- Thông tin không phải lúc nào cũng chính xác và có thể tiếp cận đƣợc.
51CHUẨN BỊ BÁO CÁO
CHUẨN BỊ BÁO CÁO
Với một số quyết định, có thể bạn cần phải có một bảng báo cáo chi tiết các khuyến nghị và cách để bạn đạt đƣợc chúng. Để thuyết phục, các báo cáo cần nêu rõ ràng những yếu tố sau:
- Tại sao cần phải có quyết định - Những hành động nào cần phải có
- Các hành động sẽ đƣợc thực hiện thế nào - Ai sẽ tham gia
- Khi nào sẽ thực hiện những hành động
Cung cấp tất cả câu trả lời cho những câu hỏi này trong phần tóm tắt mở đầu, tốt hơn là nên ở trong một trang riêng biệt. Chuẩn bị bảng báo cáo nhƣ thể bạn đang viết một bài báo – thử sử dụng những tiêu đề và in đậm để nhấn mạnh những điểm chính.
NHỮNG VIỆC CẦN LÀM
1. Ln nhìn quyết định của bạn theo đúng cấp bậc
2. Đảm bảo rằng bạn đã xem xét hết mọi vấn đề, xem lại các mục tiêu của mình lần nữa trƣớc khi bắt đầu bảng báo cáo của bạn.
3. Liệt kê tất cả các lợi ích gặt hái đƣợc từ quyết định của bạn – cũng nhƣ tất cả các bất lợi có thể có.
4. Liệt kê tất cả các phê duyệt cần phải có. CUNG CẤP BẰNG CHỨNG
Trang tóm tắt quyết định và mục đích để thực hiện quyết định đó nên đƣợc hỗ trợ bởi các dữ liệu đã dẫn đến kết luận của bạn. Hãy nghĩ xem ai sẽ đọc báo cáo của bạn và dự kiến các câu hỏi mà họ có thể đắt ra, bao gồm cả một số câu hỏi rất đơn giản và thậm chí ngớ ngẩn. Nên nhớ rằng bạn đã nắm rõ vấn đề trƣớc đó trong khi những ngƣời khác thì vừa mới biết thông qua bảng báo cáo của bạn mà thôi. Tránh việc nhồi nhét vào bảng báo cáo quá nhiều thứ làm ngƣời đọc nản lịng và rối trí. Hãy thay vào đó là những dữ liệu quan trọng và sắp xếp chúng theo một trật tự hợp lý nhƣ một bảng tóm tắt.