CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG
III. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHIẾN LƢỢC MARKETING MIX CỦA
2. Giải pháp cụ thể
2.3. Giải pháp về phân phối
Phân phối và bán hàng của P&G Việt Nam là hoạt động cực kỳ quan trọng để thực hiện các mục tiêu cơ bản về phân phối đó là: Củng cố và gia tăng mức độ bao trùm của P&G Việt Nam, Đảm bảo sản phẩm đƣợc phân phối kịp thời, nhanh chóng, đầy đủ; Giảm chi phí vận chuyển, giao hàng; Cung cấp thông tin và tạo mối quan hệ gắn bó với khách hàng. Trên cơ sở đó, tôi xin đƣa ra một vài giải pháp cụ thể về phân phối nhƣ sau:
2.3.1. Quản lý chặt chẽ hơn với từng khu vực thị trường
Trước hết cần thiết lập một hệ thống dữ liệu về thị trường thuộc công ty chi tiết đến từng khách hàng (Danh sách khách hàng) với những nội dung chính nhƣ: Địa điểm cửa hiệu, Quy mô cửa hiệu, Sản phẩm kinh doanh, Doanh số mua hàng, Chu kỳ mua hàng, Thông tin về chủ cửa hiệu và nhân viên phân phối phụ trách, Tuyến phân phối (địa chỉ điểm phân phối, kho hàng…). Những thông tin này đƣợc quản lý bằng máy tính, tạo thành một hệ thống cơ sở dữ liệu có tính tương tác đa chiều. Trên cơ sở đó các Quản lý khu vực có thể xây dựng kế hoạch bao trùm của các nhân viên bán hàng hợp lý sau mỗi quý. Danh sỏch khỏch hàng cũn đƣợc sử dụng làm cơ sở để theo dừi các khách hàng mua hàng qua điện thoại, nhằm phát hiện những khách hàng tiềm năng để công ty có kế hoạch hỗ trợ cửa hiệu phát triển.
90
Nếu thực hiện đƣợc Danh sách khách hàng theo giải pháp này sẽ giúp bộ phận phân phối quản lý đƣợc một cách chặt chẽ những thông tin về tính chất, quy mô và tiềm năng của từng khu vực thị trường để từ đó có kế hoạch củng cố phát triển thị phần.
2.3.2. Tổ chức đội ngũ DDR:
Lực lƣợng bán hàng của P&G Việt Nam gồm 2 đội ngũ nhân viên Đại diện Phân phối cho nhà phân phối (DSR55) và Đại diện Bán hàng cho nhà phân phối (DDR56). Trong đó nhân viên DDR đƣợc tổ chức để bán cho các cửa hiệu nhỏ, những nơi mà nhân viên DSR không thuận tiện giao hàng.
Nhằm gia tăng mức độ bao trùm chủ động đƣa hàng hoá đến cửa hiệu thì đội ngũ nhân viên DDR cần đƣợc tổ chức khác với các nhân viên DSR. Nhân viên DDR không tập trung vào bán hàng mà là xây dựng và phát triển khách hàng, còn mục tiêu bán hàng sẽ do nhân viên DSR đảm trách.
Cụ thể, mỗi nhân viên DDR chịu trách nhiệm bao trùm một số khách hàng nhất định trong Danh sách Khách hàng và đảm bảo những khách hàng này luôn có sản phẩm của P&G Việt nam. Việc bao trùm này sẽ đƣợc đánh giá dựa trên Kế hoạch bao trùm, báo cáo năng suất bán hàng và mực phân phối các loại sản phẩm. Hàng tháng Kế hoạch bao trùm sẽ đƣợc so sánh với Danh sách khách hàng để tránh việc nhân viên DDR bỏ sót khách hàng, đồng thời báo cáo năng suất bán hàng (cho biết tỉ lệ giữa số cửa hiệu bán đƣợc trên tổng số cửa hiệu đã ghé thăm) đảm bảo việc ghé thăm thường xuyên cũng như nỗ lực cung cấp hàng cho khách hàng của nhân viên DDR.
Với những khu vực có nhiều cửa hiệu nhỏ nhƣ Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương,… công ty có thể phân chia đội ngũ DDR thành hai nhóm: Nhân viên DDR phát triển khách hàng và Nhân viên DDR bán hàng. Với nhân viên DDR phát triển khách hàng thì đối tƣợng khách hàng là những cửa hiệu nhỏ,
55 Distributor Distribution Representative
56 Distributor Sales Representative
91
tần suất ghé thăm cửa hàng khoảng 1-2 lần trong tháng hoặc giao hàng qua điện thoại và có mục tiêu là Phổ biến sản phẩm, duy trì mối quan hệ, tìm kiếm thêm khách hàng mới. DDR bán hàng thì là đội ngũ bán hàng có tần suất ghé thăm cửa hàng lớn hơn khoảng 4 lần mỗi tháng, xác định mục tiêu chung là duy trì mối quan hệ nhƣng cần phân phối và bán hàng hiệu quả do các cửa hàng áp dụng là những cửa hàng có doanh số cao hơn và tần suất mua hàng lớn hơn so với đối tƣợng khách hàng của đội ngũ DDR phát triển khách hàng.
2.3.3. Phương thức giao hàng :
Giải pháp về phương thức giao hàng sẽ làm tăng hiệu quả bán hàng của các nhân viên Đại diện Bán hàng cho nhà phân phối (DDR57) đồng thời giảm chi phí do bổ sung nhân sự. Xem xét cụ thể công việc bao trùm hàng ngày của nhân viên bán hàng gồm việc ghé thăm các cửa hiệu để ghi nhận đơn đặt hàng, sau đó cùng với lái xe chở hàng chuẩn bị hàng hoá và giao cho khách hàng.
Công tác phân phối nên đƣợc chia thành 3 công đoạn tách biệt để giảm thời gian ghé thăm mỗi cửa hàng của nhân viên, từ đó nâng cao năng suất bán hàng. Cụ thể nhƣ sau:
Ghi nhận đơn hàng: Nhân viên Đại diện bán hàng cho nhà phân phối (DSR58) sẽ tập trung vào việc ghi nhận đơn hàng không cần giao hàng ngay trong ngày mà có thể hẹn khách hàng giao vào ngày hôm sau.
Chuẩn bị hàng hoá: Dựa trên đơn hàng đã ghi nhận, công việc chuẩn bị hàng nên đƣợc tiến hành vào thời gian còn lại trong ngày để sẵn sàng cho việc giao hàng ngày tiếp theo. Việc chuẩn bị hàng hoá theo đơn hàng đƣợc thực hiện sau khi nhân viên DSR đã giao hàng theo các đơn hàng của ngày trước đó.
Giao hàng: Toàn bộ việc giao hàng đƣợc thực hiện theo lịch hẹn trình tự từng đơn hàng đã ghi nhận vào ngày tiếp theo và thông thường các DSR
57 Sđd
58 Sđd
92
nên giao hàng ở những cửa hiệu mặt đường thuận lợi cho việc giao thông, còn những cửa hiệu nhở hơn, sâu hơn sẽ tiến hàng giao trực tiếp sau đó.
Chúng ta có thể phân tích hiệu quả của đề xuất này nhƣ sau: Thời gian ghé thăm một cửa hiệu trung bình khoảng 15 phút bao gồm cả 3 công việc nhƣ trên, nhƣ vậy sẽ mất hơn 6h làm việc liên tục tính cho một nhân viên DSR bán 25 cửa hiệu trong ngày. Điều này không hiệu quả do quy định lưu thông xe tải tại các thành phố lớn. Nếu việc ghi nhận đơn hàng đƣợc tiến hành tập trung sẽ chỉ chiếm khoảng 1/3 thời gian bán hàng của một nhân viên DSR nếu đi riêng (khoảng 3 giờ cho 25 cửa hiệu 1 ngày), trong khi đó xe tải sẽ chịu trách nhiệm giao hàng cho các đơn hàng được ghi nhận từ ngày trước đó (khoảng 12-15 cửa hiệu). Thời gian tiếp theo đủ và hiệu quả cho nhân viên DSR và xe tải cùng đi giao những cửa hiệu còn lại, đồng thời chuẩn bị tiếp hàng cho những đơn hàng ngày sau đó. Nhƣ vậy công tác giao hàng sẽ đƣợc thực hiện nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo kế hoạch bao trùm mỗi ngày.
2.3.4. Phát triển mạng lưới phân phối hiệu quả:
Với mục tiêu tạo một mạng lưới phân phối hiệu quả công ty nên đầu tư thiết lập thêm những điểm phân phối mới giúp giảm thời gian và chi phí vận chuyển, nâng cao năng suất phân phối hàng. Trong tình hình cạnh tranh gay gắt trên thị trường hiện nay, để tranh thủ được tối đa khách hàng cho kế hoạch bao trùm sản phẩm của công ty, thì mỗi điểm phâm phối trong toàn mạng phân phối nên điều chỉnh phạm vi phục vụ trong vòng bán kính 5-7km để có thể quản lý chặt chẽ hơn, duy trì thường xuyên và liên tục một áp lực mạnh mẽ tác động lên thị trường theo kế hoạch phân phối của công ty, cũng như tạo điều kiện để khách hàng chủ động tiếp cận sản phẩm của công ty. Để quản lý hệ thống phân phối công ty nên lập Biểu đồ phân phối trong đó có xác định cụ thể những khu vực, phạm vi bán kính phục vụ của từng điểm phân phối nhằm tránh tình trạng phục vụ trùng lắp hoặc bỏ sót khách hàng.
93