. Sổ cái và các sổ chi tiết theo dõi nợ phải thu, phải trả nội bộ
1 Không có vấn đề trọng yếu phát sinh
3.2.3 Những hạn chế còn tồn tại trong quy trình kiểm tốn khoản mục nợ phải thu trong kiểm tốn báo cáo tài chính do AASC thực hiện.
phải thu trong kiểm tốn báo cáo tài chính do AASC thực hiện.
Ngoài những ưu điểm được kể trên vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế cần khắc phục đối với quy trình kiểm tốn khoản mục nợ phải thu.
Về công tác chuẩn bị tài liệu cho cuộc kiểm tốn
Thơng thường, trước khi bắt đầu một cuộc kiểm toán, KTV của AASC sẽ gửi cho khách hàng một bản đề nghị cung cấp tài liệu, yêu cầu chi tiết các hồ sơ, chứng từ cần thiết phục vụ cho cuộc kiểm toán và khách hàng sẽ dựa vào bản đề nghị đó để chuẩn bị đầy đủ các tài liệu liên quan. Tuy nhiên, trong thực tế, khơng phải mọi cuộc kiểm tốn, KTV đều gửi trước cho khách hàng bản đề nghị này hoặc gửi quá muộn, cũng có khi khách hàng đã nhận được đề nghị nhưng lại không tiến hành chuản bị từ trước dẫn đến nhiều trường hợp cuộc kiểm toán đã bắt đầu nhưng KTV và trợ lý kiểm tốn vẫn chưa có được những tài liệu cần thiết cho công việc. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và tiến độ của cuộc kiểm tốn.
Việc thu thập thơng tin về khách hàng đơi khi cịn sơ sài
Thu thập thông tin về khách hàng là một công việc cần thiết và rất quan trọng trong cuộc kiểm toán, tuy nhiên đôi khi công việc này vẫn chưa được chú trọng đúng mức.
Đối với khách hàng mới, nhóm kiểm tốn có khi khơng tìm hiểu kỹ lưỡng về khách hàng trước khi tiến hành kiểm toán mà đợi đến lúc tiếp xúc khách hàng mới tìm hiểu cặn kẽ quy trình sản xuất. Còn đối với những khách hàng lâu năm, KTV sử dụng thông tin trên hồ sơ chung và hồ sơ kiểm toán các năm trước, đồng thời phỏng vấn khách hàng về những thay đổi nhưng lại khơng tìm kiếm thông tin trên các phương tiện khác để biết được các thông tin chung về ngành nghề sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các chỉ số quan trọng của các doanh nghiệp cùng ngành, các chỉ số về thị trường và khách hàng… Cụ thể, KTV kiểm toán các khoản mục nợ phải thu khơng tìm hiểu kỹ về thị trường cũng như khả năng bán hàng của đơn vị được kiểm tốn để phân tích một cách chính xác các biến động đối với khoản phải thu khách hàng trong năm tài chính. KTV cũng chưa thực sự quan tâm đến các yếu tố bên trong và bên ngồi doanh nghiệp có khả năng ảnh hưởng đến việc ghi nhận doanh thu và khoản phải thu khách hàng như: Các quy định về ngành nghề kinh doanh của đơn vị, về lượng khí thải ra khi sản xuất sản phẩm,…
Sự thiếu sót này có thể làm cho KTV không nắm được mấu chốt của thị trường dẫn tới rủi ro kiểm toán là cao. Hơn nữa, do giới hạn về thời gian kiểm tốn nên KTV thường khơng tiến hành quan sát trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng dẫn tới tính khách quan của các thơng tin thu thập được là không cao.
Thông thường trước khi cuộc kiểm tốn tiến hành, trưởng nhóm kiểm toán sẽ họp các thành viên để giới thiệu sơ bộ về đặc điểm hoạt động của khách hàng cũng như các
điểm lưu ý đối với một vài phần hành khi thực hiện kiểm tốn. Cơng việc này tuy là giúp các thành viên nắm sơ bộ thông tin về khách hàng nhưng hiện tại các nhóm kiểm tốn khơng u cầu thành viên nhóm tìm hiểu khách hàng mà cơng việc này chủ yếu do trưởng nhóm thực hiện nên sẽ gây khó khăn khi thành viên cần thực hiện kiểm tốn phần hành phức tạp, có tính riêng biệt của ngành nghề.
Việc đánh giá hệ thống KSNB
Việc đánh giá hệ thống KSNB được thực hiện thông qua bảng câu hỏi được công ty thiết kế sẵn. Bảng câu hỏi giúp cho KTV có được sự hiểu biết nhất định về hệ thống KSNB, xác định được rủi ro kiểm sốt, từ đó lập kế hoạch kiểm tốn và xác định các thủ tục cần thiết đối với từng khoản mục trên BCTC. Tuy nhiên khi sử dụng bảng câu hỏi, cơng ty chưa có quy định rõ tiêu chí để đánh giá hệ thống KSNB là tốt, khá, trung bình hay kém. Việc đánh giá hệ thống KSNB chủ yếu vẫn dựa vào kinh nghiệm và khả năng xét đốn của KTV. Do đó có thể xảy ra các trường hợp các KTV khác nhau đưa ra những quan điểm khác nhau về tính hiệu quả của hệ thống KSNB từ đó dẫn tới khó khăn trong việc kết luận về hệ thống KSNB của khách hàng.
Hiện nay, bảng câu hỏi tìm hiểu hệ thống KSNB được thiết lập chung cho tất cả các khách hàng. Tuy nhiên, mỗi khách hàng có đặc điểm riêng về loại hình, quy mơ, lĩnh vực kinh doanh,… do đó, nếu chỉ sử dụng bảng câu hỏi thì sẽ khơng phù hợp, dẫn đến cái nhìn phiến diện, khơng thấy hết được các điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống KSNB. Cụ thể với khoản mục nợ phải thu, các bảng đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng do AASC thiết kế tuy chi tiết để áp dụng đối với các khoản nợ phải thu nhưng các câu hỏi được ghi trong bảng đánh giá đó đều là câu hỏi đóng. Vì thế KTV khơng thu được thêm các thông tin khác mà không được nêu ra đến trong bảng câu hỏi này. Các câu hỏi áp dụng cho tất các các khách hàng có quy mơ và loại hình kinh doanh khác nhau, số lượng các câu hỏi không nhiều nên đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đặc thù bảng đánh giá này khơng có nhiều tác dụng.
3.2.3.2 Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Về việc thực hiện thủ tục phân tích
Thực hiện thủ tục phân tích giúp cho KTV biết được tình hình tài chính, thực trạng kinh doanh của cơng ty đồng thời là cơ sở để KTV lựa chọn quy mô mẫu kiểm tra cho phù hợp, tiết kiệm được thời gian và cơng sức.
Khi tiến hành kiểm tốn khách hàng, KTV càng thực hiện kiểm tra được nhiều nghiệp vụ thì rủi ro kiểm tốn càng thấp. Tuy nhiên không phải đối với khách hàng nào KTV cũng có thể thực hiện kiểm tra chi tiết tất cả các nghiệp vụ phát sinh được. Đối với khách hàng có quy mơ nhỏ, nghiệp vụ phát sinh khơng nhiều thì KTV có thể kiểm tra
chi tiết 100% các nghiệp vụ nhưng nếu khách hàng có nhiều nghiệp vụ, các nghiệp vụ phát sinh lớn hay bị giới hạn về thời gian cũng như chi phí kiểm tốn thì việc kiểm tra 100% các nghiệp vụ là khơng thể. Do đó, việc phân tích để chọn các mẫu kiểm tra chi tiết là một việc rất quan trọng và có ý nghĩa lớn.
Hiện nay, ở AASC có một hạn chế là thực hiện quá ít thủ tục phân tích mà chủ yếu tập trung vào tiến hành kiểm tra chi tiết. KTV thường sử dụng phân tích ngang vì đơn giản, dễ thực hiện nhưng thủ tục này lại không cho thấy mối quan hệ giữa các số liệu. KTV cũng sử dụng các tỉ suất để tính tốn khả năng thanh tốn nợ ngắn hạn của khách hàng nhưng do chưa có số liệu về các doanh nghiệp cùng quy mơ trong ngành nên có khó khăn trong việc đánh giá đúng khả năng thanh tốn của khách hàng. Do đó, để thủ tục phân tích đem lại hiệu quả cao hơn, AASC nên sử dụng tài liệu thống kê bên ngoài của các doanh nghiệp có cùng quy mơ trong ngành, của tồn ngành để kết hợp so sánh, đối chiếu với số liệu của khách hàng.
Đối với khoản mục nợ phải thu, các kỹ thuật phân tích được KTV sử dụng rất đơn giản chủ yếu là phân tích xu hướng và phân tích tỷ suất. Dựa vào bảng phân tích, KTV nhận thấy được sự biến động năm nay so với năm trước, kỳ này so với kỳ trước rồi từ đó đi sâu tìm hiểu những biến động lớn, phỏng vấn và u cầu giải thích, vì vậy KTV rất có thể sẽ bỏ qua những biến động nhỏ, điều này dẫn tới nguy cơ làm xuất hiện một số rủi ro kiểm tốn. Bên cạnh đó, việc phân tích này khơng giúp KTV thấy được sự biến động đặt chung trong cùng một ngành nghề hay lĩnh vực kinh doanh. Do đó, kết quả thu được từ thủ tục phân tích này là thấp, và khơng có nhiều hiệu quả. Ngồi ra, KTV khơng sử dụng thực hiện phân tích tỷ suất vịng quay của các khoản phải thu để đánh giá tình hình thu hồi nợ của khách hàng, trong khi tỷ suất này có thể mang lại cho KTV cái nhìn tổng quan về khả năng thu hồi nợ của đơn vị. Sự tăng lên hay giảm đi đáng kể của tỷ suất này có thể là thơng tin quan trọng để KTV đề ra các bước công việc tiếp theo nhằm thu được kết quả kiểm tốn tốt nhất tránh lãng phí thời gian.
Về việc thực hiện thủ tục khảo sát kiểm soát
Trong kế hoạch tổng thể của cơng ty, AASC có đề cập đến thủ tục khảo sát kiểm soát, tuy nhiên trên thực tế, KTV rất ít khi sử dụng các thử nghiệm kiểm soát để đánh giá hệ thống KSNB của doanh nghiệp mà chủ yếu vẫn tiến hành theo quy trình đã nêu ra trong chương trình kiểm tốn chi tiết đối với khoản mục phải thu khách hàng. Công việc này làm tốn thời gian, lãng phí cơng sức và đem lại hiệu quả không cao.
Mặc dù hiện nay các doanh nghiệp tại Việt Nam có thể đã xây dựng và áp dụng hệ thống KSNB nhưng không phải ở doanh nghiệp nào hệ thống này cũng hoạt động hiệu quả, phát huy đúng vai trị của nó, vì vậy khơng phải với mọi doanh nghiệp đều có thể áp dụng thủ tục khảo sát kiểm soát khi thực hiện kiểm toán. Tuy nhiên với những khách hàng mà sau khi tiến hành tìm hiểu hệ thống KSNB và đánh giá là hệ thống
hoạt động có hiệu lực và đáng tin cậy thì cơng ty nên thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để giảm bớt số lượng thủ tục kiểm tra chi tiết, từ đó tiết kiệm được thời gian, cơng sức và chi phí.
Về chương trình kiểm tốn chi tiết
Do chương trình kiểm tốn mẫu được thiết kế sẵn lại áp dụng đối với mọi loại hình DN nên sẽ thiếu đi sự linh hoạt. Đối với khoản mục phải thu khách hàng, do thời gian cho một cuộc kiểm tốn khơng nhiều nên KTV cũng không thể thực hiện được hết các bước công việc đã được thiết kế.
Khi phân tích tuổi nợ, để trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi KTV chỉ thực hiện thủ tục phỏng vấn đơn vị về thời gian của các khoản nợ, đối với các khách hàng khơng thực hiện theo dõi tuổi nợ thì KTV sẽ gặp khó khăn khi thực hiện bước cơng việc này. Điều đó làm ảnh hưởng tới chất lượng của các bằng chứng kiểm toán thu thập được. Mặt khác, KTV vẫn áp dụng một cách cứng nhắc theo quy định trong Thông tư 228/2009/ TT – BTC để kiểm tra việc trích lập dự phịng các khoản nợ phải thu khó địi của đơn vị mà chưa áp dụng linh hoạt đối với đặc điểm từng ngành nghề để tiến hành trích lập dự phịng một cách hợp lý.
Đối với thủ tục gửi thư xác nhận, mặc dù đơn vị vào thời điểm kiểm tốn vẫn khơng có đủ biên bản đối chiếu cơng nợ với khách hàng của các khoản phải thu khách hàng nhưng KTV cũng rất ít khi thực hiện thủ tục gửi thư xác nhận đối với số cơng nợ của các khách hàng cịn thiếu này vì cơng việc này sẽ rất mất thời gian và làm tăng chi phí kiểm tốn cao. Vì thế, KTV thường sử dụng thủ tục thay thế là phỏng vấn khách hàng về đối tượng nợ và nội dung của khoản nợ, thời gian phát sinh khoản nợ, số tiền nợ.
Về việc chọn mẫu trong kiểm tra chi tiết
Việc chọn mẫu tại AASC chủ yếu được sử dụng trên những xét đốn nghề nghiệp của các KTV trong cơng ty, vì thế đơi khi nó phụ thuộc vào tính chủ quan của người KTV. Phương pháp mà mẫu chọn bao gồm các nghiệp vụ có nội dung kinh tế bất thường và các nghiệp vụ có số tiền lớn.
Đối với các khoản mục nợ phải thu, khi kiểm tra chi tiết, KTV sẽ chọn mẫu một số nghiệp vụ bao gồm các khách hàng có số dư lớn, hay khơng có đối chiếu cơng nợ cuối kỳ hoặc có Biên bản đối chiếu cơng nợ nhưng khơng khớp với sổ kế tốn... Phương pháp chọn mẫu này tuy chi phí thấp và tiết kiệm thời gian nhưng lại chứa đựng rủi ro vì chưa hẳn gian lận và sai sót đã xảy ra ở các nghiệp vụ có số tiền phát sinh lớn – các nghiệp vụ này thường được khách hàng chú ý hạch toán cẩn thận. Việc KTV thường bỏ qua những nghiệp vụ nhỏ nhưng có thể là trọng yếu, chứa đựng rủi ro cao có thể dẫn đến sai lầm khi kiểm tốn. Bên cạnh đó, các khách hàng lâu năm của cơng ty có
thể sẽ quen với phương pháp chọn mẫu này từ đó biết cách để che dấu đi các sai phạm của mình làm cho q trình thực hiện kiểm tốn của KTV khơng cịn hiệu quả.