Chƣơng 4 Tổ chức phụcvụ các loại tiệc
4.2. Tổ chức phụcvụ tiệc ngồi
4.2.1. Chuẩn bị và trang trí phịng tiệc
4.2.1.1. Lập kế hoạch thời gian
Kế hoạch thời gian trong các bữa tiệc phải được phân bổ chính xác, thời gian phải ghi bằng giờ, phút, giờ bắt đầu và kết thúc. Căn cứ vào kế hoạch thời gian các công việc ở các bộ phận phải thực hiện:
Bộ phận Bếp: chuẩn bị thực phẩm để chế biến các món ăn theo yêu cầu của thực đơn.
Bộ phận Bàn : chuẩn bị bàn tiệc, thức uống theo yêu cầu và tổ chức đón tiếp.
Trang 106 Kế hoạch thời gian căn cứ vào các thời điểm sau:
- Thời điểm đón tiếp và uống khai vị trước bữa ăn.
- Thời gian dành cho phát biểu (chủ tiệc và khách chính). - Thời gian nâng cốc chúc mừng.
- Thời gian ăn uống món khai vị. - Thời gian ăn uống các món chính. - Thời gian ăn uống tráng miệng. - Thời gian kết thúc.
Ví dụ: Lập kế hoạch thời gian cho 1 bữa tiệc
TT Tiến độ
Ngày giờ Địa điểm
1 2 3 4 5 6 7
Uống khai vị trước bữa tiệc Phát biểu nâng cốc
Phục vụ ăn và uống khai vị Phục vụ ăn và uống 3 món chính Ăn uống tráng miệng – cà phê Tặng quà nếu có Kết thúc 17h30 17h30 18h20 19h20 19h40 19h50 20h00
Phịng ăn Hoa Lan
4.2.1.2. Kế hoạch phân cơng nhiệm vụ phục vụ tiệc
Kế hoạch nhân sự phục vụ cho một bữa tiệc phải xác định bằng cách đặt ra và trả lời cho các câu hỏi chính sau: Ai? Làm việc gì? Ở đâu? Trên cơ sở đó để xác định nhu cầu công việc để thực hiện, cụ thể:
- Chỉ đạo bữa tiệc: Giám đốc, Trưởng Nhà hàng.
- Maitre d’hơtel: bố trí bàn tiệc, phịng tiệc, phục vụ ăn uống, tổ chức nhân viên phục vụ.
Trang 107 - Bếp trưởng: Kiểm tra thực đơn và phân công nhân viên đảm nhiệm
việc chế biến.
- Trưởng Bar: chuẩn bị thức uống theo yêu cầu thực đơn suốt thời gian của bữa tiệc.
- Bộ phận kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về âm thanh, ánh sáng. - Bộ phận đón tiếp: Đón tiếp và hướng dẫn khách vào bàn tiệc. - Bộ phận bảo vệ: Đảm bảo an toàn, an ninh cho bữa tiệc. - Thâu ngân: viết hoá đơn thanh toán, nhận tiền.
Trong kế hoạch nhân sự phục vụ cho bữa tiệc cần lưu ý một số yếu tố sau:
- Ghi họ tên của nhân viên phục vụ.
- Phân cơng cơng việc cụ thể cho từng người hoặc nhóm. - Phương pháp phục vụ món ăn thức uống,
- Kế hoạch bố trí phịng tiệc và hướng phục vụ trên bàn tiệc phân công cho từng người đảm nhiệm. 1 nhân viên / bao nhiêu khách.
- Bố trí cơng việc phù hợp với năng lực của nhân viên.
- Kế hoạch làm việc cho bữa tiệc phải được thông báo cho từng nhân viên phục vụ tiệc biết hoặc được viết lên bảng treo ở nơi qui định. - Trường hợp bữa tiệc quan trọng và có số lượng khách đơng phải có sự
tập dợt trước.
Ví dụ : Lập kế hoạch phân cơng nhiệm vụ phục vụ tiệc:
TT Công việc Thời gian Địa điểm
1 Tổ chức đón tiếp 2 Phục vụ uống khai vị
- Tại quầy Bar - Bưng bê mời
- Ai bưng? Ai mời? Ai thu dọn?
3 Phục vụ món ăn khai vị
- Bưng đĩa ăn đặt cho từng người - Thực hiện thao tác gắp
Trang 108 - Cách trang trí món ăn khi phục vụ
4 Món súp
5 Món cá, thịt
Ngày …. tháng ….năm ….
Ký tên
4.2.1.3. Kế hoạch chuẩn bị dụng cụ cho bữa tiệc
Để đảm bảo đầy đủ số lượng dụng cụ ăn uống và các phương tiện phục vụ cho bữa tiệc, bộ phận phục vụ tiệc phải chịu trách nhiệm :
- Lên bản danh mục tài sản trên cơ sở đó đề nghị nhà hàng phải chuẩn bị đầy đủ, kết hợp với bộ phận chức năng đi mua sắm, mượn,
- Khi lên danh mục tài sản, dụng cụ phải dựa vào thực đơn ăn uống của bữa tiệc lưu ý phải dự tính thêm 10% so với số lượng khách đặt.
Ví dụ: BẢN DỰ TRÙ TÀI SẢN CHO BỮA TIỆC ÂU – Á
TT Tên tài sản ĐVT Số lƣợng 10% Tổng số Ghi chú
Các loại khăn - - Dụng cụ ăn - - Dụng cụ uống - - Dụng cụ gia vị -
Trang 109 - Dụng cụ công cộng - - Dụng cụ phục vụ - - Dụng cụ chứa đựng - - Dụng cụ và phương tiện khác
4.2.1.4. Kế hoạch bố trí chỗ ngồi trong bàn tiệc
Sự thành công của một bữa tiệc khơng chỉ bởi một căn phịng đẹp, ánh sáng tốt làm nổi bật các vị khách với bàn ăn trang trí hấp dẫn, bộ đồ ăn sáng lống, sự phục vụ hồn hảo, món ăn đồ uống khơng thể chê được. Mà một yếu tố khơng kém phần quan trọng trong đó là việc sắp xếp, bố trí chỗ ngồi thích hợp cho các thực khách tham dự. Bởi lẽ trong các buổi lễ, hội nghị, đàm phán các chủ thể khơng phải bao giờ cũng muốn hay có thể giao lưu, trao đổi, đàm đạo công việc với người mà họ khơng thích hoặc khơng có liên quan. Trong bữa tiệc cũng giống như vậy, thậm chí điều đó cịn cần thiết hơn cả các cuộc tiếp xúc khác.
Vị trí chỗ ngồi trong bàn tiệc thường do chủ tiệc quyết định vì chủ tiệc là người biết rõ vị trí xã hội và chức vụ của từng người trong bữa tiệc. Nếu là tiệc ngoại giao thì do cơ quan chức năng bố trí (Ban Tiếp tân, Sở Ngoại vụ). Chỗ ngồi phụ thuộc vào hình dáng bàn tiệc tùy theo từng kiểu. Ví dụ một số loại hình sắp xếp chỗ ngồi:
Sắp xếp vị trí chỗ ngồi dựa vào các nguyên tắc sau :
Trang 110 - Khách chính ngồi bên phải chủ tiệc (bàn chữ T, U, O).
- Bên phải chủ tiệc và khách chính là khách có chức vụ tương đương. - Nếu tiệc ngoại giao: chủ tiệc và khách chỉ có phu nhân thì phu nhân
của khách chính ngồi bên trái chủ tiệc và ngược lại.
- Nếu trong bàn tiệc có nam và nữ thì xếp xen kẽ đối diện nam và nữ. - Bên cạnh khách nước ngồi cần bố trí người biết tiếng của họ.
- Xếp theo cấp bậc, chức vụ theo thứ tự từ trên xuống hoặc từ trong ra ngồi, nếu có trẻ em thì bố trí xa bàn khách danh dự.
Một số qui định về vị trí chỗ ngồi theo phong tục tập quán
Theo tập quán Châu Mỹ thì nam giới ngồi bên phải phụ nữ, theo phong tục Châu Âu (đặc biệt người Đức) thì nam ngồi bên trái; thứ tự vị trí ngồi xác định theo tính chất quan trọng. Đối với tiệc đơng người thường bố trí bàn tiệc theo kiểu đặc biệt. Đầu bàn bố trí chủ tiệc và khách chính, vng góc với bàn chính ta bố trí các bàn nhỏ theo dãy. Khi bố trí lưu ý là khơng để chủ tiệc và khách chính quay lưng lại với nhau. Khi mời từng khách vào bàn tiệc chỉ có thể thực hiện khi ít người, nếu khách đơng thì trước khi vào phịng tiệc cần lập Bảng sơ đồ để khách xác định trước vị trí ngồi của họ. Điều này cần làm khi có tiệc lớn quan trọng.
4.2.1.5. Chuẩn bị thẻ họ tên (name card)
Thẻ họ tên là xác định chỗ ngồi cho người dự tiệc. Thẻ được gấp hình chữ nhật được in sẵn tên, chức danh hoặc chức vụ của người dự tiệc. Điều này giúp cho khách vào chỗ ngồi được nhanh chóng (các bữa tiệc cấp Nhà nước phải có sơ đồ chỗ ngồi bàn tiệc đặt cạnh lối vào bàn tiệc). Điều kiện để in và cấp thẻ là phải được sự đồng ý của chủ tiệc, có thể giao cho nhà hàng, khách sạn hoặc bộ phận Lễ tân in ấn. Các bữa tiệc ngoại giao thẻ thường được in ấn tỉ mỉ.
Nội dung của Thẻ Họ tên dựa vào nguyên tắc sau :
- Nếu sử dụng chức danh (Bác sĩ, Kỹ sư, Giáo sư) cần phải ghi rõ họ, tên (VD : Bác sĩ Trần Văn A),
Trang 111 - Nếu sử dụng chức vụ (Tổng Giám đốc, Chủ tịch Tỉnh, Bộ trưởng) không
cần phải ghi tên (VD : Bộ trưởng Bộ Y Tế), - Thẻ được đặt ở phía trên bên phải của khách.
4.2.1.6. Thiết kế thực đơn cho bữa tiệc
Đối với các bữa tiệc sang trọng thực đơn vừa có chức năng thơng báo cho khách dự tiệc biết về trình tự món ăn và thức uống. Thực đơn là vật để trang trí cho bàn tiệc đẹp thêm và khách có thể lấy để làm kỷ niệm. Mặt khác, thực đơn có chức năng quảng cáo cho nhà hàng nên phải được trình bày chu đáo. Ngồi danh mục món ăn thức uống cần phải có các nội dung khác.
Thực đơn cần ghi đầy đủ nội dung và được thiết kế như sau: - Thực đơn (MENU)
- Tên Nhà hàng
- Ngày giờ, tháng năm tổ chức - Sự kiện tổ chức
Chú ý: thực đơn được in riêng (theo từng bữa tiệc), kích cỡ khơng qui định nhưng chúng ta xác định theo tỷ lệ so với bàn tiệc (bàn tiệc lớn hay nhỏ) phụ thuộc vào tính chất của bữa tiệc, kiểu chữ và kích thước viết phụ thuộc vào thực đơn của bữa tiệc.
Thông thường thực đơn có 4 mặt:
Trang 1 ghi chữ:
- Thực đơn, cơ quan hay cá nhân tổ chức - Sự kiện tổ chức
- Ngày tháng tổ chức
Trang 2 ghi món ăn theo trình tự: khai vị, món chính, tráng miệng
Trang 3 ghi thức uống: Thức uống ghi song song với món ăn, phù hợp
với tính chất món ăn.
Trang 4 thường để trống
Chú ý: Bữa tiệc có khách nước ngồi, thực đơn nên viết 2 thứ tiếng theo nguyên tắc :
Trang 112 - Tiếng Việt viết trước.
- Tiếng nước ngoài viết sau.
- Tiệc Việt lớn hơn tiệc nước ngoài.
- Khi thực đơn dịch ra tiếng nước ngồi phải chính xác, rõ ràng. - Kiểm tra lần cuối trước khi đặt lên bàn tiệc.
4.2.1.7. Trang trí bàn tiệc
Căn cứ vào lý do của bữa tiệc mà nhà quản đốc quyết định hình thức trang trí. Mặt khác cịn do sự thống nhất giữa hai bên nhận và đặt tiệc.
Tuy nhiên nhà quản trị cũng cần nắm một số đặc điểm cơ bản trong trang trí bàn tiệc như sau:
- Đối với bàn tiệc ghép hình dài cần có dải khăn màu có bề rộng từ 5-10 cm dùng để đặt hai dải song song chạy dài theo chiều dài của bàn. - Nếu là tiệc tối phải có đèn cầy để tăng thêm phần long trọng và ấm
cúng.
- Hoa tươi phải được cắm đúng kỹ thuật, sử dụng đúng màu hoa, cắm hoa phải phù hợp với dạng bàn.
- Nếu là bàn tròn hoa được cắm theo dạng vươn lên. Nếu là dạng bàn dài thì cắm chạy ra xung quanh nhưng có hai chiều dài hơn ứng với chiều dài của bàn.
- Không nên cắm hoa cao quá làm che khuất tầm nhìn của khách.
- Ánh sáng của đèn cầy khơng được làm chói mắt. Vì vậy đèn cầy phải có độ cao vừa phải, khơng nên cao ngang tầm mắt.
- Dụng cụ cắm hoa: Dao sắc, kéo, kìm, bình hoa, mút cắm hoa, dây trang trí, đá nhỏ, dây kẽm.
- Vật liệu cắm hoa: Hoa tươi, lá kim, cành cây, đèm cầy, hình tượng tùy theo lý do bữa tiệc
Trang 113
4.2.2. Kỹ thuật bày bàn tiệc ngồi
Căn cứ vào dạng bàn định sắp xếp cho bữa tiệc mà chúng ta lựa chọn để tiến hành bày bàn tiệc the các qui tắc kỹ thuật như sau:
- Sắp xếp bàn ghế theo mẫu, dạng đã chọn. Định vị bàn đứng chắc chắn, không lung lay. Khoảng cách tối thiểu giữa 2 lưng ghế là 60cm.
- Trước hết trải tấm lót lên bàn và sau đó trải khăn bàn. Cần chú ý kỹ thuật trải khăn bàn, mép khăn phủ đến mép ghế hoặc 30 cm.
- Chuẩn bị đúng, đủ số lượng các dụng cụ ăn uống, dụng cụ phục vụ. Tất cả các dụng cụ phải đảm bảo vệ sinh, an tồn và trong tình trang sử dụng tốt.
- Chuẩn bị dụng cụ trang trí bàn ăn như xếp khăn ăn, bơng trang trí… - Đưa ghế vào bàn và sắp xếp ngay ngăn theo kế hoạch bố trí bàn ngồi. - Căn cứ vào vị trí của ghế để bắt đầu bày bàn bằng đĩa định vị .
- Quay chân trái phía sau của ghế gỗ về bên phải bằng cách tựa đầu mũi giày phải vào chân trái sau của ghế.
- Bày dụng cụ ăn, uống. Chú ý qui tắc và kỹ thuật trình bày dụng cụ ăn uống. Trình tự các món ăn đã được ấn định trước với nhà bếp, để bày dụng cu theo thứ tự.
- Những dụng cụ ăn còn thiếu chỉ được bày bổ sung trước khi phục vụ món đó.
- Dụng cụ ăn món chính là dụng cụ chuẩn để bày các dụng cụ khác và tuyệt đối không được bày bổ sung.
- Đĩa ăn bánh mì được bày bên trái cạnh nĩa ăn. Dao phết bơ đặt trên dĩa bánh mì, lưỡi dao quay vào trong.
- Đặt ly uống của món chính ngay phía trên mũi dao ăn món chính. Ly này trở thành ly chuẩn cho tất cả các ly khác. Riêng ly nước khống khơng nhất thiết phải bày sẵn nếu diện tích bàn khơng đảm bảo.
- Bày gia vị phù hợp với loại hình tiệc Âu, Á.
- Gấp khăn ăn theo mẫu thống nhất và đặt trên đĩa định vị (nếu có) hoặc lên bàn đúng vị trí khách ngồi.
Trang 114 - Sắp xếp ghế ngồi theo vị trí như cũ.
- Hoa trang trí được bày lên bàn khoảng 1 tiếng đồng hồ trước khi đón khách vào.
- Nếu là tiệc tối nên đốt nến trước khi khách vào phịng tiệc. Tất cả các cơng việc khác đều phải hồn thành trước giờ đón khách.
4.2.3. Nguyên tắc phục vụ món ăn, thức uống trong tiệc ngồi 4.2.3.1. Nguyên tắc phục vụ món ăn 4.2.3.1. Nguyên tắc phục vụ món ăn
Căn cứ vào kế hoạch thời gian đã thời gian đã được sắp xếp để tiến hành phục vụ món ăn.
Phục vụ ăn uống trong một bữa tiệc có thể được tổ chức dưới nhiều hình thức. Khách có thể được phục vụ tại bàn tồn bộ các món ăn thức uống hoặc cũng có thể khách tự phục vụ một vài món ăn đơn giản nào đó. Những món ăn này được sắp xếp tại quầy tự chọn.
Thơng thường mỗi món ăn được phục vụ theo một phương pháp riêng. Ví dụ món khai vị phục vụ theo đĩa ăn cá nhân thì món chính được phục vụ theo phương pháp gắp.v.v…
Quản đốc nhà hàng với sự bàn bạc thống nhất với bếp trưởng là người qui định phương pháp phục vụ.
Sau khi đã thống nhất các phương pháp phục vụ, quản đốc cần hội ý nhân viên để thông báo và hướng dẫn.
Trong quá trình phục vụ phải tuyệt đối tuân theo qui tắc kỹ thuật trong phuc vụ ăn uống. Mỗi thao tác nghiệp vụ phải chuẩn xác và trôi chảy.
Đối với những thao tác cần thực hiện đồng loạt thì quản đốc phải quy định ám hiệu để nhân viên dễ nhận biết.
Trong khi hội ý nhân viên cần nhắc lại một số qui tắc kỹ thuật quan trọng hoặc có thể tập dợt những động tác đặc biệt trước khi phục vụ.
Trong một bữa tiệc thường có bài phát biểu, chương trình ca nhạc hay khiêu vũ. Vì vậy việc sắp xếp chương trình và thời gian hợp lý là điều cần thiết.
Trang 115 Cụ thể món ăn nào phục vụ vào thời gian nào và thời gian nghỉ giải lao giữa các món ăn là bao nhiêu cũng cần được ghi chú trong chương trình phục vụ.
Nếu trong bữa tiệc có những món ăn phải được thực hiện thao tác tại bàn ăn thì phải cử những nhân viên có tay nghề cao, động tác thuần thục và chính xác.
Khi đọc diễn xuất, phát biểu, nhân viên không được phục vụ ăn, uống cho khách.
Mọi thao tác phục vụ ăn uống tuân theo qui tắc chung:
- Trong khi khách đang dùng bữa nhân viên phải thường xuyên lui tới và có mặt tại khu vực mình phục vụ để kịp thời đáp ứng yêu cầu đề xuất của khách.
- Kịp thời thay gạt tàn thuốc lá khi gạt tàn có hai mẩu thuốc. Thực hiện thao tác thay gạt tàn thuốc theo yêu cầu chuyên môn.