếp bổ sung
ngay. Không được để các món ăn hết sạch trong q trình phục vụ. - Nếu gần hết giờ phục vụ, kiểm tra cùng với người giám sát. Luôn luôn
đảm bảo rằng các đĩa thức ăn đều được giữ ấm và được bổ sung thường xuyên.
4.1.6.2. Tiêu chuẩn bàn Salad
Gồm các món salad, rau, củ, quả,… thông thường phục vụ ở nhiệt độ lạnh. Yêu cầu: luôn giữ gọn gàng sạch sẽ; bổ sung salad thường xuyên; và thay dụng cụ cho từng món nếu khách để nhầm.
Với các món salad, khơng nên đổ đầy vào bát hay bổ sung vào đĩa tại quầy. Lấy đĩa hay bát vào bếp và đổ đầy hoặc bổ sung tại đây. Thay bộ đồ gắp, dao ăn .v.v. trong từng bát, đĩa tương ứng nếu khách để nhầm và lau sạch những phần thức ăn đổ ra ngoài ngay lập tức. Giữ cho quầy Salad gọn gàng, ngăn nắp trong suốt quá trình phục vụ và thường xuyên kiểm tra quá trình cung cấp bổ sung vào bát và đĩa nếu cần thiết. Cần nhớ rằng không được đợi đến khi bát hoặc đĩa salad đã hết sạch mới bổ sung từ nguồn dự trữ (nằm ở dưới quầy lạnh).
4.1.6.3. Tiêu chuẩn bàn thức uống
Căn cứ vào số lượng nhiều hay ít và yêu cầu của chủ tiệc để sắp đặt bàn thức uống chi phí phù hợp và tiện lợi. Các loại đồ uống nên sắp xếp theo chủng loại kèm theo các loại ly chuyên dụng. Các loại rượu phải có nhân viên mở sẵn và rót cho khách khi có nhu cầu. Cần đảm bảo ln có đủ ly cho khách sử dụng. Chú ý đảm bảo tiêu chuẩn nhiệt độ phục vụ của các loại đồ uống.
4.1.7. Thu dọn dụng cụ
Đối với khu vực ăn tiệc: Phải đảm bảo rằng bàn ăn của khách ( nếu là buffet ngồi) và khu vực phòng ăn ln sạch sẽ, gọn gàng. Nhanh chóng thu dọn những dụng cụ ăn, uống của khách sau khi khách dùng xong. Đổi bộ đồ ăn cho khách nếu được yêu cầu vì một bàn ăn lộn xộn và bẩn sẽ tạo cảm giác khó chịu
Trang 101 cho khách hàng. Luôn luôn phải hỏi ý kiến khách trước khi thu dọn bất cứ dụng cụ ăn, uống nào của khách, tránh trường hợp thu nhầm dụng cụ khách đang sử dụng vì như vậy sẽ làm cho khách cảm thấy khó chịu và đánh giá nhân viên phục vụ không chuyên nghiệp.
Đối với khu vực thu dọn: Kiểm tra danh mục của khu vực thu dọn, bao gồm thùng có ngăn, thùng chứa có 2 lớp, vật liệu lau chùi phù hợp, giẻ lau, xe đẩy có mặt trên, bề mặt trống để tập kết dụng cụ. Đảm bảo khu vực làm việc sạch sẽ và an tồn, khơng trơn trượt. Gạt hết thức ăn thừa vào thùng đựng, phân loại dụng cụ theo nhóm và tập kết vào khu vực dành riêng cho từng loại dụng cụ. Khi sắp xếp dụng cụ chú ý không chồng quá cao, dụng cụ được đặt vững vàng trên bề mặt để tránh đổ vỡ. Một số dụng cụ thường có đồ đựng chuyên dụng như: giá để ly, cốc, khay nhựa để dụng cụ….., hỗ trợ việc thu dọn nhằm đảm bảo an toàn. Một việc nữa cần lưu ý khi thu dọn là những vật dụng nhỏ như muỗng cà phê, dao phết bơ, nếu khơng được chú ý rất có thể bị bỏ vào thùng rác cùng với thức ăn thừa.
Trong trường hợp bữa tiệc buffet có cung cấp khay cho khách sử dụng để bưng thức ăn thì phải lau chùi khay sạch sẽ bằng vật liệu thích hợp, trả chồng khay đã rửa sạch vào vị trí. Mỗi khay cần phải lót bằng một lớp giấy có thể tháo ra được trước khi đặt vào vị trí.
4.1.8. Qui trình phục vụ tiệc Buffet
Để tổ chức phục vụ tốt một bữa tiệc Buffet người quản lý phải thực hiện các cơng việc theo trình tự thống nhất. Việc tổ chức phục vụ bữa tiệc được tiến hành theo các giai đoạn như sau:
4.1.8.1 Giai đoạn trƣớc khi phục vụ khách
- Chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ ăn, uống theo thực đơn Buffet đã ấn định - Hỏi ý kiến trước giờ phục vụ, kiểm tra dung mạo, trang phục của nhân
Trang 102 - Bố trí cơng việc cho từng khu vực phục vụ thực đơn ăn, uống sẽ phục
vụ như thế nào?
- Kiểm tra bàn Buffet về tiêu chuẩn bố trí sắp xếp các món ăn theo từng khu vực của bàn Buffet đã được quy định ( Buffet nguội, nóng…). Đạt yêu cầu hay chưa.
- Các loại dụng cụ ăn uống gia vị trên bàn Buffet và bàn ăn của khách. - Đặt các bảng biểu tên món ăn đúng vị trí trước các món ăn được quy
định trên bàn Buffet.
- Dụng cụ ăn uống và dụng cụ phục vụ phải đầy đủ mức kịp quay vòng khi khách sử dụng.
- Chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ chứa đựng và thay thế.
- Kiểm tra các điều kiện phòng tiệc như đèn, máy lạnh, quạt thơng gió và âm thanh hoạt động có tốt khơng.
4.1.8.2. Giai đoan đón tiếp khách dự tiệc Buffet
Tùy theo tính chất đặc điểm của từng loại Tiệc để chọn hình thức đón tiếp cho phù hợp thơng thường cho các bữa tiệc nói chung được qui định đón tiếp như sau:
- Khách vào dự tiệc phải chào đón ở cửa ra vào bởi người quản lý, nhân viên lễ tân và phục vụ thể hiện đúng kỹ năng.
- Đón tiếp khách bằng ánh mắt vui vẻ, nụ cười thân thiện chào hỏi đúng cách.
- Đưa khách đến bàn và mời ngồi.(xem tài liêu)
4.1.8.3. Giai đoạn phục vụ khách ăn tiệc Buffet
Phục vụ khách ăn uống trong bữa tiệc Buffet theo kế hoạch thời gian cũng như các bàn Buffet đã được trình bày đầy đủ các khu vực
- Người chỉ huy phân cơng từng nhóm, từng người đảm nhiệm từng vị trí trong các bàn Tiệc Bufftet.
Trang 103 - Theo dõi lượng món ăn thức uống để bổ sung thêm trên bàn tiệc.
- Bổ sung số lượng dụng cụ ăn uống.
Phân công nhân viên phục vụ tiệc
- Giúp khách lấy thức ăn, đồ uống và luôn kiểm tra quầy Buffet và bàn ăn của khách được sạch sẽ suốt bữa Tiệc.
- Khi khách đến phục vụ khách uống khai vị và ăn món khai vị nhẹ. - Thơng thường trong phục vụ nhân viên phục vụ tiệc chia làm 2 nhóm:
Nhóm 1: Đứng cạnh các bàn thức ăn giới thiệu, hướng dẫn và giúp khách sử dụng các món ăn trên quầy Buffet hoặc lấy thức ăn cho khách.
Nhóm 2: Phục vụ thức uống và thu dọn đồ dơ trong quá trình khách ăn tiệc.
- Sau khi mở đầu bữa tiệc, chủ tiệc mời khách đến bàn tiệc Buffet đã bố trí. Nhân viên phục vụ có nhiệm vụ giúp khách lấythức ăn. Các đĩa thức ăn trên bàn buffet đã hết phải bổ sung thức ăn gồm:
Các món nguội
Các món nấu
Các món chiên nướng
- Cuối cùng là các món phomát, bánh ngọt, trái cây và cà phê có thể kết thúc bằng rượu mạnh.
- Trong suốt bữa tiệc luôn có người bưng thức uống được rót sắn mời khách.Hoăc phục vụ các loại thức uống nguyên chai ,đàm bảo đúng qui trình
Những điều cần lƣu ý khi phục vụ bàn tiệc Buffet
- Rót thêm rượu hay nước khi thấy ly lưng hơn 1/3
- Kiểm tra và thay gạt tàn thuốc khi có hơn 1 mẩu tàn thuốc - Trợ giúp khi thấy khách bưng hơn 1 dĩa thức ăn từ quầy buffet
- Trải lại khăn cho khách khi khách trở lại và xếp khăn để lên tay ghế hay bàn khi khách đi tới quầy buffet.
Trang 104 - Thu dọn dĩa dơ, dĩa không sử dụng, ly hết sử dụng hay rác trên bàn khách, chỉnh sửa các món ăn trên buffet cho gọn, thơng báo bếp thêm thức ăn hay quét, lau thức ăn đổ, rớt trên quầy buffet…
- Nếu thấy ly thức uống cạn hơn 2/3, cần phải hỏi khách xem có muốn dùng thêm khơng để xin phép được phục vụ thêm
- Quản lý/phục vụ đến bàn khách bên tay phải, đứng thẳng, mỉm cười, nhìn khách và xin phép.
- Nếu khách đồng ý, cám ơn và thu dọn ly trống (nếu có) bằng tay phải - Lấy thức uống mới và trở lại phục vụ.
Dọn và quét vụn thức ăn trên bàn
- Việc thu dọn được thực hiện bằng 2 cách:
Thu dọn bằng tay đối với các loại dĩa ăn
Thu dọn bằng khay đối với dụng cụ nhỏ như ly, tách hay chén, dĩa nhỏ…
- Thu dọn dĩa khi quan sát thấy các dấu hiệu như: khách đặt dao, muỗng, nĩa trong lòng dĩa; dĩa đặt sang một bên, khách dùng xong món ăn… hoặc có thể hỏi trực tiếp khách.
Khi khách đi đến quầy buffet để lấy món ăn khác, phục vụ phải chắc là khăn được gấp lại tam giác và đặt trên bàn và dĩa dơ phải được thu dọn.
4.1.8.4. Kiểm tra sự hài lòng
- Đến bàn bên phải khách.
- Đứng thẳng, mỉm cười nhìn khách, cám ơn khi khách hài lịng.
- Nếu khách có phàn nàn, chú ý lắng nghe ghi nhận và có hướng giải quyết lập tức nếu có thể hay báo cáo quản lý khi vượt quá thẩm quyền.
4.1.8.5. Thanh toán tiền theo yêu cầu của bữa tiệc
- Khi khách u cầu tính tiền, hóa đơn được tổng hợp bởi nhân viên thu ngân tại quầy, phục vụ cần kiểm tra kỹ số bàn, các mặt hàng khách gọi
Trang 105 và số lượng trong hóa đơn bảo đảm đúng như khách đã gọi và đúng với số tiền.
- Trình hóa đơn trong tập gấp phía bên phải khách.
- Thu tiền mặt nếu là khách ngoài, cho khách ký tên nếu khách ở phịng hoặc nhận thẻ tín dụng.
- Nói lời cảm ơn khách và mang vào cho thu ngân thu tiền/kiểm tra và quét thẻ (nếu có), đóng dấu hóa đơn.
4.1.8.6. Giai đoạn kết thúc bữa tiệc
- Trợ giúp khách rời bàn bằng cách dùng hai tay kéo ghế ra phía sau. - Nói lời cám ơn cho việc dùng bữa tại nhà hàng và hẹn gặp lại.
- Quan sát trên bàn và chung quanh bàn xem khách có bỏ qn đồ vật gì hay khơng?
- Phục vụ thu dọn và đặt lại bàn ngay khi khách đã ra về.
- Quản lý hay nhân viên Tiếp tân đứng tại cửa chính nhà hàng tươi cười nói lời cảm ơn và chào tạm biệt khách.
- Tiếp tân có trách nhiệm gởi khách danh thiếp nhà hàng, thông tin cho khách về các chương trình khuyến mãi sắp tới và mời khách trở lại nhà hàng.
4.2. Tổ chức phục vụ tiệc ngồi
4.2.1. Chuẩn bị và trang trí phịng tiệc 4.2.1.1. Lập kế hoạch thời gian 4.2.1.1. Lập kế hoạch thời gian
Kế hoạch thời gian trong các bữa tiệc phải được phân bổ chính xác, thời gian phải ghi bằng giờ, phút, giờ bắt đầu và kết thúc. Căn cứ vào kế hoạch thời gian các công việc ở các bộ phận phải thực hiện:
Bộ phận Bếp: chuẩn bị thực phẩm để chế biến các món ăn theo yêu cầu của thực đơn.
Bộ phận Bàn : chuẩn bị bàn tiệc, thức uống theo yêu cầu và tổ chức đón tiếp.
Trang 106 Kế hoạch thời gian căn cứ vào các thời điểm sau:
- Thời điểm đón tiếp và uống khai vị trước bữa ăn.
- Thời gian dành cho phát biểu (chủ tiệc và khách chính). - Thời gian nâng cốc chúc mừng.
- Thời gian ăn uống món khai vị. - Thời gian ăn uống các món chính. - Thời gian ăn uống tráng miệng. - Thời gian kết thúc.
Ví dụ: Lập kế hoạch thời gian cho 1 bữa tiệc
TT Tiến độ
Ngày giờ Địa điểm
1 2 3 4 5 6 7
Uống khai vị trước bữa tiệc Phát biểu nâng cốc
Phục vụ ăn và uống khai vị Phục vụ ăn và uống 3 món chính Ăn uống tráng miệng – cà phê Tặng quà nếu có Kết thúc 17h30 17h30 18h20 19h20 19h40 19h50 20h00
Phòng ăn Hoa Lan
4.2.1.2. Kế hoạch phân công nhiệm vụ phục vụ tiệc
Kế hoạch nhân sự phục vụ cho một bữa tiệc phải xác định bằng cách đặt ra và trả lời cho các câu hỏi chính sau: Ai? Làm việc gì? Ở đâu? Trên cơ sở đó để xác định nhu cầu công việc để thực hiện, cụ thể:
- Chỉ đạo bữa tiệc: Giám đốc, Trưởng Nhà hàng.
- Maitre d’hơtel: bố trí bàn tiệc, phòng tiệc, phục vụ ăn uống, tổ chức nhân viên phục vụ.
Trang 107 - Bếp trưởng: Kiểm tra thực đơn và phân công nhân viên đảm nhiệm
việc chế biến.
- Trưởng Bar: chuẩn bị thức uống theo yêu cầu thực đơn suốt thời gian của bữa tiệc.
- Bộ phận kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về âm thanh, ánh sáng. - Bộ phận đón tiếp: Đón tiếp và hướng dẫn khách vào bàn tiệc. - Bộ phận bảo vệ: Đảm bảo an toàn, an ninh cho bữa tiệc. - Thâu ngân: viết hoá đơn thanh toán, nhận tiền.
Trong kế hoạch nhân sự phục vụ cho bữa tiệc cần lưu ý một số yếu tố sau:
- Ghi họ tên của nhân viên phục vụ.
- Phân cơng cơng việc cụ thể cho từng người hoặc nhóm. - Phương pháp phục vụ món ăn thức uống,
- Kế hoạch bố trí phịng tiệc và hướng phục vụ trên bàn tiệc phân công cho từng người đảm nhiệm. 1 nhân viên / bao nhiêu khách.
- Bố trí cơng việc phù hợp với năng lực của nhân viên.
- Kế hoạch làm việc cho bữa tiệc phải được thông báo cho từng nhân viên phục vụ tiệc biết hoặc được viết lên bảng treo ở nơi qui định. - Trường hợp bữa tiệc quan trọng và có số lượng khách đơng phải có sự
tập dợt trước.
Ví dụ : Lập kế hoạch phân cơng nhiệm vụ phục vụ tiệc:
TT Công việc Thời gian Địa điểm
1 Tổ chức đón tiếp 2 Phục vụ uống khai vị
- Tại quầy Bar - Bưng bê mời
- Ai bưng? Ai mời? Ai thu dọn?
3 Phục vụ món ăn khai vị
- Bưng đĩa ăn đặt cho từng người - Thực hiện thao tác gắp
Trang 108 - Cách trang trí món ăn khi phục vụ
4 Món súp
5 Món cá, thịt
Ngày …. tháng ….năm ….
Ký tên
4.2.1.3. Kế hoạch chuẩn bị dụng cụ cho bữa tiệc
Để đảm bảo đầy đủ số lượng dụng cụ ăn uống và các phương tiện phục vụ cho bữa tiệc, bộ phận phục vụ tiệc phải chịu trách nhiệm :
- Lên bản danh mục tài sản trên cơ sở đó đề nghị nhà hàng phải chuẩn bị đầy đủ, kết hợp với bộ phận chức năng đi mua sắm, mượn,
- Khi lên danh mục tài sản, dụng cụ phải dựa vào thực đơn ăn uống của bữa tiệc lưu ý phải dự tính thêm 10% so với số lượng khách đặt.
Ví dụ: BẢN DỰ TRÙ TÀI SẢN CHO BỮA TIỆC ÂU – Á
TT Tên tài sản ĐVT Số lƣợng 10% Tổng số Ghi chú
Các loại khăn - - Dụng cụ ăn - - Dụng cụ uống - - Dụng cụ gia vị -
Trang 109 - Dụng cụ công cộng - - Dụng cụ phục vụ - - Dụng cụ chứa đựng - - Dụng cụ và phương tiện khác
4.2.1.4. Kế hoạch bố trí chỗ ngồi trong bàn tiệc
Sự thành công của một bữa tiệc khơng chỉ bởi một căn phịng đẹp, ánh sáng tốt làm nổi bật các vị khách với bàn ăn trang trí hấp dẫn, bộ đồ ăn sáng