Chƣơng 2 kế hoạch tổ chức và điều hành tiệc
2.16. Quản lý và điều hành diễn biến bữa tiệc
2.16.1. Tổ chức thực hiện và giám sát công việc
Quản lý và điều hành nhân viên trong suốt quá trình chuẩn bị và diễn ra bữa tiệc góp phần quyết định đến thành công và chất lượng của bữa tiệc.
Mục đích của quản lý và điều hành là làm cho từng nhân viên biết được họ phải làm gì? Làm như thế nào? Kết quả phải đạt ở mức độ nào?
Để quản lý và điều hành nhân viên thực hiện tốt quy trình phục vụ tiệc, các nhà quản trị phải:
- Thiết lập những mục tiêu cụ thể đối với từng công việc. Trước hết nhân viên phải được bố trí cơng việc phù hợp, cụ thể.
- Người quản lý phải đưa ra những chỉ dẫn, động viên để thúc đẩy nhân viên thực hiện cơng việc có hiệu quả.
- Mỗi tổ, nhóm hay cá nhân phải được giao trách nhiệm rõ ràng khi thực hiện các nhiệm vụ. Các nhà quản trị phải có phương pháp quản lý hợp lý đối với mỗi cá nhân trong mỗi nhiệm vụ khác nhau.
- Bộ phận quản lý tiệc phải ghi nhớ những thông tin liên quan của bữa tiệc, lập bảng kiểm tra dựa trên kế hoạch tổ chức tiệc.
- Tổ chức họp đầu ca để hướng dẫn, truyền đạt thông tin cho nhân viên. - Tổ chức việc thực hiện theo các yêu cầu, chỉ thị của Tổng quản lý. - Trước khi bữa tiệc diễn ra phải kiểm ra việc chuẩn bị thức ăn và đồ
uống.
- Kiểm tra số lượng khách thực tế = Tổng số khách theo hợp đồng – Số ghế trống hiện tại.
- Xác định thời gian phục vụ các loại thức uống và thức ăn. - Giám sát quy trình phục vụ theo kế hoạch.
- Theo dõi, chỉ đạo diễn biến đúng kế hoạch. - Lưu ý số khách đến muộn.
- Giải quyết các sự việc phát sinh liên quan một cách kịp thời. - Phối hợp với các bộ phận khác thực hiện công việc.
Trang 77
2.16.2. Giải quyết những vấn đề phát sinh
Trong bữa tiệc ít khi tránh khỏi những vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch. Điều này gây rắc rối cho nhân viên phục vụ, cho người quản lý tiệc và thậm chí cho cả khách hàng.
Một số vấn đề thường phát sinh là:
- Số lượng khách tăng hơn dự kiến. - Khách đến muộn hoặc không đến - Thiếu thức ăn, đồ uống.
- Khách ăn kiêng - Thời gian kéo dài.
- Khách khơng hài lịng với chất lượng phục vụ. - Và các vấn đề khác.
Khi có vấn đề phát sinh ngoài ý muốn, bộ phận quản lý tiệc phải nắm chính xác thơng tin từ nhân viên, từ khách hàng để có hình thức xử lý phù hợp. Có những vấn đề cần trao đổi, xin ý kiến chủ tiệc. Như khách đến muộn hay có khách ăn kiêng chẳng hạn.