III. GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CHIẾN LƢỢC MARKETING MIX CỦA
2.3.Giải pháp về phân phối
2. Giải pháp cụ thể
2.3.Giải pháp về phân phối
Phân phối và bán hàng của P&G Việt Nam là hoạt động cực kỳ quan trọng để thực hiện các mục tiêu cơ bản về phân phối đĩ là: Củng cố và gia tăng mức độ bao trùm của P&G Việt Nam, Đảm bảo sản phẩm đƣợc phân phối kịp thời, nhanh chĩng, đầy đủ; Giảm chi phí vận chuyển, giao hàng; Cung cấp thơng tin và tạo mối quan hệ gắn bĩ với khách hàng. Trên cơ sở đĩ, tơi xin đƣa ra một vài giải pháp cụ thể về phân phối nhƣ sau:
2.3.1. Quản lý chặt chẽ hơn với từng khu vực thị trường
Trƣớc hết cần thiết lập một hệ thống dữ liệu về thị trƣờng thuộc cơng ty chi tiết đến từng khách hàng (Danh sách khách hàng) với những nội dung chính nhƣ: Địa điểm cửa hiệu, Quy mơ cửa hiệu, Sản phẩm kinh doanh, Doanh số mua hàng, Chu kỳ mua hàng, Thơng tin về chủ cửa hiệu và nhân viên phân phối phụ trách, Tuyến phân phối (địa chỉ điểm phân phối, kho hàng…). Những thơng tin này đƣợc quản lý bằng máy tính, tạo thành một hệ thống cơ sở dữ liệu cĩ tính tƣơng tác đa chiều. Trên cơ sở đĩ các Quản lý khu vực cĩ thể xây dựng kế hoạch bao trùm của các nhân viên bán hàng hợp lý sau mỗi quý. Danh sách khách hàng cịn đƣợc sử dụng làm cơ sở để theo dõi các khách hàng mua hàng qua điện thoại, nhằm phát hiện những khách hàng tiềm năng để cơng ty cĩ kế hoạch hỗ trợ cửa hiệu phát triển.
90
Nếu thực hiện đƣợc Danh sách khách hàng theo giải pháp này sẽ giúp bộ phận phân phối quản lý đƣợc một cách chặt chẽ những thơng tin về tính chất, quy mơ và tiềm năng của từng khu vực thị trƣờng để từ đĩ cĩ kế hoạch củng cố phát triển thị phần.
2.3.2. Tổ chức đội ngũ DDR:
Lực lƣợng bán hàng của P&G Việt Nam gồm 2 đội ngũ nhân viên Đại diện Phân phối cho nhà phân phối (DSR55) và Đại diện Bán hàng cho nhà phân phối (DDR56). Trong đĩ nhân viên DDR đƣợc tổ chức để bán cho các cửa hiệu nhỏ, những nơi mà nhân viên DSR khơng thuận tiện giao hàng. Nhằm gia tăng mức độ bao trùm chủ động đƣa hàng hố đến cửa hiệu thì đội ngũ nhân viên DDR cần đƣợc tổ chức khác với các nhân viên DSR. Nhân viên DDR khơng tập trung vào bán hàng mà là xây dựng và phát triển khách hàng, cịn mục tiêu bán hàng sẽ do nhân viên DSR đảm trách.
Cụ thể, mỗi nhân viên DDR chịu trách nhiệm bao trùm một số khách hàng nhất định trong Danh sách Khách hàng và đảm bảo những khách hàng này
luơn cĩ sản phẩm của P&G Việt nam. Việc bao trùm này sẽ đƣợc đánh giá dựa trên Kế hoạch bao trùm, báo cáo năng suất bán hàng và mực phân phối các loại sản phẩm. Hàng tháng Kế hoạch bao trùm sẽ đƣợc so sánh với Danh
sách khách hàng để tránh việc nhân viên DDR bỏ sĩt khách hàng, đồng thời
báo cáo năng suất bán hàng (cho biết tỉ lệ giữa số cửa hiệu bán đƣợc trên tổng số cửa hiệu đã ghé thăm) đảm bảo việc ghé thăm thƣờng xuyên cũng nhƣ nỗ lực cung cấp hàng cho khách hàng của nhân viên DDR.
Với những khu vực cĩ nhiều cửa hiệu nhỏ nhƣ Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dƣơng,… cơng ty cĩ thể phân chia đội ngũ DDR thành hai nhĩm: Nhân viên DDR phát triển khách hàng và Nhân viên DDR bán hàng. Với nhân viên DDR phát triển khách hàng thì đối tƣợng khách hàng là những cửa hiệu nhỏ,
55
Distributor Distribution Representative
56
91
tần suất ghé thăm cửa hàng khoảng 1-2 lần trong tháng hoặc giao hàng qua điện thoại và cĩ mục tiêu là Phổ biến sản phẩm, duy trì mối quan hệ, tìm kiếm thêm khách hàng mới. DDR bán hàng thì là đội ngũ bán hàng cĩ tần suất ghé thăm cửa hàng lớn hơn khoảng 4 lần mỗi tháng, xác định mục tiêu chung là duy trì mối quan hệ nhƣng cần phân phối và bán hàng hiệu quả do các cửa hàng áp dụng là những cửa hàng cĩ doanh số cao hơn và tần suất mua hàng lớn hơn so với đối tƣợng khách hàng của đội ngũ DDR phát triển khách hàng.
2.3.3. Phương thức giao hàng :
Giải pháp về phƣơng thức giao hàng sẽ làm tăng hiệu quả bán hàng của các nhân viên Đại diện Bán hàng cho nhà phân phối (DDR57) đồng thời giảm chi phí do bổ sung nhân sự. Xem xét cụ thể cơng việc bao trùm hàng ngày của nhân viên bán hàng gồm việc ghé thăm các cửa hiệu để ghi nhận đơn đặt hàng, sau đĩ cùng với lái xe chở hàng chuẩn bị hàng hố và giao cho khách hàng. Cơng tác phân phối nên đƣợc chia thành 3 cơng đoạn tách biệt để giảm thời gian ghé thăm mỗi cửa hàng của nhân viên, từ đĩ nâng cao năng suất bán hàng. Cụ thể nhƣ sau:
Ghi nhận đơn hàng: Nhân viên Đại diện bán hàng cho nhà phân phối (DSR58) sẽ tập trung vào việc ghi nhận đơn hàng khơng cần giao hàng ngay trong ngày mà cĩ thể hẹn khách hàng giao vào ngày hơm sau.
Chuẩn bị hàng hố: Dựa trên đơn hàng đã ghi nhận, cơng việc chuẩn bị hàng nên đƣợc tiến hành vào thời gian cịn lại trong ngày để sẵn sàng cho việc giao hàng ngày tiếp theo. Việc chuẩn bị hàng hố theo đơn hàng đƣợc thực hiện sau khi nhân viên DSR đã giao hàng theo các đơn hàng của ngày trƣớc đĩ.
Giao hàng: Tồn bộ việc giao hàng đƣợc thực hiện theo lịch hẹn trình tự từng đơn hàng đã ghi nhận vào ngày tiếp theo và thơng thƣờng các DSR
57
Sđd
58
92
nên giao hàng ở những cửa hiệu mặt đƣờng thuận lợi cho việc giao thơng, cịn những cửa hiệu nhở hơn, sâu hơn sẽ tiến hàng giao trực tiếp sau đĩ. Chúng ta cĩ thể phân tích hiệu quả của đề xuất này nhƣ sau: Thời gian ghé thăm một cửa hiệu trung bình khoảng 15 phút bao gồm cả 3 cơng việc nhƣ trên, nhƣ vậy sẽ mất hơn 6h làm việc liên tục tính cho một nhân viên DSR bán 25 cửa hiệu trong ngày. Điều này khơng hiệu quả do quy định lƣu thơng xe tải tại các thành phố lớn. Nếu việc ghi nhận đơn hàng đƣợc tiến hành tập trung sẽ chỉ chiếm khoảng 1/3 thời gian bán hàng của một nhân viên DSR nếu đi riêng (khoảng 3 giờ cho 25 cửa hiệu 1 ngày), trong khi đĩ xe tải sẽ chịu trách nhiệm giao hàng cho các đơn hàng đƣợc ghi nhận từ ngày trƣớc đĩ (khoảng 12-15 cửa hiệu). Thời gian tiếp theo đủ và hiệu quả cho nhân viên DSR và xe tải cùng đi giao những cửa hiệu cịn lại, đồng thời chuẩn bị tiếp hàng cho những đơn hàng ngày sau đĩ. Nhƣ vậy cơng tác giao hàng sẽ đƣợc thực hiện nhanh chĩng, hiệu quả, đảm bảo kế hoạch bao trùm mỗi ngày.
2.3.4. Phát triển mạng lưới phân phối hiệu quả:
Với mục tiêu tạo một mạng lƣới phân phối hiệu quả cơng ty nên đầu tƣ thiết lập thêm những điểm phân phối mới giúp giảm thời gian và chi phí vận chuyển, nâng cao năng suất phân phối hàng. Trong tình hình cạnh tranh gay gắt trên thị trƣờng hiện nay, để tranh thủ đƣợc tối đa khách hàng cho kế hoạch bao trùm sản phẩm của cơng ty, thì mỗi điểm phâm phối trong tồn mạng phân phối nên điều chỉnh phạm vi phục vụ trong vịng bán kính 5-7km để cĩ thể quản lý chặt chẽ hơn, duy trì thƣờng xuyên và liên tục một áp lực mạnh mẽ tác động lên thị trƣờng theo kế hoạch phân phối của cơng ty, cũng nhƣ tạo điều kiện để khách hàng chủ động tiếp cận sản phẩm của cơng ty. Để quản lý hệ thống phân phối cơng ty nên lập Biểu đồ phân phối trong đĩ cĩ xác định cụ thể những khu vực, phạm vi bán kính phục vụ của từng điểm phân phối nhằm tránh tình trạng phục vụ trùng lắp hoặc bỏ sĩt khách hàng.
93