- Thông tin không phải lúc nào cũng chính xác và có thể tiếp cận đƣợc.
57THEO DÕI CUỘC HỌP
THEO DÕI CUỘC HỌP
Những quyết định có đƣợc từ cuộc họp sẽ đƣợc ghi nhận thành chƣơng trình hành động với sự phân công ngƣời chịu trách nhiệm theo dõi sự thực hiện đó. Những cuộc họp tiếp theo cũng quan trọng nhƣ cuộc họp ban đầu, và phải đƣợc tổ chức nhƣ thế. Mỗi cơng việc phải có thời gian hồn thành và ngƣời chủ trì cuộc họp hay ngƣời đƣợc phân cơng sẽ chịu trách nhiệm theo dõi cơng việc có đƣợc hồn thành đúng thời hạn khơng. Nếu bạn chủ trù nhiều cuộc họp của một dự án, chƣơng trình hành động phải đƣợc xem xét lại ở mỗi cuộc họp. Những sai biệt, thay đổi và trì hỗn cần đƣợc giải thích và quyết định. Việc theo dõi có thể cho thấy cần thiết phải thay đổi tức thời so với quyết định ban đầu. Đừng ngại ngần khi phải làm nhƣ thế.
NÊN VÀ KHÔNG NÊN - Cần có chƣơng trình cuộc họp ghi rõ
những quyết định phải đạt đƣợc trong cuộc họp.
- Ghi chú ai sẽ chịu trách nhiệm theo dõi từng công việc.
- Phải xem xét bất kỳ công việc nào đƣợc hoạch định trong cuộc họp.
- Sẵn sàng thay đổi nếu cần thiết.
- Đừng bỏ qua những gì các thành viên trong nhóm của bạn phải nói.
- Đừng dễ dãi với việc hoàn thành đúng thời hạn.
- Đừng lơ là trong việc chuẩn bị kỹ lƣỡng cho các cuộc họp.
- Đừng ngại thay đổi ý kiến của bạn.
THẢO LUẬN KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
Sử dụng các cuộc họp để thảo luận bất kỳ vấn đề nào xảy ra trong quá trình thực hiện quyết định. Theo dõi những thất bại, nhưng chỉ chú trọng chủ yếu vào những đóng góp mang tính cách xây dựng củ mỗi thành viên và thảo luận để cải thiện chương trình hành động trong tương lai.
XỬ LÝ NHỮNG PHẢN ĐỐI
Chắc chắn trong chừng mực nào đó một quyết định sẽ bị phản đối, có thể ở mức độ từ nhẹ đến gay gắt. Thay vì khó chịu, hãy xem sự phản đối như là một phần đóng góp q giá trong q trình quyết định và giải quyết chúng bằng sự thông minh và khéo léo.