Chƣơng 4 Tổ chức phụcvụ các loại tiệc
4.3. Tổ chức phụcvụ tiệc hội nghị, hội thảo, tiệc trà
Sơ đồ 5: Quy trình phục vụ tiệc hội nghị, hội thảo
Các bước trong quá trình được sắp xếp thành một hệ thống chặt chẽ, trong quá trình thực hiện khơng được tuỳ tiện bỏ bất kỳ một bước nào. Tuỳ theo hình thức tiệc mà thêm, đổi vị trí từng bước cho phù hợp.
- Chuẩn bị trước giờ ăn:
Cơng tác chuẩn bị có vai trị rất quan trọng, quyết định đến sự thành công của buổi tiệc, bởi nó là yếu tố tạo nên ấn tượng đầu tiên của khách về khách sạn đồng thời nó cũng thể hiện sự sẵn sàng đón khách. Các cơng việc chuẩn bị bao gồm rất nhiều hoạt động tạo ra các điều kiện về mơi trường thích hợp thơng qua việc sắp đặt và kiểm sốt nhiệt độ , ánh sáng, âm thanh và thiết bị. Công việc chuẩn bị thường được thực hiện sau khi có sự thoả thuận giữa khách hàng và khách sạn về các chi tiết trong hợp đồng như: thời gian, địa điểm, thực đơn,…từ đó nhân viên phục vụ cần chuẩn bị như:
- Chuẩn bị dụng cụ:
Căn cứ vào thực đơn và số lượng khách tham dự mà nhân viên phục vụ chuẩn bị dụng cụ sao cho khách đủ dùng, ngoài ra cũng cần chuẩn bị dụng cụ dự
Đón khách và xếp chỗ Thanh tốn và xin ý kiến Phục vụ trong khi ăn Tiễn khách Chuẩn bị trước giờ ăn Thu dọn
Trang 123 trù bổ sung khi cần thiết. Dụng cụ ở đây không chỉ là dụng cụ để cho khách dùng mà gồm cả dụng cụ để bài trí, phục vụ như: khăn bàn, lọ hoa, thực đơn, bàn ghế,…Trong khâu chuẩn bị này, tất cả các dụng cụ sẽ được kiểm tra, vệ sinh sao cho phù hợp với các tiêu chuẩn chung và tạo nên sự đồng bộ, sạch sẽ, tạo sự đảm bảo và sức hấp dẫn khách.
- Chuẩn bị phòng tiệc:
Sau khi chuẩn bị dụng cụ xong, các nhân viên phục vụ tiệc sẽ tiến hành chuẩn bị bố trí, vệ sinh phịng tiệc.
Phịng tiệc sẽ được làm sạch, hút bụi, thu dọn rác bẩn tạo khơng gian trống để bố trí bàn ghế, chậu hoa cây cảnh, phơng nền và các vật trang trí khác. Cơng việc trang trí được thực hiện song song với việc kiểm tra thiết bị sử dụng về âm thanh, ánh sáng, bàn ghế kê xếp theo sự bố trí của người quản lý sao cho phù hợp với hình thức tiệc, số lượng khách.
- Chuẩn bị bàn tiệc:
Công việc này chỉ được thực hiện sau khi khơng gian phịng tiệc đã đựơc định hình hoạc tiến hành đồng thời với cơng việc trang trí phịng tiệc.
- Phân cơng người phụ trách bàn tiệc:
Với tiệc đứng, nhân viên sẽ được phân công theo từng khu vực nhất định. Còn tiệc ngồi, mỗi nhân viên sẽ phụ trách lượng bàn theo phân công của người quản lý.
- Kiểm tra tồn bộ :
Sau khi các cơng đoạn chuẩn bị kết thúc người quản lý sẽ tiến hành việc kiểm tra lại tồn bộ phịng tiệc, bàn tiệc,…để chắc chắn công việc chuẩn bị đúng theo hợp đồng và theo tiêu chuẩn của khách sạn.
Nhìn chung, cơng việc chuẩn bị trước giờ ăn địi hỏi nhân viên phải có tính chun nghiệp, cẩn thận nhằm đảm bảo công việc được thực hiện nhanh chóng, chính xác, tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng.
- Đón khách và xếp chỗ:
Mặc dù cơng đoạn này diễn ra trong một thời gian ngắn nhưng nó lại thể hiện trình độ giao tiếp của nhân viên cũng như sự văn minh, lịch sự của khách
Trang 124 sạn. Công đoạn này được thực hiện chủ yếu dựa vào nhân viên phục vụ mà ít khi có sự hỗ trợ của các thiết bị phục vụ. Tuỳ theo đặc điểm khách dự tiệc ( khách trong nước hay nước ngồi,…) mà nhân viên phải có ứng xử phù hợp, theo đúng nghi thức xã giao. Trong công đoạn này, nhân viên trở thành người hướng dẫn, giúp khách tìm vị trí bàn tiệc, đưa ra một số chỉ dẫn cơ bản cho khách. Đơi khi việc đón khách vào phịng tiệc được thực hiện gần như kết hợp với giai đoạn đầu của việc phục vụ khách trong khi ăn tiệc.
- Phục vụ trong khi ăn tiệc:
Đây là cơng việc chính trong mỗi buổi tiệc, nó gồm các công việc như mang thức ăn đồ uống, đổi món ăn, dọn dụng cụ đã sử dụng và thực hiện một số yêu cầu phát sinh của khách trong khi ăn tiệc.
Trong tiệc đứng, nhân viên chỉ phải phục vụ đồ uống và dọn đồ bẩn mà không phải mang thức ăn và đổi thức ăn.
Trong tiệc ngồi, công việc phục vụ phức tạp hơn nhiều. Khi tiệc bắt đầu, nhân viên phục vụ rót đồ uống cho khách, sau đó mang lần lượt thức ăn ra theo trình tự thực đơn và tốc độ ăn của khách. Nhân viên phải biết kết hợp việc mang thức ăn ra cùng việc thu dọn đồ bẩn và bổ sung dụng cụ thay thế.
Khi phục vụ đồ ăn và đồ uống, một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất là giao tiếp với khách. Tất cả các khách đều được đối xử chu đáo như nhau. Thái độ của nhân viên sẽ tạo ấn tượng khó quên với khách nếu phục vụ tốt, điều này rất quan trọng và ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ chung.
- Thanh toán:
Khi kết thúc tiệc, người chủ tiệc hoặc người được uỷ quyền đặt tiệc sẽ ở lại thanh tốn với khách sạn theo hình thức thanh tốn đã thoả thuận từ trước và cộng thêm phần phát sinh nếu có. Các khoản phát sinh được chủ tiệc đồng ý trong thời gian diễn ra buổi tiệc khi có khách muốn tiêu dùng thêm thức ăn hoặc đồ uống ngoài thực đơn đặt trước.
Cơng việc thanh tốn cần được thực hiện chính xác và kết hợp với việc xin ý kiến của khách hàng về chất lượng món ăn đồ uống, sự phục vụ của nhân viên cũng như vấn đề tổ chức tiệc để rút kinh nghiệm.
Trang 125 - Tiễn khách:
Công đoạn này thường được giao cho nhân viên phục vụ của bộ phận phục vụ tiệc đảm nhận. Đây cũng là công đoạn cuối cùng mà nhân viên được tiếp xúc trực tiếp với khách và cũng là cơ hội cuối cùng để nhân viên phục vụ tạo ấn tượng tốt với khách. Vì vậy, những lời cảm ơn, lời chúc tụng và hẹn gặp lại khách cũng là yếu tố quan trọng cuối cùng giúp khách cảm thấy thoải mái khi dự tiệc tại khách sạn. Khi tiễn khách, nhân viên cũng thực hiện đúng các nghi lễ giao tiếp theo qui định.
- Thu dọn phịng tiệc
Đây là cơng đoạn cuối cùng của phục vụ tiệc. Công đoạn này được tiến hành sau khi khách rời khỏi khách sạn. Nhiệm vụ của các nhân viên là nhanh chóng thu dọn, làm vệ sinh, tháo dụng cụ trang trí. Kết quả của cơng việc này là một phòng tiệc mới( nếu cần chuẩn bị ngay cho tiệc sau) hoặc một phòng tiệc ở trạng thái ban đầu khi chưa chuẩn bị.
Mỗi bước trong quy trình phục vụ có những mức độ khác nhau về thời gian và tầm quan trọng. Nhưng khi thực hiện bất kể một loại tiệc nào, người thực hiện cũng phải tiến hành thật chuẩn xác hết khả năng có thể để tạo nên chất lượng hoàn hảo chung cho buổi tiệc.
4.3.2. Quy trình phục vụ đồ ăn nhẹ và thức uống giữa giờ hội nghị, hội thảo
Sơ đồ 6: Quy trình phục vụ đồ ăn nhẹ và thức uống giữa giờ hội nghị, hội thảo
Ta có thể thấy bước 4 “thanh tốn” trong quy trình phục vụ tiệc chung đã được đưa xuống vị trí thứ 6 trong quy trình phục vụ đồ ăn thức uống giữa giờ
Đón khách và xếp chỗ Thu dọn Phục vụ trong khi ăn Tiễn khách Chuẩn bị trước giờ ăn Thanh toán và xin ý kiến
Trang 126 hội nghị, hội thảo. Đó là do đặc điểm của bữa ăn này được phục vụ kèm hội nghị, hội thảo nên chi phí được tính ln vào chi phí phục vụ hội nghị, hội thảo.
Về nội dung từng bước, nhìn chung các bước thực hiện giống như trong quy trình phục vụ tiệc hội nghị, hội thảo. Tuy nhiên, nó cũng có những khác biệt sau:
- Trong khâu chuẩn bị trước giờ ăn
Vì phục vụ đồ ăn thức uống giữa giờ cho hội nghị, hội thảo (coffee break) chỉ diễn ra trong thời gian ngắn nên khi chuẩn bị nhân viên thường không chuẩn bị ghế ngồi cho khách.
Khu vực phục vụ thường được bố trí phục vụ ở sảnh bên ngồi phịng hội nghị, do đó việc trang trí phịng là khơng cần thiết, có thể thêm vật trang trí trung tâm ở mỗi quầy đồ ăn tráng miệng.
- Trong quá trình phục vụ khách ăn uống
Nhìn chung bữa ăn, uống giữa giờ của hội nghị, hội thảo (coffee break) khơng có sự phân biệt phục vụ với từng loại khách, như trong tiệc đứng hoặc ngồi. Khách tham gia vào coffee break thường là tự phục vụ mà không được biết trước thực đơn, nhân viên chỉ thu dọn dụng cụ bẩn. Các món ăn đã được chuẩn bị sẵn trên bàn phục vụ nên khách không phải chờ đợi được phục vụ.
Trong quá trình phục vụ đồ ăn thức uống giữa giờ hội nghị, hội thảo (coffee break) thì chỉ có thức ăn là cố định mức cịn đồ uống thì khơng hạn chế nên hầu như khơng phát sinh thêm chi phí về việc dùng thêm món ăn đồ uống của khách trong quá trình tiêu dùng tiệc.
Khi phục vụ khách, ngồi việc phân cơng nhân viên đứng quầy coffee thì các nhân viên khác khơng được phân công nhiệm vụ theo khu vực mà chịu trách nhiệm phục vụ chung ở khu sảnh.
- Trong khâu đón khách và tiễn khách
Trong quy trình phục vụ đồ ăn thức uống giữa giờ hội nghị, hội thảo, công việc này thường do ban tổ chức của hội nghị, hội thảo thực hiện( bằng việc có nhân viên lễ tân đón và tiễn khách) còn nhân viên của khách sạn chỉ giúp đỡ
Trang 127 nhân viên lễ tân nếu cần và chuẩn bị đóng mở cửa phịng họp khi bắt đầu và kết thúc tiệc.
Ngoài các khác biệt trên tiệc coffee break vẫn được tiến hành theo đúng nội dung các bước trong quy trình phục vụ tiệc nói chung.
4.4 Tổ chức phục vụ tiệc cƣới
4.4.1. Công tác chuẩn bị và trang trí phịng tiệc cƣới
Chuẩn bị dụng cụ:
- Căn cứ vào thực đơn, số lượng khách và yêu cầu phục vụ để chuần bị dụng cụ ăn, uống, dụng cụ phục vụ và các dụng cụ khác.
- Chuẩn bị đủ số lượng cần thiết các dụng cụ và dụng cụ dự phòng. - Kiểm tra vệ sinh các dụng cụ, lau bóng các dụng cụ trước khi sử dụng. - Tất cả các dụng cụ phải đảm bảo an toàn cho việc sử dụng.
- Chuẩn bị các dụng cụ phụ nếu như có sự cố xảy ra.
- Các dụng cụ như bếp cồn phải sạch sẽ khô ráo và không rỉ để bảo đảm an tồn cho thực khách trong q trình dự tiệc.
- Đối với chén đĩa kê, chén nước chấm phải sạch bóng khơng sứt mẻ. - Đũa, muỗng phải được bọc trong một tờ giấy có in kèm logo của nhà
hàng.
- Khăn ăn có thể là khăn giấy cũng nên in logo của nhà hàng cho đồng bộ.
- Bàn, ghế phải chắc chắn và sạch sẽ. Chuẩn bị bàn chờ để thức ăn khi phục vụ món ăn cho khách.
- Chuẩn bị tháp ly.
- Mỗi nhân viên phải được trang bị một đồ khui bia để tiện phục vụ cho khách.
Trang trí phịng tiệc:
Vệ sinh trang hồng phịng tiệc, kết hoa, dàn nhạc, sân khấu, trải thảm. Chuẩn bị hai dây bong bóng theo yêu cầu của chủ tiệc ở hai bên sân khấu.
Trang 128 - Sắp xếp bàn ghế theo tính chất của buổi tiệc: bàn trịn, vng. Ghế thường là ghế cao và được bọc lại và có nệm lót. Bàn ghế phải được trang trí phù hợp với tính chất của bữa tiệc cưới.
- Hai bàn trải khăn đặt ở hai bên sân khấu, 1 cái để bánh cưới, pháo sáng theo yêu cầu, 1 cái xếp ly dạng tháp và để sẵn chai champagne.
- Thảm và đôn hoa đặt ở hai bên lối đi. Cổng hoa đặt trước cổng nhà hàng và một giá để hình cưới hoặc thiếp mời.
- Trang trí sân khấu.
Các cơng việc chuẩn bị khác:
- Người dẫn chương trình, dàn nhạc, ca sĩ hoặc nhóm múa (nếu có). - Hệ thống âm thanh, ánh sáng phải đảm bảo và an toàn.
- Dàn nhạc phải đáp ứng nhu cầu khi khách cần biểu diễn. - Chuẩn bị bia, rượu, nước ngọt theo hợp đồng (nếu có).
- Phân cơng trách nhiệm cho nhân viên, bố trí phục vụ một cách hợp lý. - Nhân viên phục vụ phải mặc đồng phục của Nhà hàng .
- Chuẩn bị Champagne để cơ dâu và chú rể rót trên tháp ly trong lễ cưới. - Cho nhân viên hướng dẫn khách và bố trí chỗ ngồi khi họ đến dự tiệc.
4.4.2. Bày bàn tiệc cƣới
Để bày một bàn tiệc trước tiên phải chuẩn bị mọi thứ trước như: bàn tiệc đã được trải khăn bàn lên rồi đặt tấm kiếng xoay ở giữa bàn trên bàn phải có đủ dĩa ăn (ở đây dùng dĩa 18 cm), muỗng ăn (muỗng sứ tùy theo món), đũa ăn có bao ở ngồi, chén nước tương, đồ gác đũa, miếng lót ly, ly uống nước (ở đây dùng ly vang trắng loại nhỏ để uống nước ngọt, bia, nước suối với số lượng phù hợp.
Quy trình như sau:
- Sắp xếp bàn ghế, định vị theo sơ đồ: công việc đầu tiên là sắp xếp ghế ngồi. ghế thứ nhất đặt hướng thẳng lên sân khấu đặt ghế vừa sát khăn bàn, sau đó đặt ghế thứ hai đối diện với ghế thứ nhất lấy hai ghế đó
Trang 129 làm chuẩn lúc này bàn đã chia ra hai bên đều nhau, lấy một bên đặt bốn cái mỗi cái cách đều nhau thường là cách một gang tay, bên còn lại đặt ghế đối diện với bên kia là được.
- Bao áo ghế : Áo ghế được bao vào ghế ngay ngắn, khi bao chỉnh sửa và xem phía dưới, chỉnh lại nơ phía sau ghế
- Trải khăn bàn (underlay): Đứng về 1 phía mở khăn trải bàn ra, sao cho tâm của khăn bàn nằm giửa tâm bàn (không trải lệch qua trái hay phải)
- Trải khăn phủ (overlay): Khăn phủ được phủ chồng lên khăn trải bàn và tâm của khăn phủ phải trùng với tâm của khăn trải bàn và bàn, tất cả 4 góc của khăn phủ phải đều nhau
- Đặt vòng xoay: Vòng xoay được đặt ngay tâm bàn tiệc
- Đặt mặt kiếng: Mặt kiếng phải đặt trên vịng xoay và khơng được lệch qua trái hay qua phải (phải lau kiếng trước khi đặt kiếng)
- Đặt dụng cụ ăn gồm 9 loại: chén, đũa, muỗng, đĩa lót, chén nước chấm, ly, khăn ăn, đĩa đựng xương, gối, gác đũa.
- Đĩa kê phải đặt chính diện với khách ngồi cách mép bàn 2cm, khăn ăn (giấy ăn) gấp sẵn đặt trên đĩa.
- Bát ăn đặt 1 trong 2 vị trí sau: - Đặt úp lên trên đĩa ăn và khăn ăn. - Đặt bên trái đĩa kê cách mép đĩa 2cm.
- Đũa ăn đặt phía bên phải và đặt trên đồ kê đũa tại điểm 1/3 chiều dài của đũa, cách đĩa kê 2cm, chân đũa cách mép bàn 2cm.
- Muỗng được đặt phía bên trái của đũa cách khoảng 2cm.
- Phía trên đĩa ăn về phía tay phải thì đặt một ly uống bia hoặc nước ngọt cho khách
- Dụng cụ đựng nước chấm các loại như nước tương, sauce, muối chanh.... thì được đặt cân cứ 3 người thi một bộ.
- Khăn ăn (napkin): Được xếp ngay ngắn đặt vào lòng chén ăn và thống nhất 1 kiểu xếp (mỗi kiểu xếp khăn tùy thuộc vào tính chất của buổi
Trang 130 tiệc và khách). Lấy dĩa để khăn đặt bên phải đũa ăn của ghế thứ nhất dưới đồ gác đũa cách hai ghế là đặt một dĩa cho đến hết, lấy hai khăn lạnh để vào dĩa logo hướng lên trên làm như vậy cho đến hết.
- Đặt lên mặt kiếng xoay theo thứ tự từ trái qua phài: đĩa đậu phộng hoặc bánh theo khách chọn sau đó là dĩa ớt, lọ tương, lọ giấm, đối diện là hũ tâm, lọ tiêu và tấm menu. Chính giữa là lọ hoa có ghim đèn cầy ở giữa để làm lễ .
- Trang trí lọ hoa và menu được đặt ở trung tâm của bàn tiệc. Đặt thực